프로젝트 협업: 크리에이티브 팀을 위한 도구 및 팁

프로젝트 협업 은 작업을 완료하기 위해 팀과 리더 간의 조정입니다. 프로젝트의 모든 단계에서 중요합니다.

초기 단계에서는 고객의 목표와 일치하는 것이 중요합니다. 팀이 계획을 시작하면 모든 핵심 담당자는 작업, 리소스 및 견적이 정확하게 설명되었는지 확인해야 합니다. 협업은 특히 문제가 발생할 때 원활한 실행 및 모니터링을 용이하게 합니다. 프로젝트가 종료된 후에도 모든 사람이 공유하여 팀의 공동 성장에 기여할 때 사후 분석을 통해 학습 내용을 추출하는 것이 가장 생산적입니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 협업을 용이하게 하기 위해 다음과 같은 많은 사항을 고려해야 합니다.

팀에 동기를 부여하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

이 상황에 적합한 리더십 스타일은 무엇입니까?

이 프로젝트에 적합한 협업 도구 세트 유형은 무엇입니까?

어떤 도전을 예상해야 합니까?

유익한 업무 관계를 통해 팀의 능력을 극대화하려면 올바른 프로세스, 도구 및 사고 방식이 필요합니다.

프로젝트 협업의 중요성

프로젝트 관리에서 프로젝트 협업이 중요한 이유는 여러 가지가 있습니다. 팀에 제공할 수 있는 최고의 이점에 대해 이야기해 보겠습니다.

모든 움직이는 부품 정렬

대부분의 프로젝트에는 다양한 역량을 가진 팀이 포함됩니다. 예를 들어 제품 출시 쇼를 조직하려면 제품 전문가, 무대 디자이너, 아티스트, 대본 작가, 공연자, ​​호스트 등이 참여합니다.

쇼가 성공하기를 원한다면 관련된 모든 사람이 협력하여 고객의 비전을 전달하는 데 협력할 수 있도록 하고 싶을 것입니다.

운영 효율성

목표와 우선 순위가 명확하면 팀은 감독을 덜 받으면서 기능을 수행할 수 있습니다. 프로젝트 협업은 각 구성원이 독립적으로 기여할 수 있기 때문에 운영 효율성을 높일 수 있습니다.

프로젝트의 주요 목표를 갖추고 있으면 스스로 문제를 해결하고 결정을 내릴 수 있습니다.

갈등 해결

문제와 문제는 불가피합니다. 이러한 상황이 발생하면 프로젝트 팀은 필요에 따라 협업하고 타협해야 합니다.

프로젝트 협업의 건전한 문화는 각 구성원이 개인의 자존심보다 프로젝트의 성공을 우선시하도록 만듭니다. 책임을 비난하고 도피하는 대신 문제 해결과 주도권을 잡는 데 중점을 둡니다.

이러한 사고 방식을 통해 팀은 위기가 닥쳤을 때 회복력을 유지할 수 있습니다.

진행 모니터링 및 예측

프로젝트 협업을 통해 프로젝트 관리자는 팀이 진행 중인 작업을 잘 처리할 수 있습니다. 이러한 수준의 투명성은 진행 모니터링과 예측이라는 두 가지 측면에서 유용합니다.

예지력은 프로젝트 관리자에게 중요한 자질입니다. 문제와 병목 현상이 발생하기 전에 예상하면 팀이 문제가 발생했을 때 이를 해결할 수 있습니다. 팀이 워크플로를 방해하기 전에도 조정하여 장애물을 완전히 피하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

팀 시너지 향상

시너지를 통해 개별 팀 구성원은 부분의 합보다 더 큰 것을 생산할 수 있습니다.

팀이 협업할 때 각 개인의 재능이 극대화됩니다. 그들은 아이디어를 서로 튀기고 혁신적인 솔루션으로 발전시킵니다. 다양한 전문가의 관점을 인정하고 창의적인 솔루션을 찾는 데 사용됩니다.

팀으로서 브레인스토밍을 하다 보면 집단 사고 및 합의 불이행과 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 그러나 올바르게 수행하면 유레카 순간과 종합적인 결과를 초래할 수 있습니다. 프로젝트 협업은 클라이언트를 돕기 위한 중요한 돌파구를 만드는 데 필요합니다.

사기 증가 및 회전율 감소

연구 에 따르면 직원 스트레스의 92%는 나쁜 팀 역학에서 비롯됩니다. 직원의 행복 이 손상되면 생산성과 이직률에도 영향을 미칠 수 있습니다.

팀 간의 좋은 협력은 또한 기관 이 그들의 요구에 얼마나 관심을 갖고 있는지에 대한 인상에 영향을 미칩니다. 22%는 동료들과 어울리는 것이 회사에서 보살핌을 받고 있다는 인상을 준다는 점을 인정했습니다.

원활한 프로젝트 공동 작업을 보장하면 팀이 회사 내부 및 회사 내부에서 연결을 생성하여 최선을 다하도록 동기를 부여할 수 있습니다.

팀 협업을 개선하는 방법

팀 빌딩 활동

새로운 동료와 함께 일하는 것은 많은 압박감을 줄 수 있습니다. 팀 빌딩 활동을 통해 캐주얼하고 여유로운 환경에 그들을 두는 것은 그들이 긴장을 풀고 서로의 회사에 편안해지는 데 도움이 될 수 있습니다.

팀이 전문적인 환경에서 효율적으로 협력할 수 있기 전에 서로 좋은 관계를 유지한다면 팀 협업이 더 쉬울 것입니다. 팀 빌딩 활동이 화려할 필요는 없습니다. 팀 점심이나 퇴근 후 수다방처럼 간단할 수도 있고, 여러 날 동안의 교외 여행처럼 정교할 수도 있습니다.

구성원들이 긴장을 풀고 관계를 맺을 수 있는 환경에 배치하면 압력이 낮은 환경에서 함께 일할 수 있는 기회가 주어집니다. 이렇게 하면 사무실에 돌아왔을 때 더 나은 프로젝트 공동 작업을 준비하는 데 도움이 될 수 있습니다.

팀 커뮤니케이션

팀 커뮤니케이션과 협업은 생각만큼 자연스럽지 않습니다. 프로젝트 관리자는 사람들이 협업하도록 권장하는 시스템과 프로세스를 배치하여 이러한 습관을 촉진할 수 있습니다.

예를 들어 하루가 시작될 때 팀 구성원이 완료한 작업과 수행하려는 작업을 신속하게 검토하여 모든 사람에게 각자의 우선 순위를 알리는 일일 스탠드업 이 있습니다. 상태 회의 도 유용할 수 있습니다. 이것은 팀이 함께 일하고 서로를 지원할 수 있는 영역을 볼 수 있는 기회를 제공합니다.

협업을 체계화하면 습관화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그것이 제2의 천성이 되면 모든 사람에게서 더 나은 결과를 기대하기 시작할 수 있습니다.

올바른 도구 및 소프트웨어

팀이 현장에서 작업하든 온라인 작업을 하든 정보 보급 및 커뮤니케이션은 보장되지 않습니다. 같은 사무실에서 대부분의 시간을 보내는 팀이 여전히 사일로에서 일하게 되기를 바랍니다.

팀 협업 소프트웨어를 통해 정보에 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 팀 구성원은 자신의 진행 상황뿐만 아니라 팀의 진행 상황도 알 수 있습니다. 이는 효율적인 의사 결정 및 조정을 용이하게 합니다. 그리고 갈등이 생겼을 때 팀원들이 상황의 정도를 알고 있기 때문에 토론이 더 쉬워집니다.

하이브리드 및 재택근무가 인기를 얻고 있는 지금, 팀 협업을 위한 올바른 도구와 소프트웨어는 프로젝트 협업을 촉진하는 데 더욱 중요해지고 있습니다.

다음 섹션에서는 프로젝트 협업 소프트웨어를 선택할 때 찾아야 하는 주요 기능에 대해 논의해 보겠습니다.

프로젝트 협업 소프트웨어 기능

작업 관리

프로젝트는 팀 구성원이 진행 상황을 진행하기 위해 정시에 완료해야 하는 작업으로 구성됩니다.

작업이 서로 관련되는 경우가 있습니다. 첫째, 종속성: 다른 작업이 완료될 때까지 시작할 수 없는 작업입니다. 예를 들어, 마케팅 크리에이티브는 소셜 미디어 관리자의 게시 일정 없이는 소셜 미디어 게시물에 대한 비주얼 만들기를 시작할 수 없습니다.

둘째, 종속성이 없어도 작업은 서로 연결되어 있습니다. 예를 들어 커뮤니티 관리자는 소셜 미디어 게시물을 사용하여 팬과의 대화를 시작할 수 있습니다. 소셜 미디어 캘린더를 사용할 수 없는 경우 다른 토론 지점을 사용할 수 있지만 소셜 게시물을 보완하면 모든 노력을 증폭하는 데 더 도움이 될 수 있습니다.

선택한 프로젝트 협업 도구는 팀 구성원이 서로의 진행 상황을 알 수 있도록 하여 후속 조치나 일정 조정이 필요한지 여부를 알 수 있도록 해야 합니다.

파일 교환

파일은 프로젝트에서 매우 중요합니다. 그 안에는 정보, 청사진, 계획, 추적자가 있습니다. 마케팅 대행사로서 귀하의 캠페인은 캘린더, 글, 기사, 캡션 등으로 구성됩니다. 파일을 보유하고 있는 파일이 없으면 진행이 불가능합니다.

좋은 파일 교환 기능을 갖춘 프로젝트 협업 도구는 팀이 정보를 보다 효과적으로 전달하는 데 도움이 됩니다. 작업 설명 외에도 팀 구성원이 사용하거나 참조할 수 있는 파일을 첨부하여 수행해야 할 작업에 대해 모두 정렬되었는지 확인합니다.

동기 또는 비동기 메시징

커뮤니케이션은 프로젝트 협업의 중심이므로 프로젝트 협업 도구는 동기 및 비동기 통신을 수용할 수 있어야 합니다. 비동기식 통신은 메시지와 포럼의 형태일 수 있습니다. 동기는 인스턴트 메시징 또는 음성 또는 비디오를 통한 통화일 수 있습니다.

동기식 커뮤니케이션은 브레인스토밍과 위기 관리에 좋습니다. 서로 아이디어를 주고받고 문제를 해결할 때 효과적인 자유로운 토론이 가능합니다. 그러나 즉각적인 품질로 인해 관련 없는 정보와 즉석 진술이 발생하기 쉽습니다.

비동기식 통신은 충동적인 입력에 덜 취약합니다. 사람들은 자신의 응답에 대해 생각하고 정보를 처리할 시간이 있습니다. 비동기식 통신의 또 다른 장점은 개인의 작업 흐름을 방해하지 않는다는 것입니다.

팀 캘린더

팀 캘린더는 모든 팀원에게 모든 팀원의 약속 목록에 대한 액세스 권한을 부여할 필요는 없습니다. 그러나 이 기능은 특히 직원이 유연한 일정을 따르는 회사의 경우 개별 근무 교대조를 추적하는 데 유용할 수 있습니다. 또한 팀이 서로 회의를 쉽게 설정할 수 있습니다.

팀 캘린더 액세스는 세부적인 관리를 위한 도구가 아니라는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 대신, 공동 작업을 설정할 때 모든 사람을 최적의 일정으로 조정하기 위한 것입니다.

정보 대시보드

프로젝트 협업 도구에는 많은 정보가 들어 있습니다. 풍부한 정보가 일반적으로 좋지만 프로젝트 관리자는 중요한 발표, 예정된 마감일, 팀 우선 순위 및 알림과 같은 가장 중요한 정보를 볼 수 있도록 해야 합니다.

프로젝트 대시보드 는 이해하기 쉬운 인터페이스에서 프로젝트에 대한 가장 중요한 정보를 요약합니다. 정보 가시성은 팀이 집중하고 정렬하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 프로젝트 관리자로서 자신을 계속 반복할 필요가 없습니다.

검색 기능

정보를 구성하고 찾는 것은 액세스 및 저장만큼 중요합니다. 아무리 많은 파일을 가지고 있어도 필요할 때 검색할 수 없으면 쓸모가 없습니다. 여기에서 검색 기능이 편리합니다.

수동으로 정보를 찾는 것은 귀중한 생산 시간의 지루한 낭비입니다. 필요할 때 파일과 정보를 빠르게 검색할 수 있는 프로젝트 협업 도구를 선택하십시오.

결론

프로젝트가 성공하려면 프로젝트 협업이 중요합니다. 이를 용이하게 하려면 시간을 내어 팀이 서로 친밀감을 형성할 수 있도록 하십시오. 의사 소통을 체계화하여 결국 습관으로 만듭니다. 가장 중요한 것은 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 커뮤니케이션 및 조정을 간소화하는 도구를 사용하는 것입니다.

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