Colaboração do projeto: ferramentas e dicas para equipes criativas

A colaboração do projeto é a coordenação entre equipes e líderes para fazer as coisas. É vital em todas as fases do projeto.

Durante a fase de iniciação, o alinhamento com os objetivos do seu cliente é essencial. Depois que sua equipe começa a planejar, cada pessoa-chave precisa garantir que as tarefas, recursos e estimativas sejam contabilizados com precisão. A colaboração facilita a execução e o monitoramento sem problemas, especialmente quando surgem problemas. Mesmo quando os projetos estão concluídos, extrair aprendizados por meio de post-mortems é mais produtivo quando todos compartilham para contribuir com o crescimento coletivo da equipe.

Como gerente de projeto, você precisará considerar muitas coisas para facilitar a colaboração do projeto:

Qual é a melhor maneira de motivar minha equipe?

Que estilo de liderança seria apropriado para esta situação?

Que tipo de conjunto de ferramentas de colaboração é adequado para este projeto?

Que desafios devo antecipar?

Para maximizar as capacidades de sua equipe por meio de relacionamentos de trabalho frutíferos, você precisará dos processos, ferramentas e mentalidade certos.

Importância da colaboração do projeto

Há muitas razões pelas quais a colaboração em projetos é importante no gerenciamento de projetos. Vamos falar sobre os principais benefícios que ele pode oferecer para sua equipe.

Alinhar todas as peças móveis

A maioria dos projetos envolve equipes com competências variadas. Por exemplo, organizar um show de lançamento de produtos envolverá especialistas em produtos, designers de palco, artistas, roteiristas, artistas, apresentadores e muito mais.

Se você deseja que seu programa seja bem-sucedido, deve promover a colaboração entre todos os envolvidos para que possam trabalhar lado a lado na entrega da visão do seu cliente.

Eficiência operacional

Quando os objetivos e prioridades são claros, sua equipe pode funcionar com menos supervisão. A colaboração do projeto pode promover a eficiência operacional porque permite que cada membro contribua de forma independente.

Equipados com os principais objetivos do projeto, eles também poderão solucionar problemas e tomar decisões por conta própria.

Resolução de conflitos

Problemas e questões são inevitáveis. Quando acontecem, as equipes de projeto precisam colaborar e se comprometer conforme necessário.

Uma cultura saudável de colaboração em projetos faz com que cada membro priorize o sucesso do projeto sobre seu ego pessoal. Em vez de culpar e escapar da responsabilidade, o foco está na resolução de problemas e na tomada de iniciativa.

Essa mentalidade permite que as equipes permaneçam resilientes quando a crise ocorre.

Monitoramento e previsão do progresso

A colaboração do projeto pode dar aos gerentes de projeto um bom controle sobre o que a equipe está passando. Esse nível de transparência é benéfico para duas coisas: monitoramento do progresso e previsão.

A previsão é uma qualidade vital em gerentes de projeto. Antecipar problemas e gargalos antes que eles aconteçam pode preparar a equipe para resolvê-los quando eles vierem. Ele pode até ajudar a equipe a evitar completamente o obstáculo, ajustando-se antes mesmo de interromper o fluxo de trabalho.

Melhora a sinergia da equipe

A sinergia permite que os membros individuais da equipe produzam coisas maiores que a soma de suas partes.

Quando as equipes colaboram, os talentos de cada pessoa são maximizados. Eles podem trocar ideias entre si e desenvolvê-las em soluções inovadoras. As perspectivas de diferentes especialistas são reconhecidas e usadas para criar soluções criativas.

O brainstorming como uma equipe pode vir com desafios como pensamento de grupo e padrão de consenso. Mas feito corretamente, pode resultar em momentos eureka e resultados abrangentes. A colaboração do projeto é necessária para criar avanços significativos para ajudar seu cliente.

Aumento do moral e menor rotatividade

Estudos mostram que 92% do estresse dos funcionários vem da má dinâmica da equipe. E quando a felicidade dos funcionários é comprometida, isso também pode afetar a produtividade e a rotatividade.

A boa colaboração entre as equipes também afeta sua impressão de quanto sua agência se preocupa com suas necessidades . 22% admitiram que conviver com os colegas também lhes dá a impressão de que são cuidados pela empresa.

Ao garantir uma colaboração tranquila no projeto, você também possibilita que sua equipe crie conexões com e dentro da empresa para mantê-los motivados a trabalhar da melhor maneira possível.

Como melhorar a colaboração da equipe

Time construindo atividades

Pode ser muita pressão trabalhar com novos colegas. Colocá-los em um ambiente casual e descontraído por meio de atividades de formação de equipe pode ajudá-los a relaxar e facilitar a companhia um do outro.

Antes que as equipes possam trabalhar juntas de forma eficiente em um ambiente profissional, a colaboração em equipe seria mais fácil se elas também tivessem um bom relacionamento entre si. As atividades de team building não precisam ser extravagantes. Eles podem ser tão simples quanto um almoço de equipe ou um ponto de encontro depois do trabalho, ou tão elaborados quanto viagens de vários dias para fora da cidade e coisas do gênero.

Colocar os membros em um ambiente onde possam relaxar e se relacionar lhes dará a oportunidade de trabalhar juntos em ambientes de baixa pressão. Isso pode ajudar a prepará-los para uma melhor colaboração no projeto quando você voltar ao escritório.

Comunicação da equipe

A comunicação e a colaboração da equipe não são tão naturais quanto você pensa. Como gerente de projeto, você pode promover esse hábito implementando sistemas e processos para incentivar as pessoas a colaborar.

Um exemplo é um stand-up diário onde, no início do dia, os membros da equipe repassavam rapidamente o que terminaram e o que estão prestes a fazer para que todos sejam informados sobre a prioridade de cada um. As reuniões de status também podem ser úteis. Isso fornecerá oportunidades para você ver áreas em que as equipes podem trabalhar juntas e apoiar umas às outras.

A sistematização da colaboração pode ajudar a transformá-la em um hábito. Uma vez que se torna uma segunda natureza, você pode começar a esperar melhores resultados de todos.

Ferramentas e software certos

Quer sua equipe esteja trabalhando no local ou online, a disseminação e comunicação de informações não são garantidas. Que as equipes que passam a maior parte do tempo no mesmo escritório ainda acabem trabalhando em silos.

O software de colaboração em equipe torna as informações acessíveis. Ele permite que os membros da equipe estejam cientes, não apenas de seu próprio progresso, mas também do da equipe. Isso facilita a tomada de decisão e o alinhamento eficientes. E quando surgem conflitos, as discussões são mais fáceis porque os membros da equipe estão cientes da extensão da situação.

Agora que o trabalho em casa e o híbrido estão ganhando popularidade, as ferramentas e o software certos para colaboração em equipe estão se tornando mais cruciais para facilitar a colaboração em projetos.

Na próxima seção, vamos discutir os principais recursos que você precisa procurar ao escolher um software de colaboração de projeto.

Recursos do software de colaboração do projeto

Gerenciamento de tarefas

Os projetos são compostos de tarefas que os membros da equipe precisam realizar a tempo para avançar no progresso.

Há casos em que as tarefas se relacionam umas com as outras. Primeiro, como dependências: tarefas que não podem ser iniciadas até que outra seja concluída. Por exemplo, seu criativo de marketing não pode começar a criar visuais para suas postagens de mídia social sem o calendário de postagem do seu gerente de mídia social.

Segundo, mesmo que não haja dependências, as tarefas estão conectadas umas às outras. Por exemplo, seu gerente de comunidade pode usar suas postagens de mídia social para iniciar conversas com seus fãs. Embora outros pontos de discussão possam ser usados ​​se o calendário de mídia social não estiver disponível, complementar suas postagens sociais pode ser mais benéfico para ampliar todos os seus esforços.

Sua ferramenta de colaboração de projeto de escolha deve permitir que os membros da equipe estejam cientes do progresso uns dos outros para que saibam se precisam acompanhar ou realinhar os cronogramas.

Troca de arquivos

Os arquivos são cruciais em projetos. Neles estão informações, plantas, planos e rastreadores. Como agência de marketing, suas campanhas serão compostas por calendários, artigos, legendas e muito mais. Sem os arquivos que os contêm, o progresso é impossível.

Uma ferramenta de colaboração de projeto com boas funções de troca de arquivos ajudará sua equipe a transmitir informações de forma mais eficaz. Além da descrição da tarefa, anexe arquivos que os membros de sua equipe possam usar ou consultar, garantindo que todos estejam alinhados com o que deve ser feito.

Mensagens síncronas ou assíncronas

A comunicação está no centro da colaboração do projeto, portanto, sua ferramenta de colaboração do projeto deve ser capaz de acomodar comunicações síncronas e assíncronas. A comunicação assíncrona pode ser na forma de mensagens e fóruns. O síncrono pode ser mensagens instantâneas ou chamadas via voz ou vídeo.

A comunicação síncrona é boa para brainstorming e gerenciamento de crises. Ele permite uma discussão fluida eficaz ao trocar ideias e resolver problemas. No entanto, sua qualidade no momento o torna propenso a informações irrelevantes e declarações impulsivas.

A comunicação assíncrona é menos propensa a entradas impulsivas. As pessoas têm tempo para pensar em suas respostas e processar as informações. Outra coisa boa sobre a comunicação assíncrona é que ela não interrompe o fluxo de trabalho dos indivíduos.

Calendários de equipe

Os calendários de equipe não precisam dar a todos acesso à lista de compromissos de cada membro da equipe. No entanto, esse recurso pode ser útil para acompanhar os turnos de trabalho individuais, especialmente para empresas cujos funcionários seguem um horário flexível. Também torna mais fácil para as equipes definirem reuniões entre si.

É importante observar que o acesso ao calendário da equipe não é uma ferramenta para microgerenciamento. Em vez disso, destina-se a alinhar todos nos melhores horários ao definir compromissos colaborativos.

Painel de informações

As ferramentas de colaboração do projeto contêm muitas informações. Embora uma abundância de informações seja geralmente boa, os gerentes de projeto precisam manter as mais importantes – como anúncios importantes, próximos prazos, prioridades da equipe e lembretes – visíveis.

Os painéis do projeto resumem as informações mais importantes sobre seu projeto em uma interface fácil de entender. A visibilidade das informações pode ajudar as equipes a manter o foco e o alinhamento. Como gerente de projeto, também elimina a necessidade de você se repetir constantemente.

Recurso de pesquisa

Organizar e encontrar informações é tão importante quanto o acesso e armazenamento. Independentemente de quantos arquivos você tenha, eles são inúteis se não puderem ser recuperados quando necessário. É aqui que um recurso de pesquisa é útil.

A busca manual de informações é um desperdício tedioso de tempo precioso de produção. Escolha uma ferramenta de colaboração de projeto que permita fazer uma pesquisa rápida para obter arquivos e informações quando precisar deles.

Conclusão

A colaboração do projeto é vital se você deseja que seu projeto seja bem-sucedido. Para facilitar isso, reserve um tempo para garantir que sua equipe construa um relacionamento entre si. Sistematize a comunicação para eventualmente transformá-la em hábito. Mais importante ainda, use ferramentas que agilizem a comunicação e o alinhamento em todo o ciclo de vida do projeto.

Se você é uma agência criativa, use uma ferramenta como Workamajig : uma ferramenta especializada de colaboração de projetos para equipes de marketing e publicidade. Ele está equipado com recursos que ajudarão a garantir que suas equipes trabalhem juntas e que todos os seus esforços estejam sincronizados. É a solução perfeita para suas necessidades de colaboração em projetos.