10 modalități sigure pentru o mai bună comunicare în echipă

O echipă care funcționează bine este cheia succesului. Dar dacă există un lucru care poate sta adesea în calea unei echipe de succes, este comunicarea slabă. Dacă te confrunți deja cu această problemă, nu-ți face griji: există o mulțime de modalități de a îmbunătăți comunicarea echipei tale.

Iată zece modalități sigure pentru o mai bună comunicare în echipă.

1. Organizați activități de team building

Dacă există un lucru care poate ajuta la construirea încrederii și la întărirea relațiilor, este activitățile de team-building. Sunt distractive pentru toată lumea și pot distruge barierele pentru a crea o unitate mai coerentă. Activitățile de team building sunt, de asemenea, utile pentru a ajuta la rezolvarea conflictelor, la rezolvarea problemelor și la schimbul de informații.

Puteți folosi chiar și exerciții de team-building ca parte a unei retrageri a companiei sau a unei convenții anuale în care angajații vor lipsi de la birou pentru perioade îndelungate. Aceste evenimente oferă oportunități pentru membrii echipei care interacționează rar în afara serviciului sau nu se cunosc foarte bine din cauza diferitelor departamente sau locații din cadrul companiei (sau din exterior).

2. Încurajați întrebările

Dacă echipa ta este mai puțin deschisă, încurajează-i să pună întrebări, conducând prin exemplu. Dacă apare o problemă pe care nu o înțelegi pe deplin, fii prima persoană care cere mai multe informații sau clarificări.

Dacă un coleg are o întrebare despre ceva, asigurați-vă că răspundeți prompt și complet, astfel încât colegii să poată învăța din experiența dvs. și să se simtă confortabil să întrebe ei înșiși aceleași lucruri în viitor.

Încurajând în mod proactiv întrebările celorlalți, dați un exemplu pentru cum ar trebui să funcționeze conversațiile în cadrul echipei și demonstrați cât de bună arată comunicarea.

3. Utilizați un blog intern

Blogurile interne sunt o modalitate excelentă de a comunica cu echipa ta, mai ales dacă cauți o abordare mai informală decât alte opțiuni. Dacă utilizați un blog intern, puteți posta știri, articole, sondaje și diferite tipuri de conținut care vor fi relevante pentru persoanele care îl folosesc.

De asemenea, îl puteți actualiza atunci când se întâmplă ceva nou în companie sau industrie (cum ar fi angajări noi sau actualizări ale proiectelor). Acest lucru este util mai ales dacă membrii echipei dvs. lucrează de la distanță – un blog le permite să rămână la curent cu informațiile relevante fără a-și face griji dacă își vor aminti totul din căsuțele lor de e-mail mai târziu.

O preocupare vitală este asigurarea faptului că toți lucrătorii (inclusiv echipele de la distanță) au acces egal. Aceasta înseamnă nu doar un sistem de încredere, ci și unul care poate fi accesat în siguranță din orice locație din întreaga lume.

4. Recompensează colaborarea

Colaborarea este o combinație de eforturi și resurse pentru atingerea unui scop. Nu înseamnă lucru în echipă (lucrare unii cu alții). Nu implică lucrul în grup, deși asta poate face parte din colaborare.

Dacă o vei recompensa la locul tău de muncă, asigură-te că știi ce înseamnă și cum o vei măsura înainte de a implementa orice program. De exemplu, standardizarea software-ului pentru documente poate asigura ca memele echipei pot accesa aceleași caracteristici de colaborare.

5. Păstrați-l scurt și simplu

Amintiți-vă când comunicați cu echipa dvs. că, cu cât spuneți mai puțin, cu atât mai bine. Cel mai bine este probabil să păstrați lucrurile scurte și directe. Aceasta înseamnă că ar trebui să evitați jargonul cu orice preț.

Echipa ta va înțelege dacă folosești ocazional cuvinte precum „site web” sau „strategie de marketing digital”. Totuși, ei pot începe să se retragă cu totul dacă aud prea mult jargon pe canalele de rețele sociale sau la întâlniri săptămânale (sau chiar mai rău, pe Slack).

De asemenea, încercați să nu deveniți prea complex atunci când explicați ceva nou colegilor de echipă folosind expresii precum „se pare că avem nevoie de mai multe resurse” sau „avem timp pentru asta?” O modalitate mai simplă ar fi: „Avem nevoie de mai multe resurse/Avem suficient timp?”

6. Faceți comunicarea vizibilă

Puteți folosi un buletin, o tablă, un flipchart sau un sistem de videoconferință pentru a transmite mesaje echipei dvs. Dacă nu aveți luxul acestor instrumente și materiale în biroul dvs., puteți utiliza în schimb o aplicație mobilă sau un sistem de chat.

De asemenea, puteți încerca să utilizați platforme de social media, cum ar fi Twitter și Facebook, pentru a rămâne conectat la distanță cu membrii echipei. Există multe alte moduri prin care puteți face comunicațiile vizibile fără a cheltui mulți bani pe mai multe instrumente de comunicare pentru organizația dvs.

7. Programează întâlniri regulate (dar productive).

Întâlnirile sunt esențiale pentru comunicare, dar pot fi dificil de făcut productive. Important este să te asiguri că întâlnirile tale sunt eficiente. Aveți un scop clar pentru fiecare întâlnire și păstrați-l pe drumul cel bun. A ști de ce vă întâlniți și ce doriți să realizați în timpul sesiunii îi ajută pe toți să rămână concentrați.

Asigurați-vă că întâlnirile nu durează prea mult sau nu ies din subiect. Dacă oamenii simt că li se cere să petreacă prea mult timp în întâlniri, acest lucru îi poate determina să-și piardă interesul sau să devină distras de alte lucruri pe care le-ar putea face în schimb. De asemenea, este esențial să nu ieși în afara subiectului în timpul unei întâlniri - acest lucru va pierde mai mult timp decât este necesar!

În plus, asigurați-vă că toată lumea din echipa dvs. primește o invitație, astfel încât fiecare membru să se simtă inclus (și nu exclus).

8. Acceptați apelurile video

Conferința video nu este doar pentru întâlniri de afaceri și prezentari ale clienților. Multe dintre cele mai bune modalități de a folosi apelurile video în comunicațiile cu echipa nu au nimic de-a face cu munca. De asemenea, vă pot ajuta să construiți încredere și relații cu membrii echipei dvs., permițându-le să vă vadă ca un om, mai degrabă decât un avatar de e-mail sau o voce neîncarnată la un apel telefonic.

De asemenea, apelurile video oferă tuturor celor care participă la conversație noi perspective asupra personalității celuilalt, ceea ce va ajuta la stimularea unui sentiment de camaraderie. Atunci când oamenii au încredere unul în celălalt, se simt mai conectați unii cu alții și știu că colegii lor de echipă au grijă de ei – în loc să lucreze pur și simplu unul împotriva celuilalt – e mult mai probabil să lucreze împreună eficient ca o unitate coerentă.

9. Mențineți o politică de uși deschise

Atunci când aveți o politică cu ușile deschise, le permiteți angajaților să-și împărtășească opiniile și preocupările fără ezitare. Acest lucru ajută la construirea încrederii între dvs. și membrii personalului dvs., ceea ce poate duce la un mediu de lucru mai productiv.

Dacă angajații tăi știu că pot vorbi cu tine despre orice problemă care îi preocupă, se vor simți mai confortabil în locurile lor de muncă și vor fi mai productivi în general atunci când știu că cineva îi sprijină tot timpul.

10. Fii disponibil pentru reacții rapide

Când ești într-o echipă, există șanse mari să primești mesaje de la colegii tăi. Răspunsul la aceste mesaje este vital, astfel încât toată lumea să știe ce faci și să se poată planifica în consecință. Cu toate acestea, dacă trebuie adesea să faceți mai multe sarcini, este posibil să fiți distras când primiți o mulțime de mesaje pe parcursul zilei.

Acest lucru poate fi copleșitor dacă nu rezervați timp pentru apeluri sau e-mailuri. În loc să răspundeți seara târziu, când toți ceilalți au plecat acasă pentru noapte, aveți grijă de problemele urgente dimineața, când este mai liniște și există mai puține distrageri în jur (și înainte de a verifica rețelele sociale).

Concluzie

Comunicarea este unul dintre cele mai importante aspecte ale oricărei echipe. Dacă membrii echipei nu comunică eficient, poate duce la diverse probleme, inclusiv termene limită ratate, muncă de proastă calitate și chiar creșterea cifrei de afaceri.

Poate fi o provocare pentru membrii echipei să rămână sincronizați, mai ales atunci când sunt răspândiți pe tot globul, dar cu instrumentele și practicile potrivite, este posibil să-i mențineți pe toți pe aceeași pagină.