10 façons infaillibles d'améliorer les communications d'équipe

Une équipe bien rodée est la clé du succès. Mais s'il y a une chose qui peut souvent entraver la réussite d'une équipe, c'est une mauvaise communication. Si vous êtes déjà aux prises avec ce problème, ne vous inquiétez pas : il existe de nombreuses façons d'améliorer les communications de votre équipe.

Voici dix façons infaillibles d'améliorer les communications d'équipe.

1. Organisez des activités de consolidation d'équipe

S'il y a une chose qui peut aider à établir la confiance et à renforcer les relations, ce sont les activités de renforcement d'équipe. Ils sont amusants pour tout le monde et peuvent briser les barrières pour créer une unité plus cohérente. Les activités de consolidation d'équipe sont également utiles pour aider à résoudre les conflits, résoudre les problèmes et partager des informations.

Vous pouvez même utiliser des exercices de consolidation d'équipe dans le cadre d'une retraite d'entreprise ou d'une convention annuelle où les employés seront absents du bureau pendant de longues périodes. Ces événements offrent des opportunités aux membres de l'équipe qui interagissent rarement en dehors du travail ou qui ne se connaissent pas très bien en raison de leurs différents départements ou emplacements au sein de l'entreprise (ou à l'extérieur).

2. Encouragez les questions

Si votre équipe est moins ouverte, encouragez-la à poser des questions en montrant l'exemple. Si un problème survient que vous ne comprenez pas entièrement, soyez la première personne à demander plus d'informations ou des éclaircissements.

Si un collègue a une question à propos de quelque chose, assurez-vous d'y répondre rapidement et de manière approfondie afin que vos collègues puissent apprendre de votre expérience et se sentir à l'aise de poser les mêmes choses eux-mêmes à l'avenir.

En encourageant de manière proactive les questions des autres, vous donnez l'exemple de la façon dont les conversations devraient fonctionner au sein de l'équipe et vous démontrez à quel point la communication est bonne.

3. Utilisez un blog interne

Les blogs internes sont un excellent moyen de communiquer avec votre équipe, surtout si vous recherchez une approche plus informelle que d'autres options. Si vous utilisez un blog interne, vous pouvez publier des nouvelles, des articles, des sondages et différents types de contenu qui seront pertinents pour les personnes qui l'utilisent.

Vous pouvez également le mettre à jour lorsque quelque chose de nouveau se produit dans l'entreprise ou le secteur (comme de nouvelles embauches ou des mises à jour de projets). Ceci est particulièrement utile si les membres de votre équipe travaillent à distance : un blog leur permet de se tenir au courant des informations pertinentes sans se soucier de savoir s'ils se souviendront de tout de leur boîte de réception par la suite.

Une préoccupation essentielle est de s'assurer que tous les travailleurs (y compris les équipes distantes) ont un accès égal. Cela signifie non seulement un système fiable, mais un système accessible en toute sécurité depuis n'importe quel endroit dans le monde.

4. Récompenser la collaboration

La collaboration est la combinaison d'efforts et de ressources pour atteindre un objectif. Cela ne veut pas dire travail d'équipe (travailler les uns avec les autres). Cela n'implique pas de travailler en groupe, même si cela peut faire partie de la collaboration.

Si vous allez le récompenser sur votre lieu de travail, assurez-vous de savoir ce que cela signifie et comment vous le mesurerez avant de mettre en œuvre un programme. Par exemple, la standardisation des logiciels de gestion des documents peut garantir que les mèmes d'équipe peuvent accéder aux mêmes fonctionnalités collaboratives.

5. Soyez bref et simple

Rappelez-vous lorsque vous communiquez avec votre équipe que moins vous en dites, mieux c'est. Il est probablement préférable de garder les choses courtes et simples. Cela signifie que vous devez éviter le jargon à tout prix.

Votre équipe comprendra si vous utilisez occasionnellement des mots comme « site Web » ou « stratégie de marketing numérique ». Pourtant, ils peuvent commencer à se déconnecter complètement s'ils entendent trop de jargon sur les réseaux sociaux ou lors de réunions hebdomadaires (ou pire encore, sur Slack).

Essayez également de ne pas devenir trop complexe lorsque vous expliquez quelque chose de nouveau à vos coéquipiers en utilisant des phrases telles que "il semble que nous ayons besoin de plus de ressources" ou "avons-nous le temps pour cela ?" Une manière plus simple serait : "Nous avons besoin de plus de ressources/Avons-nous assez de temps ?"

6. Rendre la communication visible

Vous pouvez utiliser un tableau d'affichage, un tableau blanc, un tableau à feuilles mobiles ou un système de visioconférence pour transmettre des messages à votre équipe. Si vous n'avez pas le luxe de ces outils et matériels dans votre bureau, vous pouvez utiliser une application mobile ou un système de chat à la place.

Vous pouvez également essayer d'utiliser des plateformes de médias sociaux telles que Twitter et Facebook pour rester connecté à distance avec les membres de votre équipe. Il existe de nombreuses autres façons de rendre les communications visibles sans dépenser beaucoup d'argent sur plusieurs outils de communication pour votre organisation.

7. Planifiez des réunions régulières (mais productives)

Les réunions sont essentielles à la communication, mais elles peuvent être difficiles à rendre productives. L'important est de s'assurer que vos réunions sont efficaces. Ayez un objectif clair pour chaque réunion et gardez-le sur la bonne voie. Savoir pourquoi vous vous réunissez et ce que vous voulez accomplir pendant la session aide tout le monde à rester concentré.

Assurez-vous que les réunions ne durent pas trop longtemps ou ne sortent pas du sujet. Si les gens ont l'impression qu'on leur demande de passer trop de temps en réunion, cela peut les amener à perdre tout intérêt ou à être distraits par d'autres choses qu'ils pourraient faire à la place. Il est également essentiel de ne pas sortir du sujet lors d'une réunion, cela vous fera perdre plus de temps que nécessaire !

De plus, assurez-vous que tous les membres de votre équipe reçoivent une invitation afin que chaque membre se sente inclus (et non exclu).

8. Adoptez les appels vidéo

La vidéoconférence n'est pas réservée aux réunions d'affaires et aux présentations de clients. La plupart des meilleures façons d'utiliser les appels vidéo dans les communications de votre équipe n'ont rien à voir avec le travail. Ils peuvent également vous aider à établir la confiance et les relations avec les membres de votre équipe en leur permettant de vous voir comme un être humain plutôt que comme un avatar de courrier électronique ou une voix désincarnée lors d'un appel téléphonique.

Les appels vidéo donnent également à tous ceux qui participent à la conversation de nouvelles perspectives sur la personnalité de chacun, ce qui contribuera à favoriser un sentiment de camaraderie. Lorsque les gens se font confiance, se sentent plus connectés les uns aux autres et savent que leurs coéquipiers les surveillent - au lieu de simplement travailler les uns contre les autres - ils sont beaucoup plus susceptibles de travailler ensemble efficacement en tant qu'unité cohérente.

9. Maintenir une politique de porte ouverte

Lorsque vous avez une politique de porte ouverte, vous permettez à vos employés de partager leurs opinions et leurs préoccupations sans hésitation. Cela aide à établir la confiance entre vous et les membres de votre personnel, ce qui peut conduire à un environnement de travail plus productif.

Si vos employés savent qu'ils peuvent discuter avec vous de tout problème qui les concerne, ils se sentiront plus à l'aise dans leur travail et seront globalement plus productifs s'ils savent que quelqu'un les soutient à tout moment.

10. Soyez disponible pour des réactions rapides

Lorsque vous faites partie d'une équipe, il y a de fortes chances que vous receviez des messages de vos collègues. Répondre à ces messages est essentiel pour que tout le monde sache ce que vous faites et puisse planifier en conséquence. Cependant, si vous devez souvent effectuer plusieurs tâches à la fois, vous pouvez être distrait lorsque vous recevez de nombreux messages tout au long de la journée.

Cela peut être écrasant si vous ne réservez pas de temps pour les appels ou les e-mails. Au lieu de répondre tard dans la soirée quand tout le monde est rentré chez lui pour la nuit, occupez-vous des affaires urgentes dès le matin, quand c'est plus calme et qu'il y a moins de distractions (et avant de consulter les réseaux sociaux).

Conclusion

La communication est l'un des aspects les plus importants de toute équipe. Si les membres de l'équipe ne communiquent pas efficacement, cela peut entraîner divers problèmes, notamment des délais non respectés, un travail de mauvaise qualité et même une augmentation du chiffre d'affaires.

Il peut être difficile pour les membres de l'équipe de rester synchronisés, en particulier lorsqu'ils sont répartis dans le monde entier, mais avec les bons outils et pratiques, il est possible de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.