10 formas seguras de mejorar las comunicaciones del equipo

Un equipo que funcione bien es la clave del éxito. Pero si hay algo que a menudo puede interponerse en el camino de un equipo exitoso, es la mala comunicación. Si ya está luchando con este problema, no se preocupe: hay muchas maneras de mejorar las comunicaciones de su equipo.

Aquí hay diez formas infalibles para mejorar las comunicaciones del equipo.

1. Realizar actividades de formación de equipos

Si hay algo que puede ayudar a generar confianza y fortalecer las relaciones, son las actividades de formación de equipos. Son divertidos para todos y pueden derribar barreras para crear una unidad más cohesiva. Las actividades de trabajo en equipo también son útiles para ayudar a resolver conflictos, resolver problemas y compartir información.

Incluso puede utilizar ejercicios de formación de equipos como parte de un retiro de la empresa o una convención anual en la que los empleados estarán fuera de la oficina durante períodos prolongados. Estos eventos ofrecen oportunidades para los miembros del equipo que rara vez interactúan fuera del trabajo o que no se conocen muy bien debido a sus diferentes departamentos o ubicaciones dentro de la empresa (o fuera).

2. Fomente las preguntas

Si su equipo no está tan abierto, anímelos a hacer preguntas predicando con el ejemplo. Si surge un problema que no comprende del todo, sea la primera persona en pedir más información o aclaraciones.

Si un colega tiene una pregunta sobre algo, asegúrese de responderla de manera rápida y completa para que sus colegas puedan aprender de su experiencia y se sientan cómodos preguntándose lo mismo en el futuro.

Al alentar de manera proactiva las preguntas de los demás, está dando un ejemplo de cómo deberían funcionar las conversaciones dentro del equipo y demostrando cómo se ve una buena comunicación.

3. Usa un Blog Interno

Los blogs internos son una excelente manera de comunicarse con su equipo, especialmente si busca un enfoque más informal que otras opciones. Si usa un blog interno, puede publicar noticias, artículos, encuestas y diferentes tipos de contenido que serán relevantes para las personas que lo usan.

También puede actualizarlo cuando suceda algo nuevo en la empresa o la industria (como nuevas contrataciones o actualizaciones de proyectos). Esto es especialmente útil si los miembros de su equipo trabajan de forma remota: un blog les permite mantenerse actualizados con información relevante sin preocuparse de si recordarán todo lo que contienen en sus bandejas de entrada de correo electrónico más adelante.

Una preocupación vital es garantizar que todos los trabajadores (incluidos los equipos remotos) tengan el mismo acceso. Eso significa no solo un sistema confiable, sino uno al que se puede acceder de manera segura desde cualquier lugar del mundo.

4. Recompense la colaboración

La colaboración es la combinación de esfuerzos y recursos para lograr un objetivo. No significa trabajo en equipo (trabajar juntos unos con otros). No implica trabajar en grupo, aunque eso puede ser parte de la colaboración.

Si va a premiarlo en su lugar de trabajo, asegúrese de saber qué significa y cómo lo medirá antes de implementar cualquier programa. Por ejemplo, la estandarización del software de documentos puede garantizar que los memes del equipo puedan acceder a las mismas funciones de colaboración.

5. Mantenlo corto y simple

Recuerde cuando se comunique con su equipo que cuanto menos diga, mejor. Probablemente sea mejor mantener las cosas breves y directas. Esto significa que debes evitar la jerga a toda costa.

Tu equipo entenderá si usas palabras como "sitio web" o "estrategia de marketing digital" ocasionalmente. Aún así, pueden comenzar a desconectarse por completo si escuchan demasiada jerga en los canales de redes sociales o en las reuniones semanales (o peor aún, en Slack).

Además, trate de no ser demasiado complejo cuando explique algo nuevo a sus compañeros de equipo usando frases como "parece que necesitamos más recursos" o "¿tenemos tiempo para esto?" Una forma más sencilla sería: "Necesitamos más recursos/¿Tenemos suficiente tiempo?"

6. Haz que la comunicación sea visible

Puede usar un tablón de anuncios, una pizarra, un rotafolio o un sistema de videoconferencia para transmitir mensajes a su equipo. Si no tiene el lujo de estas herramientas y materiales en su oficina, puede usar una aplicación móvil o un sistema de chat en su lugar.

También puede intentar usar plataformas de redes sociales como Twitter y Facebook para mantenerse conectado de forma remota con los miembros de su equipo. Hay muchas otras formas en que puede hacer que las comunicaciones sean visibles sin gastar mucho dinero en múltiples herramientas de comunicación para su organización.

7. Programe reuniones periódicas (pero productivas)

Las reuniones son esenciales para la comunicación, pero pueden ser difíciles de hacer productivas. Lo importante es asegurarse de que sus reuniones sean efectivas. Tenga un propósito claro para cada reunión y manténgalo encaminado. Saber por qué se está reuniendo y qué quiere lograr durante la sesión ayuda a que todos se mantengan enfocados.

Asegúrese de que las reuniones no duren demasiado ni se salgan del tema. Si las personas sienten que se les pide que pasen demasiado tiempo en las reuniones, esto puede hacer que pierdan interés o se distraigan con otras cosas que podrían estar haciendo en su lugar. También es esencial no salirse del tema durante una reunión, ¡esto hará perder más tiempo del necesario!

Además, asegúrese de que todos en su equipo reciban una invitación para que cada miembro se sienta incluido (y no excluido).

8. Acepta las videollamadas

Las videoconferencias no son solo para reuniones de negocios y presentaciones de clientes. Muchas de las mejores formas de utilizar las videollamadas en las comunicaciones de su equipo no tienen nada que ver con el trabajo. También pueden ayudarlo a generar confianza y relaciones con los miembros de su equipo al permitirles verlo como un ser humano en lugar de un avatar de correo electrónico o una voz incorpórea en una llamada telefónica.

Las videollamadas también brindan a todos los que participan en la conversación nuevos conocimientos sobre las personalidades de los demás, lo que ayudará a fomentar un sentido de camaradería. Cuando las personas confían entre sí, se sienten más conectadas entre sí y saben que sus compañeros de equipo están cuidando de ellos, en lugar de simplemente trabajar unos contra otros, es mucho más probable que trabajen juntos de manera efectiva como una unidad cohesiva.

9. Mantén una política de puertas abiertas

Cuando tiene una política de puertas abiertas, permite que sus empleados compartan sus opiniones e inquietudes sin dudarlo. Esto ayuda a generar confianza entre usted y los miembros de su personal, lo que puede conducir a un entorno de trabajo más productivo.

Si sus empleados saben que pueden hablar con usted sobre cualquier tema que les preocupe, se sentirán más cómodos en sus trabajos y serán más productivos en general cuando sepan que alguien los respalda en todo momento.

10. Esté disponible para reacciones rápidas

Cuando está en un equipo, es muy probable que reciba mensajes de sus compañeros de trabajo. Responder a estos mensajes es vital para que todos sepan lo que estás haciendo y puedan planificar en consecuencia. Sin embargo, si a menudo necesita realizar múltiples tareas, es posible que se distraiga al recibir muchos mensajes durante el día.

Esto puede ser abrumador si no reserva tiempo para llamadas o correos electrónicos. En lugar de responder hasta altas horas de la noche cuando todos los demás se han ido a casa por la noche, ocúpate de los asuntos urgentes a primera hora de la mañana, cuando está más tranquilo y hay menos distracciones (y antes de revisar las redes sociales).

Conclusión

La comunicación es uno de los aspectos más importantes de cualquier equipo. Si los miembros del equipo no se comunican de manera efectiva, puede generar varios problemas, incluidos plazos incumplidos, trabajo de mala calidad e incluso una mayor rotación.

Puede ser un desafío para los miembros del equipo mantenerse sincronizados, especialmente cuando están repartidos por todo el mundo, pero con las herramientas y prácticas adecuadas, es posible mantener a todos en sintonía.