Produktivitätstipps für PR-Prozesse: 9 Hacks für 2022

Als PR-Profi kann Ihr Arbeitsplan verrückt und manchmal überwältigend sein. Mit den Produktivitätstipps für PR-Prozesse, die wir gleich besprechen werden, werden Sie viel mit weniger Druck erledigen.

Die Bewältigung von Aufgaben wie das Entwickeln von Werbestrategien, der Umgang mit der Presse, das Nageln von Präsentationen und die sich täglich wiederholende Arbeit ist keine leichte Aufgabe. Ein PR-Profi zu sein, ist eine schwere Verantwortung.

Wie gehen Sie mit einer so sensiblen Rolle um und bleiben produktiv?

Mit den richtigen Tools und Arbeitsplänen können Ihre PR-Prozesse verwaltet und Ihre Produktivität verbessert werden.

Hier sind ein paar Produktivitätstipps, um Ihre PR-Prozesse zu beschleunigen.

Top 9 Produktivitätstipps für PR-Prozesse

Diese umsetzbaren Produktivitätstipps für PR-Prozesse werden Ihre Arbeit verbessern.

Verwenden Sie ein PR-CRM, um Ihre Aufgaben zu verwalten

Als PR-Beamter übernehmen Sie Aufgaben wie das Verfassen von Pressemitteilungen und das regelmäßige Pitchen bei Medien- und Produktionsteams. Die Verwendung eines PR-CRM-Tools kann Ihnen helfen, Ihre sich wiederholenden Aufgaben zu organisieren.

Mit dem richtigen CRM-Tool können Sie diese Aufgaben effektiv und mit minimalem Aufwand organisieren.

Diese Tools verfügen über anpassbare PR-Vorlagen, die Sie für Ihren Pitch verwenden können. Dies ist einer der Produktivitätstipps für PR-Prozesse, der Ihre Arbeit erleichtert und die Produktivität steigert.

Darüber hinaus erhalten Sie eine organisierte Liste aller Ihrer Kunden und Medienhäuser sowie deren Geschichte. Sie können diese Kunden und alle für sie erforderlichen Maßnahmen problemlos verfolgen.

Ihr gesamtes Team kann seine Arbeit auch auf einer einzigen Plattform verwalten, auf die andere Teammitglieder zugreifen können. Dies ermöglicht die Zusammenarbeit und reduziert die Zeit, die durch häufiges Einchecken und Aktualisieren verschwendet wird.

Mit einem PR CRM sparen Sie Zeit. Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass die Verwendung einer Tabellenkalkulation zur Verwaltung von Kontakten Sie 5,4 Stunden pro Woche kosten würde, während die Verwendung eines PR-CRM nur 3,4 Stunden kosten würde.

Organisieren Sie Ihre Aufgaben nach Priorität

Die Planung Ihrer Aufgaben ist einer der wirkungsvollsten Produktivitätstipps für PR-Prozesse. Bei einer großen Anzahl von Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden müssen, sind Organisation und Zeitmanagement entscheidende Fähigkeiten.

Wenn Sie Ihre lange To-Do-Liste in kleine umsetzbare Aufgaben aufteilen, nimmt das den Druck. Sie könnten Ihre Arbeit periodisch organisieren, sagen wir wöchentlich.

Dafür haben Sie vielleicht sogar ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen würde.

Auf diese Weise können Sie Ihre Ziele für die Woche festlegen und sie auf einer Liste haben. Dann wählst du die vorrangigen Aufgaben aus, markierst sie und planst sie, damit du keine Fristen versäumst. Sie würden dann Ihre Aufgaben nacheinander mit Priorität erledigen.

Sie könnten die Zeitpläne bearbeiten, Aufgaben nach Bedarf in Ihrer Liste nach oben und unten verschieben und alles von einer einzigen Plattform aus verfolgen. Ihre PR-Prozesse würden schneller.

Integrieren Sie Marketing- und PR-Funktionen

Welche Rolle spielt die Öffentlichkeitsarbeit im Marketing? Die beiden werden manchmal miteinander verflochten. Hier ist, wie.

Einige der sich wiederholenden PR-Prozesse überschneiden sich mit Marketingfunktionen. Durch die Integration der beiden und die Verwendung von Marketingressourcen wie Hubspot könnten die meisten dieser Aufgaben automatisiert werden.

Sie können beispielsweise Ihre Social-Media-Marketingkampagnen verwalten und PR-Social-Media-Posts mit automatisierten Tools erstellen. Diese würden automatisch Posten planen und Leistungsanalysen für beide Abteilungen bereitstellen. Integrieren Sie Ihre Kampagnen auch in ein Vertriebs-CRM-Tool, um Ihre Vertriebs-Leads zu verwalten, und sparen Sie Zeit bei der Verwaltung Ihrer Vertriebs-Leads. Das ist einer der Produktivitätstipps für PR-Prozesse, der Ihnen viele Ressourcen spart.

Darüber hinaus können Sie Social-Monitoring-Tools wie Mediatoolkit verwenden, um die PR-Recherche zu automatisieren und Erwähnungen zu verfolgen. Abgesehen davon können Sie B2B-Datenbankplattformen wie Zoom Info-Alternativen verwenden, um Unternehmenskontakte zu finden.

Darüber hinaus würden Sie mit Statistiken, die behaupten, dass soziale Medien von PR-Agenturen zu wenig genutzt werden, ein leistungsstarkes Recherchetool verwenden.

Verwenden Sie Planungstools

Ein weiterer Produktivitätstipp für PR-Prozesse besteht darin, mit Planungstools den Überblick über Ihre Meetings und Veranstaltungen zu behalten.

Als PR-Spezialist haben Sie ständige Gespräche mit Medienhäusern und Kunden.

Daher benötigen Sie ein Tool, das diese Meetings mit Ihrem Kalender synchronisieren kann.

Das ist nicht alles. Auch die E-Mail-Planung ist eine wichtige Aufgabe. Das Senden oder Beantworten von E-Mails in Echtzeit kann anstrengend sein.

Mit einem E-Mail-Planungstool können Sie E-Mails verfassen, wenn Sie mehr Zeit haben, und sie für später planen. Dies hilft während Ihrer arbeitsreichen Tage.

Das Planen von Social-Media-Beiträgen mit Tools wie Hootsuite spart ebenfalls Zeit. Sie müssen sich nicht mehr an die Veröffentlichungsdaten halten. Stattdessen lassen Sie diese Tools zu einem späteren Zeitpunkt Dinge für Sie posten.

Planen Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten

Das gelegentliche Abrufen und Beantworten von E-Mails kann zeitaufwändig sein. Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie die Zeit verkürzen, die Sie mit der ständigen Überprüfung Ihres Posteingangs verbringen.

Planen Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten.

Das bedeutet, dass Sie E-Mails nicht ständig abrufen und beantworten müssen, sondern sie organisieren können. Genau wie bei Ihren Aufgaben können Sie E-Mails priorisieren, die schnelle Antworten erfordern, und sie anders markieren.

Auf einer grundlegenden Ebene würden Sie E-Mails mit Tags wie wichtig, dringend und nicht dringend versehen. Dies würde Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu durchsuchen und mühelos zu antworten.

Alternativ können einige E-Mail-Organisationstools mehr Funktionen bieten. Dazu gehören die Fähigkeit:

• E-Mail-Unterhaltungen anderen Teammitgliedern zuweisen
• Verfolgen Sie Ihre Erwähnungen in gemeinsamen Posteingängen
• Hinterlassen Sie Notizen für andere Teammitglieder
• Integrieren Sie Ihre E-Mail in andere Ressourcen.

Ein weiterer nützlicher Tipp wäre, Zeiten zum Abrufen Ihrer E-Mails einzuplanen, um Zeit bei den ständigen Check-ins zu sparen. Halten Sie Erinnerungen bereit, wann Sie E-Mails abrufen sollten.

Strenge Work-Life-Grenzen haben

Ihre Arbeit kann erfordern, dass Sie zusätzliche Stunden einplanen oder über Ihre offizielle Zeit hinaus verfügbar sind. Dies kann Sie größtenteils überfordert und ohne genügend Pausen zurücklassen. Es senkt Ihre Produktivität.

Daher müssen Sie Ihren Kunden gegenüber strenge Grenzen setzen.

Dies ist ein wichtiger Tipp, insbesondere um Ihre Produktivität zu steigern. Es hilft auch, Ihre Beziehung neben der Zeit in anderen Aspekten zu verwalten.

PR-Prozesse beinhalten viel Kommunikation zwischen Ihnen, Ihren Kundenunternehmen oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, Medien und Produktionsteams. Grenzen zu haben hilft, diese Beziehungen im Bereich der Professionalität zu halten.

Es hilft auch, gesunde Beziehungen zu diesen Personengruppen aufzubauen. Als PR-Profi sind wertvolle Beziehungen von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihrer Karriere.

Vermeiden Sie Ablenkungen

Dies ist einer der Produktivitätstipps für PR-Prozesse, der offensichtlich erscheinen mag, es aber nicht ist. Sie können unbewusst abgelenkt werden und am Ende Zeit verschwenden. Hier ist wie.

Bei PR-Prozessen dreht sich alles um Image und mit Social Media ist Image nicht mehr auf physische Situationen beschränkt. Als PR-Profi sind Sie viel im Internet unterwegs und die Versuchung, durch die sozialen Medien zu scrollen, ist groß.

Es gibt viele Tools, um Ablenkungen zu blockieren, wie zum Beispiel Freedom. Sie können Sie von sozialen Medien fernhalten oder die dort verbrachte Zeit begrenzen. Sie können auch eine Zeiterfassungssoftware verwenden, um die auf den einzelnen Websites und Apps verbrachte Zeit zu verfolgen.

Als PR-Profi verbringen Sie möglicherweise auch mehr Zeit mit Aufgaben als nötig. Finden Sie Wege, um bewusst Zeit zu sparen. Integrieren Sie die Live-Chat-Funktion in Ihre Website, um die Anfragen Ihrer Online-Kunden sofort zu beantworten.

Halten Sie produktive Teammeetings ab

Das Abhalten von Teammeetings ist auch einer der wichtigsten Produktivitätstipps für PR-Prozesse.

Teammitglieder können ihre Projekte und Fortschritte miteinander besprechen, während sie Ideen austauschen. Auf diese Weise kann jemandem geholfen werden, wenn er feststeckt.

Es ist auch eine großartige Möglichkeit für Teamleiter, mit Arbeitsaktualisierungen Schritt zu halten.

Diese Sitzungen müssen geplant werden, daher müssen die Tagesordnungen vorher besprochen werden. So steigern Sie die Produktivität Ihres Teams.

Sie können wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Meetings festlegen, je nachdem, wie oft Probleme in Ihrem Team auftreten.

Oder wenn Ihr Team beispielsweise remote arbeitet, benötigen Sie möglicherweise mehr Team-Check-ins als in einem physischen Büro. Sie können schriftliche Transkripte dieser virtuellen Meetings zum späteren Nachschlagen haben.

Bleiben Sie den aktuellen Ereignissen immer einen Schritt voraus

Ein Teil davon, ein PR-Spezialist zu sein, besteht darin, aktuelle Nachrichten in der Branche zu kennen, insbesondere wenn sie einen Ihrer Kunden betreffen.

Das Lesen von Blogs, Newslettern, Social-Media-Beiträgen und Zeitschriften ist für PR-Prozesse von entscheidender Bedeutung. Es macht die Strategiefindung einfacher und schneller.

Es kann jedoch anstrengend und zeitaufwändig sein, alle wichtigen Nachrichtenagenturen, Social-Media-Plattformen und Blogs zu durchsuchen.

Dies ist einer der Produktivitätstipps für PR-Prozesse, der dabei hilft. Sie können Tools verwenden, die alle aktuellen Informationen, die Sie benötigen, auf einer Plattform zusammenführen. Nachrichtenaggregatoren können Ihnen die Suche ersparen, indem sie alle Nachrichten filtern und nur das auswählen, was für Sie relevant ist.

Zeit, diese Produktivitätstipps für PR-Prozesse in die Praxis umzusetzen

All diese Produktivitätstipps für PR-Prozesse werden Ihnen Zeit sparen und Ihre Arbeit verbessern. PR-Prozesse können, auch wenn sie überwältigend sind, beschleunigt oder besser noch vereinfacht werden.

Hoffentlich wird Ihnen dieser Artikel dabei helfen und Ihre arbeitsreiche Karriere entlasten. Da sich wiederholende Aufgaben automatisiert und anstrengende Aufgaben vereinfacht wurden, können Sie sich jetzt auf die Vermarktung Ihrer Kunden und die Pflege ihres Images konzentrieren.

Alles Gute zur Beschleunigung Ihrer PR-Prozesse.

Gaurav Sharma ist Gründer und CEO von Attrock, einem ergebnisorientierten Unternehmen für digitales Marketing. Hat eine Agentur in nur zwei Jahren von einem 5-stelligen auf einen 7-stelligen Umsatz gebracht | 10X führt | 2,8-fache Konvertierungen | 300.000 organischer monatlicher Traffic. Er trägt auch zu Top-Publikationen wie HuffPost, Adweek, Business 2 Community, TechCrunch und mehr bei.