نصائح حول الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة: 9 Hacks لعام 2022

كونك محترفًا في العلاقات العامة يعني أن جدول عملك قد يكون مجنونًا وأحيانًا مربكًا. مع نصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة التي نحن على وشك مناقشتها ، ستنجز الكثير بضغط أقل.

التعامل مع المهام مثل الخروج باستراتيجيات الدعاية ، والتعامل مع الصحافة ، والعروض التقديمية ، والعمل اليومي المتكرر ليس بالأمر الهين. كونك محترف في العلاقات العامة هو مسؤولية كبيرة.

كيف تتعامل مع هذا الدور الحساس وتحافظ على إنتاجيتك؟

يمكن إدارة عمليات العلاقات العامة الخاصة بك وتحسين إنتاجيتك باستخدام الأدوات وخطط العمل المناسبة.

فيما يلي بعض النصائح حول الإنتاجية لتسريع عمليات العلاقات العامة الخاصة بك.

أهم 9 نصائح حول الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة

هذه النصائح الإنتاجية القابلة للتنفيذ لعمليات العلاقات العامة ستجعل عملك أفضل.

استخدم PR CRM لإدارة مهامك

كونك مسؤول علاقات عامة يعني أنك ستتعامل مع مهام مثل إصدار البيانات الصحفية والترويج لوسائل الإعلام وفرق الإنتاج بانتظام. يمكن أن يساعدك استخدام أداة PR CRM في تنظيم مهامك المتكررة.

باستخدام أداة CRM المناسبة ، يمكنك تنظيم هذه المهام بشكل فعال بأقل قدر من الإرهاق.

تحتوي هذه الأدوات على قوالب علاقات عامة قابلة للتخصيص يمكنك استخدامها لعرضك التقديمي. هذه إحدى النصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة التي تسهل عملك وتعزز الإنتاجية.

علاوة على ذلك ، يمكنك الحصول على قائمة منظمة لجميع عملائك والمؤسسات الإعلامية بالإضافة إلى تاريخهم والاحتفاظ بها. يمكنك تتبع هؤلاء العملاء وأي إجراء مطلوب لهم بكل سهولة.

يمكن لفريقك بأكمله أيضًا الحفاظ على عملهم في منصة واحدة يمكن لأعضاء الفريق الآخرين الوصول إليها. يتيح ذلك التعاون ويقلل من الوقت الضائع في عمليات تسجيل الوصول والتحديثات المتكررة.

استخدام PR CRM يوفر لك الوقت. وجدت الأبحاث الحديثة أن استخدام جدول بيانات لإدارة جهات الاتصال سيكلفك 5.4 ساعات أسبوعيًا أثناء استخدام PR CRM سيكلف 3.4 ساعات فقط.

تنظيم مهامك حسب الأولوية

يعد تخطيط مهامك أحد أكثر نصائح الإنتاجية تأثيرًا لعمليات العلاقات العامة. مع وجود عدد كبير من المهام التي يجب إكمالها في يوم واحد ، تعد إدارة الوقت والتنظيم من المهارات الحاسمة.

إذا قسمت قائمة المهام الطويلة إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ ، فسيؤدي ذلك إلى التخلص من الضغط. يمكنك تنظيم عملك بشكل دوري ، على سبيل المثال أسبوعيًا.

لهذا ، قد يكون لديك حتى أداة لإدارة المشاريع من شأنها أن تساعدك على تحديد أولويات مهامك. فيما يلي مثال لما سيبدو عليه ذلك.

بهذه الطريقة ، يمكنك تحديد أهدافك للأسبوع وإدراجها في قائمة. بعد ذلك ، يمكنك اختيار المهام ذات الأولوية ، ووضع علامة عليها ، وجدولتها حتى لا تفوتك المواعيد النهائية. ستتعامل بعد ذلك مع مهامك واحدة تلو الأخرى على سبيل الأولوية.

ستكون قادرًا على تعديل الجداول ، ونقل المهام لأعلى ولأسفل قائمتك حسب الحاجة وتتبع كل شيء من منصة واحدة. ستكون عمليات العلاقات العامة الخاصة بك أسرع.

دمج وظائف التسويق والعلاقات العامة

ما هو دور العلاقات العامة في التسويق؟ يتشابك الاثنان في بعض الأحيان. هنا هو كيف.

تتداخل بعض عمليات العلاقات العامة المتكررة مع وظائف التسويق. يمكن أن يؤدي دمج الاثنين واستخدام موارد التسويق مثل Hubspot إلى أتمتة معظم هذه المهام.

على سبيل المثال ، يمكنك إدارة حملات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وصياغة منشورات الوسائط الاجتماعية للعلاقات العامة باستخدام أدوات آلية. سيقوم هذا تلقائيًا بجدولة المنشورات وتوفير تحليلات الأداء لكلا الإدارتين. يمكنك أيضًا دمج حملاتك مع أداة إدارة علاقات العملاء لإدارة العملاء المحتملين للمبيعات وتوفير وقتك لإدارة العملاء المحتملين للمبيعات. هذه إحدى نصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة التي توفر لك الكثير من الموارد.

علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام أدوات المراقبة الاجتماعية مثل Mediatoolkit لأتمتة أبحاث العلاقات العامة وتتبع الإشارات. بصرف النظر عن هذا ، يمكنك استخدام منصات قاعدة بيانات B2B مثل بدائل Zoom Info لجهات اتصال الشركة المصدر.

ما هو أكثر من ذلك ، مع الإحصاءات التي تدعي أن وسائل التواصل الاجتماعي غير مستغلة بشكل كافٍ من قبل وكالات العلاقات العامة ، فإنك ستستفيد من أداة بحث قوية.

استخدم أدوات الجدولة

من النصائح الأخرى المتعلقة بالإنتاجية لعمليات العلاقات العامة البقاء مطلعًا على اجتماعاتك وأحداثك باستخدام أدوات الجدولة.

بصفتك متخصصًا في العلاقات العامة ، لديك اجتماعات مستمرة مع وسائل الإعلام والعملاء.

على هذا النحو ، ستحتاج إلى أداة يمكنها مزامنة هذه الاجتماعات مع التقويم الخاص بك.

هذا ليس كل شئ. جدولة البريد الإلكتروني مهمة كبيرة أيضًا. قد يكون إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها في الوقت الفعلي مرهقًا.

باستخدام أداة جدولة البريد الإلكتروني ، يمكنك إنشاء رسائل البريد الإلكتروني عندما يكون لديك المزيد من الوقت وجدولتها في وقت لاحق. هذا يساعد خلال أيامك المزدحمة.

تعمل جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية باستخدام أدوات مثل Hootsuite أيضًا على توفير الوقت. لن تضطر إلى مواكبة تواريخ النشر. بدلاً من ذلك ، ستحصل على هذه الأدوات لنشر الأشياء لك في وقت لاحق.

خطط لعادات بريدك الإلكتروني

يمكن أن يستغرق فحص رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها من وقت لآخر وقتًا طويلاً. يمكنك زيادة إنتاجيتك عن طريق تقليل الوقت الذي تقضيه في التحقق من صندوق الوارد الخاص بك باستمرار.

خطط لعادات بريدك الإلكتروني.

هذا يعني أنه بدلاً من الاضطرار إلى التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها باستمرار ، يمكنك تنظيمها. تمامًا كما تفعل مع مهامك ، يمكنك تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى ردود سريعة وتمييزها بشكل مختلف.

على المستوى الأساسي ، يمكنك وضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني مثل مهمة وعاجلة وليست عاجلة. سيساعدك هذا على التدقيق في صندوق الوارد الخاص بك والرد بسهولة.

بدلاً من ذلك ، يمكن أن توفر بعض أدوات تنظيم البريد الإلكتروني المزيد من الميزات. وتشمل هذه القدرة على:

• قم بتعيين محادثات البريد الإلكتروني لأعضاء الفريق الآخرين
• تتبع الإشارات الخاصة بك في صناديق البريد الوارد المشتركة
• اترك ملاحظات لأعضاء الفريق الآخرين
• ادمج بريدك الإلكتروني مع مصادر أخرى.

من النصائح المفيدة الإضافية جدولة أوقات للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني لتوفير الوقت في عمليات تسجيل الوصول المستمرة. ضع تذكيرات في مكانها عند التحقق من رسائل البريد الإلكتروني.

لديك حدود صارمة بين العمل والحياة

قد يتطلب عملك قضاء ساعات إضافية أو أن تكون متاحًا بعد وقتك الرسمي. قد يتركك هذا مرتبكًا ، في الغالب ، وبدون فترات راحة كافية. يقلل من إنتاجيتك.

على هذا النحو ، يجب أن يكون لديك حدود صارمة مع عملائك.

هذه نصيحة مهمة ، خاصة لزيادة إنتاجيتك. كما أنه يساعد في إدارة علاقتك في جوانب أخرى إلى جانب الوقت.

تتضمن عمليات العلاقات العامة الكثير من الاتصالات بينك وبين شركات العملاء أو الشخصيات العامة ووسائل الإعلام وفرق الإنتاج. يساعد وجود حدود في الحفاظ على هذه العلاقات ضمن مجالات الاحتراف.

كما أنه يساعد في إقامة علاقات صحية مع هذه المجموعات من الناس. بصفتك محترفًا في العلاقات العامة ، تعد العلاقات القيمة بالغة الأهمية لنجاح حياتك المهنية.

تجنب الإلهاءات

هذه إحدى نصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة التي قد تبدو واضحة ، لكنها ليست كذلك. يمكنك أن تشتت انتباهك دون وعي وينتهي بك الأمر إضاعة الوقت. إليك الطريقة.

تدور عمليات العلاقات العامة حول الصورة ومع وسائل التواصل الاجتماعي ، لم تعد الصورة تقتصر على المواقف المادية. بصفتك محترفًا في العلاقات العامة ، ستجد نفسك كثيرًا على الإنترنت والإغراء بالتمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي موجود.

هناك الكثير من الأدوات المتاحة لمنع الانحرافات ، مثل Freedom. يمكنهم منعك من وسائل التواصل الاجتماعي أو الحد من الوقت الذي تقضيه هناك. يمكنك أيضًا استخدام برنامج تتبع الوقت لتتبع الوقت الذي تقضيه في كل موقع وتطبيقات.

بصفتك محترفًا في العلاقات العامة ، قد تجد نفسك أيضًا تقضي وقتًا أطول في المهام مما تحتاج إليه. ابحث عن طرق لتوفير الوقت بوعي. ادمج وظيفة الدردشة المباشرة في موقع الويب الخاص بك للرد على استفسارات العملاء عبر الإنترنت على أسس فورية.

عقد اجتماعات فريق مثمرة

يعد عقد اجتماعات الفريق أيضًا أحد النصائح الإنتاجية الرئيسية لعمليات العلاقات العامة.

يمكن لأعضاء الفريق مناقشة مشاريعهم والتقدم مع بعضهم البعض أثناء تبادل الأفكار. بهذه الطريقة ، إذا علق أحدهم ، يمكنه الحصول على المساعدة.

إنها أيضًا طريقة رائعة لقادة الفريق لمواكبة تحديثات العمل.

يجب التخطيط لهذه الاجتماعات ، وبالتالي يجب مناقشة جداول الأعمال مسبقًا. بهذه الطريقة ، يمكنك زيادة إنتاجية فريقك.

يمكنك تعيين اجتماعات أسبوعية أو نصف شهرية أو شهرية اعتمادًا على عدد المرات التي تنشأ فيها المشكلات داخل فريقك.

أو ، على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يعمل عن بُعد ، فقد تحتاج إلى المزيد من عمليات تسجيل الوصول للفريق أكثر مما تحتاجه في المكتب الفعلي. يمكنك كتابة نصوص مكتوبة لهذه الاجتماعات الافتراضية للرجوع إليها في المستقبل.

ابق في طليعة الأحداث الجارية

جزء من كونك متخصصًا في العلاقات العامة هو معرفة الأخبار الحالية في الصناعة ، خاصةً إذا كانت تؤثر على أي من عملائك.

تعد قراءة المدونات والنشرات الإخبارية ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي والمجلات أمرًا بالغ الأهمية لعمليات العلاقات العامة. يجعل الإستراتيجيات أسهل وأسرع.

ومع ذلك ، فإن تصفح جميع منافذ الأخبار الرئيسية ومنصات التواصل الاجتماعي والمدونات يمكن أن يكون مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً.

هذه إحدى النصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة التي تساعد في ذلك. يمكنك استخدام الأدوات التي توفر جميع المعلومات الحالية التي تحتاجها في نظام أساسي واحد. يمكن لمجمعي الأخبار توفير البحث عن طريق تصفية جميع الأخبار واختيار ما يناسبك فقط.

حان الوقت لوضع هذه النصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة في الممارسة

ستوفر لك كل نصائح الإنتاجية لعمليات العلاقات العامة هذه الوقت وتجعل عملك أفضل. يمكن تسريع عمليات العلاقات العامة ، وإن كانت مرهقة ، أو أفضل من ذلك ، يمكن تبسيطها.

نأمل أن تساعدك هذه المقالة على القيام بذلك ، وتخفيف العبء عن حياتك المهنية المزدحمة. من خلال أتمتة المهام المتكررة والمهام الشاقة ، يمكنك الآن التركيز على تسويق عميلك والحفاظ على صورته.

كل التوفيق في تسريع عمليات العلاقات العامة الخاصة بك.

غوراف شارما هو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Attrock ، وهي شركة تسويق رقمي تعتمد على النتائج. نمت وكالة من 5 أرقام إلى 7 أرقام في عامين فقط | 10X يؤدي | 2.8X تحويلات | 300 ألف حركة مرور شهرية عضوية. كما أنه يساهم في أهم المنشورات مثل HuffPost و Adweek و Business 2 Community و TechCrunch والمزيد.