การทำงานร่วมกันในโครงการ: เครื่องมือและเคล็ดลับสำหรับทีมสร้างสรรค์

การทำงานร่วมกันใน โครงการ คือการประสานงานระหว่างทีมและผู้นำเพื่อทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ มีความสำคัญในทุกขั้นตอนของโครงการ

ในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้น การจัดตำแหน่งให้สอดคล้องกับเป้าหมายของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อทีมของคุณเริ่มวางแผน บุคคลสำคัญทุกคนจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่างาน ทรัพยากร และการประเมินได้รับการพิจารณาอย่างถูกต้อง การทำงานร่วมกันช่วยให้การดำเนินการและการตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกิดปัญหาขึ้น แม้ว่าโครงการจะจบลงแล้ว การดึงเอาการเรียนรู้ผ่านการชันสูตรพลิกศพจะได้ผลดีที่สุดเมื่อทุกคนแบ่งปันเพื่อมีส่วนสนับสนุนการเติบโตโดยรวมของทีม

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะต้องพิจารณาหลายสิ่งหลายอย่างเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในโครงการ:

วิธีที่ดีที่สุดในการจูงใจทีมของฉันคืออะไร

รูปแบบความเป็นผู้นำแบบไหนที่เหมาะกับสถานการณ์นี้?

ชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกันประเภทใดที่เหมาะกับโครงการนี้

ฉันควรคาดหวังความท้าทายอะไรบ้าง?

ในการเพิ่มความสามารถของทีมของคุณผ่านความสัมพันธ์ในการทำงานที่ได้ผล คุณจะต้องมีกระบวนการ เครื่องมือ และกรอบความคิดที่เหมาะสม

ความสำคัญของการทำงานร่วมกันในโครงการ

มีหลายสาเหตุที่การทำงานร่วมกันในโครงการมีความสำคัญในการจัดการโครงการ มาพูดถึงประโยชน์สูงสุดที่สามารถมอบให้ทีมของคุณได้

จัดตำแหน่งชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมด

โครงการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับทีมที่มีความสามารถหลากหลาย ตัวอย่างเช่น การจัดงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภัณฑ์ นักออกแบบเวที ศิลปิน นักเขียนบท นักแสดง พิธีกร และอื่นๆ อีกมากมาย

หากคุณต้องการให้การแสดงของคุณประสบความสำเร็จ คุณจะต้องส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างทุกคนที่เกี่ยวข้องเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันในการส่งมอบวิสัยทัศน์ของลูกค้าของคุณ

ประสิทธิภาพการดำเนินงาน

เมื่อเป้าหมายและลำดับความสำคัญชัดเจน ทีมของคุณสามารถทำงานโดยมีการควบคุมน้อยลง การทำงานร่วมกันในโครงการสามารถส่งเสริมประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ เนื่องจากช่วยให้สมาชิกแต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างอิสระ

พร้อมกับวัตถุประสงค์หลักของโครงการ พวกเขาจะสามารถแก้ไขปัญหาและตัดสินใจได้ด้วยตนเอง

แก้ปัญหาความขัดแย้ง

ปัญหาและปัญหาหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อเกิดขึ้น ทีมงานโครงการจำเป็นต้องทำงานร่วมกันและประนีประนอมตามความจำเป็น

วัฒนธรรมการทำงานร่วมกันในโครงการที่ดีทำให้สมาชิกแต่ละคนให้ความสำคัญกับความสำเร็จของโครงการมากกว่าอัตตาส่วนตัว แทนที่จะกล่าวโทษและหลบหนีความรับผิดชอบ โฟกัสอยู่ที่การแก้ปัญหาและริเริ่ม

แนวความคิดนี้ช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นเมื่อเกิดวิกฤต

การติดตามความคืบหน้าและการมองการณ์ไกล

การทำงานร่วมกันในโครงการสามารถให้ผู้จัดการโครงการจัดการกับสิ่งที่ทีมกำลังเผชิญได้ดี ความโปร่งใสระดับนี้มีประโยชน์สำหรับสองสิ่ง: การติดตามความคืบหน้าและการมองการณ์ไกล

การมองการณ์ไกลเป็นคุณสมบัติที่สำคัญในผู้จัดการโครงการ การคาดการณ์ปัญหาและคอขวดก่อนที่จะเกิดขึ้นสามารถเตรียมทีมให้พร้อมรับมือเมื่อเกิดปัญหาได้ มันสามารถช่วยให้ทีมหลบสิ่งกีดขวางได้อย่างสมบูรณ์ด้วยการปรับก่อนที่มันจะขัดขวางเวิร์กโฟลว์

ปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

การทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถผลิตสิ่งที่มากกว่าผลรวมของชิ้นส่วนของพวกเขา

เมื่อทีมทำงานร่วมกัน พรสวรรค์ของแต่ละคนจะเพิ่มขึ้นสูงสุด พวกเขาได้สะท้อนความคิดซึ่งกันและกันและพัฒนาให้เป็นโซลูชั่นที่เป็นนวัตกรรมใหม่ มุมมองจากผู้เชี่ยวชาญต่าง ๆ ได้รับการยอมรับและนำมาใช้ในการแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์

การระดมความคิดเป็นทีมอาจมาพร้อมกับความท้าทาย เช่น การคิดแบบ กลุ่ม และการไม่ยอมรับฉันทามติ แต่หากทำถูกต้องก็อาจส่งผลให้เกิดช่วงเวลายูเรก้าและผลลัพธ์ที่ครอบคลุมได้ การทำงานร่วมกันของโครงการมีความจำเป็นในการสร้างความก้าวหน้าครั้งสำคัญเพื่อช่วยเหลือลูกค้าของคุณ

เพิ่มขวัญกำลังใจและการหมุนเวียนที่ต่ำกว่า

จากการศึกษา พบว่า 92% ของความเครียดของพนักงานมาจากการเปลี่ยนแปลงของทีมที่ไม่ดี และเมื่อ ความสุขของพนักงาน ลดลง ก็อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและการลาออกได้เช่นกัน

การทำงานร่วมกันที่ดีระหว่างทีมยังส่งผลต่อความประทับใจของพวกเขาด้วยว่าหน่วยงานของพวกเขา ใส่ใจต่อความต้องการของพวกเขา มากเพียงใด 22% ยอมรับว่าการได้อยู่ร่วมกับเพื่อนร่วมงานทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับการดูแลจากบริษัท

เมื่อคุณแน่ใจว่าการทำงานร่วมกันในโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น คุณยังทำให้ทีมของคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์และภายในบริษัทเพื่อให้พวกเขามีแรงจูงใจในการทำงานอย่างดีที่สุด

วิธีปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม

กิจกรรมสร้างทีม

การทำงานกับเพื่อนร่วมงานใหม่อาจเป็นแรงกดดันได้มาก การจัดให้พวกเขาอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เป็นกันเองและผ่อนคลายผ่านกิจกรรมการสร้างทีมจะช่วยให้พวกเขาผ่อนคลายและผ่อนคลายในการอยู่ร่วมกันของกันและกัน

ก่อนที่ทีมจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ การทำงานร่วมกันในทีมจะง่ายขึ้นหากพวกเขามีสายสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน กิจกรรมการสร้างทีมไม่จำเป็นต้องหรูหรา พวกเขาสามารถทำได้ง่ายๆ เช่น อาหารกลางวันแบบทีมหรือแฮงเอาท์หลังเลิกงาน หรือทำอย่างประณีตเหมือนการไปเที่ยวนอกเมืองแบบหลายวันและอื่นๆ ในทำนองเดียวกัน

การวางสมาชิกให้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่พวกเขาสามารถผ่อนคลายและสัมพันธ์กันจะทำให้พวกเขามีโอกาสทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่มีความกดอากาศต่ำ ซึ่งจะช่วยเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับการทำงานร่วมกันในโครงการที่ดียิ่งขึ้นเมื่อคุณกลับมาที่สำนักงาน

ทีมสื่อสาร

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันในทีมไม่เป็นธรรมชาติอย่างที่คุณคิด ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณสามารถส่งเสริมนิสัยนี้โดยวางระบบและกระบวนการเพื่อส่งเสริมให้ผู้คนทำงานร่วมกัน

ตัวอย่างคือการ ยืนขึ้นประจำวัน ซึ่งในตอนต้นของวัน สมาชิกในทีมจะรีบผ่านสิ่งที่พวกเขาทำเสร็จแล้วและสิ่งที่พวกเขากำลังจะทำ เพื่อให้ทุกคนได้รับแจ้งถึงลำดับความสำคัญของแต่ละคน การประชุมสถานะ ก็มีประโยชน์เช่นกัน สิ่งนี้จะให้โอกาสคุณในการมองเห็นพื้นที่ที่ทีมสามารถทำงานร่วมกันและสนับสนุนซึ่งกันและกันได้

การทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบสามารถช่วยทำให้เป็นนิสัยได้ เมื่อมันกลายเป็นธรรมชาติที่สองแล้ว คุณสามารถเริ่มคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากทุกคนได้

เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานในไซต์งานหรือออนไลน์ ก็ไม่รับประกันว่าจะมีการเผยแพร่ข้อมูลและการสื่อสาร ขอให้ทีมที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ในสำนักงานเดียวกันยังคงต้องทำงานกันเป็นทีม

ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันในทีมทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ช่วยให้สมาชิกในทีมได้รับรู้ ไม่ใช่แค่ความก้าวหน้าของตนเอง แต่รวมถึงของทีมด้วยเช่นกัน สิ่งนี้อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจและการจัดตำแหน่งอย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อเกิดความขัดแย้งขึ้น การสนทนาก็ง่ายขึ้นเพราะสมาชิกในทีมทราบถึงขอบเขตของสถานการณ์

ขณะนี้ระบบไฮบริดและการทำงานจากที่บ้านกำลังได้รับความนิยม เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันในทีมจึงมีความสำคัญมากขึ้นในการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในโครงการ

ในส่วนถัดไป เรามาพูดถึงคุณสมบัติหลักที่คุณต้องมองหาเมื่อเลือกซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของโครงการ

คุณสมบัติซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของโครงการ

การจัดการงาน

โครงการประกอบด้วยงานที่สมาชิกในทีมต้อง ทำให้สำเร็จตรงเวลา เพื่อก้าวไปข้างหน้า

มีหลายกรณีที่งานเกี่ยวข้องกัน ประการแรก การพึ่งพาอาศัยกัน: งานที่ไม่สามารถเริ่มต้นได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่น โฆษณาทางการตลาดของคุณไม่สามารถเริ่มสร้างภาพสำหรับโพสต์บนโซเชียลมีเดียของคุณหากไม่มีปฏิทินการโพสต์จากตัวจัดการโซเชียลมีเดียของคุณ

ประการที่สอง แม้ว่าจะไม่มีการขึ้นต่อกัน แต่งานก็เชื่อมต่อถึงกัน ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการชุมชนของคุณสามารถใช้โพสต์โซเชียลมีเดียเพื่อเริ่มการสนทนากับแฟนๆ ของคุณ ในขณะที่สามารถใช้ประเด็นการสนทนาอื่น ๆ ได้หากไม่มีปฏิทินโซเชียลมีเดีย แต่การเสริมโพสต์โซเชียลของคุณอาจมีประโยชน์มากกว่าในการขยายความพยายามทั้งหมดของคุณ

เครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการที่คุณเลือกควรช่วยให้สมาชิกในทีมรับรู้ถึงความคืบหน้าของกันและกัน เพื่อให้พวกเขารู้ว่าต้องติดตามหรือจัดกำหนดการใหม่หรือไม่

การแลกเปลี่ยนไฟล์

ไฟล์มีความสำคัญในโครงการ ในนั้นมีทั้งข้อมูล พิมพ์เขียว แผนงาน และเครื่องมือติดตาม ในฐานะตัวแทนการตลาด แคมเปญของคุณจะประกอบด้วยปฏิทิน การเขียนบทความ คำบรรยายภาพ และอื่นๆ หากไม่มีไฟล์ที่เก็บไว้ ความคืบหน้าก็เป็นไปไม่ได้

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์ที่มีฟังก์ชันการแลกเปลี่ยนไฟล์ที่ดีจะช่วยให้ทีมของคุณถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกเหนือจากคำอธิบายงานของคุณแล้ว ให้แนบไฟล์ที่สมาชิกในทีมของคุณสามารถใช้หรืออ้างอิงได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวเดียวกันกับสิ่งที่ต้องทำ

การส่งข้อความแบบซิงโครนัสหรือแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารเป็นศูนย์กลางของการทำงานร่วมกันของโครงการ ดังนั้นเครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการของคุณควรสามารถรองรับการสื่อสารแบบซิงโครนัสและแบบอะซิงโครนัสได้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสามารถอยู่ในรูปแบบของข้อความและฟอรัม ซิงโครนัสสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือโทรออกด้วยเสียงหรือวิดีโอ

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการระดมสมองและการจัดการวิกฤต ช่วยให้การอภิปรายเป็นไปอย่างอิสระมีประสิทธิภาพเมื่อสะท้อนความคิดออกจากกันและแก้ปัญหา อย่างไรก็ตาม คุณภาพในขณะนั้นทำให้มีแนวโน้มที่จะมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องและข้อความที่กระตุ้นทันที

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีแนวโน้มที่จะอินพุตหุนหันพลันแล่นน้อยกว่า ผู้คนมีเวลาคิดเกี่ยวกับการตอบสนองและประมวลผลข้อมูล ข้อดีอีกอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคือไม่ขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์ของบุคคล

ปฏิทินทีม

ปฏิทินของทีมไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเข้าถึงรายการนัดหมายของสมาชิกในทีมทุกคน อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้สามารถเป็นประโยชน์ในการติดตามกะการทำงานแต่ละกะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่พนักงานปฏิบัติตามกำหนดการที่ยืดหยุ่น นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมสามารถจัดการประชุมกันเองได้ง่าย

สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการเข้าถึงปฏิทินของทีมไม่ใช่เครื่องมือสำหรับการจัดการขนาดเล็ก แต่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ทุกคนมีตารางเวลาที่ดีที่สุดเมื่อตั้งค่าการมีส่วนร่วมในการทำงานร่วมกัน

แดชบอร์ดข้อมูล

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของโครงการมีข้อมูลมากมาย แม้ว่าโดยทั่วไปข้อมูลจำนวนมากจะดี แต่ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องรักษาข้อมูลที่สำคัญที่สุด เช่น ประกาศสำคัญ กำหนดเวลาที่จะมาถึง ลำดับความสำคัญของทีม และการแจ้งเตือนให้มองเห็นได้

แดชบอร์ดโครงการ สรุปข้อมูลที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับโครงการของคุณในอินเทอร์เฟซที่ย่อยได้ การมองเห็นข้อมูลสามารถช่วยให้ทีมมีสมาธิและอยู่ในแนวเดียวกัน ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณไม่จำเป็นต้องทำซ้ำอย่างต่อเนื่อง

คุณลักษณะการค้นหา

การจัดระเบียบและการค้นหาข้อมูลมีความสำคัญพอๆ กับการเข้าถึงและการจัดเก็บ ไม่ว่าคุณจะมีไฟล์กี่ไฟล์ ไฟล์เหล่านั้นก็ไม่มีประโยชน์หากไม่สามารถเรียกค้นได้เมื่อจำเป็น นี่คือที่ที่คุณลักษณะการค้นหามีประโยชน์

การค้นหาข้อมูลด้วยตนเองเป็นการเสียเวลาในการผลิตอันมีค่าที่น่าเบื่อหน่าย เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันของโปรเจ็กต์ที่ให้คุณค้นหาอย่างรวดเร็วเพื่อรับไฟล์และข้อมูลเมื่อคุณต้องการ

บทสรุป

การทำงานร่วมกันในโครงการมีความสำคัญหากคุณต้องการให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ เพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้ ให้ใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสร้างความสามัคคีระหว่างกัน จัดระบบการสื่อสารให้กลายเป็นนิสัยในที่สุด ที่สำคัญที่สุด ใช้เครื่องมือที่จะปรับปรุงการสื่อสารและการจัดตำแหน่งตลอดวงจรชีวิตโครงการของคุณ

หากคุณเป็นเอเจนซี่โฆษณา ให้ใช้เครื่องมือเช่น Workamajig : เครื่องมือการทำงานร่วมกันในโครงการเฉพาะสำหรับทีมการตลาดและการโฆษณา มันมาพร้อมกับคุณสมบัติที่จะช่วยให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำงานร่วมกันและความพยายามทั้งหมดของคุณสอดคล้องกัน เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับความต้องการการทำงานร่วมกันในโครงการของคุณ