Proje İşbirliği: Yaratıcı Ekipler İçin Araçlar ve İpuçları

Proje işbirliği , işleri halletmek için ekipler ve liderler arasındaki koordinasyondur. Projenin her aşamasında hayati önem taşımaktadır.

Başlangıç ​​aşamasında, müşterinizin hedefleriyle uyum esastır. Ekibiniz planlamaya başladığında, her kilit kişinin görevlerin, kaynakların ve tahminlerin doğru bir şekilde hesaplandığından emin olması gerekir. İşbirliği, özellikle sorunlar ortaya çıktığında sorunsuz yürütmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır. Projeler sona erdiğinde bile, herkesin ekibin toplu büyümesine katkıda bulunmak için paylaştığı zaman, otopsi yoluyla öğrenilenlerin çıkarılması en verimlidir.

Bir proje yöneticisi olarak, proje işbirliğini kolaylaştırmak için birçok şeyi göz önünde bulundurmanız gerekir:

Ekibimi motive etmenin en iyi yolu nedir?

Bu duruma hangi liderlik tarzı uygun olur?

Bu proje için hangi tür işbirliği araç seti doğru?

Hangi zorlukları tahmin etmeliyim?

Verimli çalışma ilişkileri yoluyla ekibinizin yeteneklerini en üst düzeye çıkarmak için doğru süreçlere, araçlara ve zihniyete ihtiyacınız olacak.

Proje İşbirliğinin Önemi

Proje yönetiminde proje işbirliğinin önemli olmasının birçok nedeni vardır. Ekibiniz için sağlayabileceği en önemli faydalardan bahsedelim.

Tüm Hareketli Parçaları Hizala

Çoğu proje, çeşitli yetkinliklere sahip ekipleri içerir. Örneğin, bir ürün lansman gösterisi düzenlemek, ürün uzmanlarını, sahne tasarımcılarını, sanatçıları, senaryo yazarlarını, sanatçıları, sunucuları ve daha fazlasını içerecektir.

Şovunuzun başarılı olmasını istiyorsanız, müşterinizin vizyonunu sunmak için el ele çalışabilmeleri için dahil olan herkes arasındaki işbirliğini teşvik etmek istersiniz.

Operasyonel verimlilik

Hedefler ve öncelikler net olduğunda, ekibiniz daha az denetimle çalışabilir. Proje işbirliği, her üyenin bağımsız olarak katkıda bulunmasına izin verdiği için operasyonel verimliliği artırabilir.

Projenin temel hedefleriyle donatılmış olarak, sorunları kendi başlarına çözebilecek ve karar verebileceklerdir.

Çatışma çözümü

Sorunlar ve sorunlar kaçınılmazdır. Bu gerçekleştiğinde, proje ekiplerinin işbirliği yapması ve gerektiğinde uzlaşması gerekir.

Sağlıklı bir proje işbirliği kültürü, her üyenin projenin başarısına kişisel egosunun önüne geçmesini sağlar. Suçlamak ve sorumluluktan kaçmak yerine problem çözmeye ve inisiyatif almaya odaklanılır.

Bu zihniyet, kriz başladığında ekiplerin dirençli kalmasını sağlar.

İlerleme İzleme ve Öngörü

Proje işbirliği, proje yöneticilerine ekibin neler yaşadığı konusunda iyi bir fikir verebilir. Bu şeffaflık seviyesi iki şey için faydalıdır: ilerleme izleme ve öngörü.

Öngörü, proje yöneticilerinde hayati bir kalitedir. Sorunları ve darboğazları gerçekleşmeden önce tahmin etmek, ekibi geldiklerinde bunları ele almaya hazırlayabilir. Hatta iş akışını kesintiye uğratmadan önce ayarlama yaparak ekibin engeli tamamen atlatmasına yardımcı olabilir.

Takım Sinerjisini İyileştirir

Sinerji, bireysel ekip üyelerinin parçalarının toplamından daha büyük şeyler üretmesine izin verir.

Ekipler işbirliği yaptığında, her bir kişinin yetenekleri en üst düzeye çıkarılır. Fikirleri birbirinden uzaklaştırır ve yenilikçi çözümlere dönüştürürler. Farklı uzmanların bakış açıları kabul edilir ve yaratıcı çözümler bulmak için kullanılır.

Bir ekip olarak beyin fırtınası, grup düşüncesi ve fikir birliğine varma gibi zorluklarla gelebilir. Ancak doğru yapıldığında eureka anlarına ve kapsamlı sonuçlara yol açabilir. Müşterinize yardımcı olacak önemli atılımlar oluşturmak için proje işbirliği gereklidir.

Artan Moral ve Daha Düşük Ciro

Araştırmalar , çalışan stresinin %92'sinin kötü ekip dinamiklerinden kaynaklandığını gösteriyor. Ve çalışan mutluluğu tehlikeye girdiğinde, üretkenliği ve ciroyu da etkileyebilir.

Ekipler arasındaki iyi işbirliği, ajanslarının ihtiyaçlarını ne kadar önemsediği konusundaki izlenimlerini de etkiler. %22'si iş arkadaşlarıyla iyi geçinmenin aynı zamanda şirket tarafından önemsendikleri izlenimini verdiğini itiraf ediyor.

Sorunsuz proje işbirliğini sağladığınızda, ekibinizin en iyi şekilde çalışmaya motive olmaları için şirket içinde ve şirket içinde bağlantılar oluşturmasını da mümkün kılarsınız.

Ekip İşbirliği Nasıl Geliştirilir

Ekip oluşturma faaliyetleri

Yeni meslektaşlarla çalışmak çok fazla baskı olabilir. Ekip oluşturma faaliyetleri yoluyla onları rahat ve rahat bir ortama sokmak, rahatlamalarına ve birbirlerinin şirketlerine alışmalarına yardımcı olabilir.

Ekipler profesyonel bir ortamda birlikte verimli bir şekilde çalışmadan önce, birbirleriyle iyi bir ilişkiye sahip olsalardı ekip işbirliği daha kolay olurdu. Takım oluşturma etkinliklerinin süslü olması gerekmez. Bir ekip öğle yemeği ya da iş sonrası bir hangout kadar basit ya da birkaç günlük şehir dışı geziler ve benzerleri kadar ayrıntılı olabilirler.

Üyeleri rahatlayabilecekleri ve ilişki kurabilecekleri bir ortama koymak, onlara düşük basınçlı ortamlarda birlikte çalışma fırsatı verecektir. Bu, ofise döndüğünüzde daha iyi proje işbirliği için onları hazırlamaya yardımcı olabilir.

Takım İletişimi

Takım iletişimi ve işbirliği düşündüğünüz kadar doğal değil. Bir proje yöneticisi olarak, insanları işbirliği yapmaya teşvik etmek için sistemleri ve süreçleri devreye sokarak bu alışkanlığı teşvik edebilirsiniz.

Bir örnek, günün başında, ekip üyelerinin bitirdikleri ve yapmak üzere oldukları şeyleri hızlıca gözden geçirdikleri ve böylece herkesin her birinin önceliği hakkında bilgilendirildiği günlük bir stand- up'tır. Durum toplantıları da faydalı olabilir. Bu, ekiplerin birlikte çalışabilecekleri ve birbirlerini destekleyebilecekleri alanları görmeniz için fırsatlar sağlayacaktır.

İşbirliğini sistematik hale getirmek, onu bir alışkanlığa dönüştürmeye yardımcı olabilir. İkinci doğa haline geldiğinde, herkesten daha iyi sonuçlar beklemeye başlayabilirsiniz.

Doğru Araçlar ve Yazılım

Ekibiniz ister yerinde ister çevrimiçi çalışıyor olsun, bilgi yayma ve iletişim garanti edilmez. Zamanlarının çoğunu aynı ofiste geçiren ekipler yine de silolarda çalışmaya devam edebilir.

Ekip işbirliği yazılımı, bilgileri erişilebilir kılar. Ekip üyelerinin sadece kendi ilerlemelerinin değil, ekibin de farkında olmalarını sağlar. Bu, verimli karar vermeyi ve hizalamayı kolaylaştırır. Ve çatışmalar ortaya çıktığında, ekip üyeleri durumun kapsamının farkında oldukları için tartışmalar daha kolaydır.

Artık hibrit ve evden çalışma popülerlik kazandığından, ekip işbirliği için doğru araçlar ve yazılımlar, proje işbirliğini kolaylaştırmak için daha önemli hale geliyor.

Bir sonraki bölümde, bir proje işbirliği yazılımı seçerken aramanız gereken temel özellikleri tartışalım.

Proje İşbirliği Yazılım Özellikleri

Görev yönetimi

Projeler, ilerlemeyi ilerletmek için ekip üyelerinin zamanında tamamlaması gereken görevlerden oluşur.

Görevlerin birbiriyle ilişkili olduğu durumlar vardır. Birincisi, bağımlılıklar olarak: bir diğeri tamamlanana kadar başlatılamayan görevler. Örneğin, pazarlama reklam öğeniz, sosyal medya yöneticinizin gönderi takvimi olmadan sosyal medya gönderileriniz için görseller oluşturmaya başlayamaz.

İkincisi, bağımlılıklar olmasa da görevler birbirine bağlıdır. Örneğin, topluluk yöneticiniz hayranlarınızla sohbet etmek için sosyal medya gönderilerinizi kullanabilir. Sosyal medya takvimi mevcut değilse diğer tartışma noktaları kullanılabilirken, sosyal paylaşımlarınızı tamamlamak, tüm çabalarınızı artırmada daha faydalı olabilir.

Seçtiğiniz proje işbirliği aracı, ekip üyelerinin birbirlerinin ilerlemesinden haberdar olmalarına izin vermelidir, böylece programları takip etmeleri veya yeniden düzenlemeleri gerekip gerekmediğini bilirler.

Dosya Değişimi

Projelerde dosyalar çok önemlidir. İçlerinde bilgi, planlar, planlar ve izleyiciler var. Bir pazarlama ajansı olarak kampanyalarınız takvimler, yazılar, makaleler, başlıklar ve daha fazlasından oluşacaktır. Onları tutan dosyalar olmadan ilerleme imkansızdır.

İyi dosya alışverişi işlevlerine sahip bir proje işbirliği aracı, ekibinizin bilgileri daha etkin bir şekilde aktarmasına yardımcı olur. Görev tanımınıza ek olarak, ekip üyelerinizin kullanabileceği veya atıfta bulunabileceği dosyaları ekleyin ve yapılması gerekenler konusunda hepinizin aynı fikirde olduğundan emin olun.

Senkronize veya Asenkron Mesajlaşma

İletişim, proje işbirliğinin merkezinde yer alır, bu nedenle proje işbirliği aracınız eşzamanlı ve eşzamansız iletişimleri barındırabilmelidir. Asenkron iletişim, mesajlar ve forumlar şeklinde olabilir. Senkron, anlık mesajlaşma veya sesli veya görüntülü aramalar olabilir.

Senkronize iletişim, beyin fırtınası ve kriz yönetimi için iyidir. Fikirleri birbirinden uzaklaştırırken ve sorunları çözerken etkili, özgürce akan tartışmaya izin verir. Bununla birlikte, anlık kalitesi, alakasız bilgilere ve anlık ifadelere eğilimli olmasını sağlar.

Asenkron iletişim, dürtüsel girdilere daha az eğilimlidir. İnsanların yanıtları hakkında düşünmek ve bilgileri işlemek için zamanları vardır. Asenkron iletişimin bir başka güzel yanı da kişilerin iş akışını kesintiye uğratmamasıdır.

Takım Takvimleri

Ekip takvimleri, herkesin her ekip üyesinin randevu listesine erişmesine izin vermek zorunda değildir. Ancak bu özellik, özellikle çalışanları esnek bir program izleyen şirketler için bireysel iş vardiyalarının takibinde faydalı olabilir. Ayrıca ekiplerin birbirleriyle toplantı ayarlamasını kolaylaştırır.

Ekip takvimi erişiminin bir mikro yönetim aracı olmadığını unutmamak önemlidir. Bunun yerine, işbirlikçi angajmanları ayarlarken herkesi en iyi programlara göre hizalamayı amaçlıyor.

Bilgi Panosu

Proje işbirliği araçları çok fazla bilgi içerir. Bilgi bolluğu genellikle iyi olsa da, proje yöneticilerinin önemli duyurular, yaklaşan teslim tarihleri, ekip öncelikleri ve hatırlatıcılar gibi en önemlilerini görünür tutması gerekir.

Proje panoları , projenizle ilgili en önemli bilgileri sindirilebilir bir arayüzde özetler. Bilgi görünürlüğü, ekiplerin odaklanmasına ve uyumlu kalmasına yardımcı olabilir. Proje yöneticisi olarak sürekli kendinizi tekrarlama ihtiyacınızı da ortadan kaldırır.

Arama Özelliği

Bilgiyi organize etmek ve bulmak, erişim ve depolama kadar önemlidir. Kaç tane dosyanız olduğuna bakılmaksızın, gerektiğinde alınamazlarsa işe yaramazlar. Arama özelliğinin kullanışlı olduğu yer burasıdır.

Manuel olarak bilgi aramak, değerli üretim zamanının sıkıcı bir kaybıdır. Dosyaları ve bilgileri ihtiyaç duyduğunuzda almak için hızlı arama yapmanızı sağlayan bir proje işbirliği aracı seçin.

Çözüm

Projenizin başarılı olmasını istiyorsanız proje işbirliği çok önemlidir. Bunu kolaylaştırmak için, ekibinizin kendi aralarında uyum oluşturmasını sağlamak için zaman ayırın. Sonunda bir alışkanlığa dönüştürmek için iletişimi sistematik hale getirin. En önemlisi, proje yaşam döngünüz boyunca iletişimi ve uyumu kolaylaştıracak araçları kullanın.

Yaratıcı bir ajanssanız, Workamajig gibi bir araç kullanın: pazarlama ve reklam ekipleri için özel bir proje işbirliği aracı. Ekiplerinizin birlikte çalışmasını ve tüm çabalarınızın senkronize olmasını sağlamaya yardımcı olacak özelliklerle donatılmıştır. Proje işbirliği ihtiyaçlarınız için mükemmel bir çözümdür.