10 niezawodnych sposobów na lepszą komunikację w zespole

Dobrze funkcjonujący zespół to klucz do sukcesu. Ale jeśli jest jedna rzecz, która często może stanąć na drodze odnoszącego sukcesy zespołu, to jest to słaba komunikacja. Jeśli już borykasz się z tym problemem, nie martw się: istnieje wiele sposobów na poprawę komunikacji w zespole.

Oto dziesięć niezawodnych sposobów na lepszą komunikację w zespole.

1. Zorganizuj zajęcia integracyjne

Jeśli jest coś, co może pomóc w budowaniu zaufania i wzmacnianiu relacji, to są to działania związane z budowaniem zespołu. Są zabawne dla wszystkich i mogą przełamać bariery, aby stworzyć bardziej spójną całość. Działania związane z budowaniem zespołu są również pomocne w rozwiązywaniu konfliktów, rozwiązywaniu problemów i dzieleniu się informacjami.

Możesz nawet skorzystać z ćwiczeń integracyjnych w ramach wyjazdu firmowego lub corocznej konwencji, podczas której pracownicy będą przebywać poza biurem przez dłuższy czas. Wydarzenia te dają możliwości członkom zespołu, którzy rzadko wchodzą w interakcje poza pracą lub nie znają się zbyt dobrze ze względu na różne działy lub lokalizacje w firmie (lub poza nią).

2. Zachęcaj do zadawania pytań

Jeśli Twój zespół jest mniej niż otwarty, zachęć ich do zadawania pytań, dając przykład. Jeśli pojawi się problem, którego nie do końca rozumiesz, bądź pierwszą osobą, która poprosi o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.

Jeśli współpracownik ma jakieś pytanie, upewnij się, że odpowiadasz na nie szybko i wyczerpująco, aby współpracownicy mogli uczyć się na podstawie Twojego doświadczenia i czuć się swobodnie, zadając te same pytania w przyszłości.

Proaktywnie zachęcając innych do zadawania pytań, dajesz przykład, jak powinny wyglądać rozmowy w zespole — i pokazujesz, jak wygląda dobra komunikacja.

3. Korzystaj z wewnętrznego bloga

Wewnętrzne blogi to świetny sposób komunikowania się z zespołem, zwłaszcza jeśli szukasz bardziej nieformalnego podejścia niż inne opcje. Jeśli korzystasz z wewnętrznego bloga, możesz publikować wiadomości, artykuły, ankiety i różne rodzaje treści, które będą istotne dla osób, które z niego korzystają.

Możesz go również aktualizować, gdy w firmie lub branży wydarzy się coś nowego (np. nowe zatrudnienie lub aktualizacja projektu). Jest to szczególnie przydatne, jeśli członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie – blog pozwala im być na bieżąco z istotnymi informacjami bez martwienia się, czy później zapamiętają wszystko ze swoich skrzynek pocztowych.

Jednym z najważniejszych problemów jest zapewnienie równego dostępu wszystkim pracownikom (w tym zespołom zdalnym). Oznacza to nie tylko niezawodny system, ale taki, do którego można bezpiecznie uzyskać dostęp z dowolnego miejsca na świecie.

4. Nagroda za współpracę

Współpraca to połączenie wysiłków i zasobów w celu osiągnięcia celu. Nie oznacza to pracy zespołowej (współpracy ze sobą). Nie oznacza to pracy w grupie, chociaż może to być częścią współpracy.

Jeśli zamierzasz nagradzać to w swoim miejscu pracy, upewnij się, że wiesz, co to oznacza i jak będziesz to mierzyć przed wdrożeniem jakiegokolwiek programu. Na przykład standaryzacja oprogramowania do obsługi dokumentów może zapewnić memom zespołowym dostęp do tych samych funkcji współpracy.

5. Mów krótko i prosto

Pamiętaj, komunikując się ze swoim zespołem, że im mniej mówisz, tym lepiej. Prawdopodobnie najlepiej jest mówić krótko i prosto. Oznacza to, że należy za wszelką cenę unikać żargonu.

Twój zespół zrozumie, jeśli od czasu do czasu użyjesz słów takich jak „strona internetowa” lub „cyfrowa strategia marketingowa”. Mimo to mogą zacząć całkowicie się wyłączać, jeśli usłyszą zbyt wiele żargonu w kanałach społecznościowych lub na cotygodniowych spotkaniach (lub, co gorsza, na Slacku).

Staraj się też nie popadać w kompleksy, wyjaśniając kolegom z drużyny coś nowego, używając zwrotów takich jak „wygląda na to, że potrzebujemy więcej zasobów” lub „czy mamy na to czas?” Prostszym sposobem byłoby: „Potrzebujemy więcej zasobów/Czy mamy wystarczająco dużo czasu?”

6. Spraw, aby komunikacja była widoczna

Możesz użyć tablicy ogłoszeń, tablicy, flipchartu lub systemu wideokonferencji, aby przekazać wiadomości swojemu zespołowi. Jeśli nie masz luksusu tych narzędzi i materiałów w swoim biurze, możesz zamiast tego użyć aplikacji mobilnej lub systemu czatu.

Możesz także spróbować skorzystać z platform mediów społecznościowych, takich jak Twitter i Facebook, aby pozostać w kontakcie zdalnym z członkami zespołu. Istnieje wiele innych sposobów na uwidocznienie komunikacji bez wydawania dużych pieniędzy na wiele narzędzi komunikacyjnych dla Twojej organizacji.

7. Zaplanuj regularne (ale produktywne) spotkania

Spotkania są niezbędne do komunikacji, ale ich produktywność może być trudna. Ważne jest, aby upewnić się, że spotkania są skuteczne. Miej jasny cel każdego spotkania i pilnuj go. Wiedząc, dlaczego się spotykasz i co chcesz osiągnąć podczas sesji, pomaga wszystkim zachować koncentrację.

Upewnij się, że spotkania nie trwają zbyt długo lub nie odbiegają od tematu. Jeśli ludzie czują, że są proszeni o spędzanie zbyt dużej ilości czasu na spotkaniach, może to doprowadzić do utraty zainteresowania lub rozproszenia się innymi rzeczami, które mogliby robić zamiast tego. Istotne jest również, aby podczas spotkania nie odbiegać od tematu — to zmarnuje więcej czasu niż to konieczne!

Ponadto upewnij się, że każdy członek Twojego zespołu otrzyma zaproszenie, aby każdy członek czuł się włączony (a nie pominięty).

8. Korzystaj z połączeń wideo

Wideokonferencje to nie tylko spotkania biznesowe i prezentacje dla klientów. Wiele najlepszych sposobów korzystania z rozmów wideo w komunikacji w zespole nie ma nic wspólnego z pracą. Mogą również pomóc w budowaniu zaufania i relacji z członkami zespołu, pozwalając im postrzegać Cię jako człowieka, a nie awatara e-mailowego lub bezcielesny głos podczas rozmowy telefonicznej.

Rozmowy wideo dają również każdemu, kto bierze udział w rozmowie, nowy wgląd w swoje osobowości, co pomoże w budowaniu poczucia koleżeństwa. Kiedy ludzie ufają sobie nawzajem, czują się bardziej związani ze sobą i wiedzą, że ich koledzy z zespołu czuwają nad nimi — zamiast po prostu działać przeciwko sobie — istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo, że będą ze sobą skutecznie współpracować jako spójna jednostka.

9. Prowadź politykę otwartych drzwi

Kiedy stosujesz politykę otwartych drzwi, pozwalasz swoim pracownikom bez wahania dzielić się swoimi opiniami i obawami. Pomaga to budować zaufanie między Tobą a członkami personelu, co może prowadzić do bardziej produktywnego środowiska pracy.

Jeśli twoi pracownicy wiedzą, że mogą z tobą porozmawiać na każdy problem, który ich dotyczy, będą czuć się bardziej komfortowo w swojej pracy i ogólnie będą bardziej produktywni, gdy będą wiedzieć, że ktoś zawsze ich wspiera.

10. Bądź dostępny na szybkie reakcje

Gdy jesteś w zespole, istnieje duża szansa, że ​​będziesz otrzymywać wiadomości od współpracowników. Odpowiadanie na te wiadomości jest bardzo ważne, aby wszyscy wiedzieli, co planujesz, i mogli odpowiednio zaplanować. Jeśli jednak często musisz wykonywać wiele zadań jednocześnie, możesz być rozproszony, gdy otrzymujesz wiele wiadomości w ciągu dnia.

Może to być przytłaczające, jeśli nie poświęcisz czasu na rozmowy lub e-maile. Zamiast odpowiadać późnym wieczorem, kiedy wszyscy poszli już do domu na noc, zajmij się pilnymi sprawami z samego rana, kiedy jest ciszej i mniej rozpraszaczy (i przed sprawdzeniem mediów społecznościowych).

Wniosek

Komunikacja jest jednym z najważniejszych aspektów każdego zespołu. Jeśli członkowie zespołu nie komunikują się efektywnie, może to prowadzić do różnych problemów, w tym niedotrzymania terminów, niskiej jakości pracy, a nawet zwiększonej rotacji.

Synchronizacja może być trudna dla członków zespołu, zwłaszcza gdy są rozproszeni po całym świecie, ale dzięki odpowiednim narzędziom i praktykom możliwe jest utrzymanie wszystkich na tej samej stronie.