10 طرق Surefire لتحسين اتصالات الفريق

الفريق الذي يعمل بشكل جيد هو مفتاح النجاح. ولكن إذا كان هناك شيء واحد يمكن أن يعيق طريق فريق ناجح ، فهو ضعف التواصل. إذا كنت تعاني بالفعل من هذه المشكلة ، فلا داعي للقلق: فهناك العديد من الطرق لتحسين اتصالات فريقك.

فيما يلي عشر طرق مؤكدة لتحسين اتصالات الفريق.

1. عقد أنشطة بناء الفريق

إذا كان هناك شيء واحد يمكن أن يساعد في بناء الثقة وتقوية العلاقات ، فهو أنشطة بناء الفريق. إنها ممتعة للجميع ويمكنها كسر الحواجز لإنشاء وحدة أكثر تماسكًا. أنشطة بناء الفريق مفيدة أيضًا في المساعدة في حل النزاعات وحل المشكلات ومشاركة المعلومات.

يمكنك حتى استخدام تمارين بناء الفريق كجزء من معتكف للشركة أو مؤتمر سنوي حيث سيكون الموظفون بعيدًا عن المكتب لفترات طويلة. توفر هذه الأحداث فرصًا لأعضاء الفريق الذين نادرًا ما يتفاعلون خارج العمل أو لا يعرفون بعضهم البعض جيدًا بسبب أقسامهم أو مواقعهم المختلفة داخل الشركة (أو خارجها).

2. تشجيع الأسئلة

إذا كان فريقك أقل انفتاحًا ، شجعهم على طرح الأسئلة من خلال القدوة. إذا ظهرت مشكلة لا تفهمها تمامًا ، فكن أول شخص يطلب المزيد من المعلومات أو التوضيح.

إذا كان لدى أحد الزملاء سؤال حول شيء ما ، فتأكد من إجابته بشكل سريع وشامل حتى يتمكن زملاؤك من التعلم من تجربتك والشعور بالراحة عند طرح نفس الأشياء بأنفسهم في المستقبل.

من خلال التشجيع الاستباقي للأسئلة من الآخرين ، فأنت تضع مثالًا لكيفية عمل المحادثات داخل الفريق - وتوضح كيف يبدو التواصل الجيد.

3. استخدم مدونة داخلية

تعد المدونات الداخلية طريقة رائعة للتواصل مع فريقك ، خاصة إذا كنت تبحث عن نهج غير رسمي أكثر من الخيارات الأخرى. إذا كنت تستخدم مدونة داخلية ، فيمكنك نشر الأخبار والمقالات واستطلاعات الرأي وأنواع مختلفة من المحتوى التي ستكون ذات صلة بالأشخاص الذين يستخدمونها.

يمكنك أيضًا تحديثه عند حدوث شيء جديد في الشركة أو الصناعة (مثل التعيينات الجديدة أو تحديثات المشروع). يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان أعضاء فريقك يعملون عن بُعد - تتيح لهم المدونة البقاء على اطلاع دائم بالمعلومات ذات الصلة دون القلق بشأن ما إذا كانوا سيتذكرون كل شيء من صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بهم لاحقًا.

أحد الاهتمامات الحيوية هو ضمان أن جميع العمال (بما في ذلك الفرق البعيدة) لديهم وصول متساوٍ. هذا لا يعني مجرد نظام موثوق به ولكن يمكن الوصول إليه بأمان من أي مكان في جميع أنحاء العالم.

4. مكافأة التعاون

التعاون هو مزيج من الجهود والموارد لتحقيق الهدف. هذا لا يعني العمل الجماعي (العمل مع بعضنا البعض). لا يعني ذلك العمل كمجموعة ، على الرغم من أن ذلك يمكن أن يكون جزءًا من التعاون.

إذا كنت ستكافئها في مكان عملك ، فتأكد من أنك تعرف ما يعنيه وكيف ستقيسه قبل تنفيذ أي برنامج. على سبيل المثال ، يمكن أن يضمن توحيد برامج المستندات إمكانية وصول ميمات الفريق إلى نفس الميزات التعاونية.

5. اجعلها مختصرة وبسيطة

تذكر عند التواصل مع فريقك أنه كلما قل ما قلته ، كان ذلك أفضل. ربما يكون من الأفضل إبقاء الأمور قصيرة ومباشرة. هذا يعني أنه يجب عليك تجنب المصطلحات بأي ثمن.

سيتفهم فريقك ما إذا كنت تستخدم كلمات مثل "موقع الويب" أو "استراتيجية التسويق الرقمي" من حين لآخر. ومع ذلك ، قد يبدأون في التنبيه تمامًا إذا سمعوا الكثير من المصطلحات على قنوات التواصل الاجتماعي أو في الاجتماعات الأسبوعية (أو حتى أسوأ من ذلك - على Slack).

حاول أيضًا ألا تصبح شديد التعقيد عند شرح شيء جديد لزملائك في الفريق باستخدام عبارات مثل "يبدو أننا بحاجة إلى مزيد من الموارد" أو "هل لدينا وقت لهذا؟" الطريقة الأبسط هي: "نحتاج إلى المزيد من الموارد / هل لدينا وقت كافٍ؟"

6. جعل الاتصال مرئيًا

يمكنك استخدام لوحة الإعلانات أو السبورة البيضاء أو اللوح الورقي أو نظام مؤتمرات الفيديو لنقل الرسائل إلى فريقك. إذا لم يكن لديك رفاهية هذه الأدوات والمواد في مكتبك ، فيمكنك استخدام تطبيق جوال أو نظام دردشة بدلاً من ذلك.

يمكنك أيضًا محاولة استخدام منصات الوسائط الاجتماعية مثل Twitter و Facebook للبقاء على اتصال عن بُعد بأعضاء فريقك. هناك العديد من الطرق الأخرى التي يمكنك من خلالها جعل الاتصالات مرئية دون إنفاق الكثير من المال على أدوات الاتصال المتعددة لمؤسستك.

7. جدولة اجتماعات منتظمة (ولكن منتجة)

الاجتماعات ضرورية للتواصل ، ولكن قد يكون من الصعب جعلها منتجة. الشيء المهم هو التأكد من أن اجتماعاتك فعالة. حدد هدفًا واضحًا لكل اجتماع واجعله على المسار الصحيح. إن معرفة سبب اجتماعك وما تريد تحقيقه خلال الجلسة يساعد الجميع على التركيز.

تأكد من أن الاجتماعات لا تدوم طويلاً أو تخرج عن الموضوع. إذا شعر الناس أنه يُطلب منهم قضاء الكثير من الوقت في الاجتماعات ، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان الاهتمام أو تشتت انتباههم بأشياء أخرى يمكنهم القيام بها بدلاً من ذلك. من الضروري أيضًا عدم الخروج عن الموضوع أثناء الاجتماع - فهذا سيضيع وقتًا أكثر من اللازم!

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من حصول كل فرد في فريقك على دعوة حتى يشعر كل عضو بأنه مشمول (وليس مستبعدًا).

8. احتضان مكالمات الفيديو

مؤتمرات الفيديو ليست فقط لاجتماعات العمل وعروض العملاء. لا علاقة للعديد من أفضل الطرق لاستخدام مكالمات الفيديو في اتصالات فريقك بالعمل. يمكنهم أيضًا مساعدتك في بناء الثقة والعلاقات مع أعضاء فريقك من خلال السماح لهم برؤيتك كإنسان بدلاً من صورة رمزية للبريد الإلكتروني أو صوت غير متجسد في مكالمة هاتفية.

تمنح مكالمات الفيديو أيضًا كل من يشارك في المحادثة رؤى جديدة حول شخصيات بعضهم البعض ، مما سيساعد في تعزيز الشعور بالصداقة الحميمة. عندما يثق الناس ببعضهم البعض ، يشعروا بأنهم أكثر ارتباطًا ببعضهم البعض ، ويعرفون أن زملائهم في الفريق يراقبونهم - بدلاً من مجرد العمل ضد بعضهم البعض - فمن المرجح أن يعملوا معًا بشكل فعال كوحدة متماسكة.

9. الحفاظ على سياسة الباب المفتوح

عندما يكون لديك سياسة الباب المفتوح ، فإنك تسمح لموظفيك بمشاركة آرائهم ومخاوفهم دون تردد. يساعد ذلك في بناء الثقة بينك وبين موظفيك ، مما قد يؤدي إلى بيئة عمل أكثر إنتاجية.

إذا علم موظفوك أنه يمكنهم التحدث معك حول أي قضية تهمهم ، فسيشعرون براحة أكبر في وظائفهم وسيكونون أكثر إنتاجية بشكل عام عندما يعلمون أن هناك شخصًا ما يدعمهم في جميع الأوقات.

10. كن متاحًا للردود السريعة

عندما تكون في فريق ، هناك فرصة جيدة لتلقي رسائل من زملائك في العمل. يعد الرد على هذه الرسائل أمرًا حيويًا حتى يعرف الجميع ما تنوي فعله ويمكنه التخطيط وفقًا لذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تحتاج في كثير من الأحيان إلى القيام بمهام متعددة ، فقد يتشتت انتباهك عند تلقي الكثير من الرسائل على مدار اليوم.

قد يكون هذا أمرًا مربكًا إذا لم تخصص وقتًا للمكالمات أو رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من الاستجابة في وقت متأخر من المساء عندما يكون الجميع قد عادوا إلى المنزل ليلاً ، اعتن بالأمور العاجلة أول شيء في الصباح عندما يكون الجو أكثر هدوءًا ويكون هناك قدر أقل من الانحرافات (وقبل التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي).

استنتاج

التواصل هو أحد أهم جوانب أي فريق. إذا كان أعضاء الفريق لا يتواصلون بشكل فعال ، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل مختلفة ، بما في ذلك عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، وسوء جودة العمل ، وحتى زيادة معدل دوران الموظفين.

قد يكون من الصعب على أعضاء الفريق أن يظلوا متزامنين ، خاصةً عندما ينتشرون في جميع أنحاء العالم ، ولكن باستخدام الأدوات والممارسات الصحيحة ، من الممكن إبقاء الجميع في نفس الصفحة.