Conseils de productivité pour les processus de relations publiques : 9 hacks pour 2022

Être un professionnel des relations publiques signifie que votre horaire de travail peut être fou et parfois écrasant. Avec les conseils de productivité pour les processus de relations publiques dont nous allons parler, vous ferez beaucoup avec moins de pression.

Gérer des tâches telles que l'élaboration de stratégies publicitaires, les relations avec la presse, la réalisation de présentations et le travail répétitif quotidien n'est pas une mince affaire. Être un professionnel des relations publiques est une lourde responsabilité.

Comment gérez-vous un rôle aussi sensible et restez-vous productif ?

Vos processus de relations publiques peuvent être gérés et votre productivité améliorée avec les bons outils et plans de travail.

Voici quelques conseils de productivité pour accélérer vos processus de relations publiques.

Les 9 meilleurs conseils de productivité pour les processus de relations publiques

Ces conseils de productivité pratiques pour les processus de relations publiques amélioreront votre travail.

Utilisez un PR CRM pour gérer vos tâches

Être un responsable des relations publiques signifie que vous gérerez des tâches telles que la rédaction de communiqués de presse et la présentation régulière aux médias et aux équipes de production. L'utilisation d'un outil PR CRM peut vous aider à organiser vos tâches répétitives.

Avec le bon outil CRM, vous pouvez organiser ces tâches efficacement avec un minimum d'épuisement.

Ces outils ont des modèles de relations publiques personnalisables que vous pouvez utiliser pour votre présentation. C'est l'un des conseils de productivité pour les processus de relations publiques qui facilite votre travail et augmente la productivité.

De plus, vous obtenez et maintenez une liste organisée de tous vos clients et maisons de presse ainsi que leur historique. Vous pouvez facilement suivre ces clients et toute action nécessaire pour eux.

Toute votre équipe peut également maintenir son travail sur une seule plateforme accessible par les autres membres de l'équipe. Cela permet la collaboration et réduit le temps perdu lors de vérifications et de mises à jour fréquentes.

L'utilisation d'un PR CRM vous fait gagner du temps. Des recherches récentes ont révélé que l'utilisation d'une feuille de calcul pour gérer les contacts vous coûterait 5,4 heures par semaine, tandis que l'utilisation d'un CRM PR ne coûterait que 3,4 heures.

Organisez vos tâches par priorité

La planification de vos tâches est l'un des conseils de productivité les plus efficaces pour les processus de relations publiques. Avec un grand nombre de tâches à accomplir dans une journée, l'organisation et la gestion du temps sont des compétences cruciales.

Si vous décomposez votre longue liste de tâches en petites tâches réalisables, cela enlève la pression. Vous pouvez organiser votre travail périodiquement, disons chaque semaine.

Pour cela, vous pouvez même disposer d'un outil de gestion de projet qui vous aiderait à prioriser vos tâches. Voici un exemple de ce à quoi cela ressemblerait.

De cette façon, vous pouvez définir vos objectifs pour la semaine et les avoir sur une liste. Ensuite, vous sélectionneriez les tâches prioritaires, les marqueriez et les planifieriez pour ne pas manquer les délais. Vous géreriez alors vos tâches une par une en priorité.

Vous pourrez modifier les horaires, déplacer les tâches vers le haut et vers le bas de votre liste selon vos besoins et suivre tout à partir d'une seule plateforme. Vos processus de relations publiques seraient plus rapides.

Intégrez les fonctions de marketing et de relations publiques

Quel est le rôle des relations publiques dans le marketing ? Les deux s'entremêlent parfois. Voici comment.

Certains des processus de relations publiques répétitifs chevauchent les fonctions de marketing. L'intégration des deux et l'utilisation de ressources marketing telles que Hubspot pourraient automatiser la plupart de ces tâches.

Par exemple, vous pouvez gérer vos campagnes de marketing sur les réseaux sociaux et créer des publications de relations publiques sur les réseaux sociaux à l'aide d'outils automatisés. Ceux-ci planifieraient automatiquement les publications et fourniraient des analyses de performance pour les deux départements. Intégrez également vos campagnes à un outil CRM de vente pour gérer vos prospects et gagner du temps pour gérer vos prospects. C'est l'un des conseils de productivité pour les processus de relations publiques qui vous permet d'économiser beaucoup de ressources.

De plus, vous pouvez utiliser des outils de surveillance sociale comme Mediatoolkit pour automatiser la recherche de relations publiques et suivre les mentions. En dehors de cela, vous pouvez utiliser des plates-formes de base de données B2B telles que les alternatives Zoom Info pour trouver des contacts d'entreprise.

De plus, avec des statistiques affirmant que les médias sociaux sont sous-utilisés par les agences de relations publiques, vous utiliseriez un puissant outil de recherche.

Utiliser les outils de planification

Un autre conseil de productivité pour les processus de relations publiques consiste à rester au courant de vos réunions et événements à l'aide d'outils de planification.

En tant que spécialiste des relations publiques, vous rencontrez constamment des médias et des clients.

En tant que tel, vous aurez besoin d'un outil capable de synchroniser ces réunions avec votre calendrier.

Ce n'est pas tout. La planification des e-mails est également une tâche majeure. Envoyer ou répondre à des e-mails en temps réel peut être épuisant.

Avec un outil de planification des e-mails, vous pouvez composer des e-mails lorsque vous avez plus de temps et les programmer pour plus tard. Cela aide pendant vos journées chargées.

La planification de publications sur les réseaux sociaux à l'aide d'outils tels que Hootsuite permet également de gagner du temps. Vous n'aurez pas à respecter les dates de publication. Au lieu de cela, ces outils publieront des éléments pour vous à une date ultérieure.

Planifiez vos habitudes de messagerie

Vérifier et répondre aux e-mails de temps en temps peut prendre du temps. Vous pouvez augmenter votre productivité en réduisant le temps passé à vérifier constamment votre boîte de réception.

Planifiez vos habitudes de messagerie.

Cela signifie qu'au lieu d'avoir à vérifier et à répondre constamment aux e-mails, vous pouvez les organiser. Tout comme vous le feriez avec vos tâches, vous pouvez hiérarchiser les e-mails qui nécessitent des réponses rapides et les étiqueter différemment.

À la base, vous placeriez des balises sur les e-mails tels que important, urgent et non urgent. Cela vous aiderait à parcourir votre boîte de réception et à répondre facilement.

Alternativement, certains outils d'organisation de messagerie peuvent fournir plus de fonctionnalités. Ceux-ci incluent la capacité de :

• Attribuer des conversations par e-mail à d'autres membres de l'équipe
• Suivez vos mentions sur les boîtes de réception partagées
• Laisser des notes aux autres membres de l'équipe
• Intégrez votre e-mail à d'autres ressources.

Un autre conseil utile serait de planifier des heures pour vérifier vos e-mails afin de gagner du temps sur les enregistrements constants. Ayez des rappels en place pour savoir quand vérifier les e-mails.

Avoir des limites strictes entre le travail et la vie personnelle

Votre travail peut vous obliger à faire des heures supplémentaires ou à être disponible au-delà de votre temps officiel. Cela peut vous laisser submergé, pour la plupart, et sans suffisamment de pauses. Cela diminue votre productivité.

En tant que tel, vous devez avoir des limites strictes avec vos clients.

C'est une astuce importante, notamment pour booster votre productivité. Cela aide également à gérer votre relation dans d'autres aspects que le temps.

Les processus de relations publiques impliquent de nombreuses communications entre vous, vos entreprises clientes ou des personnalités publiques, des médias et des équipes de production. Avoir des limites aide à maintenir ces relations dans les domaines du professionnalisme.

Cela aide également à établir des relations saines avec ces groupes de personnes. En tant que professionnel des relations publiques, des relations précieuses sont essentielles au succès de votre carrière.

Évitez les distractions

C'est l'un des conseils de productivité pour les processus de relations publiques qui peut sembler évident, mais ce n'est pas le cas. Vous pouvez être inconsciemment distrait et finir par perdre du temps. Voici comment.

Les processus de relations publiques sont une question d'image et avec les médias sociaux, l'image ne se limite plus aux situations physiques. En tant que professionnel des relations publiques, vous vous retrouverez souvent sur Internet et la tentation de parcourir les réseaux sociaux est là.

Il existe de nombreux outils disponibles pour bloquer les distractions, comme Freedom. Ils peuvent vous éloigner des réseaux sociaux ou limiter le temps que vous y passez. Vous pouvez également utiliser un logiciel de suivi du temps pour suivre le temps passé sur chaque site et application.

En tant que professionnel des relations publiques, vous pouvez également passer plus de temps que nécessaire sur des tâches. Trouvez des moyens de gagner consciemment du temps. Intégrez la fonction de chat en direct à votre site Web pour répondre instantanément aux requêtes de vos clients en ligne.

Tenir des réunions d'équipe productives

La tenue de réunions d'équipe est également l'un des principaux conseils de productivité pour les processus de relations publiques.

Les membres de l'équipe peuvent discuter de leurs projets et progresser les uns avec les autres tout en échangeant des idées. De cette façon, si l'un est bloqué, il peut obtenir de l'aide.

C'est également un excellent moyen pour les chefs d'équipe de suivre les mises à jour du travail.

Ces réunions doivent être planifiées, donc les ordres du jour doivent être discutés à l'avance. De cette façon, vous augmentez la productivité de votre équipe.

Vous pouvez définir des réunions hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles en fonction de la fréquence à laquelle les problèmes surviennent au sein de votre équipe.

Ou, par exemple, si votre équipe travaille à distance, vous aurez peut-être besoin de plus d'enregistrements d'équipe que dans un bureau physique. Vous pouvez avoir des transcriptions écrites de ces réunions virtuelles pour référence future.

Gardez une longueur d'avance sur les événements actuels

Une partie d'être un spécialiste des relations publiques est de connaître l'actualité de l'industrie, surtout si elle affecte l'un de vos clients.

La lecture de blogs, de newsletters, de publications sur les réseaux sociaux et de magazines est cruciale pour les processus de relations publiques. Cela rend l'élaboration de stratégies plus facile et plus rapide.

Cependant, parcourir tous les principaux organes d'information, les plateformes de médias sociaux et les blogs peut être épuisant et prendre du temps.

C'est l'un des conseils de productivité pour les processus de relations publiques qui aide à cela. Vous pouvez utiliser des outils qui rassemblent toutes les informations actuelles dont vous avez besoin sur une seule plateforme. Les agrégateurs d'actualités peuvent vous épargner la recherche en filtrant toutes les actualités et en ne sélectionnant que celles qui vous intéressent.

Il est temps de mettre en pratique ces conseils de productivité pour les processus de relations publiques

Tous ces conseils de productivité pour les processus de relations publiques vous feront gagner du temps et amélioreront votre travail. Les processus de relations publiques, bien qu'écrasants, peuvent être accélérés ou, mieux encore, simplifiés.

J'espère que cet article vous aidera à faire exactement cela et à alléger votre carrière bien remplie. Avec les tâches répétitives automatisées et les tâches ardues simplifiées, vous pouvez désormais vous concentrer sur le marketing de votre client et le maintien de son image.

Tout le meilleur pour accélérer vos processus de relations publiques.

Gaurav Sharma est le fondateur et PDG d'Attrock, une société de marketing numérique axée sur les résultats. A fait passer une agence d'un chiffre d'affaires à 5 à 7 chiffres en seulement deux ans | 10X conduit | 2,8 fois plus de conversions | 300 000 trafic mensuel organique. Il contribue également à des publications de premier plan telles que HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch, etc.