Colaborare la proiect: instrumente și sfaturi pentru echipe creative

Colaborarea la proiect este coordonarea dintre echipe și lideri pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Este vital în fiecare etapă a proiectului.

În timpul etapei de inițiere, alinierea cu obiectivele clientului este esențială. Odată ce echipa dvs. începe planificarea, fiecare persoană cheie trebuie să se asigure că sarcinile, resursele și estimările sunt contabilizate cu acuratețe. Colaborarea facilitează execuția și monitorizarea fără probleme, mai ales atunci când apar probleme. Chiar și atunci când proiectele sunt încheiate, extragerea învățărilor prin autopsie este cea mai productivă atunci când toată lumea împărtășește pentru a contribui la creșterea colectivă a echipei.

Ca manager de proiect, va trebui să iei în considerare multe lucruri pentru a facilita colaborarea la proiect:

Care este cel mai bun mod de a-mi motiva echipa?

Ce stil de conducere ar fi potrivit pentru această situație?

Ce tip de set de instrumente de colaborare este potrivit pentru acest proiect?

Ce provocări ar trebui să anticipez?

Pentru a maximiza capacitățile echipei prin relații de lucru fructuoase, veți avea nevoie de procesele, instrumentele și mentalitatea potrivite.

Importanța colaborării la proiect

Există multe motive pentru care colaborarea în proiect este importantă în managementul proiectelor. Să vorbim despre beneficiile de top pe care le poate oferi echipei tale.

Aliniați toate părțile în mișcare

Majoritatea proiectelor implică echipe cu competențe variate. De exemplu, organizarea unui spectacol de lansare a unui produs va implica experți în produse, scenografi, artiști, scenariști, interpreți, gazde și multe altele.

Dacă doriți ca spectacolul dvs. să reușească, ați dori să promovați colaborarea între toți cei implicați, astfel încât aceștia să poată lucra mână în mână pentru a oferi viziunea clientului dvs.

Eficienta operationala

Când obiectivele și prioritățile sunt clare, echipa ta poate funcționa cu mai puțină supraveghere. Colaborarea la proiect poate promova eficiența operațională, deoarece permite fiecărui membru să contribuie în mod independent.

Echipați cu obiectivele cheie ale proiectului, aceștia vor putea, de asemenea, să depaneze și să ia decizii singuri.

Rezolvarea conflictului

Problemele și problemele sunt inevitabile. Când se întâmplă, echipele de proiect trebuie să colaboreze și să facă compromisuri după cum este necesar.

O cultură sănătoasă a colaborării la proiect face ca fiecare membru să prioritizeze succesul proiectului față de ego-ul personal. În loc să dai vina și să scapi de responsabilitate, accentul se pune pe rezolvarea problemelor și pe inițiativa.

Această mentalitate permite echipelor să rămână rezistente atunci când izbucnește criza.

Monitorizarea progresului și previziunea

Colaborarea la proiect poate oferi managerilor de proiect o bună abordare prin ceea ce trece echipa. Acest nivel de transparență este benefic pentru două lucruri: monitorizarea progresului și previziunea.

Previziunea este o calitate vitală în managerii de proiect. Anticiparea problemelor și blocajelor înainte ca acestea să apară poate pregăti echipa să le rezolve atunci când vor veni. Poate chiar ajuta echipa să evite complet obstacolul ajustându-se chiar înainte de a perturba fluxul de lucru.

Îmbunătățește sinergia echipei

Sinergia permite membrilor echipei individuale să producă lucruri care sunt mai mari decât suma părților lor.

Când echipele colaborează, talentele fiecărei persoane sunt maximizate. Ei ajung să răspundă idei unul de celălalt și să le dezvolte în soluții inovatoare. Perspectivele diferiților experți sunt recunoscute și utilizate pentru a veni cu soluții creative.

Brainstorming-ul ca o echipă poate veni cu provocări, cum ar fi gândirea de grup și consensul implicit. Dar făcut corect, poate duce la momente eureka și rezultate cuprinzătoare. Colaborarea la proiect este necesară pentru a crea progrese semnificative pentru a vă ajuta clientul.

Creșterea moralului și scăderea cifrei de afaceri

Studiile arată că 92% din stresul angajaților provine din dinamica proastă a echipei. Și când fericirea angajaților este compromisă, aceasta poate afecta și productivitatea și cifra de afaceri.

O bună colaborare între echipe le afectează, de asemenea, impresia despre cât de mult îi pasă agenția lor de nevoile lor . 22% au recunoscut că înțelegerea cu colegii le dă și impresia că sunt îngrijiți de companie.

Când asigurați o colaborare fără probleme la proiect, faceți, de asemenea, posibil ca echipa dvs. să creeze conexiuni cu și în cadrul companiei, pentru a-i menține motivați să lucreze cât mai bine.

Cum să îmbunătățiți colaborarea în echipă

Activități de Team Building

Poate fi o presiune mare să lucrezi cu noi colegi. Punerea lor într-un mediu casual și relaxat prin activități de team-building îi poate ajuta să se relaxeze și să se ușureze în compania celuilalt.

Înainte ca echipele să poată lucra împreună eficient într-un mediu profesional, colaborarea în echipă ar fi mai ușoară dacă ar avea, de asemenea, o relație bună între ele. Activitățile de team building nu trebuie să fie chic. Acestea pot fi la fel de simple ca un prânz în echipă sau un hangout după muncă, sau la fel de elaborate ca excursiile de mai multe zile în afara orașului și altele asemenea.

Punerea membrilor într-un mediu în care se pot relaxa și relaționa le va oferi oportunitatea de a lucra împreună în medii cu presiune scăzută. Acest lucru îi poate ajuta să-i pregătească pentru o mai bună colaborare la proiect atunci când vă întoarceți la birou.

Comunicarea echipei

Comunicarea și colaborarea în echipă nu sunt atât de naturale pe cât crezi. În calitate de manager de proiect, puteți promova acest obicei punând în aplicare sisteme și procese care să încurajeze oamenii să colaboreze.

Un exemplu este un stand-up zilnic în care la începutul zilei, membrii echipei ar trece rapid prin ceea ce au terminat și ce urmează să facă, astfel încât toată lumea să fie informată despre prioritatea fiecăruia. Întâlnirile de stare pot fi, de asemenea, utile. Acest lucru vă va oferi oportunități de a vedea domenii în care echipele pot lucra împreună și se pot sprijini reciproc.

Sistematizarea colaborării poate ajuta la transformarea acesteia într-un obicei. Odată ce devine a doua natură, puteți începe să vă așteptați la rezultate mai bune de la toată lumea.

Instrumentele și software-ul potrivite

Indiferent dacă echipa dumneavoastră lucrează la fața locului sau online, diseminarea informațiilor și comunicarea nu sunt garantate. Echipele care își petrec cea mai mare parte a timpului în același birou pot ajunge să lucreze în silozuri.

Software-ul de colaborare în echipă face informațiile accesibile. Le permite membrilor echipei să fie conștienți, nu doar de propriul lor progres, ci și de cel al echipei. Acest lucru facilitează luarea eficientă a deciziilor și alinierea. Iar atunci când apar conflicte, discuțiile sunt mai ușoare deoarece membrii echipei sunt conștienți de amploarea situației.

Acum că hibridul și lucrul de acasă câștigă popularitate, instrumentele și software-ul potrivit pentru colaborarea în echipă devin din ce în ce mai importante pentru a facilita colaborarea la proiect.

În secțiunea următoare, să discutăm despre caracteristicile cheie pe care trebuie să le căutați atunci când alegeți un software de colaborare pentru proiect.

Funcții software de colaborare la proiect

Managementul sarcinilor

Proiectele sunt alcătuite din sarcini pe care membrii echipei trebuie să le îndeplinească la timp pentru a progresa.

Există cazuri în care sarcinile sunt legate una de cealaltă. În primul rând, ca dependențe: sarcini care nu pot fi începute până când alta nu este finalizată. De exemplu, reclama dvs. de marketing nu poate începe să facă imagini pentru postările dvs. pe rețelele sociale fără calendarul de postare de la managerul dvs. de rețele sociale.

În al doilea rând, chiar dacă nu există dependențe, sarcinile sunt conectate între ele. De exemplu, administratorul comunității poate folosi postările tale pe rețelele sociale pentru a iniția conversații cu fanii tăi. În timp ce alte puncte de discuție pot fi folosite dacă calendarul rețelelor sociale nu este disponibil, completarea postărilor pe rețelele sociale poate fi mai benefică în amplificarea tuturor eforturilor.

Instrumentul ales de colaborare la proiect ar trebui să permită membrilor echipei să fie conștienți de progresul celuilalt, astfel încât să știe dacă trebuie să urmărească sau să realineze programele.

Schimb de fișiere

Fișierele sunt cruciale în proiecte. În ele sunt informații, planuri, planuri și trackere. În calitate de agenție de marketing, campaniile dvs. vor fi compuse din calendare, scrieri, articole, subtitrări și multe altele. Fără fișierele care le dețin, progresul este imposibil.

Un instrument de colaborare la proiect cu funcții bune de schimb de fișiere vă va ajuta echipa să transmită informații mai eficient. Pe lângă descrierea sarcinii dvs., atașați fișiere pe care membrii echipei dvs. le pot folosi sau la care se pot referi, asigurându-vă că sunteți aliniați cu toții la ceea ce trebuie făcut.

Mesaje sincrone sau asincrone

Comunicarea este în centrul colaborării la proiect, astfel încât instrumentul dvs. de colaborare la proiect ar trebui să poată găzdui comunicații sincrone și asincrone. Comunicarea asincronă poate fi sub formă de mesaje și forumuri. Sincronul poate fi mesageria instantanee sau apelurile prin voce sau video.

Comunicarea sincronă este bună pentru brainstorming și managementul crizelor. Permite o discuție liberă, eficientă atunci când transmiteți ideile unul de celălalt și rezolvați probleme. Cu toate acestea, calitatea sa momentană îl face predispus la informații irelevante și declarații incitante.

Comunicarea asincronă este mai puțin predispusă la intrări impulsive. Oamenii au timp să se gândească la răspunsurile lor și să proceseze informațiile. Un alt lucru bun despre comunicarea asincronă este că nu întrerupe fluxul de lucru al persoanelor.

Calendare de echipă

Calendarele echipei nu trebuie să ofere tuturor acces la lista de numiri a fiecărui membru al echipei. Cu toate acestea, această caracteristică poate fi utilă pentru a ține evidența schimburilor individuale de lucru, în special pentru companiile ai căror angajați urmează un program flexibil. De asemenea, este ușor pentru echipe să stabilească întâlniri între ele.

Este important să rețineți că accesul la calendarul echipei nu este un instrument pentru micro-management. În schimb, este menit să alinieze pe toată lumea la cele mai bune programe atunci când stabilesc angajamente de colaborare.

Tabloul de bord cu informații

Instrumentele de colaborare pentru proiecte dețin o mulțime de informații. Deși o abundență de informații este în general bună, managerii de proiect trebuie să le păstreze vizibile pe cele mai importante, cum ar fi anunțurile importante, termenele limită viitoare, prioritățile echipei și mementourile.

Tablourile de bord ale proiectelor rezumă cele mai importante informații despre proiectul dvs. într-o interfață ușor de digerat. Vizibilitatea informațiilor poate ajuta echipele să rămână concentrate și aliniate. În calitate de manager de proiect, elimină și nevoia de a te repeta în mod constant.

Funcția de căutare

Organizarea și găsirea informațiilor este la fel de importantă ca și accesul și stocarea. Indiferent de câte fișiere aveți, acestea sunt inutile dacă nu pot fi recuperate atunci când este necesar. Aici este utilă o funcție de căutare.

Căutarea manuală a informațiilor este o pierdere obositoare de timp prețios de producție. Alegeți un instrument de colaborare la proiect care vă permite să efectuați o căutare rapidă pentru a obține fișiere și informații atunci când aveți nevoie de ele.

Concluzie

Colaborarea la proiect este vitală dacă vrei ca proiectul tău să aibă succes. Pentru a facilita acest lucru, fă-ți timp pentru a te asigura că echipa ta stabilește relații între ei. Sistematizează comunicarea pentru a o transforma în cele din urmă într-un obicei. Cel mai important, utilizați instrumente care vor simplifica comunicarea și alinierea pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Dacă sunteți o agenție de creație, utilizați un instrument precum Workamajig : un instrument specializat de colaborare pentru proiecte pentru echipele de marketing și publicitate. Este echipat cu funcții care vă vor ajuta să vă asigurați că echipele dvs. lucrează împreună și că toate eforturile dvs. sunt sincronizate. Este soluția perfectă pentru nevoile dvs. de colaborare la proiect.