Projektzusammenarbeit: Tools & Tipps für kreative Teams

Projektzusammenarbeit ist die Koordination zwischen Teams und Führungskräften, um Dinge zu erledigen. Es ist in jeder Phase des Projekts von entscheidender Bedeutung.

Während der Initiierungsphase ist die Ausrichtung an den Zielen Ihres Kunden von entscheidender Bedeutung. Sobald Ihr Team mit der Planung beginnt, muss jede Schlüsselperson sicherstellen, dass Aufgaben, Ressourcen und Schätzungen genau berücksichtigt werden. Die Zusammenarbeit erleichtert die reibungslose Ausführung und Überwachung, insbesondere wenn Probleme auftreten. Selbst wenn Projekte abgeschlossen sind, ist das Extrahieren von Erkenntnissen durch Post-Mortem am produktivsten, wenn alle teilen, um zum kollektiven Wachstum des Teams beizutragen.

Als Projektmanager müssen Sie viele Dinge berücksichtigen, um die Projektzusammenarbeit zu erleichtern:

Wie motiviere ich mein Team am besten?

Welcher Führungsstil wäre in dieser Situation angemessen?

Welche Art von Collaboration-Toolset ist die richtige für dieses Projekt?

Mit welchen Herausforderungen muss ich rechnen?

Um die Fähigkeiten Ihres Teams durch fruchtbare Arbeitsbeziehungen zu maximieren, benötigen Sie die richtigen Prozesse, Tools und Denkweisen.

Bedeutung der Projektzusammenarbeit

Es gibt viele Gründe, warum die Projektzusammenarbeit im Projektmanagement wichtig ist. Lassen Sie uns über die wichtigsten Vorteile sprechen, die es Ihrem Team bieten kann.

Richten Sie alle beweglichen Teile aus

An den meisten Projekten sind Teams mit unterschiedlichen Kompetenzen beteiligt. An der Organisation einer Produkteinführungsshow werden beispielsweise Produktexperten, Bühnenbildner, Künstler, Drehbuchautoren, Darsteller, Moderatoren und viele mehr beteiligt sein.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Show erfolgreich ist, sollten Sie die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten fördern, damit sie Hand in Hand arbeiten können, um die Vision Ihres Kunden zu verwirklichen.

Betriebseffizienz

Wenn Ziele und Prioritäten klar sind, kann Ihr Team mit weniger Aufsicht arbeiten. Die Projektzusammenarbeit kann die betriebliche Effizienz fördern, da sie es jedem Mitglied ermöglicht, unabhängig einen Beitrag zu leisten.

Ausgestattet mit den Hauptzielen des Projekts sind sie auch in der Lage, Fehler zu beheben und eigenständig Entscheidungen zu treffen.

Konfliktlösung

Probleme und Probleme sind unvermeidlich. Wenn sie passieren, müssen Projektteams zusammenarbeiten und nach Bedarf Kompromisse eingehen.

Eine gesunde Kultur der Projektzusammenarbeit lässt jedes Mitglied den Erfolg des Projekts über sein persönliches Ego stellen. Anstatt Schuldzuweisungen zu machen und sich der Verantwortung zu entziehen, liegt der Fokus auf Problemlösung und Initiative.

Diese Denkweise ermöglicht es Teams, in Krisenzeiten widerstandsfähig zu bleiben.

Fortschrittsüberwachung und Vorausschau

Die Projektzusammenarbeit kann Projektmanagern einen guten Überblick darüber geben, was das Team durchmacht. Dieses Maß an Transparenz ist für zwei Dinge von Vorteil: Fortschrittskontrolle und Vorausschau.

Voraussicht ist eine wichtige Eigenschaft von Projektmanagern. Probleme und Engpässe zu antizipieren, bevor sie auftreten, kann das Team darauf vorbereiten, sie anzugehen, wenn sie auftreten. Es kann dem Team sogar helfen, die Hürde vollständig zu umgehen, indem Anpassungen vorgenommen werden, noch bevor es den Arbeitsablauf stören könnte.

Verbessert die Team-Synergie

Synergie ermöglicht es einzelnen Teammitgliedern, Dinge zu produzieren, die mehr sind als die Summe ihrer Teile.

Wenn Teams zusammenarbeiten, werden die Talente jeder Person maximiert. Sie tauschen Ideen aus und entwickeln sie zu innovativen Lösungen weiter. Perspektiven verschiedener Experten werden berücksichtigt und genutzt, um kreative Lösungen zu finden.

Das Brainstorming im Team kann mit Herausforderungen wie Gruppendenken und Nichteinhaltung von Konsens verbunden sein. Aber richtig gemacht, kann es zu Heureka-Momenten und umfassenden Ergebnissen führen. Projektzusammenarbeit ist notwendig, um bedeutende Durchbrüche zu schaffen, die Ihrem Kunden helfen.

Höhere Moral und geringerer Umsatz

Studien zeigen, dass 92 % des Mitarbeiterstresses auf eine schlechte Teamdynamik zurückzuführen ist. Und wenn die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigt ist, kann dies auch die Produktivität und den Umsatz beeinträchtigen.

Eine gute Zusammenarbeit zwischen den Teams wirkt sich auch auf ihren Eindruck aus, wie sehr sich ihre Agentur um ihre Bedürfnisse kümmert . 22 % gaben zu, dass ihnen der Umgang mit ihren Kollegen auch den Eindruck vermittelt, dass sie vom Unternehmen umsorgt werden.

Wenn Sie für eine reibungslose Projektzusammenarbeit sorgen, ermöglichen Sie es Ihrem Team auch, Verbindungen mit und innerhalb des Unternehmens herzustellen, um es motiviert zu halten, sein Bestes zu geben.

So verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team

Teamgeist fördernde Aktivitäten

Es kann eine Menge Druck sein, mit neuen Kollegen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie sie durch Teambuilding-Aktivitäten in eine ungezwungene und entspannte Umgebung bringen, können sie sich entspannen und sich in die Gesellschaft des anderen einleben.

Bevor Teams in einem professionellen Umfeld effizient zusammenarbeiten können, wäre die Teamzusammenarbeit einfacher, wenn sie auch einen guten Draht zueinander hätten. Teambuilding-Aktivitäten müssen nicht schick sein. Sie können so einfach sein wie ein Mittagessen im Team oder ein Treffen nach der Arbeit oder so aufwändig wie mehrtägige Ausflüge außerhalb der Stadt und dergleichen.

Wenn Sie die Mitglieder in eine Umgebung bringen, in der sie sich entspannen und Beziehungen aufbauen können, erhalten sie die Möglichkeit, in Umgebungen mit geringem Druck zusammenzuarbeiten. Dies kann ihnen helfen, sich auf eine bessere Projektzusammenarbeit vorzubereiten, wenn Sie wieder im Büro sind.

Teamkommunikation

Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sind nicht so selbstverständlich, wie Sie denken. Als Projektmanager können Sie diese Gewohnheit fördern, indem Sie Systeme und Prozesse einrichten, die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ermutigen.

Ein Beispiel ist ein tägliches Stand-up, bei dem die Teammitglieder zu Beginn des Tages schnell durchgehen, was sie erledigt haben und was sie gleich tun werden, damit jeder über die Priorität jedes Einzelnen informiert ist. Auch Statusmeetings können sinnvoll sein. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Bereiche zu sehen, in denen Teams zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen können.

Die Systematisierung der Zusammenarbeit kann dabei helfen, sie zur Gewohnheit zu machen. Sobald es zur zweiten Natur geworden ist, können Sie von allen bessere Ergebnisse erwarten.

Richtige Tools und Software

Unabhängig davon, ob Ihr Team vor Ort oder online arbeitet, die Verbreitung und Kommunikation von Informationen ist nicht garantiert. Möglicherweise arbeiten Teams, die den größten Teil ihrer Zeit im selben Büro verbringen, immer noch in Silos.

Software für Teamzusammenarbeit macht Informationen zugänglich. Es ermöglicht den Teammitgliedern, sich nicht nur ihrer eigenen Fortschritte bewusst zu sein, sondern auch der des Teams. Dies erleichtert eine effiziente Entscheidungsfindung und Ausrichtung. Und wenn es zu Konflikten kommt, sind Diskussionen einfacher, weil die Teammitglieder sich des Ausmaßes der Situation bewusst sind.

Jetzt, da Hybrid- und Heimarbeit immer beliebter werden, werden die richtigen Tools und Software für die Teamzusammenarbeit immer wichtiger, um die Projektzusammenarbeit zu erleichtern.

Lassen Sie uns im nächsten Abschnitt die wichtigsten Funktionen besprechen, auf die Sie bei der Auswahl einer Software für die Projektzusammenarbeit achten müssen.

Funktionen der Software für die Projektzusammenarbeit

Aufgabenmanagement

Projekte bestehen aus Aufgaben, die Teammitglieder rechtzeitig erledigen müssen, um Fortschritte zu erzielen.

Es gibt Fälle, in denen sich Aufgaben aufeinander beziehen. Erstens als Abhängigkeiten: Aufgaben, die nicht gestartet werden können, bis eine andere abgeschlossen ist. Beispielsweise kann Ihr Marketing-Creative ohne den Posting-Kalender von Ihrem Social-Media-Manager nicht mit der Erstellung von Grafiken für Ihre Social-Media-Posts beginnen.

Zweitens sind Aufgaben miteinander verbunden, obwohl es keine Abhängigkeiten gibt. Beispielsweise kann Ihr Community-Manager Ihre Social-Media-Beiträge verwenden, um mit Ihren Fans ins Gespräch zu kommen. Während andere Diskussionspunkte verwendet werden können, wenn der Social-Media-Kalender nicht verfügbar ist, kann die Ergänzung Ihrer Social-Media-Posts vorteilhafter sein, um all Ihre Bemühungen zu verstärken.

Das Tool Ihrer Wahl für die Projektzusammenarbeit sollte es den Teammitgliedern ermöglichen, den Fortschritt der anderen zu verfolgen, damit sie wissen, ob sie Zeitpläne nachverfolgen oder neu ausrichten müssen.

Dateiaustausch

Dateien sind in Projekten von entscheidender Bedeutung. Darin befinden sich Informationen, Blaupausen, Pläne und Tracker. Als Marketingagentur bestehen Ihre Kampagnen aus Kalendern, Artikeln, Bildunterschriften und mehr. Ohne die Dateien, die sie enthalten, ist Fortschritt unmöglich.

Ein Tool für die Projektzusammenarbeit mit guten Dateiaustauschfunktionen hilft Ihrem Team dabei, Informationen effektiver weiterzugeben. Hängen Sie zusätzlich zu Ihrer Aufgabenbeschreibung Dateien an, die Ihre Teammitglieder verwenden oder auf die sie sich beziehen können, um sicherzustellen, dass Sie sich darauf einstimmen, was zu tun ist.

Synchrones oder asynchrones Messaging

Kommunikation steht im Mittelpunkt der Projektzusammenarbeit, daher sollte Ihr Projektzusammenarbeitstool in der Lage sein, synchrone und asynchrone Kommunikation zu unterstützen. Asynchrone Kommunikation kann in Form von Nachrichten und Foren erfolgen. Synchron können Instant Messaging oder Anrufe per Sprache oder Video sein.

Synchrone Kommunikation ist gut für Brainstorming und Krisenmanagement. Es ermöglicht eine frei fließende Diskussion, die effektiv ist, wenn Ideen ausgetauscht und Probleme gelöst werden. Aufgrund ihrer augenblicklichen Qualität ist sie jedoch anfällig für irrelevante Informationen und spontane Aussagen.

Asynchrone Kommunikation ist weniger anfällig für impulsive Eingaben. Die Menschen haben Zeit, über ihre Antworten nachzudenken und die Informationen zu verarbeiten. Ein weiterer Vorteil der asynchronen Kommunikation ist, dass sie den Arbeitsablauf der einzelnen Personen nicht unterbricht.

Team-Kalender

Teamkalender müssen nicht jedem Zugriff auf die Terminliste jedes Teammitglieds gewähren. Diese Funktion kann jedoch nützlich sein, um einzelne Arbeitsschichten im Auge zu behalten, insbesondere für Unternehmen, deren Mitarbeiter einem flexiblen Zeitplan folgen. Es macht es Teams auch leicht, Meetings miteinander zu vereinbaren.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Zugriff auf den Teamkalender kein Tool für die Mikroverwaltung ist. Stattdessen soll es alle auf die besten Zeitpläne ausrichten, wenn sie kollaborative Engagements festlegen.

Informations-Dashboard

Tools für die Projektzusammenarbeit enthalten viele Informationen. Während eine Fülle von Informationen im Allgemeinen gut ist, müssen Projektmanager die wichtigsten – wie wichtige Ankündigungen, bevorstehende Fristen, Teamprioritäten und Erinnerungen – sichtbar halten.

Projekt-Dashboards fassen die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt in einer übersichtlichen Oberfläche zusammen. Die Sichtbarkeit von Informationen kann Teams dabei helfen, konzentriert und ausgerichtet zu bleiben. Als Projektmanager entfällt für Sie auch die Notwendigkeit, sich ständig zu wiederholen.

Suchfunktion

Das Organisieren und Auffinden von Informationen ist genauso wichtig wie der Zugriff und die Speicherung. Unabhängig davon, wie viele Dateien Sie haben, sind sie nutzlos, wenn sie bei Bedarf nicht abgerufen werden können. Hier ist eine Suchfunktion praktisch.

Die manuelle Suche nach Informationen ist eine mühsame Verschwendung wertvoller Produktionszeit. Wählen Sie ein Tool für die Projektzusammenarbeit, mit dem Sie eine schnelle Suche durchführen können, um Dateien und Informationen zu erhalten, wenn Sie sie benötigen.

Fazit

Die Projektzusammenarbeit ist entscheidend, wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt erfolgreich ist. Um dies zu erleichtern, nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Team eine Beziehung untereinander aufbaut. Kommunikation systematisieren, um sie schließlich zur Gewohnheit zu machen. Verwenden Sie vor allem Tools, die die Kommunikation und Abstimmung während Ihres gesamten Projektlebenszyklus optimieren.

Wenn Sie eine Kreativagentur sind, verwenden Sie ein Tool wie Workamajig : ein spezialisiertes Tool für die Projektzusammenarbeit für Marketing- und Werbeteams. Es ist mit Funktionen ausgestattet, die sicherstellen, dass Ihre Teams zusammenarbeiten und alle Ihre Bemühungen synchron sind. Es ist die perfekte Lösung für Ihre Anforderungen an die Projektzusammenarbeit.