Dicas de produtividade para processos de relações públicas: 9 hacks para 2022

Ser um profissional de relações públicas significa que seu horário de trabalho pode ser louco e às vezes esmagador. Com as dicas de produtividade para processos de RP que vamos discutir, você fará muito com menos pressão.

Lidar com tarefas como criar estratégias de publicidade, lidar com a imprensa, fazer apresentações e trabalhos repetitivos diários não é tarefa fácil. Ser um profissional de relações públicas é uma grande responsabilidade.

Como você lida com um papel tão sensível e se mantém produtivo?

Seus processos de relações públicas podem ser gerenciados e sua produtividade melhorada com as ferramentas e planos de trabalho certos.

Aqui estão algumas dicas de produtividade para acelerar seus processos de relações públicas.

As 9 principais dicas de produtividade para processos de relações públicas

Essas dicas de produtividade acionáveis ​​para processos de relações públicas tornarão seu trabalho melhor.

Use um PR CRM para gerenciar suas tarefas

Ser um oficial de relações públicas significa que você lidará com tarefas como fazer comunicados à imprensa e apresentar regularmente para equipes de mídia e produção. Usar uma ferramenta PR CRM pode ajudá-lo a organizar suas tarefas repetitivas.

Com a ferramenta de CRM certa, você pode organizar essas tarefas de forma eficaz com o mínimo de exaustão.

Essas ferramentas têm modelos de relações públicas personalizáveis ​​que você pode usar para o seu pitch. Essa é uma das dicas de produtividade para processos de RP que facilita seu trabalho e aumenta a produtividade.

Além disso, você pode ter e manter uma lista organizada de todos os seus clientes e casas de mídia, bem como seu histórico. Você pode acompanhar esses clientes e qualquer ação necessária para eles com facilidade.

Toda a sua equipe também pode manter seu trabalho em uma única plataforma acessível por outros membros da equipe. Isso permite a colaboração e reduz o tempo perdido em check-ins e atualizações frequentes.

Usar um PR CRM economiza seu tempo. Uma pesquisa recente descobriu que usar uma planilha para gerenciar contatos custaria 5,4 horas por semana, enquanto usar um CRM de relações públicas custaria apenas 3,4 horas.

Organize suas tarefas por prioridade

Planejar suas tarefas é uma das dicas de produtividade mais impactantes para os processos de RP. Com um grande número de tarefas para concluir em um dia, organização e gerenciamento de tempo são habilidades cruciais.

Se você dividir sua longa lista de tarefas em pequenas tarefas acionáveis, isso diminuirá a pressão. Você pode organizar seu trabalho periodicamente, digamos semanalmente.

Para isso, você pode até ter uma ferramenta de gerenciamento de projetos que o ajude a priorizar suas tarefas. Aqui está um exemplo de como seria.

Dessa forma, você pode definir suas metas para a semana e tê-las em uma lista. Em seguida, você escolheria as tarefas prioritárias, as marcaria e as agendaria para não perder prazos. Você então lidaria com suas tarefas uma a uma em prioridade.

Você seria capaz de editar as agendas, mover tarefas para cima e para baixo em sua lista conforme necessário e acompanhar tudo a partir de uma única plataforma. Seus processos de relações públicas seriam mais rápidos.

Integrar funções de marketing e relações públicas

Qual é o papel das relações públicas no marketing? Os dois se entrelaçam às vezes. Aqui está como.

Alguns dos processos repetitivos de relações públicas se sobrepõem às funções de marketing. Integrar os dois e usar recursos de marketing como o Hubspot pode automatizar a maioria dessas tarefas.

Por exemplo, você pode gerenciar suas campanhas de marketing de mídia social e criar postagens de mídia social de relações públicas usando ferramentas automatizadas. Eles agendariam postagens automaticamente e forneceriam análises de desempenho para ambos os departamentos. Também integre suas campanhas com uma ferramenta de CRM de vendas para gerenciar seus leads de vendas e economize seu tempo para gerenciar seus leads de vendas. Essa é uma das dicas de produtividade para processos de relações públicas que economiza muitos recursos.

Além disso, você pode usar ferramentas de monitoramento social como o Mediatoolkit para automatizar a pesquisa de relações públicas e rastrear menções. Além disso, você pode usar plataformas de banco de dados B2B, como alternativas ao Zoom Info, para obter contatos da empresa.

Além do mais, com estatísticas afirmando que a mídia social é subutilizada pelas agências de relações públicas, você estaria fazendo uso de uma poderosa ferramenta de pesquisa.

Use ferramentas de agendamento

Outra dica de produtividade para processos de relações públicas é ficar por dentro de suas reuniões e eventos usando ferramentas de agendamento.

Como especialista em relações públicas, você tem reuniões constantes com empresas de mídia e clientes.

Como tal, você precisará de uma ferramenta que possa sincronizar essas reuniões com seu calendário.

Isso não é tudo. O agendamento de e-mail também é uma tarefa importante. Enviar ou responder a e-mails em tempo real pode ser exaustivo.

Com uma ferramenta de agendamento de e-mail, você pode compor e-mails quando tiver mais tempo e agendá-los para mais tarde. Isso ajuda durante seus dias ocupados.

Agendar postagens de mídia social usando ferramentas como o Hootsuite também economiza tempo. Você não terá que acompanhar as datas de postagem. Em vez disso, você fará com que essas ferramentas publiquem coisas para você posteriormente.

Planeje seus hábitos de e-mail

Verificar e responder a e-mails de tempos em tempos pode ser demorado. Você pode aumentar sua produtividade reduzindo o tempo gasto verificando constantemente sua caixa de entrada.

Planeje seus hábitos de e-mail.

Isso significa que, em vez de verificar e responder aos e-mails constantemente, você pode organizá-los. Assim como faria com suas tarefas, você pode priorizar e-mails que precisam de respostas rápidas e marcá-los de maneira diferente.

Em um nível básico, você colocaria tags em e-mails como importante, urgente e não urgente. Isso ajudaria você a filtrar sua caixa de entrada e responder com facilidade.

Como alternativa, algumas ferramentas de organização de e-mail podem fornecer mais recursos. Estes incluem a capacidade de:

• Atribuir conversas de e-mail a outros membros da equipe
• Acompanhe suas menções em caixas de entrada compartilhadas
• Deixar notas para outros membros da equipe
• Integre seu e-mail a outros recursos.

Uma dica útil adicional seria agendar horários para verificar seus e-mails para economizar tempo nos check-ins constantes. Tenha lembretes para quando verificar os e-mails.

Tenha limites rígidos de vida profissional

Seu trabalho pode exigir que você faça horas extras ou esteja disponível além do seu horário oficial. Isso pode deixá-lo sobrecarregado, na maioria das vezes, e sem pausas suficientes. Isso diminui sua produtividade.

Como tal, você precisa ter limites estritos com seus clientes.

Essa é uma dica importante, principalmente para aumentar sua produtividade. Também ajuda a gerenciar seu relacionamento em outros aspectos além do tempo.

Os processos de relações públicas envolvem muita comunicação entre você, suas empresas clientes ou figuras públicas, meios de comunicação e equipes de produção. Ter limites ajuda a manter esses relacionamentos dentro dos domínios do profissionalismo.

Também ajuda a estabelecer relacionamentos saudáveis ​​com esses grupos de pessoas. Como profissional de relações públicas, relacionamentos valiosos são altamente cruciais para o sucesso de sua carreira.

Evite distrações

Essa é uma das dicas de produtividade para processos de RP que pode parecer óbvia, mas não é. Você pode se distrair subconscientemente e acabar perdendo tempo. Aqui está como.

Os processos de relações públicas têm tudo a ver com imagem e, com as mídias sociais, a imagem não se limita mais a situações físicas. Como profissional de relações públicas, você se encontrará muito na internet e a tentação de percorrer as mídias sociais está lá.

Existem muitas ferramentas disponíveis para bloquear distrações, como Freedom. Eles podem mantê-lo longe das mídias sociais ou limitar o tempo gasto lá. Você também pode usar um software de rastreamento de tempo para acompanhar o tempo gasto em cada site e aplicativo.

Como profissional de relações públicas, você também pode passar mais tempo em tarefas do que o necessário. Encontre maneiras de economizar tempo conscientemente. Integre a função de bate-papo ao vivo ao seu site para responder às consultas de seus clientes on-line em bases instantâneas.

Faça reuniões de equipe produtivas

Realizar reuniões de equipe também é uma das principais dicas de produtividade para os processos de RP.

Os membros da equipe podem discutir seus projetos e progredir uns com os outros enquanto trocam ideias. Desta forma, se um estiver preso, eles podem obter ajuda.

Também é uma ótima maneira de os líderes de equipe acompanharem as atualizações de trabalho.

Essas reuniões precisam ser planejadas, portanto, as agendas precisam ser discutidas previamente. Dessa forma, você aumenta a produtividade da sua equipe.

Você pode definir reuniões semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da frequência com que os problemas surgem em sua equipe.

Ou, por exemplo, se sua equipe trabalha remotamente, você pode precisar de mais check-ins de equipe do que em um escritório físico. Você pode ter transcrições escritas dessas reuniões virtuais para referência futura.

Fique à frente dos eventos atuais

Parte de ser um especialista em relações públicas é conhecer as notícias atuais do setor, especialmente se afetar algum de seus clientes.

Ler blogs, boletins informativos, postagens de mídia social e revistas é crucial para os processos de relações públicas. Isso torna a estratégia mais fácil e rápida.

No entanto, passar por todos os principais meios de comunicação, plataformas de mídia social e blogs pode ser cansativo e demorado.

Essa é uma das dicas de produtividade para processos de RP que ajuda nisso. Você pode usar ferramentas que fornecem todas as informações atuais necessárias em uma plataforma. Os agregadores de notícias podem economizar a pesquisa filtrando todas as notícias e escolhendo apenas o que é relevante para você.

Hora de colocar em prática essas dicas de produtividade para processos de relações públicas

Todas essas dicas de produtividade para processos de relações públicas economizarão seu tempo e tornarão seu trabalho melhor. Os processos de relações públicas, embora esmagadores, podem ser agilizados, ou melhor ainda, simplificados.

Espero que este artigo o ajude a fazer exatamente isso e tire a carga de sua carreira ocupada. Com tarefas repetitivas automatizadas e tarefas extenuantes simplificadas, agora você pode se concentrar em comercializar seu cliente e manter sua imagem.

Tudo de bom para acelerar seus processos de relações públicas.

Gaurav Sharma é o fundador e CEO da Attrock, uma empresa de marketing digital orientada a resultados. Cresceu uma agência de receita de 5 para 7 dígitos em apenas dois anos | 10X ligações | 2,8X conversões | 300 mil tráfego orgânico mensal. Ele também contribui para as principais publicações como HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch e muito mais.