項目協作：創意團隊的工具和技巧

項目協作是團隊和領導者之間為完成工作而進行的協調。 這在項目的每個階段都至關重要。

在啟動階段，與客戶的目標保持一致至關重要。 一旦您的團隊開始計劃，每個關鍵人物都需要確保任務、資源和估算得到準確的說明。 協作有助於順利執行和監控，尤其是在出現問題時。 即使在項目結束後，當每個人都分享以促進團隊的集體成長時，通過事後分析提取學習是最有成效的。

作為項目經理，您需要考慮許多事情來促進項目協作：

激勵我的團隊的最佳方式是什麼？

什麼樣的領導風格適合這種情況？

哪種類型的協作工具集適合這個項目？

我應該預料到哪些挑戰？

為了通過富有成效的工作關係最大限度地發揮團隊的能力，您需要正確的流程、工具和思維方式。

項目合作的重要性

項目協作在項目管理中很重要的原因有很多。 讓我們談談它可以為您的團隊提供的最大好處。

對齊所有運動部件

大多數項目涉及具有不同能力的團隊。 例如，組織產品發布會將涉及產品專家、舞台設計師、藝術家、編劇、表演者、主持人等等。

如果您希望您的節目取得成功，您需要促進所有相關人員之間的合作，以便他們能夠攜手合作，實現客戶的願景。

運營效率

當目標和優先級明確時，您的團隊可以在較少監督的情況下運作。 項目協作可以提高運營效率，因為它允許每個成員獨立貢獻。

配備項目的關鍵目標後，他們還能夠自行排除故障並做出決策。

解決衝突

問題和問題是不可避免的。 當它們發生時，項目團隊需要根據需要進行協作和妥協。

健康的項目協作文化使每個成員都將項目的成功置於個人自我之上。 與其指責和逃避責任，不如把重點放在解決問題和採取主動上。

這種心態使團隊能夠在危機來襲時保持彈性。

進度監控和預見

項目協作可以讓項目經理很好地了解團隊正在經歷的事情。 這種透明度有利於兩件事：進度監控和遠見。

遠見是項目經理的一項重要素質。 在問題和瓶頸發生之前預測它們可以讓團隊做好準備，以便在它們出現時解決它們。 它甚至可以通過在可能破壞工作流程之前進行調整來幫助團隊完全避開障礙。

提高團隊協作

Synergy 允許單個團隊成員產生大於其部分總和的東西。

當團隊協作時，每個人的才能都會得到最大程度的發揮。 他們可以相互交流想法，並將其發展成創新的解決方案。 來自不同專家的觀點得到認可並被用來提出創造性的解決方案。

作為一個團隊進行頭腦風暴可能會帶來諸如群體思維和默認共識等挑戰。 但如果做得好，它可以帶來尤里卡時刻和全面的結果。 項目協作對於創造重大突破以幫助您的客戶是必要的。

提高士氣和降低營業額

研究表明，92% 的員工壓力來自糟糕的團隊動力。 當員工的幸福感受到影響時，它也會影響生產力和營業額。

團隊之間的良好協作也會影響他們對機構對他們需求的關心程度的印象。 22%的人承認，與同事相處也讓他們覺得公司很關心他們。

當您確保順利的項目協作時，您還可以讓您的團隊與公司建立聯繫並在公司內部建立聯繫，以保持他們以最佳狀態工作的動力。

如何提高團隊協作

團隊建設活動

與新同事一起工作可能會有很大的壓力。 通過團隊建設活動將他們置於休閒和悠閒的環境中，可以幫助他們放鬆並輕鬆融入彼此的公司。

在團隊可以在專業環境中有效地合作之前，如果團隊之間也有良好的融洽關係，團隊協作會更容易。 團隊建設活動不必花哨。 它們可以像團隊午餐或下班後的聚會一樣簡單，也可以像多日外地旅行等那樣複雜。

將成員置於可以放鬆和聯繫的環境中，將使他們有機會在低壓環境中一起工作。 當您回到辦公室時，這可以幫助他們為更好的項目協作做好準備。

團隊溝通

團隊溝通和協作並不像您想像的那麼自然。 作為項目經理，您可以通過建立系統和流程來鼓勵人們協作來促進這種習慣。

一個例子是每天的站立會議，在一天開始時，團隊成員會快速完成他們完成的工作以及他們將要做的事情，以便每個人都知道每個人的優先事項。 狀態會議也很有用。 這將為您提供機會，讓您了解團隊可以一起工作和相互支持的領域。

將協作系統化有助於將其變成一種習慣。 一旦它成為第二天性，你就可以開始期待每個人都有更好的結果。

正確的工具和軟件

無論您的團隊是在現場工作還是在線工作，都無法保證信息傳播和溝通。 可能大部分時間都在同一個辦公室度過的團隊最終仍然在孤島中工作。

團隊協作軟件使信息可訪問。 它使團隊成員不僅可以了解他們自己的進步，還可以了解團隊的進步。 這有助於有效的決策制定和調整。 當發生衝突時，討論會更容易，因為團隊成員知道情況的嚴重程度。

現在混合和在家工作越來越受歡迎，用於團隊協作的正確工具和軟件對於促進項目協作變得越來越重要。

在下一節中，讓我們討論在選擇項目協作軟件時需要尋找的關鍵功能。

項目協作軟件功能

任務管理

項目由團隊成員按時完成以推動進度的任務組成。

在某些情況下，任務彼此相關。 首先，作為依賴項：在另一個完成之前無法啟動的任務。 例如，如果沒有社交媒體經理的發布日曆，您的營銷創意就無法開始為您的社交媒體帖子製作視覺效果。

其次，即使沒有依賴關係，任務也相互關聯。 例如，您的社區經理可以使用您的社交媒體帖子與您的粉絲進行對話。 如果社交媒體日曆不可用，則可以使用其他討論點，補充您的社交帖子可能更有益於擴大您的所有努力。

您選擇的項目協作工具應該允許團隊成員了解彼此的進度，以便他們知道是否需要跟進或重新調整計劃。

文件交換

文件在項目中至關重要。 其中包括信息、藍圖、計劃和跟踪器。 作為營銷機構，您的活動將由日曆、文章、文章、標題等組成。 沒有保存它們的文件，就不可能取得進展。

具有良好文件交換功能的項目協作工具將幫助您的團隊更有效地傳遞信息。 除了您的任務描述之外，請附加您的團隊成員可以使用或參考的文件，以確保您在必須完成的事情上達成一致。

同步或異步消息傳遞

通信是項目協作的中心，因此您的項目協作工具應該能夠適應同步和異步通信。 異步通信可以是消息和論壇的形式。 同步可以是即時消息或通過語音或視頻進行的呼叫。

同步溝通有利於頭腦風暴和危機管理。 它允許在相互交流想法和解決問題時進行有效的自由討論。 然而，它的即時質量使其容易出現不相關的信息和一時衝動的陳述。

異步通信不太容易出現衝動輸入。 人們有時間思考他們的反應並處理信息。 異步通信的另一個好處是它不會中斷個人的工作流程。

團隊日曆

團隊日曆不必讓每個人都可以訪問每個團隊成員的約會列表。 但是，此功能可用於跟踪個人工作班次，特別是對於員工遵循靈活時間表的公司。 它還使團隊可以輕鬆地彼此設置會議。

重要的是要注意團隊日曆訪問不是微觀管理的工具。 相反，它的目的是在設置協作約定時讓每個人都按照最佳時間表進行調整。

信息儀表板

項目協作工具包含大量信息。 雖然大量信息通常是好的，但項目經理需要保持最重要的信息——例如重要公告、即將到來的截止日期、團隊優先事項和提醒——可見。

項目儀表板在易於理解的界面中總結了有關您項目的最重要信息。 信息可見性可以幫助團隊保持專注和一致。 作為項目經理，它還消除了您不斷重複自己的需要。

搜索功能

組織和查找信息與訪問和存儲一樣重要。 無論您有多少文件，如果無法在需要時檢索它們，它們都是無用的。 這是搜索功能很方便的地方。

手動查找信息是對寶貴生產時間的乏味浪費。 選擇一個項目協作工具，讓您可以在需要時快速搜索以獲取文件和信息。

結論

如果您希望項目成功，項目協作至關重要。 為了促進這一點，請花時間確保您的團隊在彼此之間建立融洽的關係。 將溝通系統化，最終將其變成一種習慣。 最重要的是，使用可在整個項目生命週期中簡化溝通和協調的工具。

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