التعاون في المشروع: أدوات ونصائح للفرق الإبداعية

التعاون في المشروع هو التنسيق بين الفرق والقادة لإنجاز الأمور. إنه أمر حيوي في كل مرحلة من مراحل المشروع.

خلال مرحلة البدء ، يعد التوافق مع أهداف العميل أمرًا ضروريًا. بمجرد أن يبدأ فريقك في التخطيط ، يحتاج كل شخص رئيسي إلى التأكد من أن المهام والموارد والتقديرات يتم حسابها بدقة. يسهل التعاون التنفيذ والرصد السلس ، خاصة عند ظهور مشكلات. حتى عند الانتهاء من المشاريع ، فإن استخلاص الدروس من خلال ما بعد الوفاة يكون أكثر إنتاجية عندما يشارك الجميع للمساهمة في النمو الجماعي للفريق.

بصفتك مدير مشروع ، ستحتاج إلى التفكير في العديد من الأشياء لتسهيل التعاون في المشروع:

ما هي أفضل طريقة لتحفيز فريقي؟

ما هو أسلوب القيادة المناسب لهذا الموقف؟

ما نوع مجموعة أدوات التعاون المناسبة لهذا المشروع؟

ما هي التحديات التي يجب أن أتوقعها؟

لتعظيم قدرات فريقك من خلال علاقات عمل مثمرة ، ستحتاج إلى العمليات والأدوات والعقلية الصحيحة.

أهمية التعاون في المشروع

هناك العديد من الأسباب التي تجعل التعاون في المشروع مهمًا في إدارة المشروع. لنتحدث عن أهم الفوائد التي يمكن أن توفرها لفريقك.

قم بمحاذاة جميع الأجزاء المتحركة

تتضمن معظم المشاريع فرقًا ذات كفاءات متنوعة. على سبيل المثال ، سيشمل تنظيم عرض إطلاق منتج خبراء المنتج ومصممي المسرح والفنانين وكتاب السيناريو وفناني الأداء والمضيفين وغيرهم الكثير.

إذا كنت تريد أن ينجح عرضك ، فأنت تريد تعزيز التعاون بين جميع المعنيين حتى يتمكنوا من العمل جنبًا إلى جنب في تقديم رؤية عميلك.

كفاءة العملية

عندما تكون الأهداف والأولويات واضحة ، يمكن لفريقك العمل بإشراف أقل. يمكن أن يعزز التعاون في المشروع الكفاءة التشغيلية لأنه يسمح لكل عضو بالمساهمة بشكل مستقل.

نظرًا لتجهيزهم بالأهداف الرئيسية للمشروع ، سيتمكنون أيضًا من استكشاف الأخطاء وإصلاحها واتخاذ القرارات بأنفسهم.

حل النزاعات

المشاكل والقضايا لا مفر منها. عند حدوثها ، تحتاج فرق المشروع إلى التعاون والتسوية حسب الحاجة.

إن الثقافة الصحية للتعاون في المشروع تجعل كل عضو يعطي الأولوية لنجاح المشروع على غروره الشخصي. بدلاً من إلقاء اللوم والتهرب من المساءلة ، ينصب التركيز على حل المشكلات وأخذ زمام المبادرة.

تسمح هذه العقلية للفرق بالبقاء صامدة عند حدوث الأزمة.

متابعة التقدم والاستبصار

يمكن أن يمنح التعاون في المشروع مديري المشروع معالجة جيدة لما يمر به الفريق. هذا المستوى من الشفافية مفيد لأمرين: مراقبة التقدم والتبصر.

البصيرة هي صفة حيوية في مديري المشاريع. يمكن أن يؤدي توقع المشكلات والاختناقات قبل حدوثها إلى إعداد الفريق لمعالجتها عند قدومها. يمكن أن يساعد الفريق حتى في تفادي العقبة تمامًا عن طريق الضبط حتى قبل أن يؤدي إلى تعطيل سير العمل.

يحسن تآزر الفريق

يتيح التآزر لأعضاء الفريق الفرديين إنتاج أشياء أكبر من مجموع أجزائهم.

عندما تتعاون الفرق ، يتم تعظيم مواهب كل شخص. يحصلون على أفكار ترتد عن بعضهم البعض ويطورونها إلى حلول مبتكرة. يتم الاعتراف بوجهات نظر الخبراء المختلفين واستخدامها للتوصل إلى حلول إبداعية.

يمكن أن تأتي العصف الذهني كفريق مع تحديات مثل التفكير الجماعي والتخلف عن الإجماع. لكن إذا تم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن يؤدي إلى لحظات يوريكا ونتائج شاملة. يعد التعاون في المشروع أمرًا ضروريًا لتحقيق اختراقات كبيرة لمساعدة عميلك.

زيادة المعنويات وانخفاض معدل الدوران

تشير الدراسات إلى أن 92٪ من ضغوط الموظفين تأتي من ديناميكيات الفريق السيئة. وعندما تتعرض سعادة الموظف للخطر ، يمكن أن يؤثر ذلك أيضًا على الإنتاجية ودوران الموظفين.

يؤثر التعاون الجيد بين الفرق أيضًا على انطباعهم عن مدى اهتمام وكالتهم باحتياجاتهم . اعترف 22٪ أن الانسجام مع زملائهم يعطيهم أيضًا انطباعًا بأن الشركة تعتني بهم.

عندما تضمن التعاون السلس للمشروع ، فإنك تتيح أيضًا لفريقك إنشاء اتصالات مع الشركة وداخلها لإبقائهم متحمسين للعمل في أفضل حالاتهم.

كيفية تحسين تعاون الفريق

أنشطة بناء الفريق

قد يمثل العمل مع زملاء جدد ضغطًا كبيرًا. يمكن أن يساعد وضعهم في بيئة غير رسمية ومريحة من خلال أنشطة بناء الفريق على الاسترخاء والالتحاق برفقة بعضهم البعض.

قبل أن تتمكن الفرق من العمل معًا بكفاءة في بيئة مهنية ، سيكون تعاون الفريق أسهل إذا كان لديهم أيضًا علاقة جيدة مع بعضهم البعض. لا يجب أن تكون أنشطة بناء الفريق خيالية. يمكن أن تكون بسيطة مثل غداء الفريق أو جلسة Hangout بعد العمل ، أو معقدة مثل الرحلات خارج المدينة لعدة أيام وما شابه.

إن وضع الأعضاء في بيئة يمكنهم فيها الاسترخاء والتواصل يمنحهم الفرصة للعمل معًا في بيئات منخفضة الضغط. يمكن أن يساعد ذلك في إعدادهم لتعاون أفضل في المشروع عندما تعود إلى المكتب.

فريق التواصل

التواصل الجماعي والتعاون ليسا طبيعيين كما تعتقد. بصفتك مدير مشروع ، يمكنك تعزيز هذه العادة من خلال وضع الأنظمة والعمليات في مكانها الصحيح لتشجيع الناس على التعاون.

مثال على ذلك هو الوقوف اليومي حيث في بداية اليوم ، يمر أعضاء الفريق بسرعة بما انتهوا وما الذي هم على وشك القيام به بحيث يتم إبلاغ الجميع بأولوية كل فرد. يمكن أن تكون اجتماعات الحالة مفيدة أيضًا. سيوفر لك هذا فرصًا لمعرفة المجالات التي يمكن للفرق العمل فيها معًا ودعم بعضها البعض.

يمكن أن يساعد تنظيم التعاون في تحويله إلى عادة. بمجرد أن تصبح طبيعة ثانية ، يمكنك البدء في توقع نتائج أفضل من الجميع.

الأدوات والبرامج المناسبة

سواء كان فريقك يعمل في الموقع أو عبر الإنترنت ، فإن نشر المعلومات والتواصل ليس مضمونًا. فرق مايو التي تقضي معظم وقتها في نفس المكتب لا تزال تعمل في صوامع.

برنامج تعاون الفريق يجعل المعلومات قابلة للوصول. يسمح لأعضاء الفريق أن يكونوا على دراية ، ليس فقط بتقدمهم ، ولكن أيضًا لتقدم الفريق. هذا يسهل صنع القرار الفعال والمواءمة. وعندما تنشأ الخلافات ، تكون المناقشات أسهل لأن أعضاء الفريق على دراية بمدى الموقف.

الآن بعد أن اكتسب الهجين والعمل من المنزل شعبية ، أصبحت الأدوات والبرامج المناسبة للتعاون الجماعي أكثر أهمية لتسهيل التعاون في المشروع.

في القسم التالي ، دعنا نناقش الميزات الرئيسية التي تحتاج إلى البحث عنها عند اختيار برنامج تعاون في المشروع.

ميزات برنامج التعاون في المشروع

ادارة المهام

تتكون المشاريع من المهام التي يحتاج أعضاء الفريق إلى إنجازها في الوقت المحدد للمضي قدمًا في التقدم.

هناك حالات تتعلق فيها المهام ببعضها البعض. أولاً ، كتبعيات: مهام لا يمكن أن تبدأ حتى تكتمل أخرى. على سبيل المثال ، لا يمكن أن يبدأ تصميمك التسويقي في إنشاء مرئيات لمنشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي بدون تقويم النشر من مدير الوسائط الاجتماعية الخاص بك.

ثانيًا ، على الرغم من عدم وجود تبعيات ، فإن المهام مرتبطة ببعضها البعض. على سبيل المثال ، يمكن لمدير المجتمع الخاص بك استخدام منشوراتك على مواقع التواصل الاجتماعي لإجراء محادثات مع معجبيك. بينما يمكن استخدام نقاط المناقشة الأخرى إذا لم يكن تقويم وسائل التواصل الاجتماعي متاحًا ، فإن استكمال منشوراتك الاجتماعية يمكن أن يكون أكثر فائدة في تضخيم كل جهودك.

يجب أن تتيح أداة التعاون في المشروع التي تختارها لأعضاء الفريق أن يكونوا على دراية بتقدم بعضهم البعض حتى يعرفوا ما إذا كانوا بحاجة إلى متابعة الجداول الزمنية أو إعادة تنظيمها.

تبادل الملفات

الملفات حاسمة في المشاريع. في نفوسهم معلومات ومخططات وخطط ومتعقبات. بصفتك وكالة تسويق ، ستتألف حملاتك من التقاويم والكتابات والمقالات والتعليقات التوضيحية والمزيد. بدون الملفات التي تحتفظ بها ، التقدم مستحيل.

ستساعد أداة التعاون في المشروع مع وظائف تبادل الملفات الجيدة فريقك على نقل المعلومات بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى وصف المهمة ، قم بإرفاق الملفات التي يمكن لأعضاء فريقك استخدامها أو الرجوع إليها ، مما يضمن أنك متوافق تمامًا مع ما يجب القيام به.

الرسائل المتزامنة أو غير المتزامنة

الاتصال هو محور التعاون في المشروع ، لذا يجب أن تكون أداة التعاون في المشروع قادرة على استيعاب الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة. يمكن أن يكون الاتصال غير المتزامن في شكل رسائل ومنتديات. يمكن أن تكون الرسائل المتزامنة عبارة عن رسائل فورية أو مكالمات عبر الصوت أو الفيديو.

الاتصال المتزامن مفيد للعصف الذهني وإدارة الأزمات. إنه يسمح بتدفق المناقشة بحرية بشكل فعال عند ارتداد الأفكار عن بعضها البعض وحل المشكلات. ومع ذلك ، فإن جودتها في الوقت الحالي تجعلها عرضة لمعلومات غير ذات صلة وبيانات تحفيز اللحظة.

الاتصال غير المتزامن أقل عرضة للمدخلات الاندفاعية. الناس لديهم الوقت للتفكير في ردودهم ومعالجة المعلومات. الشيء الجيد الآخر في الاتصال غير المتزامن هو أنه لا يقاطع سير عمل الأفراد.

تقويمات الفريق

ليس من الضروري أن تمنح تقويمات الفريق الجميع حق الوصول إلى قائمة مواعيد كل عضو في الفريق. ومع ذلك ، يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة في تتبع نوبات العمل الفردية ، خاصة بالنسبة للشركات التي يتبع موظفوها جدولًا زمنيًا مرنًا. كما أنه يسهل على الفرق تحديد الاجتماعات مع بعضها البعض.

من المهم ملاحظة أن الوصول إلى تقويم الفريق ليس أداة للإدارة المصغرة. بدلاً من ذلك ، يُقصد بها مواءمة الجميع وفقًا لأفضل الجداول الزمنية عند تعيين مشاركات تعاونية.

لوحة المعلومات

تحتوي أدوات التعاون في المشروع على الكثير من المعلومات. في حين أن وفرة المعلومات جيدة بشكل عام ، يحتاج مديرو المشاريع إلى الاحتفاظ بالأهم منها - مثل الإعلانات المهمة والمواعيد النهائية القادمة وأولويات الفريق والتذكيرات - مرئية.

تلخص لوحات معلومات المشروع أهم المعلومات حول مشروعك في واجهة سهلة الفهم. يمكن أن تساعد رؤية المعلومات الفرق في الحفاظ على تركيزها واتساقها. بصفتك مدير مشروع ، فإنه يلغي أيضًا الحاجة إلى تكرار ما تقوله باستمرار.

ميزة البحث

تنظيم وإيجاد المعلومات لا يقل أهمية عن الوصول والتخزين. بغض النظر عن عدد الملفات التي لديك ، فإنها عديمة الفائدة إذا تعذر استرجاعها عند الحاجة. هذا هو المكان الذي تكون فيه ميزة البحث في متناول اليد.

يعد البحث عن المعلومات يدويًا مضيعة مملة لوقت الإنتاج الثمين. اختر أداة تعاون في المشروع تتيح لك إجراء بحث سريع للحصول على الملفات والمعلومات عند الحاجة إليها.

استنتاج

يعد التعاون في المشروع أمرًا حيويًا إذا كنت تريد أن ينجح مشروعك. لتسهيل ذلك ، خذ الوقت الكافي للتأكد من أن فريقك يبني علاقة فيما بينهم. نظِّم الاتصال لتحويله في النهاية إلى عادة. الأهم من ذلك ، استخدم الأدوات التي من شأنها تبسيط الاتصال والمواءمة طوال دورة حياة مشروعك.

إذا كنت وكالة إبداعية ، فاستخدم أداة مثل Workamajig : أداة تعاون مشروع متخصصة لفرق التسويق والإعلان. إنه مزود بميزات ستساعد في ضمان عمل فرقك معًا وأن جميع جهودك متزامنة. إنه الحل الأمثل لاحتياجات التعاون في مشروعك.