10 วิธี Surefire เพื่อการสื่อสารในทีมที่ดีขึ้น

ทีมที่ทำงานได้ดีคือกุญแจสู่ความสำเร็จ แต่ถ้ามีสิ่งหนึ่งที่มักขัดขวางความสำเร็จของทีม นั่นคือการสื่อสารที่ไม่ดี หากคุณประสบปัญหานี้อยู่แล้ว ไม่ต้องกังวล มีวิธีมากมายในการปรับปรุงการสื่อสารของทีมของคุณ

ต่อไปนี้เป็นสิบวิธีที่แน่นอนสำหรับการสื่อสารในทีมที่ดีขึ้น

1. จัดกิจกรรมสร้างทีม

หากมีสิ่งหนึ่งที่ช่วยสร้างความไว้วางใจและกระชับความสัมพันธ์ได้ นั่นก็คือกิจกรรมการสร้างทีม มันสนุกสำหรับทุกคนและสามารถทำลายอุปสรรคเพื่อสร้างหน่วยที่เหนียวแน่นยิ่งขึ้น กิจกรรมการสร้างทีมยังมีประโยชน์ในการช่วยแก้ไขข้อขัดแย้ง แก้ปัญหา และแบ่งปันข้อมูล

คุณยังสามารถใช้แบบฝึกหัดการสร้างทีมเป็นส่วนหนึ่งของการพักผ่อนของบริษัทหรือการประชุมประจำปีที่พนักงานจะไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นระยะเวลานาน กิจกรรมเหล่านี้เป็นโอกาสสำหรับสมาชิกในทีมที่ไม่ค่อยมีปฏิสัมพันธ์นอกที่ทำงานหรือไม่รู้จักกันดีนักเนื่องจากแผนกหรือสถานที่ต่างกันภายในบริษัท (หรือภายนอก)

2. กระตุ้นให้เกิดคำถาม

หากทีมของคุณไม่เปิดใจ กระตุ้นให้พวกเขาถามคำถามโดยยกตัวอย่าง หากมีปัญหาที่คุณไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ ให้เป็นคนแรกที่ขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือคำชี้แจง

หากเพื่อนร่วมงานมีคำถามเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ให้แน่ใจว่าคุณตอบคำถามนั้นอย่างรวดเร็วและถี่ถ้วน เพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถเรียนรู้จากประสบการณ์ของคุณและรู้สึกสบายใจที่จะถามสิ่งเดียวกันนี้ด้วยตนเองในอนาคต

การกระตุ้นให้เกิดคำถามจากผู้อื่นในเชิงรุก คุณกำลังสร้างตัวอย่างว่าการสนทนาควรทำงานอย่างไรภายในทีม และแสดงให้เห็นว่าการสื่อสารนั้นดูดีเพียงใด

3. ใช้บล็อกภายใน

บล็อกภายในเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารกับทีมของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังมองหาวิธีการที่ไม่เป็นทางการมากกว่าตัวเลือกอื่นๆ หากคุณใช้บล็อกภายใน คุณสามารถโพสต์ข่าวสาร บทความ แบบสำรวจ และเนื้อหาประเภทต่างๆ ที่จะเกี่ยวข้องกับผู้คนที่ใช้บล็อกนั้น

คุณยังสามารถอัปเดตเมื่อมีสิ่งใหม่ๆ เกิดขึ้นในบริษัทหรืออุตสาหกรรม (เช่น การจ้างงานใหม่หรือการอัปเดตโครงการ) สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมของคุณทำงานจากระยะไกล บล็อกช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะจำทุกอย่างจากกล่องจดหมายอีเมลในภายหลังหรือไม่

ข้อกังวลที่สำคัญประการหนึ่งคือการทำให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคน (รวมถึงทีมระยะไกล) มีสิทธิ์เข้าถึงเท่าเทียมกัน นั่นหมายถึงไม่ใช่แค่ระบบที่เชื่อถือได้เท่านั้น แต่ยังเป็นระบบที่สามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยจากทุกที่ทั่วโลก

4. รางวัลความร่วมมือ

การทำงานร่วมกันคือการรวมกันของความพยายามและทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ไม่ได้หมายถึงการทำงานเป็นทีม ไม่ได้หมายความถึงการทำงานเป็นกลุ่ม แม้ว่านั่นจะเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานร่วมกันก็ตาม

หากคุณกำลังจะให้รางวัลในที่ทำงานของคุณ ให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่ามันหมายถึงอะไรและคุณจะวัดมันอย่างไรก่อนที่จะใช้โปรแกรมใดๆ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์เอกสารที่เป็นมาตรฐานสามารถรับประกันได้ว่ามีมของทีมจะสามารถเข้าถึงคุณลักษณะการทำงานร่วมกันแบบเดียวกันได้

5. ทำให้มันสั้นและเรียบง่าย

โปรดจำไว้ว่าเมื่อสื่อสารกับทีมของคุณว่ายิ่งคุณพูดน้อยเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น การทำให้สั้นและตรงไปตรงมาน่าจะดีที่สุด ซึ่งหมายความว่าคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงในทุกกรณี

ทีมของคุณจะเข้าใจถ้าคุณใช้คำว่า "เว็บไซต์" หรือ "กลยุทธ์การตลาดดิจิทัล" เป็นครั้งคราว ถึงกระนั้น พวกเขาอาจเริ่มปรับตัวเข้าหากันหากได้ยินศัพท์แสงมากเกินไปเกี่ยวกับช่องทางโซเชียลมีเดียหรือในการประชุมประจำสัปดาห์ (หรือแย่กว่านั้น—ใน Slack)

นอกจากนี้ พยายามอย่าซับซ้อนเกินไปเมื่ออธิบายสิ่งใหม่ๆ ให้เพื่อนร่วมทีมฟังโดยใช้วลี เช่น "ดูเหมือนว่าเราต้องการทรัพยากรมากกว่านี้" หรือ "เรามีเวลาสำหรับเรื่องนี้ไหม" วิธีที่ง่ายกว่าคือ: "เราต้องการทรัพยากรมากกว่านี้/เรามีเวลาเพียงพอหรือไม่"

6. ทำให้การสื่อสารมองเห็นได้

คุณสามารถใช้กระดานข่าว กระดานไวท์บอร์ด ฟลิปชาร์ต หรือระบบการประชุมผ่านวิดีโอเพื่อถ่ายทอดข้อความไปยังทีมของคุณ หากคุณไม่มีเครื่องมือและเอกสารเหล่านี้ในสำนักงาน คุณอาจใช้แอพมือถือหรือระบบแชทแทน

คุณยังสามารถลองใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเช่น Twitter และ Facebook เพื่อติดต่อกับสมาชิกในทีมของคุณจากระยะไกล มีวิธีอื่นๆ อีกมากมายที่คุณสามารถทำให้มองเห็นการสื่อสารได้โดยไม่ต้องเสียเงินจำนวนมากไปกับเครื่องมือสื่อสารหลายตัวสำหรับองค์กรของคุณ

7. กำหนดการประชุมปกติ (แต่มีประสิทธิผล)

การประชุมมีความสำคัญต่อการสื่อสาร แต่อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำให้เกิดประสิทธิผล สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุมแต่ละครั้งและปฏิบัติตาม การรู้ว่าทำไมคุณถึงประชุมและสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในระหว่างเซสชันจะช่วยให้ทุกคนมีสมาธิ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมไม่นานเกินไปหรือนอกหัวข้อ หากผู้คนรู้สึกว่าถูกขอให้ใช้เวลามากเกินไปในการประชุม สิ่งนี้อาจทำให้พวกเขาหมดความสนใจหรือหันเหความสนใจไปที่สิ่งอื่นที่พวกเขาสามารถทำได้แทน นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องไม่พูดนอกประเด็นในระหว่างการประชุม เพราะจะทำให้เสียเวลามากเกินความจำเป็น!

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณได้รับคำเชิญ เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนรู้สึกมีส่วนร่วม (และไม่ถูกทอดทิ้ง)

8. รับสายวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอไม่ได้มีไว้สำหรับการประชุมทางธุรกิจและการเสนอลูกค้าเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดหลายวิธีในการใช้แฮงเอาท์วิดีโอในการสื่อสารในทีมของคุณนั้นไม่เกี่ยวกับงานเลย พวกเขายังสามารถช่วยคุณสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์กับสมาชิกในทีมของคุณโดยอนุญาตให้พวกเขาเห็นคุณเป็นมนุษย์แทนที่จะเป็นอวตารอีเมลหรือเสียงที่ไม่มีตัวตนในการโทรศัพท์

แฮงเอาท์วิดีโอยังให้ข้อมูลเชิงลึกใหม่เกี่ยวกับบุคลิกของกันและกันแก่ทุกคนที่เข้าร่วมการสนทนา ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างความรู้สึกสนิทสนมกัน เมื่อผู้คนไว้วางใจกัน รู้สึกผูกพันกันมากขึ้น และรู้ว่าเพื่อนร่วมทีมคอยดูเเลพวกเขา แทนที่จะทำงานกันเอง พวกเขามีแนวโน้มที่จะทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในฐานะหน่วยที่เหนียวแน่น

9. รักษานโยบายเปิดประตู

เมื่อคุณมีนโยบายเปิดกว้าง คุณอนุญาตให้พนักงานของคุณแบ่งปันความคิดเห็นและข้อกังวลโดยไม่ลังเล สิ่งนี้ช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและพนักงานของคุณ ซึ่งจะนำไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

หากพนักงานของคุณรู้ว่าพวกเขาสามารถพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับปัญหาใดๆ ก็ตามที่พวกเขากังวล พวกเขาจะรู้สึกสบายใจในการทำงานมากขึ้น และจะมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยรวมเมื่อพวกเขารู้ว่ามีคนคอยช่วยเหลืออยู่ตลอดเวลา

10. พร้อมที่จะตอบสนองอย่างรวดเร็ว

เมื่อคุณอยู่ในทีม มีโอกาสที่ดีที่คุณจะได้รับข้อความจากเพื่อนร่วมงานของคุณ การตอบกลับข้อความเหล่านี้มีความสำคัญมาก ทุกคนจึงรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่และสามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันบ่อยๆ คุณอาจเสียสมาธิเมื่อได้รับข้อความจำนวนมากตลอดทั้งวัน

สิ่งนี้อาจมากเกินไปหากคุณไม่จัดสรรเวลาสำหรับการโทรหรืออีเมล แทนที่จะตอบช้าในตอนเย็นเมื่อคนอื่นๆ กลับบ้านหมดแล้ว ให้จัดการเรื่องเร่งด่วนเป็นอย่างแรกในตอนเช้าเมื่อมันเงียบและมีสิ่งรบกวนน้อยลง (และก่อนที่จะเช็คโซเชียลมีเดีย)

บทสรุป

การสื่อสารเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของทีม หากสมาชิกในทีมไม่สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ อาจนำไปสู่ปัญหาต่างๆ รวมถึงการพลาดกำหนดเวลา งานที่ไม่มีคุณภาพ และแม้แต่การหมุนเวียนที่เพิ่มขึ้น

อาจเป็นเรื่องยากสำหรับสมาชิกในทีมที่จะซิงค์ข้อมูลให้ตรงกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขากระจายตัวไปทั่วโลก แต่ด้วยเครื่องมือและแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสม ก็ทำให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันได้