Colaboración en proyectos: herramientas y consejos para equipos creativos

La colaboración en proyectos es la coordinación entre equipos y líderes para hacer las cosas. Es vital en cada etapa del proyecto.

Durante la etapa de iniciación, la alineación con los objetivos de su cliente es esencial. Una vez que su equipo comienza a planificar, cada persona clave debe asegurarse de que las tareas, los recursos y las estimaciones se contabilicen con precisión. La colaboración facilita la ejecución y el seguimiento sin problemas, especialmente cuando surgen problemas. Incluso cuando se concluyen los proyectos, extraer aprendizajes a través de autopsias es más productivo cuando todos comparten para contribuir al crecimiento colectivo del equipo.

Como gerente de proyecto, deberá considerar muchas cosas para facilitar la colaboración en el proyecto:

¿Cuál es la mejor manera de motivar a mi equipo?

¿Qué estilo de liderazgo sería apropiado para esta situación?

¿Qué tipo de conjunto de herramientas de colaboración es adecuado para este proyecto?

¿Qué desafíos debo anticipar?

Para maximizar las capacidades de su equipo a través de relaciones de trabajo fructíferas, necesitará los procesos, las herramientas y la mentalidad adecuados.

Importancia de la colaboración en proyectos

Hay muchas razones por las que la colaboración en proyectos es importante en la gestión de proyectos. Hablemos de los principales beneficios que puede brindarle a su equipo.

Alinear todas las piezas móviles

La mayoría de los proyectos involucran equipos con competencias variadas. Por ejemplo, la organización de un espectáculo de lanzamiento de productos involucrará a expertos en productos, escenógrafos, artistas, guionistas, artistas, anfitriones y muchos más.

Si desea que su programa tenga éxito, querrá promover la colaboración entre todos los involucrados para que puedan trabajar de la mano para entregar la visión de su cliente.

Eficiencia operacional

Cuando los objetivos y las prioridades están claros, su equipo puede funcionar con menos supervisión. La colaboración en proyectos puede promover la eficiencia operativa porque permite que cada miembro contribuya de forma independiente.

Equipados con los objetivos clave del proyecto, también podrán solucionar problemas y tomar decisiones por su cuenta.

La resolución de conflictos

Los problemas y las cuestiones son inevitables. Cuando suceden, los equipos de proyecto deben colaborar y comprometerse según sea necesario.

Una cultura saludable de colaboración en proyectos hace que cada miembro priorice el éxito del proyecto sobre su ego personal. En lugar de culpar y escapar de la responsabilidad, la atención se centra en la resolución de problemas y la toma de iniciativa.

Esta mentalidad permite que los equipos se mantengan resistentes cuando ocurre una crisis.

Seguimiento y previsión del progreso

La colaboración en proyectos puede brindar a los gerentes de proyectos un buen manejo de lo que está pasando el equipo. Este nivel de transparencia es beneficioso por dos cosas: el seguimiento del progreso y la previsión.

La previsión es una cualidad vital en los gerentes de proyecto. Anticipar los problemas y los cuellos de botella antes de que sucedan puede preparar al equipo para abordarlos cuando se presenten. Incluso puede ayudar al equipo a sortear el obstáculo por completo ajustándose incluso antes de que pueda interrumpir el flujo de trabajo.

Mejora la sinergia del equipo

Synergy permite a los miembros individuales del equipo producir cosas que son más grandes que la suma de sus partes.

Cuando los equipos colaboran, se maximizan los talentos de cada persona. Pueden compartir ideas entre sí y desarrollarlas en soluciones innovadoras. Se reconocen las perspectivas de diferentes expertos y se utilizan para encontrar soluciones creativas.

La lluvia de ideas en equipo puede presentar desafíos como el pensamiento grupal y el consenso predeterminado. Pero si se hace bien, puede resultar en momentos eureka y resultados completos. La colaboración en proyectos es necesaria para crear avances significativos que ayuden a su cliente.

Mayor moral y menor rotación

Los estudios muestran que el 92% del estrés de los empleados proviene de una mala dinámica de equipo. Y cuando la felicidad de los empleados se ve comprometida, también puede afectar la productividad y la rotación.

La buena colaboración entre los equipos también afecta su impresión de cuánto se preocupa su agencia por sus necesidades . El 22% admitió que llevarse bien con sus compañeros también les da la impresión de que la empresa los cuida.

Cuando garantiza una colaboración fluida en el proyecto, también hace posible que su equipo cree conexiones con y dentro de la empresa para mantenerlos motivados para trabajar al máximo.

Cómo mejorar la colaboración en equipo

Actividades de trabajo en equipo

Puede ser mucha presión trabajar con nuevos colegas. Ponerlos en un ambiente informal y relajado a través de actividades de trabajo en equipo puede ayudarlos a relajarse y facilitar la compañía de los demás.

Antes de que los equipos puedan trabajar juntos de manera eficiente en un entorno profesional, la colaboración en equipo sería más fácil si también tuvieran una buena relación entre ellos. Las actividades de formación de equipos no tienen que ser lujosas. Pueden ser tan simples como un almuerzo de equipo o un rato después del trabajo, o tan elaborados como viajes de varios días fuera de la ciudad y similares.

Poner a los miembros en un entorno donde puedan relajarse y relacionarse les dará la oportunidad de trabajar juntos en entornos de baja presión. Esto puede ayudarlos a prepararse para una mejor colaboración en proyectos cuando regrese a la oficina.

Comunicación del equipo

La comunicación y la colaboración en equipo no son tan naturales como crees. Como gerente de proyectos, puede promover este hábito implementando sistemas y procesos para alentar a las personas a colaborar.

Un ejemplo es una reunión diaria en la que, al comienzo del día, los miembros del equipo repasarían rápidamente lo que terminaron y lo que están a punto de hacer para que todos estén informados de la prioridad de cada uno. Las reuniones de estado también pueden ser útiles. Esto le brindará la oportunidad de ver áreas en las que los equipos pueden trabajar juntos y apoyarse mutuamente.

Sistematizar la colaboración puede ayudar a convertirla en un hábito. Una vez que se convierte en una segunda naturaleza, puede comenzar a esperar mejores resultados de todos.

Herramientas y software correctos

Ya sea que su equipo trabaje en el sitio o en línea, la difusión de información y la comunicación no están garantizadas. Es posible que los equipos que pasan la mayor parte de su tiempo en la misma oficina terminen trabajando en silos.

El software de colaboración en equipo hace que la información sea accesible. Permite a los miembros del equipo ser conscientes, no solo de su propio progreso, sino también del del equipo. Esto facilita la toma de decisiones y la alineación eficientes. Y cuando surgen conflictos, las discusiones son más fáciles porque los miembros del equipo conocen el alcance de la situación.

Ahora que el trabajo híbrido y desde casa está ganando popularidad, las herramientas y el software adecuados para la colaboración en equipo se están volviendo más cruciales para facilitar la colaboración en proyectos.

En la siguiente sección, analicemos las características clave que debe buscar al elegir un software de colaboración de proyectos.

Características del software de colaboración de proyectos

Administración de tareas

Los proyectos se componen de tareas que los miembros del equipo deben realizar a tiempo para avanzar.

Hay casos en que las tareas se relacionan entre sí. Primero, como dependencias: tareas que no se pueden iniciar hasta que se complete otra. Por ejemplo, su creatividad de marketing no puede comenzar a crear elementos visuales para sus publicaciones en redes sociales sin el calendario de publicaciones de su administrador de redes sociales.

En segundo lugar, aunque no haya dependencias, las tareas están conectadas entre sí. Por ejemplo, su administrador de la comunidad puede usar sus publicaciones en las redes sociales para entablar conversaciones con sus fanáticos. Si bien se pueden usar otros puntos de discusión si el calendario de redes sociales no está disponible, complementar sus publicaciones en redes sociales puede ser más beneficioso para amplificar todos sus esfuerzos.

La herramienta de colaboración de proyectos que elija debe permitir que los miembros del equipo estén al tanto del progreso de los demás para que sepan si necesitan hacer un seguimiento o realinear los cronogramas.

Intercambio de archivos

Los archivos son cruciales en los proyectos. En ellos hay información, planos, planos y rastreadores. Como agencia de marketing, sus campañas estarán compuestas de calendarios, reportajes, artículos, subtítulos y más. Sin los archivos que los contienen, el progreso es imposible.

Una herramienta de colaboración de proyectos con buenas funciones de intercambio de archivos ayudará a su equipo a transmitir información de manera más efectiva. Además de la descripción de su tarea, adjunte archivos que los miembros de su equipo puedan usar o consultar, asegurándose de que todos estén alineados con lo que se debe hacer.

Mensajería síncrona o asíncrona

La comunicación está en el centro de la colaboración del proyecto, por lo que su herramienta de colaboración del proyecto debe poder adaptarse a las comunicaciones sincrónicas y asincrónicas. La comunicación asíncrona puede ser en forma de mensajes y foros. Los síncronos pueden ser mensajería instantánea o llamadas a través de voz o video.

La comunicación sincrónica es buena para la lluvia de ideas y la gestión de crisis. Permite una discusión fluida efectiva cuando se intercambian ideas y se resuelven problemas. Sin embargo, su calidad en el momento lo hace propenso a información irrelevante y declaraciones improvisadas.

La comunicación asíncrona es menos propensa a entradas impulsivas. Las personas tienen tiempo para pensar en sus respuestas y procesar la información. Otra cosa buena de la comunicación asíncrona es que no interrumpe el flujo de trabajo de las personas.

Calendarios de equipo

Los calendarios de equipo no tienen que dar acceso a todos a la lista de citas de cada miembro del equipo. Sin embargo, esta característica puede ser útil para realizar un seguimiento de los turnos de trabajo individuales, especialmente para las empresas cuyos empleados siguen un horario flexible. También facilita que los equipos establezcan reuniones entre sí.

Es importante tener en cuenta que el acceso al calendario del equipo no es una herramienta para la microgestión. En cambio, está destinado a alinear a todos en los mejores horarios al establecer compromisos de colaboración.

Panel de información

Las herramientas de colaboración de proyectos contienen mucha información. Si bien una gran cantidad de información generalmente es buena, los gerentes de proyecto deben mantener visibles los más importantes, como anuncios importantes, próximos plazos, prioridades del equipo y recordatorios.

Los paneles de proyectos resumen la información más importante sobre su proyecto en una interfaz digerible. La visibilidad de la información puede ayudar a los equipos a mantenerse enfocados y alineados. Como gerente de proyecto, también elimina la necesidad de que se repita constantemente.

Función de búsqueda

Organizar y encontrar información es tan importante como el acceso y el almacenamiento. Independientemente de cuántos archivos tenga, son inútiles si no se pueden recuperar cuando se necesitan. Aquí es donde una función de búsqueda es útil.

La búsqueda manual de información es una tediosa pérdida de valioso tiempo de producción. Elija una herramienta de colaboración de proyectos que le permita realizar una búsqueda rápida para obtener archivos e información cuando los necesite.

Conclusión

La colaboración en proyectos es vital si desea que su proyecto tenga éxito. Para facilitar esto, tómese el tiempo para asegurarse de que su equipo establezca una buena relación entre ellos. Sistematizar la comunicación para eventualmente convertirla en un hábito. Lo que es más importante, utilice herramientas que agilicen la comunicación y la alineación a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.

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