Consejos de productividad para procesos de relaciones públicas: 9 trucos para 2022

Ser un profesional de relaciones públicas significa que su horario de trabajo puede ser una locura y, a veces, abrumador. Con los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas que estamos a punto de discutir, hará mucho con menos presión.

Manejar tareas como idear estrategias publicitarias, tratar con la prensa, presentaciones perfectas y el trabajo repetitivo diario no es tarea fácil. Ser un profesional de relaciones públicas es una gran responsabilidad.

¿Cómo maneja un papel tan delicado y se mantiene productivo?

Sus procesos de relaciones públicas pueden gestionarse y su productividad puede mejorarse con las herramientas y los planes de trabajo adecuados.

Aquí hay algunos consejos de productividad para acelerar sus procesos de relaciones públicas.

Los 9 mejores consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas

Estos prácticos consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas mejorarán su trabajo.

Usa un PR CRM para gestionar tus tareas

Ser un oficial de relaciones públicas significa que manejará tareas como hacer comunicados de prensa y hacer presentaciones a los medios y equipos de producción con regularidad. El uso de una herramienta PR CRM puede ayudarlo a organizar sus tareas repetitivas.

Con la herramienta de CRM adecuada, puede organizar estas tareas de manera efectiva con un agotamiento mínimo.

Estas herramientas tienen plantillas de relaciones públicas personalizables que puede usar para su presentación. Este es uno de los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas que facilita su trabajo y aumenta la productividad.

Además, puede tener y mantener una lista organizada de todos sus clientes y casas de medios, así como su historial. Puede realizar un seguimiento de estos clientes y cualquier acción necesaria para ellos con facilidad.

Todo su equipo también puede mantener su trabajo en una única plataforma a la que pueden acceder otros miembros del equipo. Esto permite la colaboración y reduce el tiempo perdido en registros y actualizaciones frecuentes.

Usar un PR CRM le ahorra tiempo. Una investigación reciente descubrió que usar una hoja de cálculo para administrar contactos le costaría 5,4 horas a la semana, mientras que usar un PR CRM solo le costaría 3,4 horas.

Organiza tus tareas por prioridad

La planificación de sus tareas es uno de los consejos de productividad más impactantes para los procesos de relaciones públicas. Con una gran cantidad de tareas para completar en un día, la organización y la gestión del tiempo son habilidades cruciales.

Si divide su larga lista de tareas pendientes en pequeñas tareas procesables, se quita la presión. Podrías organizar tu trabajo periódicamente, digamos semanalmente.

Para esto, incluso puede tener una herramienta de gestión de proyectos que lo ayudaría a priorizar sus tareas. Aquí hay un ejemplo de cómo se vería.

De esta manera, puede establecer sus objetivos para la semana y tenerlos en una lista. Luego elegiría las tareas prioritarias, las etiquetaría y las programaría para no perder los plazos. Luego manejaría sus tareas una por una en prioridad.

Podrá editar los cronogramas, mover tareas hacia arriba y hacia abajo en su lista según sea necesario y realizar un seguimiento de todo desde una única plataforma. Sus procesos de relaciones públicas serían más rápidos.

Integrar las funciones de marketing y relaciones públicas

¿Cuál es el papel de las relaciones públicas en el marketing? Los dos se entrelazan a veces. Aquí es cómo.

Algunos de los procesos de relaciones públicas repetitivos se superponen con las funciones de marketing. La integración de los dos y el uso de recursos de marketing como Hubspot podría automatizar la mayoría de estas tareas.

Por ejemplo, puede administrar sus campañas de marketing en redes sociales y crear publicaciones de relaciones públicas en redes sociales utilizando herramientas automatizadas. Estos programarían publicaciones automáticamente y proporcionarían análisis de rendimiento para ambos departamentos. También integre sus campañas con una herramienta CRM de ventas para administrar sus clientes potenciales de ventas y ahorre tiempo para administrar sus clientes potenciales de ventas. Este es uno de los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas que le ahorra muchos recursos.

Además, puede usar herramientas de monitoreo social como Mediatoolkit para automatizar la investigación de relaciones públicas y rastrear las menciones. Aparte de esto, puede utilizar plataformas de bases de datos B2B como las alternativas de Zoom Info para obtener contactos de la empresa.

Además, con las estadísticas que afirman que las agencias de relaciones públicas no utilizan las redes sociales, estaría utilizando una poderosa herramienta de investigación.

Usar herramientas de programación

Otro de los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas es mantenerse al tanto de sus reuniones y eventos utilizando herramientas de programación.

Como especialista en relaciones públicas, tiene reuniones constantes con empresas de medios y clientes.

Como tal, necesitará una herramienta que pueda sincronizar estas reuniones con su calendario.

Eso no es todo. La programación de correo electrónico también es una tarea importante. Enviar o responder correos electrónicos en tiempo real puede ser agotador.

Con una herramienta de programación de correo electrónico, puede redactar correos electrónicos cuando tenga más tiempo y programarlos para más tarde. Esto ayuda durante sus días ocupados.

Programar publicaciones en redes sociales con herramientas como Hootsuite también ahorra tiempo. No tendrá que mantenerse al día con las fechas de publicación. En su lugar, hará que estas herramientas publiquen cosas por usted en una fecha posterior.

Planifique sus hábitos de correo electrónico

Revisar y responder correos electrónicos de vez en cuando puede llevar mucho tiempo. Puede aumentar su productividad al reducir el tiempo que dedica constantemente a revisar su bandeja de entrada.

Planifique sus hábitos de correo electrónico.

Esto significa que en lugar de tener que revisar y responder correos electrónicos constantemente, puede organizarlos. Al igual que lo haría con sus tareas, puede priorizar los correos electrónicos que necesitan respuestas rápidas y etiquetarlos de manera diferente.

En un nivel básico, colocaría etiquetas en los correos electrónicos como importante, urgente y no urgente. Esto lo ayudaría a revisar su bandeja de entrada y responder con facilidad.

Alternativamente, algunas herramientas de organización de correo electrónico pueden proporcionar más funciones. Estos incluyen la capacidad de:

• Asignar conversaciones de correo electrónico a otros miembros del equipo
• Seguimiento de sus menciones en bandejas de entrada compartidas
• Dejar notas a otros miembros del equipo.
• Integre su correo electrónico a otros recursos.

Un consejo útil adicional sería programar horarios para revisar sus correos electrónicos para ahorrar tiempo en los controles constantes. Ten recordatorios para saber cuándo revisar los correos electrónicos.

Tener límites estrictos entre el trabajo y la vida.

Su trabajo puede requerir que trabaje horas adicionales o que esté disponible más allá de su horario oficial. Esto puede dejarlo abrumado, en su mayor parte, y sin suficientes descansos. Disminuye su productividad.

Como tal, debe tener límites estrictos con sus clientes.

Este es un consejo importante, especialmente para aumentar su productividad. También ayuda a manejar su relación en otros aspectos además del tiempo.

Los procesos de relaciones públicas implican mucha comunicación entre usted, sus empresas clientes o figuras públicas, medios de comunicación y equipos de producción. Tener límites ayuda a mantener estas relaciones dentro de los ámbitos del profesionalismo.

También ayuda a establecer relaciones saludables con estos grupos de personas. Como profesional de relaciones públicas, las relaciones valiosas son cruciales para el éxito de su carrera.

Evitar distracciones

Este es uno de los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas que puede parecer obvio, pero no lo es. Puede distraerse inconscientemente y terminar perdiendo el tiempo. Así es cómo.

Los procesos de relaciones públicas tienen que ver con la imagen y con las redes sociales, la imagen ya no se limita a situaciones físicas. Como profesional de relaciones públicas, se encontrará mucho en Internet y la tentación de desplazarse por las redes sociales está ahí.

Hay muchas herramientas disponibles para bloquear las distracciones, como Freedom. Pueden mantenerlo alejado de las redes sociales o limitar el tiempo que pasa allí. También puede usar un software de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada sitio y aplicación.

Como profesional de relaciones públicas, es posible que también dedique más tiempo del necesario a las tareas. Encuentre maneras de ahorrar tiempo conscientemente. Integre la función de chat en vivo en su sitio web para responder las consultas de sus clientes en línea de forma instantánea.

Celebrar reuniones de equipo productivas

La celebración de reuniones de equipo también es uno de los principales consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas.

Los miembros del equipo pueden discutir sus proyectos y progresar entre ellos mientras intercambian ideas. De esta manera, si uno está atascado, puede obtener ayuda.

También es una excelente manera para que los líderes de equipo se mantengan al día con las actualizaciones de trabajo.

Estas reuniones deben planificarse, por lo que las agendas deben discutirse de antemano. De esta manera, aumentas la productividad de tu equipo.

Puede establecer reuniones semanales, quincenales o mensuales según la frecuencia con la que surjan problemas dentro de su equipo.

O, por ejemplo, si su equipo trabaja de forma remota, es posible que necesite más registros de equipo que en una oficina física. Puede tener transcripciones escritas de estas reuniones virtuales para referencia futura.

Manténgase al tanto de los eventos actuales

Parte de ser un especialista en relaciones públicas es conocer las noticias actuales de la industria, especialmente si afecta a alguno de tus clientes.

Leer blogs, boletines, publicaciones en redes sociales y revistas es crucial para los procesos de relaciones públicas. Hace que la elaboración de estrategias sea más fácil y rápida.

Sin embargo, revisar los principales medios de comunicación, las plataformas de redes sociales y los blogs puede ser agotador y consumir mucho tiempo.

Este es uno de los consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas que ayuda con eso. Puede usar herramientas que obtengan toda la información actual que necesita en una sola plataforma. Los agregadores de noticias pueden ahorrarle la búsqueda filtrando todas las noticias y eligiendo solo lo que es relevante para usted.

Es hora de poner en práctica estos consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas

Todos estos consejos de productividad para los procesos de relaciones públicas le ahorrarán tiempo y mejorarán su trabajo. Los procesos de relaciones públicas, aunque abrumadores, pueden acelerarse o, mejor aún, simplificarse.

Con suerte, este artículo te ayudará a hacer precisamente eso y te quitará el peso de encima de tu ajetreada carrera. Con las tareas repetitivas automatizadas y las tareas extenuantes simplificadas, ahora puede concentrarse en comercializar a su cliente y mantener su imagen.

Todo lo mejor para acelerar sus procesos de relaciones públicas.

Gaurav Sharma es el fundador y director ejecutivo de Attrock, una empresa de marketing digital orientada a los resultados. Hizo crecer una agencia de ingresos de 5 cifras a 7 cifras en solo dos años | 10X clientes potenciales | 2.8X conversiones | 300K de tráfico mensual orgánico. También contribuye a publicaciones importantes como HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch y más.