Un guide complet pour l'externalisation des ressources humaines

Les ressources humaines sont sans aucun doute le bien le plus précieux qu'une entreprise puisse avoir. L'externalisation des ressources humaines est une tendance émergente dans de nombreux secteurs après la pandémie mondiale de 2020. Pour de nombreuses entreprises, consacrer du temps, de l'argent et de l'énergie aux ressources humaines internes semble contre-productif. Les tâches mensuelles telles que la paie et le suivi des heures grugent le temps qui pourrait être consacré à la croissance de l'entreprise. La gestion est essentielle au succès et à la croissance à long terme de toute entreprise. Les entreprises d'externalisation RH peuvent gérer toutes sortes de ressources humaines critiques et gérer tout ou partie des tâches RH de l'entreprise.

Le service RH était débordé et fatigué en raison des contraintes posées par la pandémie de COVID-19. L'idée d'externaliser les activités RH est née pour soulager les équipes RH de tâches importantes mais chronophages. Si vous envisagez d'externaliser votre service des ressources humaines, il y a beaucoup de choses que vous devez savoir avant de finaliser la décision.

Cet article vous aidera avec toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin pour externaliser votre service RH.

• Que signifie l'externalisation RH ?
• Quelles fonctions RH peuvent être externalisées ?
• Comment l'externalisation des ressources humaines aide-t-elle une organisation ?
• Idéal pour les petites entreprises
• Améliore l'efficacité
• Assure la conformité légale
• Rationalise le processus de recrutement
• Aide à se concentrer sur les compétences de base
• Quels sont les inconvénients de l'externalisation RH ?
• La sécurité des données en jeu
• Manque de contrôle
• Aucune limite de coût
• Manque de services personnalisés

Que signifie l'externalisation RH ?

L'externalisation RH est la pratique consistant à embaucher des entreprises tierces pour gérer les activités RH d'une entreprise et ses tâches administratives. L'externalisation des ressources humaines peut couvrir un large éventail de services, des fonctions RH quotidiennes aux initiatives stratégiques à long terme. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une entente contractuelle entre l'organisation et le tiers fournisseur de services selon laquelle l'organisation transfère la responsabilité de gérer certains aspects de ses ressources humaines à une entité externe.

Quelles fonctions RH peuvent être externalisées ?

Le prestataire de services RH fournit la quasi-totalité des solutions RH mais toutes les fonctions RH ne peuvent pas être externalisées. L'externalisation des fonctions peut entraîner une perte de contrôle et un déséquilibre dans l'organisation. Par conséquent, il est bon de savoir quelles tâches valent la peine d'être externalisées et lesquelles ne le sont pas. Certaines des activités RH qui peuvent être externalisées en toute sécurité sont :

• Gain de talent
• Vérification des antécédents et des références
• Traitement de la paie
• Suivi du temps
• Gestion des performances
• Gestion des risques
• Sécurité du lieu de travail
• Conformité aux lois sur l'emploi et le travail
• Conseil aux employés
• Relations avec les employés
• Administration des avantages sociaux

Comment l'externalisation des ressources humaines aide-t-elle une organisation ?

Idéal pour les petites entreprises

La plupart des petites entreprises bénéficient de l'externalisation des ressources humaines. Cela permet d'économiser de l'argent et du temps. Par exemple, le maintien d'un service RH complet peut ne pas être réalisable pour une petite entreprise.
Par conséquent, prendre les services d'une organisation professionnelle d'employeurs (PEO) peut être la meilleure option. Un PEO spécialisé peut s'occuper de toutes les fonctions RH requises par une petite entreprise, y compris la conformité de la paie, les avantages sociaux et l'évaluation, ainsi que la conformité aux lois et réglementations du travail.

Améliore l'efficacité

L'externalisation des fonctions RH peut améliorer l'efficacité de l'entreprise. De nombreuses fonctions de ressources humaines nécessitent des connaissances spécialisées, telles que la formulation de politiques d'employés et l'élaboration de la paie.

Les RH externalisées disposent d'un portail RH centralisé où les employés peuvent accéder rapidement à toutes leurs informations, télécharger des documents et avoir une compréhension claire des politiques de l'entreprise. Cela permet aux chefs d'entreprise d'abandonner la paperasserie et de se concentrer plutôt sur des tâches cruciales génératrices de revenus et d'analyser les performances des employés pour de meilleurs résultats. Ainsi, tous les employés de l'entreprise fonctionnent avec une efficacité maximale en effectuant des tâches commerciales essentielles tandis que l'équipe externalisée gère les fonctions RH.

Assure la conformité légale

Les lois et réglementations relatives aux pratiques en matière de ressources humaines changent régulièrement. Par conséquent, il peut être difficile pour les entreprises de suivre tous ces changements. Les consultants professionnels en RH ont une grande expérience dans la gestion des affaires juridiques. De plus, la mise à jour des politiques et des avantages sociaux des employés conformément aux réglementations révisées et aux normes de l'industrie est vitale mais fastidieuse. Ces activités nécessitent des heures de recherche et de compréhension de la portée juridique complexe. L'externalisation des ressources humaines professionnelles protège l'employeur des situations juridiques délicates telles que les enquêtes, les mesures disciplinaires et les complications pouvant survenir avec certains employés.

Rationalise le processus de recrutement

Le bloc le plus important pour toute organisation est un employé qualifié. Le recrutement de talents nécessite des années d'expérience et une équipe RH interne peut ne pas avoir tous les attributs d'une bonne gestion des RH. Les agences RH travaillent en étroite collaboration avec les portails d'emploi professionnels et sont mieux placées pour trouver des talents que le service RH interne. Ces agences permettent à l'organisation d'accéder à un vivier de talents plus large et plus qualifié. En conséquence, les entreprises peuvent choisir parmi un éventail plus large de personnes expérimentées et hautement qualifiées.

Les agences de recrutement de talents sont plus conformes aux normes de l'industrie en termes d'avantages et de rémunération. Les organisations peuvent être assurées que les recruteurs ne sont ni sous-payés ni surpayés, ce qui a un impact direct et contribue à assurer la satisfaction et la rétention des employés.

Aide à se concentrer sur les compétences de base

Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, l'attention se déplace des domaines centraux vers les domaines périphériques tels que les RH. Avec l'externalisation des fonctions RH, les entreprises peuvent revenir à ce qu'elles savent faire de mieux, c'est-à-dire leur cœur de métier. Il est plus avantageux pour les entreprises d'externaliser leurs compétences non essentielles et de se concentrer sur les aspects plus stratégiques des RH tels que la création de nouveaux programmes, les compétences, la gestion des performances et la gestion des effectifs. En externalisant, les entreprises peuvent consacrer leurs efforts à des initiatives plus stratégiques.

Quels sont les inconvénients de l'externalisation RH ?

La sécurité des données en jeu

Chaque fois que les fonctions RH sont externalisées, les informations sensibles des employés, les numéros de sécurité sociale et les coordonnées bancaires sont exposés à des risques. De plus, il peut y avoir une possibilité de fuite de données, de vol de données ou de perte de données en raison d'une défaillance du serveur.

Manque de contrôle

Les entreprises qui emploient une entreprise tierce pour traiter les problèmes de RH peuvent développer une barrière entre l'employeur et les employés. Le personnel des RH sait ce qui rend vos employés heureux et comment fonctionne votre lieu de travail. En conséquence, les organisations peuvent perdre le contact direct avec leurs employés, ce qui entraîne des lacunes dans la communication et l'insatisfaction des employés.

Aucune limite de coût

L'un des principaux inconvénients de l'externalisation des ressources humaines est d'équilibrer les coûts et la qualité des performances. Trouver un fournisseur de ressources humaines de qualité dans les limites de votre budget est une lutte. Les questions budgétaires sont l'une des questions les plus difficiles à traiter dans les affaires internationales. On peut embaucher un fournisseur de services RH abordable, mais il y a toujours le risque d'une baisse de la qualité des performances qui affecte directement l'entreprise et peut avoir à subir une perte.

Manque de services personnalisés

Les agences RH peuvent offrir des solutions RH efficaces, mais elles peuvent ne pas être douées pour fournir des solutions personnalisées. Si une entreprise a besoin d'une politique RH unique et spécifique à l'organisation, les entreprises externalisées peuvent ne pas le faire efficacement. Ils offrent généralement un service standard pour la plupart de leurs clients. Pour les politiques centrées sur l'entreprise et les procédures d'embauche, ils peuvent demander des frais supplémentaires.

Conclusion

Plusieurs entreprises proposent des solutions RH externalisées. Vous souhaitez peut-être externaliser l'ensemble du service RH ou une seule fonction ; choisissez l'expert RH et l'agence en fonction de vos besoins, de votre budget et de votre compatibilité. En confiant à quelqu'un d'autre l'ensemble de la paperasse et des tâches administratives associées aux RH, votre équipe RH peut se concentrer sur ses fonctions principales.

FAQ

L'externalisation des RH est-elle une bonne idée ?

L'externalisation est considérée comme un exercice efficace de gestion des coûts et du temps, en particulier pour les petites entreprises.

Que font les entreprises d'externalisation RH ?

Ces entreprises offrent des services liés aux ressources humaines à leurs clients. Les entreprises recourent souvent à l'externalisation de leurs services lorsqu'elles ne peuvent pas assurer ces fonctions de manière compétente en interne.

L'externalisation des ressources humaines gère des services importants mais complexes liés aux ressources humaines, tels que le traitement de la paie, le recrutement, la formation, la gestion des régimes d'avantages sociaux, etc.

Quels sont les meilleurs fournisseurs de services d'externalisation RH pour les petites entreprises ?

Des entreprises telles que CoAdvantage PEO, Bambee, Zenfits, Workday et Trinet sont les mieux adaptées aux petites entreprises.

Quelles sont les principales entreprises prestataires de services RH ?

Rippling, Paychex, ADP, Insperity, Engage PEO, G&A Partner et Tandem HR sont les principaux fournisseurs de services RH du marché.