Collaboration de projet : outils et astuces pour les équipes créatives

La collaboration de projet est la coordination entre les équipes et les dirigeants pour faire avancer les choses. C'est vital à chaque étape du projet.

Au cours de la phase d'initiation, l'alignement avec les objectifs de votre client est essentiel. Une fois que votre équipe commence à planifier, chaque personne clé doit s'assurer que les tâches, les ressources et les estimations sont correctement prises en compte. La collaboration facilite une exécution et une surveillance fluides, en particulier lorsque des problèmes surviennent. Même lorsque les projets sont terminés, l'extraction d'apprentissages par le biais de post-mortem est plus productive lorsque tout le monde partage pour contribuer à la croissance collective de l'équipe.

En tant que chef de projet, vous devrez prendre en compte de nombreux éléments pour faciliter la collaboration sur un projet :

Quelle est la meilleure façon de motiver mon équipe ?

Quel style de leadership serait approprié à cette situation ?

Quel type d'ensemble d'outils de collaboration convient à ce projet ?

Quels défis dois-je anticiper ?

Pour maximiser les capacités de votre équipe grâce à des relations de travail fructueuses, vous aurez besoin des bons processus, outils et état d'esprit.

Importance de la collaboration de projet

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la collaboration de projet est importante dans la gestion de projet. Parlons des principaux avantages qu'il peut apporter à votre équipe.

Aligner toutes les pièces mobiles

La plupart des projets impliquent des équipes aux compétences variées. Par exemple, l'organisation d'un spectacle de lancement de produit impliquera des experts du produit, des scénographes, des artistes, des scénaristes, des interprètes, des animateurs et bien d'autres.

Si vous voulez que votre émission réussisse, vous voudrez promouvoir la collaboration entre toutes les personnes impliquées afin qu'elles puissent travailler main dans la main pour livrer la vision de votre client.

Efficacité opérationnelle

Lorsque les objectifs et les priorités sont clairs, votre équipe peut fonctionner avec moins de supervision. La collaboration de projet peut favoriser l'efficacité opérationnelle car elle permet à chaque membre de contribuer de manière indépendante.

Équipés des objectifs clés du projet, ils seront également en mesure de dépanner et de prendre des décisions par eux-mêmes.

Résolution de conflit

Les problèmes et les problèmes sont inévitables. Lorsqu'ils se produisent, les équipes de projet doivent collaborer et faire des compromis au besoin.

Une culture saine de collaboration de projet fait que chaque membre donne la priorité à la réussite du projet plutôt qu'à son ego personnel. Au lieu de blâmer et d'échapper à la responsabilité, l'accent est mis sur la résolution de problèmes et la prise d'initiative.

Cet état d'esprit permet aux équipes de rester résilientes en cas de crise.

Suivi des progrès et prospective

La collaboration de projet peut donner aux chefs de projet une bonne idée de ce que traverse l'équipe. Ce niveau de transparence est bénéfique pour deux choses : le suivi des progrès et la prospective.

La prévoyance est une qualité essentielle chez les chefs de projet. Anticiper les problèmes et les goulots d'étranglement avant qu'ils ne surviennent peut préparer l'équipe à les résoudre lorsqu'ils surviennent. Cela peut même aider l'équipe à éviter complètement l'obstacle en s'ajustant avant même que cela ne perturbe le flux de travail.

Améliore la synergie d'équipe

La synergie permet aux membres individuels de l'équipe de produire des choses qui sont supérieures à la somme de leurs parties.

Lorsque les équipes collaborent, les talents de chacun sont maximisés. Ils échangent leurs idées et les transforment en solutions innovantes. Les points de vue de différents experts sont reconnus et utilisés pour proposer des solutions créatives.

Le brainstorming en équipe peut s'accompagner de défis tels que la pensée de groupe et l'absence de consensus. Mais bien fait, cela peut entraîner des moments eureka et des résultats complets. La collaboration de projet est nécessaire pour créer des percées importantes pour aider votre client.

Augmentation du moral et baisse du chiffre d'affaires

Des études montrent que 92 % du stress des employés provient d'une mauvaise dynamique d'équipe. Et lorsque le bonheur des employés est compromis, cela peut également affecter la productivité et le chiffre d'affaires.

Une bonne collaboration entre les équipes affecte également leur impression de l'attention que leur agence accorde à leurs besoins . 22% admettent que s'entendre avec leurs collègues leur donne aussi l'impression d'être pris en charge par l'entreprise.

Lorsque vous assurez une collaboration fluide sur le projet, vous permettez également à votre équipe de créer des liens avec et au sein de l'entreprise pour les garder motivés à travailler au mieux.

Comment améliorer la collaboration d'équipe

Activités de développement de l'esprit d'équipe

Cela peut être très stressant de travailler avec de nouveaux collègues. Les mettre dans un environnement décontracté et décontracté grâce à des activités de consolidation d'équipe peut les aider à se détendre et à se sentir mieux en compagnie les uns des autres.

Avant que les équipes puissent travailler ensemble efficacement dans un environnement professionnel, la collaboration en équipe serait plus facile si elles entretenaient également de bonnes relations les unes avec les autres. Les activités de team building n'ont pas besoin d'être fantaisistes. Ils peuvent être aussi simples qu'un déjeuner d'équipe ou un lieu de rencontre après le travail, ou aussi élaborés que des voyages de plusieurs jours à l'extérieur de la ville, etc.

Placer les membres dans un environnement où ils peuvent se détendre et établir des relations leur donnera l'occasion de travailler ensemble dans des environnements à basse pression. Cela peut les aider à se préparer à une meilleure collaboration de projet lorsque vous êtes de retour au bureau.

Communication d'équipe

La communication et la collaboration d'équipe ne sont pas aussi naturelles que vous le pensez. En tant que chef de projet, vous pouvez promouvoir cette habitude en mettant en place des systèmes et des processus pour encourager les gens à collaborer.

Un exemple est un stand-up quotidien où au début de la journée, les membres de l'équipe passeraient rapidement en revue ce qu'ils ont terminé et ce qu'ils s'apprêtent à faire afin que chacun soit informé de la priorité de chacun. Les réunions de statut peuvent également être utiles. Cela vous donnera l'occasion de voir les domaines dans lesquels les équipes peuvent travailler ensemble et se soutenir mutuellement.

Systématiser la collaboration peut aider à en faire une habitude. Une fois que cela devient une seconde nature, vous pouvez commencer à attendre de meilleurs résultats de tout le monde.

Bons outils et logiciels

Que votre équipe travaille sur place ou en ligne, la diffusion et la communication de l'information ne sont pas garanties. Les équipes qui passent la majorité de leur temps dans le même bureau peuvent finir par travailler en silos.

Un logiciel de collaboration d'équipe rend l'information accessible. Cela permet aux membres de l'équipe d'être conscients non seulement de leurs propres progrès, mais aussi de ceux de l'équipe. Cela facilite une prise de décision et un alignement efficaces. Et lorsque des conflits surviennent, les discussions sont plus faciles car les membres de l'équipe sont conscients de l'ampleur de la situation.

Maintenant que l'hybride et le travail à domicile gagnent en popularité, les bons outils et logiciels pour la collaboration d'équipe deviennent plus cruciaux pour faciliter la collaboration de projet.

Dans la section suivante, discutons des fonctionnalités clés que vous devez rechercher lors de la sélection d'un logiciel de collaboration de projet.

Fonctionnalités du logiciel de collaboration de projet

La gestion des tâches

Les projets sont constitués de tâches que les membres de l'équipe doivent accomplir à temps pour faire avancer les choses.

Il y a des cas où les tâches sont liées les unes aux autres. Tout d'abord, en tant que dépendances : des tâches qui ne peuvent pas être lancées tant qu'une autre n'est pas terminée. Par exemple, votre création marketing ne peut pas commencer à créer des visuels pour vos publications sur les réseaux sociaux sans le calendrier de publication de votre gestionnaire de réseaux sociaux.

Deuxièmement, même s'il n'y a pas de dépendances, les tâches sont connectées les unes aux autres. Par exemple, votre responsable de communauté peut utiliser vos publications sur les réseaux sociaux pour engager des conversations avec vos fans. Alors que d'autres points de discussion peuvent être utilisés si le calendrier des médias sociaux n'est pas disponible, compléter vos publications sur les réseaux sociaux peut être plus bénéfique pour amplifier tous vos efforts.

Votre outil de collaboration de projet de choix doit permettre aux membres de l'équipe d'être au courant des progrès de chacun afin qu'ils sachent s'ils doivent suivre ou réaligner les calendriers.

Échange de fichiers

Les fichiers sont cruciaux dans les projets. Ils contiennent des informations, des plans, des plans et des trackers. En tant qu'agence de marketing, vos campagnes seront composées de calendriers, de comptes rendus, d'articles, de légendes, etc. Sans les fichiers qui les contiennent, le progrès est impossible.

Un outil de collaboration de projet avec de bonnes fonctions d'échange de fichiers aidera votre équipe à relayer les informations plus efficacement. En plus de la description de votre tâche, joignez des fichiers que les membres de votre équipe peuvent utiliser ou consulter, en vous assurant que vous êtes tous alignés sur ce qui doit être fait.

Messagerie synchrone ou asynchrone

La communication est au centre de la collaboration de projet, votre outil de collaboration de projet doit donc pouvoir prendre en charge les communications synchrones et asynchrones. La communication asynchrone peut prendre la forme de messages et de forums. Synchrone peut être une messagerie instantanée ou des appels via la voix ou la vidéo.

La communication synchrone est bonne pour le brainstorming et la gestion de crise. Il permet une discussion fluide et efficace lors de l'échange d'idées et de la résolution de problèmes. Cependant, sa qualité instantanée le rend sujet aux informations non pertinentes et aux déclarations impulsives.

La communication asynchrone est moins sujette aux entrées impulsives. Les gens ont le temps de réfléchir à leurs réponses et de traiter l'information. Une autre bonne chose à propos de la communication asynchrone est qu'elle n'interrompt pas le flux de travail des individus.

Calendriers d'équipe

Les calendriers d'équipe n'ont pas à donner à tout le monde l'accès à la liste de rendez-vous de chaque membre de l'équipe. Cependant, cette fonctionnalité peut être utile pour suivre les quarts de travail individuels, en particulier pour les entreprises dont les employés suivent un horaire flexible. Cela permet également aux équipes d'organiser facilement des réunions entre elles.

Il est important de noter que l'accès au calendrier de l'équipe n'est pas un outil de micro-gestion. Au lieu de cela, il est destiné à aligner tout le monde sur les meilleurs horaires lors de la définition d'engagements collaboratifs.

Tableau de bord des informations

Les outils de collaboration de projet contiennent beaucoup d'informations. Bien qu'une abondance d'informations soit généralement bonne, les chefs de projet doivent garder les plus importantes - telles que les annonces importantes, les échéances à venir, les priorités de l'équipe et les rappels - visibles.

Les tableaux de bord de projet résument les informations les plus importantes sur votre projet dans une interface digeste. La visibilité des informations peut aider les équipes à rester concentrées et alignées. En tant que chef de projet, cela vous évite également de devoir vous répéter constamment.

Fonction de recherche

L'organisation et la recherche d'informations sont tout aussi importantes que l'accès et le stockage. Quel que soit le nombre de fichiers dont vous disposez, ils sont inutiles s'ils ne peuvent pas être récupérés en cas de besoin. C'est là qu'une fonction de recherche est pratique.

La recherche manuelle d'informations est une perte fastidieuse d'un temps de production précieux. Choisissez un outil de collaboration de projet qui vous permet d'effectuer une recherche rapide pour obtenir des fichiers et des informations lorsque vous en avez besoin.

Conclusion

La collaboration de projet est essentielle si vous voulez que votre projet réussisse. Pour faciliter cela, prenez le temps de vous assurer que votre équipe établit des relations entre elles. Systématisez la communication pour éventuellement en faire une habitude. Plus important encore, utilisez des outils qui rationaliseront la communication et l'alignement tout au long du cycle de vie de votre projet.

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