Kompletny przewodnik po outsourcingu HR

Zasoby ludzkie są niewątpliwie najcenniejszym zasobem, jaki może posiadać firma. Outsourcing HR to wyłaniający się trend w wielu branżach po globalnej pandemii po 2020 roku. Dla wielu firm poświęcanie czasu, pieniędzy i energii na wewnętrzne zasoby ludzkie wydaje się przynosić efekt przeciwny do zamierzonego. Miesięczne zadania, takie jak lista płac i śledzenie godzin, pochłaniają czas, który można przeznaczyć na rozwój firmy. Zarządzanie jest niezbędne dla sukcesu i długoterminowego rozwoju każdej firmy. Firmy outsourcingowe HR mogą zarządzać wszystkimi rodzajami krytycznych zasobów ludzkich i obsługiwać niektóre lub wszystkie zadania HR firmy.

Dział HR był przepracowany i zmęczony ograniczeniami związanymi z pandemią COVID-19. Idea outsourcingu działań HR narodziła się, aby odciążyć zespoły HR od ważnych, ale czasochłonnych zadań. Jeśli zastanawiasz się nad outsourcingiem działu kadr, musisz wiedzieć wiele przed podjęciem decyzji.

Ten artykuł pomoże Ci uzyskać wszystkie niezbędne informacje, których potrzebujesz do outsourcingu działu HR.

• Co oznacza outsourcing HR?
• Jakie funkcje HR można zlecić na zewnątrz?
• Jak outsourcing HR pomaga organizacji?
• Idealny dla małych firm
• Zwiększa wydajność
• Zapewnia zgodność z prawem
• Usprawnia proces rekrutacji
• Pomaga skupić się na kluczowych kompetencjach
• Jakie są wady outsourcingu HR?
• Zagrożone bezpieczeństwo danych
• Brak kontroli
• Brak limitów kosztów
• Brak niestandardowych usług

Co oznacza outsourcing HR?

Outsourcing HR to praktyka zatrudniania przedsiębiorstw zewnętrznych do obsługi działań HR firmy i jej zadań administracyjnych. Outsourcing zasobów ludzkich może obejmować szerokie spektrum usług, od codziennych funkcji HR po długoterminowe, strategiczne inicjatywy. W większości przypadków jest to umowa zawarta między organizacją a zewnętrznym usługodawcą, w ramach której organizacja przenosi odpowiedzialność za zarządzanie niektórymi aspektami swoich zasobów ludzkich na podmiot zewnętrzny.

Jakie funkcje HR można zlecić na zewnątrz?

Dostawca usług HR zapewnia prawie wszystkie rozwiązania HR, ale nie wszystkie funkcje HR można zlecić na zewnątrz. Funkcje outsourcingu mogą wiązać się z utratą kontroli i brakiem równowagi w organizacji. Dlatego dobrze jest wiedzieć, które zadania warto zlecać, a które nie. Niektóre z działań HR, które można bezpiecznie zlecić na zewnątrz, to:

• Nabór Talentu
• Sprawdzanie tła i referencji
• Przetważanie wypłaty
• Śledzenie czasu
• Zarządzanie wydajnością
• Zarządzanie ryzykiem
• Bezpieczeństwo w miejscu pracy
• Zgodność z prawem pracy i prawa pracy
• Doradztwo pracownicze
• Relacje między pracownikami
• Administracja świadczeń pracowniczych

Jak outsourcing HR pomaga organizacji?

Idealny dla małych firm

Większość małych firm korzysta z outsourcingu HR. Oszczędza to pieniądze i czas. Na przykład utrzymanie pełnego działu HR może nie być wykonalne dla małej firmy.
Dlatego skorzystanie z usług profesjonalnej organizacji pracodawców (PEO) może być najlepszą opcją. Specjalista PEO może zająć się wszystkimi funkcjami kadrowymi wymaganymi przez małą firmę, w tym zgodnością płac, świadczeń i ocen oraz zgodnością z prawem pracy i przepisami.

Zwiększa wydajność

Outsourcing funkcji HR może poprawić efektywność firmy. Wiele funkcji związanych z zasobami ludzkimi wymaga specjalistycznej wiedzy, takiej jak formułowanie zasad pracowniczych i opracowywanie listy płac.

Outsourcing HR ma scentralizowany portal HR, w którym pracownicy mogą szybko uzyskać dostęp do wszystkich swoich informacji, przesyłać dokumenty i uzyskać jasne zrozumienie zasad firmy. Pozwala to menedżerom firmy porzucić papierkową robotę i zamiast tego skupić się na kluczowych zadaniach generujących dochód i analizować wydajność pracowników w celu uzyskania lepszych wyników. W ten sposób wszyscy pracownicy firmy funkcjonują z najwyższą wydajnością, wykonując podstawowe zadania biznesowe, podczas gdy zespół zlecony na zewnątrz zarządza funkcjami HR.

Zapewnia zgodność z prawem

Przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące praktyk związanych z zasobami ludzkimi zmieniają się regularnie. Dlatego firmom może być trudno śledzić wszystkie takie zmiany. Profesjonalni konsultanci HR posiadają duże doświadczenie w prowadzeniu spraw prawnych. Co więcej, aktualizacja zasad i świadczeń pracowniczych zgodnie ze zmienionymi przepisami i standardami branżowymi jest niezbędna, ale męcząca. Działania te wymagają godzin badań i zrozumienia złożonego zakresu prawnego. Outsourcing profesjonalnych działów HR chroni pracodawcę przed trudnymi sytuacjami prawnymi, takimi jak dochodzenia, postępowania dyscyplinarne i komplikacje, które mogą wystąpić w przypadku niektórych pracowników.

Usprawnia proces rekrutacji

Najważniejszym elementem każdej organizacji jest wykwalifikowany pracownik. Rekrutacja talentów wymaga lat doświadczenia, a wewnętrzny zespół HR może nie posiadać wszystkich cech dobrego zarządzania zasobami ludzkimi. Agencje HR ściśle współpracują z profesjonalnymi portalami pracy i są lepiej przygotowane do wyszukiwania talentów niż wewnętrzny dział HR. Agencje te umożliwiają organizacji dostęp do szerszej i bardziej wykwalifikowanej puli talentów. Dzięki temu firmy mogą wybierać z szerszego spektrum doświadczonych i wysoko wykwalifikowanych pracowników.

Agencje rekrutacji talentów są bardziej zgodne ze standardami branżowymi pod względem świadczeń i wynagrodzeń. Organizacje mogą być pewne, że osoby rekrutujące nie są ani niedopłacane, ani przepłacane, co bezpośrednio wpływa i pomaga zapewnić zadowolenie i utrzymanie pracowników.

Pomaga skupić się na kluczowych kompetencjach

W miarę rozwoju firmy nacisk przesuwa się z obszarów podstawowych do obszarów peryferyjnych, takich jak HR. Dzięki outsourcingowi funkcji HR firmy mogą wrócić do tego, co potrafią robić najlepiej, co jest ich podstawową kompetencją. Firmom najbardziej opłaca się outsourcing kompetencji pobocznych i skupienie się na bardziej strategicznych aspektach HR, takich jak tworzenie nowych programów, kompetencje, zarządzanie wydajnością i zarządzanie pracownikami. Dzięki outsourcingowi firmy mogą skierować swoje wysiłki na bardziej strategiczne inicjatywy.

Jakie są wady outsourcingu HR?

Zagrożone bezpieczeństwo danych

Za każdym razem, gdy funkcje HR są zlecane na zewnątrz, wrażliwe dane pracowników, numery ubezpieczenia społecznego i dane kont bankowych są narażone na ryzyko. Ponadto może wystąpić możliwość wycieku danych, kradzieży danych lub utraty danych z powodu awarii serwera.

Brak kontroli

Firmy zatrudniające zewnętrzne przedsiębiorstwo do zajmowania się kwestiami kadrowymi mogą stworzyć barierę między pracodawcą a pracownikami. Personel HR wie, co uszczęśliwia Twoich pracowników i jak funkcjonuje Twoje miejsce pracy. W rezultacie organizacje mogą stracić bezpośredni kontakt z pracownikami, co prowadzi do luk komunikacyjnych i niezadowolenia pracowników.

Brak limitów kosztów

Jedną z największych wad outsourcingu HR jest zrównoważenie kosztów i jakości wykonania. Znalezienie wysokiej jakości dostawcy usług HR w ramach Twojego budżetu to nie lada wyzwanie. Kwestie budżetowe to jedne z najtrudniejszych kwestii w biznesie międzynarodowym. Można zatrudnić niedrogiego dostawcę usług HR, ale zawsze istnieje ryzyko pogorszenia jakości pracy, co bezpośrednio wpływa na biznes i może ponieść stratę.

Brak niestandardowych usług

Agencje HR mogą oferować wydajne rozwiązania HR, ale mogą nie być dobre w dostarczaniu niestandardowych rozwiązań. Jeśli firma potrzebuje unikalnej polityki kadrowej specyficznej dla organizacji, firmy zlecone na zewnątrz mogą nie zrobić tego skutecznie. Zwykle oferują standardową usługę dla większości swoich klientów. W przypadku zasad i procedur zatrudniania skoncentrowanych na firmie mogą zażądać dodatkowych opłat.

Wniosek

Kilka firm oferuje outsourcing rozwiązań HR. Możesz chcieć zlecić na zewnątrz cały dział HR lub pojedynczą funkcję; wybierz eksperta HR i agencję zgodnie ze swoimi potrzebami, budżetem i kompatybilnością. Dzięki temu, że ktoś inny zajmie się wszystkimi formalnościami i zadaniami administracyjnymi związanymi z HR, Twój zespół HR może skupić się na swoich podstawowych funkcjach.

Często zadawane pytania

Czy outsourcing HR to dobry pomysł?

Outsourcing jest uważany za skuteczne ćwiczenie zarządzania kosztami i czasem, szczególnie w przypadku małych firm.

Czym zajmują się firmy outsourcingowe HR?

Firmy te oferują swoim klientom usługi związane z HR. Firmy często uciekają się do outsourcingu swoich usług, gdy nie mogą kompetentnie wykonywać tych funkcji we własnym zakresie.

Outsourcing HR obsługuje ważne, ale złożone usługi związane z zasobami ludzkimi, takie jak przetwarzanie listy płac, rekrutacja, szkolenia, zarządzanie planami świadczeń i inne.

Którzy dostawcy usług outsourcingu HR są najlepsi dla małych firm?

Firmy takie jak CoAdvantage PEO, Bambee, Zenfits, Workday i Trinet najlepiej nadają się dla małych firm.

Jakie są wiodące firmy świadczące usługi HR?

Rippling, Paychex, ADP, Insperity, Engage PEO, G&A Partner i Tandem HR to wiodący dostawcy usług HR na rynku.