10 верных способов улучшить общение в команде

Слаженно работающая команда – залог успеха. Но если и есть что-то, что может часто мешать успешной команде, так это плохое общение. Если вы уже боретесь с этой проблемой, не беспокойтесь: существует множество способов улучшить общение в вашей команде.

Вот десять верных способов улучшить общение в команде.

1. Проводите тимбилдинги

Если и есть что-то, что может помочь построить доверие и укрепить отношения, так это сплочение команды. Они интересны для всех и могут разрушить барьеры, чтобы создать более сплоченную команду. Командообразующие мероприятия также помогают разрешать конфликты, решать проблемы и обмениваться информацией.

Вы даже можете использовать тимбилдинговые упражнения в рамках выездного мероприятия компании или ежегодного собрания, когда сотрудники будут отсутствовать в офисе в течение длительного времени. Эти мероприятия открывают возможности для членов команды, которые редко взаимодействуют вне работы или плохо знают друг друга из-за того, что находятся в разных отделах или в разных местах внутри компании (или за ее пределами).

2. Поощряйте вопросы

Если ваша команда недостаточно открыта, поощряйте их задавать вопросы, подавая пример. Если возникает проблема, которую вы не совсем понимаете, будьте первым, кто запросит дополнительную информацию или разъяснения.

Если у коллеги есть вопрос о чем-то, убедитесь, что вы ответили на него быстро и подробно, чтобы ваши коллеги могли извлечь уроки из вашего опыта и чувствовать себя комфортно, задавая те же самые вопросы в будущем.

Активно поощряя вопросы других, вы подаете пример того, как должны вестись разговоры внутри команды, и демонстрируете, насколько хорошо выглядит общение.

3. Используйте внутренний блог

Внутренние блоги — отличный способ общения с вашей командой, особенно если вы ищете более неформальный подход, чем другие варианты. Если вы используете внутренний блог, вы можете публиковать новости, статьи, опросы и различные типы контента, которые будут актуальны для людей, которые его используют.

Вы также можете обновлять его, когда в компании или отрасли происходит что-то новое (например, новые сотрудники или обновления проекта). Это особенно полезно, если члены вашей команды работают удаленно — блог позволяет им быть в курсе актуальной информации, не беспокоясь о том, вспомнят ли они все из своих почтовых ящиков позже.

Одной из жизненно важных задач является обеспечение равного доступа для всех сотрудников (включая удаленные команды). Это означает не просто надежную систему, а систему, к которой можно безопасно получить доступ из любой точки мира.

4. Поощряйте сотрудничество

Сотрудничество – это объединение усилий и ресурсов для достижения цели. Это не означает командную работу (работу вместе друг с другом). Это не подразумевает работу в группе, хотя это может быть частью сотрудничества.

Если вы собираетесь вознаграждать его на своем рабочем месте, убедитесь, что вы знаете, что это значит и как вы будете его измерять, прежде чем внедрять какую-либо программу. Например, стандартизация программного обеспечения для работы с документами может обеспечить доступ командных мемов к одним и тем же функциям совместной работы.

5. Будьте краткими и простыми

Помните при общении со своей командой, что чем меньше вы говорите, тем лучше. Вероятно, лучше всего говорить кратко и прямо. Это означает, что вам следует избегать жаргона любой ценой.

Ваша команда поймет, если вы время от времени используете такие слова, как «веб-сайт» или «стратегия цифрового маркетинга». Тем не менее, они могут вообще отключиться, если услышат слишком много жаргона в социальных сетях или на еженедельных встречах (или, что еще хуже, в Slack).

Кроме того, старайтесь не усложнять, объясняя что-то новое своим товарищам по команде, используя такие фразы, как «похоже, нам нужно больше ресурсов» или «у нас есть на это время?» Более простой способ: «Нам нужно больше ресурсов/достаточно ли у нас времени?»

6. Сделайте общение видимым

Вы можете использовать доску объявлений, белую доску, флипчарт или систему видеоконференций для передачи сообщений вашей команде. Если у вас нет таких инструментов и материалов в вашем офисе, вы можете вместо этого использовать мобильное приложение или систему чата.

Вы также можете попробовать использовать платформы социальных сетей, такие как Twitter и Facebook, чтобы поддерживать удаленную связь с членами вашей команды. Есть много других способов сделать коммуникации видимыми, не тратя много денег на несколько инструментов коммуникации для вашей организации.

7. Планируйте регулярные (но продуктивные) встречи

Встречи необходимы для общения, но их бывает трудно сделать продуктивными. Важно, чтобы ваши встречи были эффективными. Имейте четкую цель для каждой встречи и придерживайтесь ее. Знание того, почему вы собираетесь на встречу и чего вы хотите достичь во время сессии, помогает всем оставаться сосредоточенными.

Убедитесь, что встречи не длятся слишком долго и не выходят за рамки темы. Если люди чувствуют, что их просят проводить слишком много времени на собраниях, это может привести к тому, что они потеряют интерес или будут отвлекаться на другие вещи, которые они могли бы делать вместо этого. Также важно не отклоняться от темы во время встречи — это отнимет больше времени, чем необходимо!

Кроме того, убедитесь, что все в вашей команде получили приглашение, чтобы каждый участник чувствовал себя включенным (а не обделенным).

8. Используйте видеозвонки

Видеоконференции предназначены не только для деловых встреч и переговоров с клиентами. Многие из лучших способов использования видеозвонков в командном общении не имеют ничего общего с работой. Они также могут помочь вам укрепить доверие и отношения с членами вашей команды, позволяя им видеть вас как человека, а не как аватар электронной почты или бестелесный голос во время телефонного звонка.

Видеозвонки также дают всем, кто участвует в разговоре, новое понимание личностей друг друга, что помогает укрепить чувство товарищества. Когда люди доверяют друг другу, чувствуют себя более связанными друг с другом и знают, что их товарищи по команде присматривают за ними, а не просто работают друг против друга, они с гораздо большей вероятностью будут эффективно работать вместе как сплоченная единица.

9. Поддерживайте политику открытых дверей

Когда у вас есть политика открытых дверей, вы позволяете своим сотрудникам без колебаний делиться своими мнениями и опасениями. Это помогает укрепить доверие между вами и вашими сотрудниками, что может привести к более продуктивной рабочей среде.

Если ваши сотрудники знают, что могут обсудить с вами любую волнующую их проблему, они будут чувствовать себя более комфортно на своей работе и будут более продуктивны в целом, когда будут знать, что кто-то всегда их поддерживает.

10. Будьте доступны для быстрой реакции

Когда вы в команде, есть большая вероятность, что вы будете получать сообщения от своих коллег. Отвечать на эти сообщения жизненно важно, чтобы все знали, чем вы занимаетесь, и могли соответствующим образом планировать свои действия. Однако, если вам часто приходится работать в режиме многозадачности, вы можете отвлекаться, получая много сообщений в течение дня.

Это может быть ошеломляющим, если вы не выделяете время для звонков или электронных писем. Вместо того, чтобы отвечать поздно вечером, когда все уже разошлись по домам, позаботьтесь о неотложных делах первым делом утром, когда тише и меньше отвлекающих факторов (и до проверки социальных сетей).

Вывод

Коммуникация — один из важнейших аспектов любой команды. Если члены команды не общаются эффективно, это может привести к различным проблемам, включая срыв сроков, низкое качество работы и даже увеличение текучести кадров.

Членам команды может быть сложно поддерживать синхронизацию, особенно когда они разбросаны по всему миру, но с правильными инструментами и практиками можно держать всех в курсе.