Collaborazione al progetto: strumenti e suggerimenti per i team creativi

La collaborazione al progetto è il coordinamento tra team e leader per portare a termine le cose. È fondamentale in ogni fase del progetto.

Durante la fase di avvio, l'allineamento con gli obiettivi del cliente è essenziale. Una volta che il tuo team inizia a pianificare, ogni persona chiave deve assicurarsi che le attività, le risorse e le stime siano accuratamente contabilizzate. La collaborazione facilita l'esecuzione e il monitoraggio senza intoppi, soprattutto quando si verificano problemi. Anche quando i progetti sono conclusi, estrarre gli apprendimenti attraverso l'autopsia è più produttivo quando tutti condividono per contribuire alla crescita collettiva del team.

In qualità di project manager, dovrai considerare molte cose per facilitare la collaborazione al progetto:

Qual è il modo migliore per motivare la mia squadra?

Quale stile di leadership sarebbe appropriato per questa situazione?

Quale tipo di set di strumenti di collaborazione è adatto a questo progetto?

Quali sfide devo anticipare?

Per massimizzare le capacità del tuo team attraverso proficui rapporti di lavoro, avrai bisogno dei processi, degli strumenti e della mentalità giusti.

Importanza della collaborazione al progetto

Ci sono molte ragioni per cui la collaborazione al progetto è importante nella gestione del progetto. Parliamo dei principali vantaggi che può fornire alla tua squadra.

Allinea tutte le parti mobili

La maggior parte dei progetti coinvolge team con competenze diverse. Ad esempio, l'organizzazione di uno spettacolo di lancio di un prodotto coinvolgerà esperti di prodotto, scenografi, artisti, sceneggiatori, artisti, presentatori e molti altri.

Se vuoi che il tuo spettacolo abbia successo, vorresti promuovere la collaborazione tra tutte le persone coinvolte in modo che possano lavorare mano nella mano per fornire la visione del tuo cliente.

Efficienza operativa

Quando obiettivi e priorità sono chiari, il tuo team può funzionare con meno supervisione. La collaborazione al progetto può promuovere l'efficienza operativa perché consente a ciascun membro di contribuire in modo indipendente.

Dotati degli obiettivi chiave del progetto, saranno anche in grado di risolvere i problemi e prendere decisioni da soli.

Risoluzione del conflitto

Problemi e problemi sono inevitabili. Quando si verificano, i team di progetto devono collaborare e scendere a compromessi secondo necessità.

Una sana cultura della collaborazione progettuale fa sì che ogni membro dia la priorità al successo del progetto rispetto al proprio ego personale. Invece di incolpare e sfuggire alla responsabilità, l'attenzione si concentra sulla risoluzione dei problemi e sull'iniziativa.

Questa mentalità consente ai team di rimanere resilienti in caso di crisi.

Monitoraggio dei progressi e previsione

La collaborazione al progetto può dare ai project manager una buona presa su ciò che il team sta attraversando. Questo livello di trasparenza è vantaggioso per due cose: monitoraggio dei progressi e previsione.

La lungimiranza è una qualità vitale nei project manager. Anticipare problemi e colli di bottiglia prima che si verifichino può preparare il team ad affrontarli quando si presentano. Può anche aiutare il team a schivare completamente l'ostacolo regolandosi anche prima che possa interrompere il flusso di lavoro.

Migliora la sinergia del team

La sinergia consente ai singoli membri del team di produrre cose che sono maggiori della somma delle loro parti.

Quando i team collaborano, i talenti di ogni persona vengono massimizzati. Possono rimbalzare le idee l'una sull'altra e svilupparle in soluzioni innovative. Le prospettive di diversi esperti vengono riconosciute e utilizzate per elaborare soluzioni creative.

Il brainstorming come una squadra può comportare sfide come il pensiero di gruppo e il mancato consenso. Ma fatto bene, può portare a momenti eureka e risultati completi. La collaborazione al progetto è necessaria per creare scoperte significative per aiutare il tuo cliente.

Morale aumentato e fatturato inferiore

Gli studi dimostrano che il 92% dello stress dei dipendenti deriva da cattive dinamiche di squadra. E quando la felicità dei dipendenti è compromessa, può anche influire sulla produttività e sul fatturato.

Una buona collaborazione tra i team influisce anche sulla loro impressione di quanto la loro agenzia si prenda cura dei loro bisogni . Il 22% ha ammesso che andare d'accordo con i colleghi dà loro anche l'impressione di essere accuditi dall'azienda.

Quando garantisci una collaborazione fluida al progetto, consenti anche al tuo team di creare connessioni con e all'interno dell'azienda per mantenerlo motivato a lavorare al meglio.

Come migliorare la collaborazione in team

Attività di Team Building

Può essere molto stressante lavorare con nuovi colleghi. Metterli in un ambiente informale e rilassato attraverso attività di team building può aiutarli a rilassarsi e ad entrare in compagnia l'uno dell'altro.

Prima che i team possano lavorare insieme in modo efficiente in un ambiente professionale, la collaborazione del team sarebbe più facile se avessero anche un buon rapporto tra loro. Le attività di team building non devono essere per forza elaborate. Possono essere semplici come un pranzo di squadra o un ritrovo dopo il lavoro, o elaborati come gite fuori città di più giorni e simili.

Mettere i membri in un ambiente dove possono rilassarsi e relazionarsi darà loro l'opportunità di lavorare insieme in ambienti a bassa pressione. Questo può aiutarli a prepararli a una migliore collaborazione al progetto quando torni in ufficio.

Comunicazione di squadra

La comunicazione e la collaborazione in team non sono così naturali come pensi. In qualità di project manager, puoi promuovere questa abitudine mettendo in atto sistemi e processi per incoraggiare le persone a collaborare.

Un esempio è uno stand-up quotidiano in cui all'inizio della giornata, i membri del team esaminavano rapidamente ciò che avevano finito e cosa stavano per fare in modo che tutti fossero informati delle priorità di ciascuno. Anche le riunioni di stato possono essere utili. Ciò ti darà l'opportunità di vedere le aree in cui i team possono lavorare insieme e supportarsi a vicenda.

La sistematizzazione della collaborazione può aiutare a trasformarla in un'abitudine. Una volta che diventa una seconda natura, puoi iniziare ad aspettarti risultati migliori da tutti.

Strumenti e software giusti

Indipendentemente dal fatto che il tuo team lavori in loco o online, la diffusione e la comunicazione delle informazioni non sono garantite. Possano i team che trascorrono la maggior parte del loro tempo nello stesso ufficio finiscono ancora per lavorare in silos.

Il software di collaborazione in team rende le informazioni accessibili. Consente ai membri del team di essere consapevoli, non solo dei propri progressi, ma anche di quelli del team. Ciò facilita il processo decisionale e l'allineamento efficienti. E quando sorgono conflitti, le discussioni sono più facili perché i membri del team sono consapevoli dell'entità della situazione.

Ora che l'ibrido e il lavoro da casa stanno guadagnando popolarità, gli strumenti e il software giusti per la collaborazione in team stanno diventando sempre più cruciali per facilitare la collaborazione del progetto.

Nella prossima sezione, discutiamo le caratteristiche chiave che devi cercare quando scegli un software di collaborazione di progetto.

Funzionalità del software di collaborazione del progetto

Gestione dei compiti

I progetti sono costituiti da attività che i membri del team devono svolgere in tempo per portare avanti i progressi.

Ci sono casi in cui i compiti sono correlati tra loro. Primo, come dipendenze: attività che non possono essere avviate fino al completamento di un'altra. Ad esempio, la tua creatività di marketing non può iniziare a creare elementi visivi per i tuoi post sui social media senza il calendario di pubblicazione del tuo social media manager.

In secondo luogo, anche se non ci sono dipendenze, le attività sono collegate tra loro. Ad esempio, il tuo community manager può utilizzare i tuoi post sui social media per avviare conversazioni con i tuoi fan. Mentre altri punti di discussione possono essere utilizzati se il calendario dei social media non è disponibile, integrare i tuoi post sui social può essere più vantaggioso per amplificare tutti i tuoi sforzi.

Il tuo strumento di collaborazione al progetto preferito dovrebbe consentire ai membri del team di essere consapevoli dei progressi reciproci in modo che sappiano se hanno bisogno di seguire o riallineare i programmi.

Scambio di file

I file sono fondamentali nei progetti. In essi ci sono informazioni, progetti, piani e tracker. In qualità di agenzia di marketing, le tue campagne saranno composte da calendari, articoli, articoli, didascalie e altro ancora. Senza i file che li contengono, il progresso è impossibile.

Uno strumento di collaborazione al progetto con buone funzioni di scambio di file aiuterà il tuo team a trasmettere le informazioni in modo più efficace. Oltre alla descrizione dell'attività, allega file che i membri del tuo team possono utilizzare o a cui fare riferimento, assicurandoti di essere tutti allineato su ciò che deve essere fatto.

Messaggistica sincrona o asincrona

La comunicazione è al centro della collaborazione al progetto, quindi il tuo strumento di collaborazione al progetto dovrebbe essere in grado di ospitare comunicazioni sincrone e asincrone. La comunicazione asincrona può essere sotto forma di messaggi e forum. Sincrono può essere messaggistica istantanea o chiamate tramite voce o video.

La comunicazione sincrona è utile per il brainstorming e la gestione delle crisi. Consente una discussione a flusso libero efficace quando si rimbalzano idee l'una sull'altra e si risolvono problemi. Tuttavia, la sua qualità del momento lo rende incline a informazioni irrilevanti e dichiarazioni spontanee.

La comunicazione asincrona è meno soggetta a input impulsivi. Le persone hanno tempo per pensare alle loro risposte ed elaborare le informazioni. Un altro aspetto positivo della comunicazione asincrona è che non interrompe il flusso di lavoro degli individui.

Calendari di squadra

I calendari del team non devono consentire a tutti l'accesso all'elenco degli appuntamenti di ogni membro del team. Tuttavia, questa funzione può essere utile per tenere traccia dei singoli turni di lavoro, soprattutto per le aziende i cui dipendenti seguono un orario flessibile. Inoltre, consente ai team di organizzare facilmente riunioni tra loro.

È importante notare che l'accesso al calendario del team non è uno strumento per la microgestione. Invece, ha lo scopo di allineare tutti ai migliori programmi quando si impostano impegni collaborativi.

Cruscotto informativo

Gli strumenti di collaborazione del progetto contengono molte informazioni. Sebbene l'abbondanza di informazioni sia generalmente buona, i project manager devono mantenere visibili quelle più importanti, come annunci importanti, scadenze imminenti, priorità del team e promemoria.

I dashboard di progetto riepilogano le informazioni più importanti sul tuo progetto in un'interfaccia digeribile. La visibilità delle informazioni può aiutare i team a rimanere concentrati e allineati. In qualità di project manager, elimina anche la necessità di ripetere costantemente te stesso.

Funzione di ricerca

Organizzare e trovare informazioni è importante quanto l'accesso e l'archiviazione. Indipendentemente dal numero di file che hai, sono inutili se non possono essere recuperati quando necessario. È qui che una funzione di ricerca è utile.

La ricerca manuale di informazioni è una noiosa perdita di tempo prezioso di produzione. Scegli uno strumento di collaborazione al progetto che ti permetta di effettuare una ricerca rapida per ottenere file e informazioni quando ne hai bisogno.

Conclusione

La collaborazione al progetto è fondamentale se vuoi che il tuo progetto abbia successo. Per facilitare questo, prenditi del tempo per assicurarti che il tuo team crei un rapporto tra di loro. Sistema la comunicazione per trasformarla alla fine in un'abitudine. Soprattutto, utilizzare strumenti che semplificheranno la comunicazione e l'allineamento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

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