プロジェクトコラボレーション：クリエイティブチームのためのツールとヒント

プロジェクトコラボレーションは、物事を成し遂げるためのチームとリーダー間の調整です。 これは、プロジェクトのすべての段階で不可欠です。

開始段階では、クライアントの目標との整合性が不可欠です。 チームが計画を開始したら、すべての主要人物は、タスク、リソース、および見積もりが正確に考慮されていることを確認する必要があります。 コラボレーションにより、特に問題が発生した場合に、スムーズな実行と監視が容易になります。 プロジェクトが完了した場合でも、チームの集合的な成長に貢献するために全員が共有する場合、事後分析を通じて学習を抽出することが最も生産的です。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのコラボレーションを促進するために多くのことを考慮する必要があります。

私のチームをやる気にさせる最良の方法は何ですか？

この状況にはどのようなリーダーシップスタイルが適切でしょうか？

このプロジェクトに適したコラボレーションツールセットのタイプはどれですか？

どのような課題を予想する必要がありますか？

実りある仕事上の関係を通じてチームの能力を最大化するには、適切なプロセス、ツール、および考え方が必要です。

プロジェクトコラボレーションの重要性

プロジェクト管理においてプロジェクトコラボレーションが重要である理由はたくさんあります。 それがあなたのチームに提供できる主な利点について話しましょう。

すべての可動部品を揃えます

ほとんどのプロジェクトには、さまざまな能力を持つチームが関与しています。 たとえば、製品発表会の開催には、製品の専門家、ステージデザイナー、アーティスト、脚本家、パフォーマー、ホストなどが参加します。

ショーを成功させたい場合は、関係者全員が協力してクライアントのビジョンを実現できるように、コラボレーションを促進する必要があります。

運用効率

目標と優先順位が明確な場合、チームはより少ない監督で機能することができます。 プロジェクトのコラボレーションは、各メンバーが独立して貢献できるため、運用効率を高めることができます。

プロジェクトの主要な目的を備えているため、トラブルシューティングを行ったり、自分で決定を下したりすることもできます。

紛争解決

問題や問題は避けられません。 それらが発生した場合、プロジェクトチームは必要に応じて協力し、妥協する必要があります。

プロジェクトコラボレーションの健全な文化により、各メンバーは自分のエゴよりもプロジェクトの成功を優先します。 説明責任を非難して逃れるのではなく、問題解決と主導権を握ることに焦点が当てられています。

この考え方により、チームは危機が発生したときに回復力を維持できます。

進捗状況の監視と先見性

プロジェクトのコラボレーションにより、プロジェクトマネージャーは、チームが何を経験しているかをうまく把握できます。 このレベルの透明性は、進捗状況の監視と先見性という2つの点で有益です。

先見性は、プロジェクトマネージャーにとって極めて重要な品質です。 問題やボトルネックが発生する前に予測することで、チームは問題が発生したときにそれらに対処する準備を整えることができます。 ワークフローを混乱させる前に調整することで、チームがハードルを完全に回避するのにも役立ちます。

チームの相乗効果を向上させる

Synergyを使用すると、個々のチームメンバーは、パーツの合計よりも大きいものを作成できます。

チームが協力するとき、一人一人の才能が最大化されます。 彼らはお互いにアイデアを跳ね返して、革新的なソリューションに発展させます。 さまざまな専門家からの視点が認められ、創造的な解決策を考え出すために使用されます。

チームとしてのブレインストーミングには、グループ思考やデフォルトのコンセンサスなどの課題が伴う可能性があります。 しかし、正しく行われると、それはユーレカの瞬間と包括的な結果をもたらす可能性があります。 クライアントを支援するための重要なブレークスルーを作成するには、プロジェクトのコラボレーションが必要です。

士気の向上と離職率の低下

調査によると、従業員のストレスの92％は、チームのダイナミクスの悪さによるものです。 また、従業員の幸福が損なわれると、生産性と売上高にも影響を与える可能性があります。

チーム間の良好なコラボレーションは、エージェンシーがニーズをどれだけ気にかけているかという印象にも影響します。 22％は、同僚と仲良くすることで、会社が世話をしているという印象を与えることも認めています。

プロジェクトの円滑なコラボレーションを確保すると、チームが社内および社内でつながりを築き、最高の状態で仕事をする意欲を維持できるようになります。

チームコラボレーションを改善する方法

チームビルディング活動

新しい同僚と仕事をすることは大きなプレッシャーになる可能性があります。 チームビルディング活動を通じて彼らをカジュアルでのんびりとした環境に置くことは、彼らがお互いの会社にリラックスしてリラックスするのを助けることができます。

チームがプロフェッショナルな環境で効率的に共同作業できるようになる前に、チームが互いに良好な関係を築けば、チームのコラボレーションは容易になります。 チームビルディング活動は派手である必要はありません。 チームランチや仕事帰りのたまり場のように単純な場合もあれば、数日間の郊外旅行などのように複雑な場合もあります。

メンバーをリラックスして交流できる環境に置くことで、低圧環境で一緒に働く機会が与えられます。 これは、オフィスに戻ったときに、プロジェクトのコラボレーションを改善するための準備に役立ちます。

チームコミュニケーション

チームのコミュニケーションとコラボレーションは、あなたが思っているほど自然ではありません。 プロジェクトマネージャーは、システムとプロセスを導入して人々のコラボレーションを促進することで、この習慣を促進できます。

例としては、毎日のスタンドアップがあります。チームメンバーは、1日の始めに、自分が終えたこととこれから行うことをすばやく確認して、全員にそれぞれの優先順位を通知します。 ステータスミーティングも役立ちます。 これにより、チームが協力して互いにサポートできる領域を確認する機会が得られます。

コラボレーションを体系化することは、それを習慣に変えるのに役立ちます。 それが第二の性質になると、あなたは皆からより良い結果を期待し始めることができます。

適切なツールとソフトウェア

チームがオンサイトで作業している場合でもオンラインで作業している場合でも、情報の伝達とコミュニケーションは保証されません。 ほとんどの時間を同じオフィスで過ごすチームが、最終的にサイロで作業することになります。

チームコラボレーションソフトウェアは、情報にアクセスできるようにします。 これにより、チームメンバーは、自分の進捗状況だけでなく、チームの進捗状況も知ることができます。 これにより、効率的な意思決定と調整が容易になります。 また、対立が生じた場合、チームメンバーは状況の範囲を認識しているため、話し合いが容易になります。

ハイブリッドおよび在宅勤務が人気を集めている今、プロジェクトコラボレーションを促進するために、チームコラボレーションに適したツールとソフトウェアがより重要になっています。

次のセクションでは、プロジェクトコラボレーションソフトウェアを選択するときに探す必要のある主要な機能について説明します。

プロジェクトコラボレーションソフトウェアの機能

タスク管理

プロジェクトは、チームメンバーが進捗を進めるために時間どおりに達成する必要のあるタスクで構成されています。

タスクが相互に関連している場合があります。 まず、依存関係として：別のタスクが完了するまで開始できないタスク。 たとえば、マーケティングクリエイティブは、ソーシャルメディアマネージャーからの投稿カレンダーがないと、ソーシャルメディア投稿のビジュアルの作成を開始できません。

次に、依存関係はありませんが、タスクは相互に接続されています。 たとえば、コミュニティマネージャーは、ソーシャルメディアの投稿を使用して、ファンと会話することができます。 ソーシャルメディアカレンダーが利用できない場合は他のディスカッションポイントを使用できますが、ソーシャル投稿を補完することは、すべての努力を増幅する上でより有益な場合があります。

選択したプロジェクトコラボレーションツールを使用すると、チームメンバーはお互いの進捗状況を認識できるため、スケジュールをフォローアップまたは再調整する必要があるかどうかを知ることができます。

ファイル交換

プロジェクトではファイルが非常に重要です。 それらの中には、情報、青写真、計画、およびトラッカーがあります。 マーケティングエージェンシーとして、あなたのキャンペーンはカレンダー、記事、記事、キャプションなどで構成されます。 それらを保持するファイルがなければ、進行は不可能です。

優れたファイル交換機能を備えたプロジェクトコラボレーションツールは、チームが情報をより効果的に中継するのに役立ちます。 タスクの説明に加えて、チームメンバーが使用または参照できるファイルを添付して、実行する必要のある作業に全員が対応できるようにします。

同期または非同期メッセージング

コミュニケーションはプロジェクトコラボレーションの中心であるため、プロジェクトコラボレーションツールは同期および非同期のコミュニケーションに対応できる必要があります。 非同期通信は、メッセージやフォーラムの形で行うことができます。 同期は、インスタントメッセージング、または音声またはビデオを介した通話です。

同期通信は、ブレーンストーミングや危機管理に適しています。 それは、アイデアを互いに跳ね返して問題を解決するときに効果的な自由な議論を可能にします。 ただし、その瞬間の品質により、無関係な情報や瞬間的な発言が発生しやすくなります。

非同期通信は、衝動的な入力の傾向が少なくなります。 人々は自分の反応について考え、情報を処理する時間があります。 非同期通信のもう1つの良い点は、個人のワークフローを中断しないことです。

チームカレンダー

チームカレンダーでは、全員がすべてのチームメンバーの予定リストにアクセスできるようにする必要はありません。 ただし、この機能は、特に従業員が柔軟なスケジュールに従う企業の場合、個々の勤務シフトを追跡するのに役立ちます。 また、チームが互いに会議を設定するのも簡単になります。

チームカレンダーへのアクセスは、マイクロ管理のためのツールではないことに注意することが重要です。 代わりに、コラボレーションエンゲージメントを設定するときに、全員を最適なスケジュールに合わせるようになっています。

情報ダッシュボード

プロジェクトコラボレーションツールは多くの情報を保持します。 豊富な情報は一般的には良いものですが、プロジェクトマネージャーは、重要な発表、今後の締め切り、チームの優先順位、リマインダーなど、最も重要な情報を可視化しておく必要があります。

プロジェクトダッシュボードは、プロジェクトに関する最も重要な情報を消化可能なインターフェイスにまとめたものです。 情報の可視性は、チームが集中して調整を維持するのに役立ちます。 プロジェクトマネージャーとして、それはまたあなたが絶えず自分自身を繰り返す必要性を取り除きます。

検索機能

情報の整理と検索は、アクセスと保存と同じくらい重要です。 ファイルの数に関係なく、必要なときに取得できない場合は役に立ちません。 ここで検索機能が便利です。

手動で情報を探すことは、貴重な制作時間の退屈な無駄です。 必要なときにファイルや情報を取得するためのクイック検索を実行できるプロジェクトコラボレーションツールを選択してください。

結論

プロジェクトを成功させるには、プロジェクトのコラボレーションが不可欠です。 これを容易にするために、あなたのチームが彼らの間で信頼関係を築くことを確実にするために時間をかけてください。 コミュニケーションを体系化して、最終的には習慣に変えます。 最も重要なことは、プロジェクトのライフサイクル全体でコミュニケーションと調整を合理化するツールを使用することです。

クリエイティブエージェンシーの場合は、 Workamajigのようなツールを使用してください。これは、マーケティングおよび広告チーム向けの特殊なプロジェクトコラボレーションツールです。 それはあなたのチームが一緒に働いて、あなたのすべての努力が同期していることを確実にするのを助ける機能を備えています。 これは、プロジェクトのコラボレーションのニーズに対する完璧なソリューションです。