10 maneiras infalíveis para melhorar a comunicação da equipe

Uma equipe que funciona bem é a chave para o sucesso. Mas se há algo que muitas vezes pode atrapalhar o sucesso de uma equipe, é a falta de comunicação. Se você já está enfrentando esse problema, não se preocupe: há muitas maneiras de melhorar a comunicação da sua equipe.

Aqui estão dez maneiras infalíveis para melhorar a comunicação da equipe.

1. Realizar atividades de formação de equipes

Se há algo que pode ajudar a construir confiança e fortalecer relacionamentos, são as atividades de formação de equipes. Eles são divertidos para todos e podem quebrar barreiras para criar uma unidade mais coesa. As atividades de formação de equipe também são úteis para ajudar a resolver conflitos, resolver problemas e compartilhar informações.

Você pode até usar exercícios de formação de equipe como parte de um retiro da empresa ou convenção anual em que os funcionários ficarão longe do escritório por longos períodos. Esses eventos oferecem oportunidades para membros da equipe que raramente interagem fora do trabalho ou não se conhecem muito bem devido a seus diferentes departamentos ou localizações dentro da empresa (ou fora dela).

2. Incentivar perguntas

Se sua equipe não for aberta, incentive-os a fazer perguntas, liderando pelo exemplo. Se surgir um problema que você não entende totalmente, seja a primeira pessoa a pedir mais informações ou esclarecimentos.

Se um colega tiver uma pergunta sobre algo, certifique-se de respondê-la prontamente e de forma completa para que seus colegas possam aprender com sua experiência e se sintam à vontade para fazer as mesmas perguntas no futuro.

Ao encorajar proativamente as perguntas dos outros, você está dando um exemplo de como as conversas devem funcionar dentro da equipe e demonstrando como uma boa comunicação parece.

3. Use um blog interno

Os blogs internos são uma ótima maneira de se comunicar com sua equipe, especialmente se você estiver procurando por uma abordagem mais informal do que outras opções. Se você usa um blog interno, pode postar notícias, artigos, enquetes e diversos tipos de conteúdo que serão relevantes para as pessoas que o utilizam.

Você também pode atualizá-lo quando algo novo acontecer na empresa ou setor (como novas contratações ou atualizações de projetos). Isso é especialmente útil se os membros da sua equipe trabalham remotamente – um blog permite que eles fiquem atualizados sobre informações relevantes sem se preocupar se eles se lembrarão de tudo de suas caixas de entrada de e-mail mais tarde.

Uma preocupação vital é garantir que todos os trabalhadores (incluindo equipes remotas) tenham acesso igual. Isso significa não apenas um sistema confiável, mas também um sistema que pode ser acessado com segurança de qualquer local do mundo.

4. Recompense a Colaboração

Colaboração é a combinação de esforços e recursos para atingir um objetivo. Isso não significa trabalho em equipe (trabalhar em conjunto). Não implica trabalhar em grupo, ainda que isso possa fazer parte da colaboração.

Se você vai recompensá-lo em seu local de trabalho, certifique-se de saber o que isso significa e como você o medirá antes de implementar qualquer programa. Por exemplo, padronizar o software de documentos pode garantir que os memes da equipe possam acessar os mesmos recursos colaborativos.

5. Mantenha-o curto e simples

Lembre-se, ao se comunicar com sua equipe, quanto menos você falar, melhor. Provavelmente é melhor manter as coisas curtas e diretas. Isso significa que você deve evitar o jargão a todo custo.

Sua equipe entenderá se você usar palavras como "site" ou "estratégia de marketing digital" ocasionalmente. Ainda assim, eles podem começar a se desligar completamente se ouvirem muito jargão nos canais de mídia social ou em reuniões semanais (ou pior ainda - no Slack).

Além disso, tente não ser muito complexo ao explicar algo novo para seus colegas de equipe usando frases como "parece que precisamos de mais recursos" ou "temos tempo para isso?" Uma maneira mais simples seria: "Precisamos de mais recursos/Temos tempo suficiente?"

6. Torne a comunicação visível

Você pode usar um quadro de avisos, quadro branco, flip chart ou sistema de videoconferência para transmitir mensagens à sua equipe. Se você não tiver o luxo dessas ferramentas e materiais em seu escritório, poderá usar um aplicativo móvel ou um sistema de bate-papo.

Você também pode tentar usar plataformas de mídia social como Twitter e Facebook para se manter conectado remotamente com os membros de sua equipe. Existem muitas outras maneiras de tornar as comunicações visíveis sem gastar muito dinheiro em várias ferramentas de comunicação para sua organização.

7. Agendar reuniões regulares (mas produtivas)

As reuniões são essenciais para a comunicação, mas podem ser difíceis de tornar produtivas. O importante é garantir que suas reuniões sejam eficazes. Tenha um propósito claro para cada reunião e mantenha-o no caminho certo. Saber por que você está se reunindo e o que deseja realizar durante a sessão ajuda todos a manter o foco.

Certifique-se de que as reuniões não durem muito ou saiam do assunto. Se as pessoas sentirem que estão sendo solicitadas a passar muito tempo em reuniões, isso pode levá-las a perder o interesse ou se distrair com outras coisas que poderiam estar fazendo. Também é essencial não fugir do assunto durante uma reunião – isso vai desperdiçar mais tempo do que o necessário!

Além disso, certifique-se de que todos em sua equipe recebam um convite para que cada membro se sinta incluído (e não excluído).

8. Adote chamadas de vídeo

A videoconferência não é apenas para reuniões de negócios e apresentações de clientes. Muitas das melhores maneiras de usar videochamadas nas comunicações de sua equipe não têm nada a ver com trabalho. Eles também podem ajudá-lo a construir confiança e relacionamentos com os membros de sua equipe, permitindo que eles o vejam como um ser humano, em vez de um avatar de e-mail ou uma voz sem corpo em uma ligação telefônica.

As videochamadas também oferecem a todos os que participam da conversa novos insights sobre as personalidades uns dos outros, o que ajudará a promover um senso de camaradagem. Quando as pessoas confiam umas nas outras, se sentem mais conectadas umas às outras e sabem que seus colegas de equipe estão cuidando delas — em vez de simplesmente trabalharem umas contra as outras —, é muito mais provável que trabalhem juntas de maneira eficaz como uma unidade coesa.

9. Mantenha uma política de portas abertas

Quando você tem uma política de portas abertas, permite que seus funcionários compartilhem suas opiniões e preocupações sem hesitação. Isso ajuda a criar confiança entre você e os membros de sua equipe, o que pode levar a um ambiente de trabalho mais produtivo.

Se seus funcionários souberem que podem conversar com você sobre qualquer assunto que os preocupe, eles se sentirão mais à vontade em seus trabalhos e serão mais produtivos em geral quando souberem que alguém os protege o tempo todo.

10. Esteja disponível para reações rápidas

Quando você está em uma equipe, há uma boa chance de receber mensagens de seus colegas de trabalho. Responder a essas mensagens é vital para que todos saibam o que você está fazendo e possam se planejar de acordo. No entanto, se você precisa realizar várias tarefas com frequência, pode se distrair ao receber muitas mensagens ao longo do dia.

Isso pode ser opressor se você não reservar um tempo para ligações ou e-mails. Em vez de responder tarde da noite, quando todos já foram para casa, cuide dos assuntos urgentes logo pela manhã, quando estiver mais calmo e houver menos distrações (e antes de verificar as redes sociais).

Conclusão

A comunicação é um dos aspectos mais importantes de qualquer equipe. Se os membros da equipe não estiverem se comunicando de forma eficaz, isso pode levar a vários problemas, incluindo prazos perdidos, trabalho de baixa qualidade e até aumento da rotatividade.

Pode ser um desafio para os membros da equipe permanecerem sincronizados, especialmente quando estão espalhados pelo mundo, mas com as ferramentas e práticas certas, é possível manter todos na mesma página.