チームのコミュニケーションを改善する 10 の確実な方法

うまく機能するチームが成功への鍵です。 しかし、成功するチームの妨げになることがあるとすれば、それはコミュニケーション不足です。 すでにこの問題に苦しんでいる場合でも、心配する必要はありません。チームのコミュニケーションを改善する方法はたくさんあります。

チームのコミュニケーションを改善するための 10 の確実な方法を次に示します。

1. チームビルディング活動の実施

信頼を築き、関係を強化するのに役立つことが 1 つあるとすれば、それはチーム ビルディング活動です。 彼らは誰にとっても楽しく、障壁を打破してよりまとまりのあるユニットを作ることができます。 チーム ビルディング活動は、対立の解決、問題の解決、および情報の共有にも役立ちます。

従業員が長期間オフィスを離れる会社のリトリートや年次大会の一環として、チームビルディングの演習を使用することもできます. これらのイベントは、社内 (または社外) の部署や場所が異なるため、仕事以外で交流することはほとんどないか、お互いをよく知らないチーム メンバーに機会を提供します。

2. 質問を促す

チームがオープンでない場合は、例を示して質問するように促します。 完全に理解できない問題が発生した場合は、最初に詳しい情報や説明を求めてください。

同僚が何かについて質問した場合は、同僚があなたの経験から学び、将来同じことを安心して質問できるように、迅速かつ徹底的に答えるようにしてください。

他の人からの質問を積極的に奨励することで、チーム内で会話がどのように機能するかの模範となり、優れたコミュニケーションがどのように見えるかを示すことができます。

3. 社内ブログを利用する

社内ブログは、特に他のオプションよりも非公式なアプローチを探している場合に、チームとコミュニケーションをとるための優れた方法です。 内部ブログを使用している場合は、ニュース、記事、投票、およびそれを使用する人々に関連するさまざまな種類のコンテンツを投稿できます。

また、会社または業界で何か新しいことが起こったときに更新することもできます (新規雇用やプロジェクトの更新など)。 これは、チーム メンバーがリモートで作業している場合に特に便利です。ブログを使用すると、後でメールの受信トレイのすべてを覚えているかどうかを心配することなく、関連する情報を最新の状態に保つことができます。

重要な懸念事項の 1 つは、すべての従業員 (リモート チームを含む) が平等にアクセスできるようにすることです。 これは、信頼できるシステムであるだけでなく、世界中のどこからでも安全にアクセスできるシステムであることを意味します。

4.報酬コラボ

コラボレーションとは、目標を達成するための努力とリソースの組み合わせです。 チームワーク（互いに協力し合う）という意味ではありません。 コラボレーションの一部である可能性はありますが、グループとして作業することを意味するものではありません。

職場で報酬を与える場合は、プログラムを実装する前に、それが何を意味し、どのように測定するかを確認してください。 たとえば、ドキュメント ソフトウェアを標準化することで、チームのミームが同じコラボレーション機能にアクセスできるようになります。

5. 短くシンプルにする

チームとコミュニケーションをとるときは、口数が少ないほど良いということを忘れないでください。 物事を短く簡単にするのがおそらく最善です。 これは、専門用語を絶対に避けるべきであることを意味します。

「ウェブサイト」や「デジタル マーケティング戦略」などの言葉を時々使用すると、チームは理解します。 それでも、ソーシャル メディア チャネルや毎週の会議 (さらに悪い場合は Slack) で専門用語を耳にしすぎると、完全に無関心になる可能性があります。

また、チームメイトに何か新しいことを説明するときは、「もっとリソースが必要なようです」や「時間はありますか?」などのフレーズを使用して、複雑になりすぎないようにしてください。 より簡単な方法は、「もっとリソースが必要です/十分な時間はありますか?」です。

6. コミュニケーションを可視化する

掲示板、ホワイトボード、フリップ チャート、またはビデオ会議システムを使用して、チームにメッセージを伝えることができます。 オフィスにこれらのツールや資料が十分にない場合は、代わりにモバイル アプリやチャット システムを使用できます。

また、Twitter や Facebook などのソーシャル メディア プラットフォームを使用して、チーム メンバーとリモートでつながることもできます。 組織の複数のコミュニケーション ツールに多額の費用を費やすことなく、コミュニケーションを可視化する方法は他にもたくさんあります。

7.定期的な（しかし生産的な）会議をスケジュールする

会議はコミュニケーションに不可欠ですが、生産的にするのは難しい場合があります。 重要なことは、会議が効果的であることを確認することです。 会議ごとに明確な目的を持ち、順調に進みます。 会議の目的と、セッション中に達成したいことを理解することで、全員が集中し続けることができます。

ミーティングが長すぎたり、話題から外れたりしないように注意してください。 会議に多くの時間を費やすように求められていると感じると、興味を失ったり、代わりにできる他のことに気を取られたりする可能性があります。 また、会議中に話題を逸らさないことも重要です。これは、必要以上に時間を浪費することになります。

さらに、チームの全員が招待状を受け取り、各メンバーが参加していると感じられるようにします (取り残されないようにします)。

8.ビデオ通話を受け入れる

ビデオ会議は、ビジネス ミーティングやクライアントへの売り込みのためだけのものではありません。 チームのコミュニケーションでビデオ通話を使用する最良の方法の多くは、仕事とは何の関係もありません。 また、チーム メンバーがあなたを電子メールのアバターや電話での身体のない声ではなく、人間として見ることができるようにすることで、チーム メンバーとの信頼と関係を築くのにも役立ちます。

また、ビデオ通話は、会話に参加するすべての人に、お互いの性格についての新しい洞察を与え、仲間意識を育むのに役立ちます。 人々がお互いを信頼し、より強いつながりを感じ、チームメイトが単に敵対するのではなく、彼らに気を配っていることを知ると、結束力のあるユニットとして効果的に協力する可能性がはるかに高くなります。

9. オープンドアポリシーを維持する

オープン ドア ポリシーを採用すると、従業員がためらうことなく意見や懸念事項を共有できるようになります。 これにより、あなたとスタッフ メンバーとの間に信頼関係が築かれ、より生産的な職場環境につながる可能性があります。

従業員が自分に関係する問題についてあなたと話すことができることを知っていれば、誰かが常に背中を押してくれることを知っていると、仕事がより快適になり、全体的に生産性が向上します.

10. 迅速な対応ができるようにする

チームに所属していると、同僚からメッセージを受け取る可能性が高くなります。 これらのメッセージに応答することは、あなたが何をしようとしているのかを全員が理解し、それに応じて計画できるようにするために不可欠です。 ただし、マルチタスクを頻繁に行う必要がある場合は、1 日を通して大量のメッセージを受け取ると気が散る可能性があります。

電話やメールの時間を確保しないと、これは圧倒される可能性があります。 他の人が一晩家に帰った夜遅くに対応するのではなく、静かで気を散らすものが少ない朝に最初に緊急の問題に対処します (ソーシャル メディアをチェックする前に)。

結論

コミュニケーションは、どのチームにとっても最も重要な側面の 1 つです。 チーム メンバーが効果的にコミュニケーションをとっていないと、締め切りに間に合わなかったり、仕事の質が低下したり、離職率が高くなったりするなど、さまざまな問題が発生する可能性があります。

特に世界中に分散している場合、チーム メンバーが同期を保つのは難しい場合がありますが、適切なツールとプラクティスを使用すれば、全員が同じページにいるように保つことができます。