Daha İyi Ekip İletişimi İçin 10 Kesin Yol

İyi işleyen bir ekip başarının anahtarıdır. Ancak genellikle başarılı bir ekibin önüne geçebilecek bir şey varsa, o da zayıf iletişimdir. Zaten bu sorunla mücadele ediyorsanız endişelenmeyin: ekibinizin iletişimini iyileştirmenin pek çok yolu vardır.

İşte daha iyi ekip iletişimi için on kesin yol.

1. Takım Oluşturma Faaliyetleri Düzenleyin

Güven oluşturmaya ve ilişkileri güçlendirmeye yardımcı olabilecek bir şey varsa, o da ekip oluşturma faaliyetleridir. Herkes için eğlencelidirler ve daha uyumlu bir birim oluşturmak için engelleri yıkabilirler. Takım oluşturma faaliyetleri ayrıca çatışmaların çözülmesine, sorunların çözülmesine ve bilgi paylaşımına yardımcı olur.

Ekip oluşturma egzersizlerini, çalışanların uzun süre ofisten uzakta olacağı bir şirket inzivasının veya yıllık toplantının bir parçası olarak bile kullanabilirsiniz. Bu etkinlikler, iş dışında nadiren etkileşime giren veya şirket içinde (veya şirket dışında) farklı departmanları veya konumları nedeniyle birbirlerini çok iyi tanımayan ekip üyeleri için fırsatlar sunar.

2. Soruları Teşvik Edin

Ekibiniz açıktan daha azsa, örnek olarak liderlik ederek onları soru sormaya teşvik edin. Tam olarak anlamadığınız bir sorun ortaya çıkarsa, daha fazla bilgi veya açıklama isteyen ilk kişi olun.

Bir meslektaşınızın bir konuda sorusu varsa, meslektaşlarınızın deneyiminizden ders çıkarması ve gelecekte aynı şeyleri kendilerine sorma konusunda rahat hissetmeleri için hemen ve eksiksiz bir şekilde yanıtladığınızdan emin olun.

Proaktif bir şekilde başkalarından soru sormaya teşvik ederek, ekip içinde konuşmaların nasıl yürümesi gerektiğine dair bir örnek oluşturuyorsunuz ve iletişimin ne kadar iyi göründüğünü gösteriyorsunuz.

3. Dahili Blog Kullanın

Dahili bloglar, özellikle diğer seçeneklerden daha gayri resmi bir yaklaşım arıyorsanız, ekibinizle iletişim kurmanın harika bir yoludur. Dahili bir blog kullanıyorsanız, onu kullanan kişilerle alakalı olacak haberler, makaleler, anketler ve farklı türde içerikler yayınlayabilirsiniz.

Ayrıca şirkette veya sektörde yeni bir şey olduğunda (yeni işe alımlar veya proje güncellemeleri gibi) güncelleyebilirsiniz. Bu, özellikle ekip üyeleriniz uzaktan çalışıyorsa kullanışlıdır; bir blog, daha sonra e-posta gelen kutularındaki her şeyi hatırlayıp hatırlamayacakları konusunda endişelenmeden ilgili bilgiler konusunda güncel kalmalarını sağlar.

Hayati bir endişe, tüm çalışanların (uzaktaki ekipler dahil) eşit erişime sahip olmasını sağlamaktır. Bu, yalnızca güvenilir bir sistem değil, aynı zamanda dünyanın herhangi bir yerinden güvenle erişilebilen bir sistem anlamına gelir.

4. İşbirliğini Ödüllendirin

İşbirliği, bir hedefe ulaşmak için çabaların ve kaynakların birleşimidir. Takım çalışması (birbiriyle birlikte çalışmak) anlamına gelmez. İşbirliğinin bir parçası olsa bile, grup olarak çalışmak anlamına gelmez.

İş yerinizde ödüllendirecekseniz, herhangi bir programı uygulamadan önce bunun ne anlama geldiğini ve nasıl ölçeceğinizi bildiğinizden emin olun. Örneğin, belge yazılımını standart hale getirmek, ekip memlerinin aynı işbirlikçi özelliklere erişmesini sağlayabilir.

5. Kısa ve Basit Tutun

Ekibinizle iletişim kurarken ne kadar az konuşursanız o kadar iyi olduğunu unutmayın. İşleri kısa ve anlaşılır tutmak muhtemelen en iyisidir. Bu, ne pahasına olursa olsun jargondan kaçınmanız gerektiği anlamına gelir.

Ara sıra "web sitesi" veya "dijital pazarlama stratejisi" gibi kelimeler kullanırsanız ekibiniz bunu anlayacaktır. Yine de, sosyal medya kanallarında veya haftalık toplantılarda (veya daha da kötüsü - Slack'te) çok fazla jargon duyarlarsa, tamamen dinlemeye başlayabilirler.

Ayrıca takım arkadaşlarınıza yeni bir şeyi "daha fazla kaynağa ihtiyacımız var gibi görünüyor" veya "bunun için zamanımız var mı?" gibi ifadeler kullanarak açıklarken çok karmaşık olmamaya çalışın. Daha basit bir yol şöyle olabilir: "Daha fazla kaynağa ihtiyacımız var/Yeterli zamanımız var mı?"

6. İletişimi Görünür Hale Getirin

Mesajları ekibinize iletmek için bir bülten tahtası, beyaz tahta, yazı tahtası veya video konferans sistemi kullanabilirsiniz. Ofisinizde bu araç ve gereçlere sahip olma lüksüne sahip değilseniz, bunun yerine bir mobil uygulama veya sohbet sistemi kullanabilirsiniz.

Ekip üyelerinizle uzaktan bağlantıda kalmak için Twitter ve Facebook gibi sosyal medya platformlarını kullanmayı da deneyebilirsiniz. Kuruluşunuz için birden fazla iletişim aracına fazla para harcamadan iletişimleri görünür kılmanın başka birçok yolu vardır.

7. Düzenli (ancak Verimli) Toplantılar Planlayın

Toplantılar iletişim için gereklidir, ancak verimli hale getirilmesi zor olabilir. Önemli olan, toplantılarınızın etkili olduğundan emin olmaktır. Her toplantı için net bir amacınız olsun ve onu yolunda tutun. Seans sırasında neden buluştuğunuzu ve neyi başarmak istediğinizi bilmek herkesin odaklanmasına yardımcı olur.

Toplantıların çok uzun sürmediğinden veya konu dışına çıkmadığından emin olun. İnsanlar toplantılarda çok fazla zaman geçirmelerinin istendiğini hissederlerse, bu onların ilgilerini kaybetmelerine veya bunun yerine yapabilecekleri başka şeylerle dikkatlerinin dağılmasına yol açabilir. Bir toplantı sırasında konu dışına çıkmamak da önemlidir; bu, gereğinden fazla zaman kaybına neden olur!

Ayrıca, ekibinizdeki herkesin bir davet aldığından emin olun, böylece her üye dahil edilmiş hisseder (ve dışlanmış değil).

8. Görüntülü Aramaları Benimseyin

Görüntülü konferans yalnızca iş toplantıları ve müşteri sunumları için değildir. Ekip iletişiminizde görüntülü aramaları kullanmanın en iyi yollarından birçoğunun işle hiçbir ilgisi yoktur. Ayrıca, sizi bir e-posta avatarı veya bir telefon görüşmesinde bedensiz bir ses yerine bir insan olarak görmelerine izin vererek, ekip üyelerinizle güven ve ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilirler.

Görüntülü aramalar aynı zamanda sohbete katılan herkese birbirlerinin kişilikleri hakkında yeni içgörüler sağlar ve bu da bir dostluk duygusunun gelişmesine yardımcı olur. İnsanlar birbirlerine güvendiklerinde, birbirlerine daha bağlı hissettiklerinde ve takım arkadaşlarının -sadece birbirlerine karşı çalışmak yerine- onları kolladıklarını bildiklerinde, uyumlu bir birim olarak etkili bir şekilde birlikte çalışma olasılıkları çok daha yüksektir.

9. Açık Kapı Politikası Sürdürün

Açık kapı politikanız olduğunda, çalışanlarınızın fikirlerini ve endişelerini çekinmeden paylaşmalarına izin vermiş olursunuz. Bu, siz ve personeliniz arasında güven oluşturmaya yardımcı olur ve bu da daha üretken bir çalışma ortamına yol açabilir.

Çalışanlarınız, kendilerini ilgilendiren herhangi bir konuda sizinle konuşabileceklerini bilirlerse, işlerinde kendilerini daha rahat hissedecekler ve her zaman arkalarında birinin olduğunu bildiklerinde genel olarak daha üretken olacaklar.

10. Hızlı Tepkiler İçin Hazır Olun

Bir takımda olduğunuzda, iş arkadaşlarınızdan mesajlar alma şansınız yüksektir. Bu mesajlara yanıt vermek, herkesin neyin peşinde olduğunuzu bilmesi ve buna göre plan yapabilmesi için hayati önem taşır. Ancak, sık sık aynı anda birden çok görev yapmanız gerekiyorsa, gün boyunca çok sayıda mesaj alırken dikkatiniz dağılabilir.

Aramalar veya e-postalar için zaman ayırmazsanız, bu çok zor olabilir. Herkesin gece için eve gittiği akşam geç saatlerde yanıt vermek yerine, acil meselelerle sabah ilk iş olarak, havanın daha sessiz olduğu ve etrafta daha az dikkat dağıtıcı şeyin olduğu bir saatte (ve sosyal medyayı kontrol etmeden önce) ilgilenin.

Çözüm

İletişim, herhangi bir ekibin en önemli yönlerinden biridir. Ekip üyeleri etkili bir şekilde iletişim kuramıyorsa bu, teslim tarihlerinin kaçırılması, düşük kaliteli iş ve hatta artan ciro gibi çeşitli sorunlara yol açabilir.

Ekip üyeleri için, özellikle de dünyanın dört bir yanına dağılmış durumdayken uyum içinde kalmak zor olabilir, ancak doğru araçlar ve uygulamalarla herkesi aynı sayfada tutmak mümkündür.