10 Cara Jitu untuk Komunikasi Tim yang Lebih Baik

Tim yang berfungsi dengan baik adalah kunci keberhasilan. Tetapi jika ada satu hal yang sering menghalangi kesuksesan tim, itu adalah komunikasi yang buruk. Jika Anda sudah berjuang dengan masalah ini, jangan khawatir: ada banyak cara untuk meningkatkan komunikasi tim Anda.

Berikut adalah sepuluh cara jitu untuk komunikasi tim yang lebih baik.

1. Mengadakan Kegiatan Membangun Tim

Jika ada satu hal yang dapat membantu membangun kepercayaan dan memperkuat hubungan, itu adalah aktivitas membangun tim. Mereka menyenangkan untuk semua orang dan dapat mendobrak penghalang untuk menciptakan unit yang lebih kohesif. Kegiatan membangun tim juga membantu dalam membantu menyelesaikan konflik, memecahkan masalah, dan berbagi informasi.

Anda bahkan dapat menggunakan latihan membangun tim sebagai bagian dari retret perusahaan atau konvensi tahunan di mana karyawan akan jauh dari kantor untuk waktu yang lama. Acara ini menawarkan kesempatan bagi anggota tim yang jarang berinteraksi di luar pekerjaan atau tidak mengenal satu sama lain dengan baik karena perbedaan departemen atau lokasi di dalam perusahaan (atau di luar).

2. Dorong Pertanyaan

Jika tim Anda kurang terbuka, dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan dengan memberi contoh. Jika muncul masalah yang tidak sepenuhnya Anda pahami, jadilah orang pertama yang meminta informasi atau klarifikasi lebih lanjut.

Jika seorang kolega memiliki pertanyaan tentang sesuatu, pastikan Anda menjawabnya dengan segera dan menyeluruh sehingga kolega Anda dapat belajar dari pengalaman Anda dan merasa nyaman untuk menanyakan hal yang sama di masa mendatang.

Dengan secara proaktif mendorong pertanyaan dari orang lain, Anda memberi contoh bagaimana percakapan seharusnya bekerja dalam tim—dan menunjukkan betapa baiknya komunikasi itu.

3. Gunakan Blog Internal

Blog internal adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi dengan tim Anda, terutama jika Anda mencari pendekatan yang lebih informal daripada opsi lainnya. Jika Anda menggunakan blog internal, Anda dapat memposting berita, artikel, jajak pendapat, dan berbagai jenis konten yang relevan dengan orang yang menggunakannya.

Anda juga dapat memperbaruinya ketika sesuatu yang baru terjadi di perusahaan atau industri (seperti karyawan baru atau pembaruan proyek). Ini sangat berguna jika anggota tim Anda bekerja dari jarak jauh—sebuah blog memungkinkan mereka tetap mendapatkan informasi terbaru yang relevan tanpa mengkhawatirkan apakah mereka akan mengingat semuanya dari kotak masuk email mereka nanti.

Salah satu perhatian penting adalah memastikan bahwa semua pekerja (termasuk tim jarak jauh) memiliki akses yang sama. Itu berarti bukan hanya sistem yang andal tetapi sistem yang dapat diakses dengan aman dari lokasi mana pun di seluruh dunia.

4. Kolaborasi Penghargaan

Kolaborasi adalah kombinasi upaya dan sumber daya untuk mencapai tujuan. Bukan berarti teamwork (bekerja sama satu sama lain). Itu tidak berarti bekerja sebagai kelompok, meskipun itu bisa menjadi bagian dari kolaborasi.

Jika Anda akan menghadiahinya di tempat kerja Anda, pastikan Anda tahu apa artinya dan bagaimana Anda akan mengukurnya sebelum menerapkan program apa pun. Misalnya, standarisasi perangkat lunak dokumen dapat memastikan meme tim dapat mengakses fitur kolaboratif yang sama.

5. Tetap Singkat dan Sederhana

Ingatlah saat berkomunikasi dengan tim Anda bahwa semakin sedikit Anda berbicara, semakin baik. Mungkin yang terbaik adalah membuat semuanya singkat dan mudah. Ini berarti Anda harus menghindari jargon dengan cara apa pun.

Tim Anda akan mengerti jika Anda sesekali menggunakan kata-kata seperti "situs web" atau "strategi pemasaran digital". Tetap saja, mereka mungkin mulai mengabaikan sama sekali jika mendengar terlalu banyak jargon di saluran media sosial atau di pertemuan mingguan (atau bahkan lebih buruk lagi—di Slack).

Selain itu, cobalah untuk tidak terlalu rumit saat menjelaskan sesuatu yang baru kepada rekan satu tim Anda dengan menggunakan frasa seperti "sepertinya kita membutuhkan lebih banyak sumber daya" atau "apakah kita punya waktu untuk ini?" Cara yang lebih sederhana adalah: "Kami membutuhkan lebih banyak sumber daya/Apakah kami punya cukup waktu?"

6. Jadikan Komunikasi Terlihat

Anda dapat menggunakan papan buletin, papan tulis, flip chart, atau sistem konferensi video untuk menyampaikan pesan kepada tim Anda. Jika Anda tidak memiliki kemewahan alat dan bahan ini di kantor Anda, Anda dapat menggunakan aplikasi seluler atau sistem obrolan.

Anda juga dapat mencoba menggunakan platform media sosial seperti Twitter dan Facebook untuk tetap terhubung dari jarak jauh dengan anggota tim Anda. Ada banyak cara lain untuk membuat komunikasi terlihat tanpa menghabiskan banyak uang untuk beberapa alat komunikasi untuk organisasi Anda.

7. Jadwalkan Rapat Rutin (namun Produktif).

Rapat sangat penting untuk komunikasi, tetapi bisa sulit untuk dibuat produktif. Yang penting adalah memastikan pertemuan Anda efektif. Miliki tujuan yang jelas untuk setiap pertemuan dan tetap pada jalurnya. Mengetahui mengapa Anda bertemu dan apa yang ingin Anda capai selama sesi membantu setiap orang tetap fokus.

Pastikan rapat tidak berlangsung terlalu lama atau keluar dari topik. Jika orang merasa diminta menghabiskan terlalu banyak waktu dalam rapat, hal ini dapat menyebabkan mereka kehilangan minat atau teralihkan oleh hal lain yang dapat mereka lakukan. Penting juga untuk tidak menyimpang dari topik selama rapat—ini akan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diperlukan!

Selain itu, pastikan setiap orang di tim Anda mendapatkan undangan sehingga setiap anggota merasa disertakan (dan tidak ditinggalkan).

8. Terima Panggilan Video

Konferensi video tidak hanya untuk pertemuan bisnis dan presentasi klien. Banyak cara terbaik untuk menggunakan panggilan video dalam komunikasi tim Anda tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Mereka juga dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan hubungan dengan anggota tim Anda dengan mengizinkan mereka melihat Anda sebagai manusia, bukan sebagai avatar email atau suara tanpa tubuh di panggilan telepon.

Panggilan video juga memberi setiap orang yang berpartisipasi dalam percakapan wawasan baru tentang kepribadian masing-masing, yang akan membantu menumbuhkan rasa persahabatan. Ketika orang percaya satu sama lain, merasa lebih terhubung satu sama lain, dan tahu bahwa rekan satu tim mereka memperhatikan mereka—alih-alih hanya melawan satu sama lain—mereka akan lebih mungkin bekerja sama secara efektif sebagai unit yang kohesif.

9. Pertahankan Kebijakan Pintu Terbuka

Saat Anda memiliki kebijakan pintu terbuka, Anda mengizinkan karyawan Anda untuk berbagi pendapat dan kekhawatiran mereka tanpa ragu-ragu. Ini membantu membangun kepercayaan antara Anda dan anggota staf Anda, yang dapat menghasilkan lingkungan kerja yang lebih produktif.

Jika karyawan Anda tahu bahwa mereka dapat berbicara dengan Anda tentang masalah apa pun yang menjadi perhatian mereka, mereka akan merasa lebih nyaman dalam pekerjaan mereka dan akan lebih produktif secara keseluruhan ketika mereka tahu bahwa seseorang mendukung mereka setiap saat.

10. Siap untuk Reaksi Cepat

Saat Anda berada dalam tim, ada kemungkinan besar Anda akan menerima pesan dari rekan kerja Anda. Menanggapi pesan-pesan ini sangat penting agar semua orang tahu apa yang Anda lakukan dan dapat merencanakannya dengan tepat. Namun, jika Anda sering melakukan banyak tugas, Anda mungkin terganggu saat menerima banyak pesan sepanjang hari.

Ini bisa membuat kewalahan jika Anda tidak menyisihkan waktu untuk menelepon atau mengirim email. Alih-alih merespons hingga larut malam ketika semua orang sudah pulang malam, urus hal-hal mendesak di pagi hari saat lebih tenang dan lebih sedikit gangguan di sekitar (dan sebelum memeriksa media sosial).

Kesimpulan

Komunikasi adalah salah satu aspek terpenting dari tim mana pun. Jika anggota tim tidak berkomunikasi secara efektif, hal itu dapat menyebabkan berbagai masalah, termasuk tenggat waktu yang terlewatkan, kualitas pekerjaan yang buruk, dan bahkan peningkatan omset.

Mungkin sulit bagi anggota tim untuk tetap sinkron, terutama saat mereka tersebar di seluruh dunia, tetapi dengan alat dan praktik yang tepat, semua orang dapat menjaga pemahaman yang sama.