Совместная работа над проектом: инструменты и советы для творческих команд

Сотрудничество в проекте — это координация между командами и лидерами для достижения цели. Это важно на каждом этапе проекта.

На этапе инициации важно согласование с целями вашего клиента. Как только ваша команда начнет планирование, каждый ключевой человек должен обеспечить точный учет задач, ресурсов и оценок. Совместная работа способствует плавному выполнению и мониторингу, особенно при возникновении проблем. Даже когда проекты завершены, извлечение знаний с помощью постмортемов наиболее продуктивно, когда все делятся информацией, чтобы внести свой вклад в коллективный рост команды.

Как руководителю проекта, вам необходимо учитывать множество факторов, чтобы упростить совместную работу над проектом:

Как лучше всего мотивировать мою команду?

Какой стиль руководства был бы уместен в этой ситуации?

Какой тип набора инструментов для совместной работы подходит для этого проекта?

Какие проблемы я должен предвидеть?

Чтобы максимизировать возможности вашей команды за счет плодотворных рабочих отношений, вам потребуются правильные процессы, инструменты и мышление.

Важность сотрудничества в проекте

Есть много причин, по которым совместная работа над проектом важна в управлении проектами. Давайте поговорим о главных преимуществах, которые он может предоставить вашей команде.

Выровняйте все движущиеся части

В большинстве проектов задействованы команды с разной компетенцией. Например, в организации презентации продукта будут участвовать эксперты по продукту, художники-постановщики, художники, сценаристы, исполнители, ведущие и многие другие.

Если вы хотите, чтобы ваше шоу было успешным, вы должны способствовать сотрудничеству между всеми участниками, чтобы они могли работать рука об руку в реализации видения вашего клиента.

Операционная эффективность

Когда цели и приоритеты ясны, ваша команда может работать с меньшим контролем. Сотрудничество в проекте может повысить эффективность работы, поскольку позволяет каждому участнику вносить свой вклад независимо.

Оснащенные ключевыми целями проекта, они также смогут самостоятельно устранять неполадки и принимать решения.

Решение конфликта

Проблемы и вопросы неизбежны. Когда это происходит, проектные группы должны сотрудничать и при необходимости идти на компромисс.

Здоровая культура совместной работы над проектом заставляет каждого участника ставить успех проекта выше собственного эго. Вместо того, чтобы обвинять и избегать ответственности, основное внимание уделяется решению проблем и проявлению инициативы.

Такое мышление позволяет командам оставаться устойчивыми, когда наступает кризис.

Мониторинг прогресса и прогнозирование

Совместная работа над проектом может дать руководителям проектов хорошее представление о том, через что проходит команда. Этот уровень прозрачности выгоден для двух вещей: мониторинга прогресса и прогнозирования.

Предвидение — жизненно важное качество руководителей проектов. Предвидение проблем и узких мест до того, как они возникнут, может подготовить команду к их устранению, когда они возникнут. Это может даже помочь команде полностью избежать препятствий, адаптируясь еще до того, как это может нарушить рабочий процесс.

Улучшает командную синергию

Синергия позволяет отдельным членам команды производить вещи, которые больше, чем сумма их частей.

Когда команды сотрудничают, таланты каждого человека максимально раскрываются. Они обмениваются идеями друг с другом и превращают их в инновационные решения. Точки зрения различных экспертов признаются и используются для выработки творческих решений.

Мозговой штурм в команде может сопровождаться такими проблемами, как групповое мышление и отказ от консенсуса. Но если все сделано правильно, это может привести к озарению и всеобъемлющим результатам. Сотрудничество в проекте необходимо для создания значительных прорывов, чтобы помочь вашему клиенту.

Повышение морального духа и снижение оборота

Исследования показывают, что 92% стресса у сотрудников возникает из-за плохой командной динамики. И когда счастье сотрудников поставлено под угрозу, это также может повлиять на производительность и текучесть кадров.

Хорошее сотрудничество между командами также влияет на их впечатление о том, насколько их агентство заботится об их потребностях . 22% признались, что общение с коллегами также создает у них впечатление, что компания заботится о них.

Когда вы обеспечиваете бесперебойную совместную работу над проектом, вы также даете возможность вашей команде устанавливать связи с компанией и внутри нее, чтобы мотивировать их работать с максимальной отдачей.

Как улучшить совместную работу в команде

Командообразующие мероприятия

Работа с новыми коллегами может вызвать большое давление. Помещение их в непринужденную и непринужденную обстановку с помощью тимбилдинга может помочь им расслабиться и легко влиться в компанию друг друга.

Прежде чем команды смогут эффективно работать вместе в профессиональной среде, сотрудничество в команде было бы проще, если бы они также имели хорошее взаимопонимание друг с другом. Мероприятия по построению команды не обязательно должны быть замысловатыми. Они могут быть как простыми, как командный обед или вечеринка после работы, так и сложными, как многодневные поездки за город и тому подобное.

Помещение участников в среду, в которой они могут расслабиться и пообщаться, даст им возможность работать вместе в среде с низким давлением. Это может помочь им подготовиться к совместной работе над проектом, когда вы вернетесь в офис.

Командное общение

Командное общение и сотрудничество не так естественны, как вы думаете. Как руководитель проекта, вы можете продвигать эту привычку, внедряя системы и процессы, поощряющие людей к сотрудничеству.

Примером может служить ежедневный стендап, когда в начале дня члены команды быстро сообщают, что они закончили и что собираются сделать, чтобы все были проинформированы о приоритетах каждого. Статусные встречи также могут быть полезными. Это даст вам возможность увидеть области, в которых команды могут работать вместе и поддерживать друг друга.

Систематизация сотрудничества может помочь превратить его в привычку. Как только это станет вашей второй натурой, вы сможете начать ожидать лучших результатов от всех.

Правильные инструменты и программное обеспечение

Независимо от того, работает ли ваша команда на месте или в Интернете, распространение информации и общение не гарантируются. Возможно, команды, которые проводят большую часть своего времени в одном офисе, все равно будут работать изолированно.

Программное обеспечение для совместной работы делает информацию доступной. Это позволяет членам команды быть в курсе не только своего собственного прогресса, но и команды. Это способствует эффективному принятию решений и согласованности действий. А когда возникают конфликты, обсуждения проходят легче, потому что члены команды осознают масштабы ситуации.

Теперь, когда гибрид и работа на дому набирают популярность, правильные инструменты и программное обеспечение для совместной работы в команде становятся все более важными для облегчения совместной работы над проектами.

В следующем разделе давайте обсудим ключевые функции, на которые необходимо обратить внимание при выборе программного обеспечения для совместной работы над проектом.

Функции программного обеспечения для совместной работы над проектами

Управление задачами

Проекты состоят из задач, которые члены команды должны выполнить вовремя , чтобы двигаться вперед.

Бывают случаи, когда задачи связаны друг с другом. Во-первых, как зависимости: задачи, которые нельзя запустить, пока не будет завершена другая. Например, ваш маркетинговый креатив не может начать создавать визуальные эффекты для ваших сообщений в социальных сетях без календаря публикации от вашего менеджера по социальным сетям.

Во-вторых, несмотря на отсутствие зависимостей, задачи связаны друг с другом. Например, менеджер вашего сообщества может использовать ваши посты в социальных сетях, чтобы завязать разговор с вашими поклонниками. В то время как другие темы для обсуждения могут быть использованы, если календарь социальных сетей недоступен, дополнение ваших сообщений в социальных сетях может быть более полезным для усиления всех ваших усилий.

Выбранный вами инструмент совместной работы над проектом должен позволять членам команды быть в курсе прогресса друг друга, чтобы они знали, нужно ли им отслеживать или корректировать графики.

Обмен файлами

Файлы имеют решающее значение в проектах. В них информация, чертежи, планы и трекеры. Как маркетинговое агентство, ваши кампании будут состоять из календарей, рецензий, статей, подписей и многого другого. Без файлов, которые их содержат, прогресс невозможен.

Инструмент для совместной работы над проектом с хорошими функциями обмена файлами поможет вашей команде более эффективно передавать информацию. В дополнение к описанию вашей задачи прикрепите файлы, которые члены вашей команды могут использовать или на которые могут ссылаться, чтобы убедиться, что вы все согласны с тем, что нужно сделать.

Синхронный или асинхронный обмен сообщениями

Коммуникация находится в центре совместной работы над проектом, поэтому ваш инструмент для совместной работы над проектом должен поддерживать синхронную и асинхронную связь. Асинхронное общение может быть в форме сообщений и форумов. Синхронным может быть обмен мгновенными сообщениями или звонки с помощью голоса или видео.

Синхронная коммуникация хороша для мозгового штурма и кризисного управления. Это позволяет проводить свободное обсуждение, эффективное при обмене идеями друг с другом и решении проблем. Тем не менее, его актуальность делает его склонным к неактуальной информации и сиюминутным заявлениям.

Асинхронная связь менее подвержена импульсивным воздействиям. У людей есть время обдумать свои ответы и обработать информацию. Еще одним преимуществом асинхронной связи является то, что она не прерывает рабочий процесс отдельных лиц.

Календари команды

Командные календари не должны предоставлять всем доступ к списку встреч каждого члена команды. Однако эта функция может быть полезна для отслеживания отдельных рабочих смен, особенно для компаний, сотрудники которых следуют гибкому графику. Это также позволяет командам легко назначать встречи друг с другом.

Важно отметить, что доступ к командному календарю не является инструментом микроуправления. Вместо этого он предназначен для согласования всех с лучшим графиком при настройке совместных действий.

Информационная панель

Инструменты для совместной работы над проектами содержат много информации. В то время как обилие информации, как правило, хорошо, менеджеры проектов должны держать наиболее важные из них, такие как важные объявления, приближающиеся сроки, приоритеты команды и напоминания, на видном месте.

Панели управления проектами обобщают наиболее важную информацию о вашем проекте в удобном интерфейсе. Видимость информации может помочь командам оставаться сосредоточенными и согласованными. Как руководитель проекта, это также избавляет вас от необходимости постоянно повторяться.

Функция поиска

Организация и поиск информации так же важны, как доступ к ней и ее хранение. Независимо от того, сколько у вас файлов, они бесполезны, если их нельзя извлечь, когда это необходимо. Вот где функция поиска удобна.

Поиск информации вручную — утомительная трата драгоценного производственного времени. Выберите инструмент для совместной работы над проектом, который позволяет выполнять быстрый поиск файлов и информации, когда они вам нужны.

Вывод

Сотрудничество в проекте жизненно важно, если вы хотите, чтобы ваш проект был успешным. Чтобы облегчить это, найдите время, чтобы убедиться, что ваша команда наладит взаимопонимание между собой. Систематизируйте общение, чтобы со временем превратить его в привычку. Самое главное, используйте инструменты, которые упростят общение и согласование на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта.

Если вы креативное агентство, используйте такой инструмент, как Workamajig : специализированный инструмент совместной работы над проектами для маркетинговых и рекламных групп. Он оснащен функциями, которые помогут обеспечить совместную работу ваших команд и синхронизацию всех ваших усилий. Это идеальное решение для совместной работы над проектами.