项目协作：创意团队的工具和技巧

项目协作是团队和领导者之间为完成工作而进行的协调。 这在项目的每个阶段都至关重要。

在启动阶段，与客户的目标保持一致至关重要。 一旦您的团队开始计划，每个关键人物都需要确保任务、资源和估算得到准确的说明。 协作有助于顺利执行和监控，尤其是在出现问题时。 即使项目已经结束，当每个人都分享为团队的集体成长做出贡献时，通过事后分析提取学习是最有成效的。

作为项目经理，您需要考虑许多事情来促进项目协作：

激励我的团队的最佳方式是什么？

什么样的领导风格适合这种情况？

哪种类型的协作工具集适合这个项目？

我应该预料到哪些挑战？

为了通过富有成效的工作关系最大限度地发挥团队的能力，您需要正确的流程、工具和思维方式。

项目合作的重要性

项目协作在项目管理中很重要的原因有很多。 让我们谈谈它可以为您的团队提供的最大好处。

对齐所有运动部件

大多数项目涉及具有不同能力的团队。 例如，组织产品发布会将涉及产品专家、舞台设计师、艺术家、编剧、表演者、主持人等等。

如果您希望您的节目取得成功，您需要促进所有相关人员之间的合作，以便他们能够携手合作，实现客户的愿景。

运营效率

当目标和优先级明确时，您的团队可以在较少监督的情况下运作。 项目协作可以提高运营效率，因为它允许每个成员独立贡献。

配备项目的关键目标后，他们还能够自行排除故障并做出决策。

解决冲突

问题和问题是不可避免的。 当它们发生时，项目团队需要根据需要进行协作和妥协。

健康的项目协作文化使每个成员都将项目的成功置于个人自我之上。 与其指责和逃避责任，不如把重点放在解决问题和采取主动上。

这种心态使团队能够在危机来袭时保持弹性。

进度监控和预见

项目协作可以让项目经理很好地了解团队正在经历的事情。 这种透明度有利于两件事：进度监控和远见。

远见是项目经理的一项重要素质。 在问题和瓶颈发生之前预测它们可以让团队做好准备，以便在它们出现时解决它们。 它甚至可以通过在可能破坏工作流程之前进行调整来帮助团队完全避开障碍。

提高团队协作

Synergy 允许单个团队成员产生大于其部分总和的东西。

当团队协作时，每个人的才能都会得到最大程度的发挥。 他们可以相互交流想法，并将其发展成创新的解决方案。 来自不同专家的观点得到认可并被用来提出创造性的解决方案。

作为一个团队进行头脑风暴可能会带来诸如群体思维和默认共识等挑战。 但如果做得好，它可以带来尤里卡时刻和全面的结果。 项目协作对于创造重大突破以帮助您的客户是必要的。

提高士气和降低营业额

研究表明，92% 的员工压力来自糟糕的团队动力。 当员工的幸福感受到影响时，它也会影响生产力和营业额。

团队之间的良好协作也会影响他们对机构对他们需求的关心程度的印象。 22%的人承认，与同事相处也让他们觉得公司很关心他们。

当您确保顺利的项目协作时，您还可以让您的团队与公司建立联系并在公司内部建立联系，以保持他们以最佳状态工作的动力。

如何提高团队协作

团队建设活动

与新同事一起工作可能会有很大的压力。 通过团队建设活动将他们置于休闲和悠闲的环境中，可以帮助他们放松并轻松融入彼此的公司。

在团队可以在专业环境中有效地合作之前，如果团队之间也有良好的融洽关系，团队协作会更容易。 团队建设活动不必花哨。 它们可以像团队午餐或下班后的聚会一样简单，也可以像多日外地旅行等那样复杂。

将成员置于可以放松和联系的环境中，将使他们有机会在低压环境中一起工作。 当您回到办公室时，这可以帮助他们为更好的项目协作做好准备。

团队沟通

团队沟通和协作并不像您想象的那么自然。 作为项目经理，您可以通过建立系统和流程来鼓励人们协作来促进这种习惯。

一个例子是每日站会，在一天开始时，团队成员会快速完成他们完成的工作以及他们将要做的事情，以便每个人都知道每个人的优先事项。 状态会议也很有用。 这将为您提供机会，让您了解团队可以一起工作和相互支持的领域。

将协作系统化有助于将其变成一种习惯。 一旦它成为第二天性，你就可以开始期待每个人都有更好的结果。

正确的工具和软件

无论您的团队是在现场工作还是在线工作，都无法保证信息传播和沟通。 可能大部分时间都在同一个办公室度过的团队最终仍然在孤岛中工作。

团队协作软件使信息可访问。 它使团队成员不仅可以了解他们自己的进步，还可以了解团队的进步。 这有助于有效的决策制定和调整。 当发生冲突时，讨论会更容易，因为团队成员知道情况的严重程度。

现在混合和在家工作越来越受欢迎，用于团队协作的正确工具和软件对于促进项目协作变得越来越重要。

在下一节中，让我们讨论在选择项目协作软件时需要寻找的关键功能。

项目协作软件功能

任务管理

项目由团队成员按时完成以推动进度的任务组成。

在某些情况下，任务彼此相关。 首先，作为依赖项：在另一个完成之前无法启动的任务。 例如，如果没有社交媒体经理的发布日历，您的营销创意就无法开始为您的社交媒体帖子制作视觉效果。

其次，即使没有依赖关系，任务也相互关联。 例如，您的社区经理可以使用您的社交媒体帖子与您的粉丝进行对话。 如果社交媒体日历不可用，则可以使用其他讨论点，补充您的社交帖子可能更有益于扩大您的所有努力。

您选择的项目协作工具应该允许团队成员了解彼此的进度，以便他们知道是否需要跟进或重新调整计划。

文件交换

文件在项目中至关重要。 其中包括信息、蓝图、计划和跟踪器。 作为营销机构，您的活动将由日历、文章、文章、标题等组成。 没有保存它们的文件，就不可能取得进展。

具有良好文件交换功能的项目协作工具将帮助您的团队更有效地传递信息。 除了您的任务描述之外，请附加您的团队成员可以使用或参考的文件，以确保您在必须完成的事情上达成一致。

同步或异步消息传递

通信是项目协作的中心，因此您的项目协作工具应该能够适应同步和异步通信。 异步通信可以是消息和论坛的形式。 同步可以是即时消息或通过语音或视频进行的呼叫。

同步沟通有利于头脑风暴和危机管理。 它允许在相互交流想法和解决问题时进行有效的自由讨论。 然而，它的即时质量使其容易出现不相关的信息和一时冲动的陈述。

异步通信不太容易出现冲动输入。 人们有时间思考他们的反应并处理信息。 异步通信的另一个好处是它不会中断个人的工作流程。

团队日历

团队日历不必让每个人都可以访问每个团队成员的约会列表。 但是，此功能可用于跟踪个人工作班次，特别是对于员工遵循灵活时间表的公司。 它还使团队可以轻松地彼此设置会议。

重要的是要注意团队日历访问不是微观管理的工具。 相反，它的目的是在设置协作约定时让每个人都按照最佳时间表进行调整。

信息仪表板

项目协作工具包含大量信息。 虽然大量信息通常是好的，但项目经理需要保持最重要的信息——例如重要公告、即将到来的截止日期、团队优先事项和提醒——可见。

项目仪表板在易于理解的界面中总结了有关您项目的最重要信息。 信息可见性可以帮助团队保持专注和一致。 作为项目经理，它还消除了您不断重复自己的需要。

搜索功能

组织和查找信息与访问和存储一样重要。 无论您有多少文件，如果无法在需要时检索它们，它们都是无用的。 这是搜索功能很方便的地方。

手动查找信息是对宝贵生产时间的乏味浪费。 选择一个项目协作工具，让您可以在需要时快速搜索以获取文件和信息。

结论

如果您希望项目成功，项目协作至关重要。 为了促进这一点，请花时间确保您的团队在彼此之间建立融洽的关系。 将沟通系统化，最终将其变成一种习惯。 最重要的是，使用可在整个项目生命周期中简化沟通和协调的工具。

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