คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ HR Outsourcing

ทรัพยากรมนุษย์เป็นทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของบริษัทอย่างไม่ต้องสงสัย การเอาท์ซอร์สด้านทรัพยากรบุคคลเป็นเทรนด์ที่เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมต่างๆ หลังปี 2020 ที่มีการแพร่ระบาดทั่วโลก สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การใช้เวลา เงิน และพลังงานกับทรัพยากรบุคคลภายในดูเหมือนจะไม่เกิดผล งานรายเดือน เช่น การจ่ายเงินเดือนและการติดตามชั่วโมงกินเวลาที่อาจใช้ในการเติบโตของบริษัท การจัดการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จและการเติบโตในระยะยาวของธุรกิจใดๆ บริษัทเอาท์ซอร์สด้านทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการทรัพยากรบุคคลที่สำคัญได้ทุกประเภท และจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลบางส่วนหรือทั้งหมดของบริษัทได้

แผนกทรัพยากรบุคคลทำงานหนักและเหนื่อยล้าเนื่องจากข้อจำกัดที่เกิดจากการระบาดของโควิด-19 แนวคิดของการว่าจ้างกิจกรรม HR จากภายนอกเข้ามาช่วยแบ่งเบาทีม HR จากงานที่สำคัญแต่ต้องใช้เวลามาก หากคุณกำลังพิจารณาจ้างแผนกทรัพยากรบุคคลภายนอก มีหลายสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ก่อนที่จะตัดสินใจขั้นสุดท้าย

บทความนี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจ้างแผนกทรัพยากรบุคคลภายนอก

• HR Outsourcing หมายถึงอะไร
• ฟังก์ชั่น HR ใดที่สามารถจ้างจากภายนอกได้?
• HR Outsourcing ช่วยองค์กรได้อย่างไร?
• เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
• รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมาย
• ปรับปรุงกระบวนการสรรหา
• ช่วยในการมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลัก
• ข้อเสียของ HR Outsourcing คืออะไร?
• ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเดิมพัน
• ขาดการควบคุม
• ไม่มีการจำกัดค่าใช้จ่าย
• ขาดบริการที่กำหนดเอง

HR Outsourcing หมายถึงอะไร

การเอาท์ซอร์สฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นวิธีปฏิบัติในการจ้างองค์กรภายนอกเพื่อจัดการกิจกรรมด้านทรัพยากรบุคคลของบริษัทและงานธุรการ การเอาท์ซอร์สทรัพยากรบุคคลสามารถครอบคลุมบริการที่หลากหลาย ตั้งแต่ฟังก์ชัน HR แบบวันต่อวันไปจนถึงการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ระยะยาว ในกรณีส่วนใหญ่ เป็นข้อตกลงตามสัญญาระหว่างองค์กรและผู้ให้บริการที่เป็นบุคคลภายนอก โดยองค์กรจะโอนความรับผิดชอบในการจัดการด้านทรัพยากรบุคคลบางประการให้กับหน่วยงานภายนอก

ฟังก์ชั่น HR ใดที่สามารถจ้างจากภายนอกได้?

ผู้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลมีโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลเกือบทั้งหมด แต่ไม่สามารถจ้างงานด้านทรัพยากรบุคคลได้ทั้งหมด ฟังก์ชันเอาท์ซอร์สอาจเกี่ยวข้องกับการสูญเสียการควบคุมและความไม่สมดุลในองค์กร ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะรู้ว่างานใดที่ควรค่าแก่การเอาท์ซอร์สและงานใดที่ไม่คุ้มค่า กิจกรรม HR บางส่วนที่สามารถว่าจ้างจากภายนอกได้อย่างปลอดภัย ได้แก่:

• การได้มาซึ่งความสามารถพิเศษ
• การตรวจสอบความเป็นมาและการอ้างอิง
• การประมวลผลเงินเดือน
• การติดตามเวลา
• การจัดการประสิทธิภาพ
• การบริหารความเสี่ยง
• ความปลอดภัยของสถานที่ทำงาน
• การปฏิบัติตามกฎหมายการจ้างงานและ Lobor
• การให้คำปรึกษาพนักงาน
• ความสัมพันธ์ของพนักงาน
• การบริหารผลประโยชน์ของพนักงาน

HR Outsourcing ช่วยองค์กรได้อย่างไร?

เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ได้รับประโยชน์จากการเอาท์ซอร์สทรัพยากรบุคคล ช่วยประหยัดเงินและเวลา ตัวอย่างเช่น การดูแลแผนกทรัพยากรบุคคลเต็มรูปแบบอาจเป็นไปไม่ได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
ดังนั้น การใช้บริการของ Professional Employer Organization (PEO) อาจเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด ผู้เชี่ยวชาญ PEO สามารถดูแลงานด้านทรัพยากรบุคคลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก รวมถึงการปฏิบัติตามค่าจ้าง สวัสดิการและการประเมินผล และการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านแรงงาน

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ

การเอาท์ซอร์สฟังก์ชัน HR สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจำนวนมากต้องการความรู้เฉพาะด้าน เช่น การกำหนดนโยบายพนักงานและการพัฒนาบัญชีเงินเดือน

HR จากภายนอกมีพอร์ทัล HR แบบรวมศูนย์ที่พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว อัปโหลดเอกสาร และทำความเข้าใจนโยบายของบริษัทอย่างชัดเจน สิ่งนี้ช่วยให้ผู้จัดการบริษัทสามารถละทิ้งงานเอกสารและมุ่งความสนใจไปที่งานที่สร้างรายได้ที่สำคัญแทน และวิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ดังนั้น พนักงานทุกคนในบริษัทจึงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดโดยทำหน้าที่หลักในธุรกิจ ในขณะที่ทีมที่ว่าจ้างจากภายนอกจะจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคล

รับประกันการปฏิบัติตามกฎหมาย

กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการปฏิบัติงานด้านทรัพยากรบุคคลมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทที่จะติดตามการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวทั้งหมด ที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลมืออาชีพมาพร้อมกับประสบการณ์มากมายในการจัดการเรื่องกฎหมาย นอกจากนี้ การปรับปรุงนโยบายและสวัสดิการพนักงานให้เป็นไปตามข้อบังคับฉบับแก้ไขและมาตรฐานอุตสาหกรรมมีความสำคัญแต่น่าเบื่อหน่าย กิจกรรมเหล่านี้ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นคว้าและทำความเข้าใจขอบเขตกฎหมายที่ซับซ้อน การจ้าง HR มืออาชีพจากภายนอกจะช่วยปกป้องนายจ้างจากสถานการณ์ทางกฎหมายที่เหนียวแน่น เช่น การสืบสวน การลงโทษทางวินัย และภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นกับพนักงานบางคน

ปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากร

อุปสรรคที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรคือพนักงานที่มีทักษะ การสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถต้องอาศัยประสบการณ์หลายปี และทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรอาจไม่มีคุณลักษณะทั้งหมดของการจัดการทรัพยากรบุคคลที่ดี หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลทำงานอย่างใกล้ชิดกับพอร์ทัลงานมืออาชีพ และอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าในการหาบุคลากรที่มีความสามารถมากกว่าแผนกทรัพยากรบุคคลภายในองค์กร หน่วยงานเหล่านี้ช่วยให้องค์กรสามารถเข้าถึงกลุ่มผู้มีความสามารถที่กว้างขึ้นและมีคุณภาพมากขึ้น ส่งผลให้บริษัทต่างๆ สามารถเลือกบุคลากรที่มีประสบการณ์และทักษะสูงได้หลากหลายมากขึ้น

บริษัทจัดหาผู้มีความสามารถมีความสอดคล้องกับมาตรฐานอุตสาหกรรมในด้านผลประโยชน์และค่าตอบแทน องค์กรต่างๆ สามารถวางใจได้ว่าผู้สรรหาจะไม่ได้รับค่าจ้างน้อยหรือเกิน ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงและช่วยให้มั่นใจถึงความพึงพอใจและรักษาพนักงานไว้ได้

ช่วยในการมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลัก

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น โฟกัสจะเปลี่ยนจากส่วนหลักไปสู่ส่วนรอบนอก เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ด้วยการว่าจ้างบุคคลภายนอกให้ทำงานด้านทรัพยากรบุคคล บริษัทต่างๆ สามารถกลับไปสู่สิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ดีที่สุด ซึ่งเป็นความสามารถหลักของพวกเขา เป็นประโยชน์มากที่สุดสำหรับบริษัทต่างๆ ในการจัดหาบุคลากรภายนอกที่มีความสามารถที่ไม่ใช่ธุรกิจหลักและมุ่งเน้นไปที่แง่มุมเชิงกลยุทธ์ของทรัพยากรบุคคล เช่น การสร้างโปรแกรมใหม่ ความสามารถ การจัดการผลการปฏิบัติงาน และการจัดการกำลังคน โดยการเอาท์ซอร์ส บริษัทต่างๆ อาจจัดสรรความพยายามไปสู่ความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

ข้อเสียของ HR Outsourcing คืออะไร?

ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นเดิมพัน

เมื่อใดก็ตามที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลถูกว่าจ้างจากภายนอก ข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อน หมายเลขประกันสังคม และรายละเอียดบัญชีธนาคารจะมีความเสี่ยง นอกจากนี้ ยังมีความเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะรั่วไหล ขโมยข้อมูล หรือข้อมูลสูญหายเนื่องจากเซิร์ฟเวอร์ขัดข้อง

ขาดการควบคุม

ธุรกิจที่จ้างองค์กรภายนอกเพื่อจัดการกับปัญหาด้านทรัพยากรบุคคลอาจสร้างอุปสรรคระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลรู้ว่าอะไรทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและวิธีการทำงานของสถานที่ทำงานของคุณ ส่งผลให้องค์กรอาจขาดการติดต่อโดยตรงกับพนักงาน ซึ่งนำไปสู่ช่องว่างในการสื่อสารและความไม่พอใจของพนักงาน

ไม่มีการจำกัดค่าใช้จ่าย

หนึ่งในข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของการจ้าง HR คือทำให้ต้นทุนและคุณภาพการปฏิบัติงานสมดุลกัน การหาผู้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพภายในงบประมาณของคุณเป็นเรื่องยาก ปัญหางบประมาณเป็นหนึ่งในปัญหาที่ยากที่สุดในการจัดการในธุรกิจระหว่างประเทศ เราสามารถจ้างผู้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลที่มีราคาย่อมเยาได้ แต่ก็มักจะมีความเสี่ยงจากคุณภาพการปฏิบัติงานที่ลดลง ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจและอาจต้องประสบกับความสูญเสีย

ขาดบริการที่กำหนดเอง

หน่วยงานด้านทรัพยากรบุคคลสามารถนำเสนอโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพได้ แต่อาจทำได้ไม่ดีนักในการจัดหาโซลูชันที่กำหนดเอง หากบริษัทต้องการนโยบายทรัพยากรบุคคลเฉพาะองค์กร บริษัทที่ว่าจ้างจากภายนอกอาจทำได้ไม่มีประสิทธิภาพ พวกเขามักจะให้บริการมาตรฐานสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ สำหรับนโยบายที่เน้นบริษัทเป็นหลักและขั้นตอนการจ้างงาน พวกเขาอาจขอค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

บทสรุป

หลายบริษัทกำลังเสนอโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลจากภายนอก คุณอาจต้องการเอาท์ซอร์สแผนกทรัพยากรบุคคลทั้งหมดหรือแผนกเดียว เลือกผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและหน่วยงานตามความต้องการ งบประมาณ และความเข้ากันได้ของคุณ เมื่อมีคนอื่นจัดการงานเอกสารและงานธุรการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ HR ทีม HR ของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่หน้าที่หลักได้

คำถามที่พบบ่อย

การเอาท์ซอร์ส HR เป็นความคิดที่ดีหรือไม่?

การเอาท์ซอร์สถือเป็นการบริหารต้นทุนและเวลาที่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

บริษัท HR Outsourcing ทำอะไร?

บริษัทเหล่านี้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลแก่ลูกค้า บริษัทต่างๆ มักจะหันไปใช้บริการจากภายนอกเมื่อไม่สามารถทำหน้าที่เหล่านั้นภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

HR Outsourcing จัดการบริการที่สำคัญแต่ซับซ้อนเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล เช่น การประมวลผลเงินเดือน การสรรหา การฝึกอบรม การจัดการแผนสวัสดิการ และอื่นๆ

ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์ส HR ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือรายใด

บริษัทต่างๆ เช่น CoAdvantage PEO, Bambee, Zenfits, Workday และ Trinet เหมาะที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

บริษัทผู้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลชั้นนำใดบ้าง

Rippling, Paychex, ADP, Insperity, Engage PEO, G&A Partner และ Tandem HR เป็นผู้ให้บริการด้านทรัพยากรบุคคลชั้นนำในตลาด