10 modi infallibili per una migliore comunicazione di squadra

Un team ben funzionante è la chiave del successo. Ma se c'è una cosa che spesso può intralciare un team di successo, è la scarsa comunicazione. Se stai già lottando con questo problema, non preoccuparti: ci sono molti modi per migliorare le comunicazioni del tuo team.

Ecco dieci modi infallibili per una migliore comunicazione di squadra.

1. Tenere attività di team building

Se c'è una cosa che può aiutare a creare fiducia e rafforzare le relazioni, sono le attività di team building. Sono divertenti per tutti e possono abbattere le barriere per creare un'unità più coesa. Le attività di team building sono anche utili per aiutare a risolvere conflitti, risolvere problemi e condividere informazioni.

Puoi persino utilizzare esercizi di team building come parte di un ritiro aziendale o di una convention annuale in cui i dipendenti saranno lontani dall'ufficio per lunghi periodi. Questi eventi offrono opportunità per i membri del team che interagiscono raramente al di fuori del lavoro o che non si conoscono molto bene a causa dei diversi reparti o sedi all'interno dell'azienda (o all'esterno).

2. Incoraggiare le domande

Se il tuo team è meno che aperto, incoraggiali a porre domande dando l'esempio. Se emerge un problema che non comprendi appieno, sii la prima persona a chiedere maggiori informazioni o chiarimenti.

Se un collega ha una domanda su qualcosa, assicurati di rispondere prontamente e in modo completo in modo che i tuoi colleghi possano imparare dalla tua esperienza e sentirsi a proprio agio nel chiedere le stesse cose in futuro.

Incoraggiando in modo proattivo le domande degli altri, stai dando l'esempio di come dovrebbero funzionare le conversazioni all'interno del team e dimostrando quanto sia buona la comunicazione.

3. Usa un blog interno

I blog interni sono un ottimo modo per comunicare con il tuo team, soprattutto se stai cercando un approccio più informale rispetto ad altre opzioni. Se utilizzi un blog interno, puoi pubblicare notizie, articoli, sondaggi e diversi tipi di contenuti che saranno rilevanti per le persone che lo utilizzano.

Puoi anche aggiornarlo quando accade qualcosa di nuovo nell'azienda o nel settore (come nuove assunzioni o aggiornamenti di progetti). Ciò è particolarmente utile se i membri del tuo team lavorano in remoto: un blog consente loro di rimanere aggiornati sulle informazioni pertinenti senza preoccuparsi se in seguito ricorderanno tutto dalle loro caselle di posta.

Una preoccupazione fondamentale è garantire che tutti i lavoratori (compresi i team remoti) abbiano parità di accesso. Ciò significa non solo un sistema affidabile, ma a cui è possibile accedere in modo sicuro da qualsiasi luogo in tutto il mondo.

4. Collaborazione premiata

La collaborazione è la combinazione di sforzi e risorse per raggiungere un obiettivo. Non significa lavoro di squadra (lavorare insieme l'uno con l'altro). Non implica lavorare in gruppo, anche se questo può far parte della collaborazione.

Se hai intenzione di premiarlo sul posto di lavoro, assicurati di sapere cosa significa e come lo misurerai prima di implementare qualsiasi programma. Ad esempio, la standardizzazione del software per documenti può garantire che i meme del team possano accedere alle stesse funzionalità di collaborazione.

5. Sii breve e semplice

Ricorda quando comunichi con il tuo team che meno dici, meglio è. Probabilmente è meglio mantenere le cose brevi e dirette. Ciò significa che dovresti evitare il gergo a tutti i costi.

Il tuo team capirà se usi occasionalmente parole come "sito web" o "strategia di marketing digitale". Tuttavia, potrebbero iniziare a disconnettersi del tutto se sentono troppo gergo sui canali dei social media o durante le riunioni settimanali (o peggio ancora, su Slack).

Inoltre, cerca di non diventare troppo complesso quando spieghi qualcosa di nuovo ai tuoi compagni di squadra usando frasi come "sembra che abbiamo bisogno di più risorse" o "abbiamo tempo per questo?" Un modo più semplice sarebbe: "Abbiamo bisogno di più risorse/Abbiamo abbastanza tempo?"

6. Rendi visibile la comunicazione

Puoi utilizzare una bacheca, una lavagna bianca, una lavagna a fogli mobili o un sistema di videoconferenza per trasmettere messaggi al tuo team. Se non hai il lusso di questi strumenti e materiali nel tuo ufficio, puoi invece utilizzare un'app mobile o un sistema di chat.

Potresti anche provare a utilizzare piattaforme di social media come Twitter e Facebook per rimanere in contatto da remoto con i membri del tuo team. Esistono molti altri modi per rendere visibili le comunicazioni senza spendere molto denaro in più strumenti di comunicazione per la tua organizzazione.

7. Programma riunioni regolari (ma produttive).

Le riunioni sono essenziali per la comunicazione, ma possono essere difficili da rendere produttive. L'importante è assicurarsi che le riunioni siano efficaci. Avere uno scopo chiaro per ogni riunione e mantenerlo in pista. Sapere perché stai incontrando e cosa vuoi realizzare durante la sessione aiuta tutti a rimanere concentrati.

Assicurati che le riunioni non durino troppo a lungo o vadano fuori tema. Se le persone hanno la sensazione che gli venga chiesto di trascorrere troppo tempo nelle riunioni, questo può portarle a perdere interesse o essere distratte da altre cose che potrebbero invece fare. È anche essenziale non andare fuori tema durante una riunione: questo farà perdere più tempo del necessario!

Inoltre, assicurati che tutti i membri del tuo team ricevano un invito in modo che ogni membro si senta incluso (e non escluso).

8. Accetta le videochiamate

La videoconferenza non è solo per riunioni di lavoro e presentazioni con i clienti. Molti dei modi migliori per utilizzare le videochiamate nelle comunicazioni del tuo team non hanno nulla a che fare con il lavoro. Possono anche aiutarti a creare fiducia e relazioni con i membri del tuo team consentendo loro di vederti come un essere umano piuttosto che come un avatar di posta elettronica o una voce disincarnata durante una telefonata.

Le videochiamate offrono inoltre a tutti coloro che partecipano alla conversazione nuove intuizioni sulle reciproche personalità, il che contribuirà a promuovere un senso di cameratismo. Quando le persone si fidano l'una dell'altra, si sentono più legate l'una all'altra e sanno che i loro compagni di squadra si prendono cura di loro, invece di lavorare semplicemente l'una contro l'altra, è molto più probabile che lavorino insieme in modo efficace come un'unità coesa.

9. Mantenere una politica della porta aperta

Quando hai una politica della porta aperta, permetti ai tuoi dipendenti di condividere le loro opinioni e preoccupazioni senza esitazione. Questo aiuta a creare fiducia tra te e i membri del tuo staff, il che può portare a un ambiente di lavoro più produttivo.

Se i tuoi dipendenti sanno che possono parlare con te di qualsiasi problema che li riguarda, si sentiranno più a loro agio nel loro lavoro e saranno complessivamente più produttivi quando sapranno che qualcuno ha loro le spalle in ogni momento.

10. Sii disponibile per reazioni rapide

Quando fai parte di una squadra, ci sono buone possibilità che tu riceva messaggi dai tuoi colleghi. Rispondere a questi messaggi è fondamentale in modo che tutti sappiano cosa stai facendo e possano pianificare di conseguenza. Tuttavia, se hai spesso bisogno di multitasking, potresti essere distratto quando ricevi molti messaggi durante il giorno.

Questo può essere travolgente se non dedichi tempo alle chiamate o alle e-mail. Invece di rispondere fino a tarda sera quando tutti gli altri sono andati a casa per la notte, prenditi cura delle questioni urgenti come prima cosa al mattino quando è più tranquillo e ci sono meno distrazioni in giro (e prima di controllare i social media).

Conclusione

La comunicazione è uno degli aspetti più importanti di qualsiasi squadra. Se i membri del team non comunicano in modo efficace, ciò può portare a vari problemi, tra cui scadenze mancate, lavoro di scarsa qualità e persino un aumento del turnover.

Può essere difficile per i membri del team rimanere sincronizzati, soprattutto quando sono sparsi in tutto il mondo, ma con gli strumenti e le pratiche giusti è possibile mantenere tutti sulla stessa pagina.