7 ข้อดีที่สุดของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์

คุณคำนวณเวลาที่คุณลงทุนในการบริหารแผนกบัญชีของธุรกิจของคุณหรือไม่? การบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในท้ายที่สุดอาจกลายเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลาพอสมควร ด้วยการเติบโตของมาตรฐานการบัญชีธุรกิจก็กลายเป็นเรื่องยากและน่าเบื่อหน่าย เช่นเดียวกับผู้ประกอบธุรกิจรายอื่น คุณต้องมีสเปรดชีตเพื่อติดตามธุรกรรมการเงินและบัญชีของคุณ นั่นเป็นสิ่งที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วย แต่เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนาขึ้น สิ่งนี้กลายเป็นความท้าทายเนื่องจากการบัญชีด้วยตนเองอาจไม่ถูกต้องและใช้เวลานาน

ทำความเข้าใจซอฟต์แวร์บัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้คุณทำตามขั้นตอนของรอบบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ในขณะที่คุณสามารถใช้เวลากับสิ่งที่สำคัญกว่าได้ ซอฟต์แวร์สามารถจัดหมวดหมู่ธุรกรรมขั้นสุดท้ายและบันทึกได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณชำระค่าใช้จ่ายในบางครั้ง แบ่งปันใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ดำเนินการรายงานมาตรฐานผ่านแพลตฟอร์ม และจัดการการจ่ายเงินเดือน

มีซอฟต์แวร์การบัญชีที่หลากหลายขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณดำเนินการ บริษัทหรือธุรกิจขนาดใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์ที่ปรับแต่งเองหรือซอฟต์แวร์ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) ในขณะที่บริษัทอื่นๆ อาจใช้บริการทางการเงินที่ทันสมัยหรือผู้รวมระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ พวกเขาทำให้กระบวนการบัญชีดำเนินไปอย่างราบรื่น ในโลกของการแปลงเป็นดิจิทัล การพัฒนาซอฟต์แวร์ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจสมัยใหม่ ธุรกิจเหล่านี้มักมองหาวิธีการใหม่ในการจัดหาโซลูชันการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองอย่างสม่ำเสมอ

แนะนำสำหรับคุณ: ธุรกิจซอฟต์แวร์และไอทีจะอยู่รอดได้อย่างไรในช่วงการระบาดของโควิด-19

ข้อดีเด่นของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์

ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์หรือซอฟต์แวร์บัญชีที่ปรับแต่งเองเป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ช่วยให้ผู้ทำบัญชี นักบัญชี หรือผู้จัดการธุรกิจดำเนินการหรือจัดการธุรกรรมทางบัญชีสำหรับธุรกิจใดๆ โดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยคุณทำงานอัตโนมัติภายในกระบวนการบัญชี เมื่อพิจารณาถึงการเริ่มต้นใช้งาน ราคาของแพ็คเกจซอฟต์แวร์การบัญชีและกระบวนการที่จำเป็นในการตั้งค่านั้นเป็นสิ่งที่น่าติดตาม

หากคุณกำลังสร้างข้อมูลหรือรายการบันทึกประจำวัน กระบวนการนี้สามารถทำได้โดยอัตโนมัติโดยใช้ซอฟต์แวร์ ทุกครั้งที่คุณชำระเงินด้วยบัญชีธนาคารของธุรกิจของคุณ ซอฟต์แวร์จะทำโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่คุณปฏิบัติตามสิ่งเหล่านี้ คุณต้องรู้ว่ามีข้อดีบางประการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บัญชี ในบรรดารายการเหล่านี้ รายการด้านบนแสดงอยู่ด้านล่าง

1. การทำงานร่วมกันง่าย ๆ

ด้วยการบัญชีบนคลาวด์ การทำงานร่วมกันของคุณจะง่ายขึ้น คุณจำได้ไหมว่าเมื่อใดที่คุณต้องแก้ไขสเปรดชีตบ่อยขึ้น การบัญชีด้วยตนเองนั้นยากเพียงใด หลังจากนี้ คุณต้องบันทึกสิ่งนี้ในไดรฟ์ภายนอก USB แล้วส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบ วิธีการติดตามธุรกรรมทางการเงินที่ใช้เวลานาน วุ่นวาย และล้าสมัย ตอนนี้เวลาเหล่านี้หายไปแล้ว

ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ ทุกคนสามารถเข้าถึงการบัญชีแบบเรียลไทม์และประมวลผลข้อมูลทางการเงินได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น นี้เพียงแค่ต้องการให้พนักงานของคุณเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ของพวกเขาและปฏิบัติหน้าที่ในตอนนั้นและที่นั่น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม และอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนดำเนินการกับข้อมูลทางบัญชีที่คล้ายคลึงกัน นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ยังช่วยให้คุณดำเนินการกับผู้ใช้หลายระดับในระดับต่างๆ คุณสามารถปรับแต่งการอนุญาตด้วยวิธีนี้โดยการตั้งค่ามาตรฐานการบัญชีหรือคุณสมบัติการทำบัญชีที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการ

2. ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา

เช่นเดียวกับการติดตั้งซอฟต์แวร์อื่นๆ การตั้งค่าซอฟต์แวร์การบัญชีก็ต้องใช้เวลาและความพยายามเช่นกัน แต่อีกครั้ง การลงทุนครั้งนี้กลายเป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียว เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาของคุณในแนวคิดระยะยาว ลองนึกถึงภาระงานของนักบัญชีหรือผู้ทำบัญชี เวลาและพลังงานที่พวกเขาลงทุนในการทำบัญชีด้วยตนเองนั้นช่างวุ่นวายและยุ่งยากจริงๆ งานบางอย่างก็ซ้ำซากจำเจ ตัวอย่างเช่น การทำใบแจ้งหนี้สำหรับการขาย การส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินที่ล่าช้า และการติดตามธุรกรรมเป็นงานที่ซ้ำซากจำเจซึ่งต้องดำเนินการด้วยตนเอง

แรงงานทั้งหมดนี้สามารถกำจัดได้โดยการผสมผสานซอฟต์แวร์การบัญชี ไม่เพียงแต่กำจัดการใช้แรงงานคนเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาได้มาก เนื่องจากซอฟต์แวร์สามารถครอบคลุมขั้นตอนส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับวงจรบัญชีได้

“สำหรับผู้เริ่มต้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการสร้างรายการบันทึกประจำวัน ตามด้วยการรวมบัญชีธนาคารของคุณเข้ากับซอฟต์แวร์ของคุณโดยตรง สิ่งนี้จะช่วยคุณในการเก็บรักษาบันทึกการชำระเงินทุกรายการที่ได้รับหรือได้รับในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากจะมีการปรับปรุงโดยอัตโนมัติในสมุดรายวัน” – ตามที่ Peter Lee แนะนำในการแถลงข่าวล่าสุดของเขา Peter เป็น CEO คนปัจจุบันของ Info-Tech และมีประสบการณ์มากมายในด้านซอฟต์แวร์ระดับองค์กร

คุณยังสามารถเพลิดเพลินกับสิ่งต่าง ๆ เช่น การรายงานทางการเงินอัตโนมัติ ไม่ดาวน์โหลดไฟล์ CSV หรือการตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติสำหรับผู้ซื้อขาย แต่คุณต้องจำไว้ว่าไม่ใช่ซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่มีการทำงานอัตโนมัติในระดับเดียวกัน ทำการวิจัยตลาดอย่างเหมาะสมแล้วรับซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณซึ่งตรงกับความต้องการของคุณ

3. การเข้าถึงข้อมูลแบบสากล

นี่เป็นข้อได้เปรียบที่ชัดเจนที่สุดของการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์แทนวิธีการบัญชีแบบเดิมหรือแบบแมนนวล ช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ทุกที่ทุกเวลาและจากสื่อใดก็ตามที่คุณต้องการดำเนินการ ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ของคุณสามารถใช้ได้จากอุปกรณ์พกพา พีซี แล็ปท็อป หรือแท็บเล็ต สิ่งที่คุณต้องมีคืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต

ธุรกิจมี upsides มากมาย ไม่ว่าจะเป็นขนาดใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงจากอุปกรณ์ สร้าง ตรวจสอบ หรือดาวน์โหลดรายงานและงบการเงินได้ด้วยคลิกเดียว นักบัญชีของคุณจะโล่งใจเพราะเขา/เธอไม่จำเป็นต้องเตรียมบันทึกก่อนสามวันจากโต๊ะทำงาน พวกเขาสามารถทำมันได้ทันทีด้วยระบบคอมพิวเตอร์ เพียงลงชื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มและไปที่ส่วนการเงินและดาวน์โหลดใบแจ้งยอดที่คุณต้องการ สำหรับ.

คุณอาจชอบ: ข้อดี 10 อันดับแรกของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคิวในธุรกิจของคุณ

4. ปรับปรุงความถูกต้องในการบัญชี

ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้คุณบอกลาข้อผิดพลาดที่คุณมักจะกระทำขณะทำบัญชีด้วยตนเองได้ การบัญชีออนไลน์ช่วยให้แน่ใจว่าบันทึกทั้งหมดของคุณได้รับการจัดระเบียบและดูแลอย่างถูกต้องแม่นยำ คุณจำได้ไหมว่าคุณเสียเวลาไปกับการคำนวณธุรกรรมทางการเงินและไม่เข้าใจว่าทำไมงบดุลไม่ตรงกัน? ในที่นี้ ความถูกต้องได้รับการดูแลอย่างเหมาะสม และเวลาที่ยากลำบากของคุณก็หมดไป

ซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์จะปรับสมดุลรายการบันทึกประจำวันใหม่ของคุณ และในกรณีที่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ซอฟต์แวร์จะเน้นย้ำถึงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการแก้ไข สิ่งที่ดีที่สุดคือคุณได้รับแจ้งเกี่ยวกับการดำเนินการทั้งหมดที่ซอฟต์แวร์บัญชีดำเนินการให้คุณ นี่เป็นตัวอย่างจริงของวิธีที่ซอฟต์แวร์การบัญชีช่วยคุณในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลและช่วยปรับปรุงบันทึกทางการเงินของคุณอย่างเหมาะสม

ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับความใหม่ของข้อมูลได้ หากคุณกำลังทำงานในสเปรดชีตที่เปลี่ยนไปก่อนหน้านี้ แต่เวอร์ชันที่อัปเดตไม่เคยปรากฏบนแผ่นงานของคุณ เสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ ด้วยซอฟต์แวร์การบัญชี สิ่งนี้จะหมดไป โดยสรุป จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าบันทึกทางการเงินและธุรกรรมทั้งหมดของคุณได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและเหมาะสม

5. ปรับปรุงความปลอดภัย

แพลตฟอร์มออนไลน์เกี่ยวข้องกับความไม่ปลอดภัยและภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่ไม่ต้องการ แต่การบัญชีบนคลาวด์เป็นซอฟต์แวร์หนึ่งที่รับรองว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณได้รับการป้องกันและรักษาความปลอดภัย ข้อมูลของคุณครอบคลุมและป้องกันด้วยการเข้ารหัสและอัลกอริธึมระดับไฮเอนด์ที่แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะถอดรหัส การจัดเก็บบันทึกของคุณทางออนไลน์ด้วยซอฟต์แวร์นั้นปลอดภัยกว่าการจัดเก็บบนชั้นวางในสำนักงาน

สิ่งที่ดีที่สุดประการหนึ่งคือ ข้อมูลไม่เพียงแต่ถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังมีการซิงค์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้คุณไม่พลาดข้อมูลใหม่ๆ ระบบบัญชีบนเดสก์ท็อปจำเป็นต้องมีการสำรองข้อมูลตามปกติซึ่งแตกต่างจากระบบบัญชีบนคลาวด์ซึ่งไม่เคยจัดเก็บข้อมูลไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ ฮาร์ดไดรฟ์อาจบอบบางและถูกทำลายหรือเสียหายได้ง่าย ทำให้ใช้งานไม่ได้ ส่งผลให้แผนกู้คืนระบบซึ่งมีราคาแพงและใช้เวลานาน

ระบบบัญชีออนไลน์รับผิดชอบทั้งหมดจากคุณและดำเนินการด้วยความขยัน คุณไม่จำเป็นต้องสำรองข้อมูลของคุณที่นี่ ระบบจะสำรองข้อมูลให้คุณเอง

6. ประหยัดและประหยัดค่าใช้จ่าย

คำถามแรกที่เกิดขึ้นหลังจากอ่านหัวข้อคือ ซอฟต์แวร์ที่ต้องชำระเงินมีความประหยัดและประหยัดต้นทุนอย่างไร คุณมีคำตอบสำหรับเรื่องนี้ ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ช่วยคุณประหยัดเวลาและพลังงาน ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดยเฉลี่ย จะช่วยประหยัดเวลาสำหรับธุรกิจของคุณได้ 300 ชั่วโมงต่อปี เพื่อความแม่นยำ การสูญเสียเวลาของสิ่งต่าง ๆ รวมถึงการทำงานซ้ำ ๆ การสร้างบันทึกทางการเงินและรายงานด้วยตนเอง การแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชี และอื่นๆ อีกมากมาย

หากคุณดูค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การบัญชีจะมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 10 ถึง 50 ดอลลาร์ต่อเดือน ดังนั้นซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะจ่ายเองโดยประหยัดมากขึ้น หากคุณเปรียบเทียบซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์กับ ERP คุณจะเห็นความคุ้มค่าในตัวเอง เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการประหยัดเงินของธุรกิจของคุณและนำไปใช้เพื่อจุดประสงค์ที่ดีกว่า

7. ปรับปรุงความเป็นมืออาชีพ

เมื่อธุรกิจของคุณเริ่มคืบหน้า คุณจะเริ่มได้รับคำขอให้ตอบกลับทางการเงินจากภายนอก เพื่อให้เป็นไปตามคำขอเหล่านี้ คุณต้องมีความเป็นมืออาชีพในแนวทางของคุณ ในขณะที่ซื้อขายกับนักลงทุน คุณไม่สามารถเสนองบการเงินที่ไม่เป็นมืออาชีพได้ ซอฟต์แวร์การบัญชีทำเพื่อคุณ โดยจะทำการบันทึกข้อมูลทางการเงินของคุณด้วยคอมพิวเตอร์ และเตรียมใบแจ้งยอดที่ร่างมาอย่างดี มีรูปแบบที่เหมาะสม และเป็นมืออาชีพสำหรับคุณ รูปแบบเหล่านี้เป็นมาตรฐานและนำเสนอในรูปแบบที่ดาวน์โหลดง่าย

คุณอาจสนใจ: ทางเลือกที่ดีที่สุดของซอฟต์แวร์สำหรับเจ้าของธุรกิจ

บทสรุป

โดยสรุป เพื่อขจัดปัญหาด้านการเงินและการบัญชี ธุรกิจต่างๆ ได้รวมซอฟต์แวร์การบัญชีเพื่อทำให้ข้อมูลมีความแม่นยำมากขึ้นและแปลงเป็นแนวทางที่ง่ายขึ้น นั่นคือสิ่งที่สำคัญของซอฟต์แวร์การบัญชีเข้ามามีบทบาท ในขณะที่ธุรกิจดำเนินไป คุณจำเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้เพิ่มเติม สร้างงบการเงิน และสร้างรายการบันทึกประจำวันใหม่ ดังนั้นเพื่อด้นสดและลงมือทำ ธุรกิจสมัยใหม่จึงเริ่มใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อจัดการบัญชีของตน มีข้อดีหลายประการที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์บัญชี ซึ่งบางส่วนได้กล่าวถึงในบทความ