Una guida completa per l'outsourcing delle risorse umane

Le risorse umane sono senza dubbio il bene più prezioso che un'azienda possa avere. L'outsourcing delle risorse umane è una tendenza emergente in diversi settori dopo la pandemia globale del 2020. Per molte aziende, spendere tempo, denaro ed energia per le risorse umane interne sembra controproducente. Le attività mensili come il libro paga e il monitoraggio delle ore consumano tempo che potrebbe essere speso per la crescita dell'azienda. La gestione è essenziale per il successo e la crescita a lungo termine di qualsiasi attività commerciale. Le società di outsourcing delle risorse umane possono gestire tutti i tipi di risorse umane critiche e gestire alcune o tutte le attività delle risorse umane dell'azienda.

Il dipartimento delle risorse umane era oberato di lavoro e stanco a causa dei vincoli posti dalla pandemia di COVID-19. L'idea di esternalizzare le attività delle risorse umane è nata per sollevare i team delle risorse umane da compiti importanti ma che richiedono tempo. Se stai pensando di esternalizzare il tuo dipartimento delle risorse umane, c'è molto che devi sapere prima di finalizzare la decisione.

Questo articolo ti aiuterà con tutte le informazioni necessarie di cui hai bisogno per esternalizzare il tuo dipartimento delle risorse umane.

• Cosa significa esternalizzazione delle risorse umane?
• Quali funzioni HR possono essere esternalizzate?
• In che modo l'outsourcing delle risorse umane aiuta un'organizzazione?
• Ideale per le piccole imprese
• Migliora l'efficienza
• Garantisce la conformità legale
• Semplifica il processo di reclutamento
• Aiuta a concentrarsi sulla competenza di base
• Quali sono gli svantaggi dell'outsourcing delle risorse umane?
• Sicurezza dei dati in gioco
• Mancanza di controllo
• Nessun limite di costo
• Mancanza di servizi personalizzati

Cosa significa esternalizzazione delle risorse umane?

L'outsourcing delle risorse umane è la pratica di assumere imprese terze per gestire le attività delle risorse umane di un'azienda e le sue attività amministrative. L'esternalizzazione delle risorse umane può coprire un'ampia gamma di servizi, dalle funzioni HR quotidiane alle iniziative strategiche a lungo termine. Nella maggior parte dei casi, si tratta di un accordo contrattuale tra l'organizzazione e il fornitore di servizi di terze parti in cui l'organizzazione trasferisce la responsabilità della gestione di alcuni aspetti delle proprie risorse umane a un'entità esterna.

Quali funzioni HR possono essere esternalizzate?

Il fornitore di servizi HR fornisce quasi tutte le soluzioni HR, ma non tutte le funzioni HR possono essere esternalizzate. Le funzioni di outsourcing possono comportare una perdita di controllo e uno squilibrio nell'organizzazione. Pertanto, è bene sapere quali attività vale la pena esternalizzare e quali no. Alcune delle attività delle risorse umane che possono essere tranquillamente esternalizzate sono:

• Acquisizione di talenti
• Controllo dei precedenti e delle referenze
• Elaborazione buste paga
• Monitoraggio del tempo
• Gestione delle prestazioni
• Gestione del rischio
• Sicurezza sul lavoro
• Conformità al diritto del lavoro e del lavoro
• Consulenza ai dipendenti
• Rapporti con i dipendenti
• Amministrazione dei benefici ai dipendenti

In che modo l'outsourcing delle risorse umane aiuta un'organizzazione?

Ideale per le piccole imprese

La maggior parte delle piccole imprese beneficia dell'esternalizzazione delle risorse umane. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro. Ad esempio, mantenere un reparto risorse umane completo potrebbe non essere fattibile per una piccola impresa.
Pertanto, l'assunzione dei servizi di un'organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO) potrebbe essere l'opzione migliore. Un PEO specializzato può occuparsi di tutte le funzioni delle risorse umane richieste da una piccola impresa, inclusa la conformità delle buste paga, i benefici e la valutazione e la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro.

Migliora l'efficienza

L'esternalizzazione delle funzioni HR può migliorare l'efficienza del business. Molte funzioni delle risorse umane richiedono conoscenze specialistiche, come la formulazione di politiche per i dipendenti e lo sviluppo di buste paga.

Le risorse umane in outsourcing dispongono di un portale delle risorse umane centralizzato in cui i dipendenti possono accedere rapidamente a tutte le loro informazioni, caricare documenti e ottenere una chiara comprensione delle politiche aziendali. Ciò consente ai dirigenti dell'azienda di abbandonare le scartoffie e concentrarsi invece su attività cruciali che generano entrate e analizzare le prestazioni dei dipendenti per ottenere risultati migliori. Pertanto, tutti i dipendenti dell'azienda funzionano al massimo dell'efficienza svolgendo le attività aziendali principali mentre il team in outsourcing gestisce le funzioni delle risorse umane.

Garantisce la conformità legale

Le leggi e i regolamenti relativi alle pratiche delle risorse umane cambiano regolarmente. Pertanto, può essere difficile per le aziende tenere traccia di tutti questi cambiamenti. I consulenti professionali delle risorse umane hanno una vasta esperienza nella gestione di questioni legali. Inoltre, l'aggiornamento delle politiche e dei benefici per i dipendenti in base alle normative riviste e agli standard del settore è vitale ma faticoso. Queste attività richiedono ore di ricerca e comprensione del complesso ambito legale. L'esternalizzazione delle risorse umane professionali protegge il datore di lavoro da situazioni legali difficili come indagini, azioni disciplinari e complicazioni che possono sorgere con determinati dipendenti.

Semplifica il processo di reclutamento

Il blocco più importante per qualsiasi organizzazione è un dipendente qualificato. Il reclutamento di talenti richiede anni di esperienza e un team delle risorse umane interno potrebbe non avere tutti gli attributi di una buona gestione delle risorse umane. Le agenzie delle risorse umane lavorano a stretto contatto con i portali di lavoro professionali e sono in una posizione migliore per trovare talenti rispetto al dipartimento delle risorse umane interno. Queste agenzie consentono all'organizzazione di accedere a un pool di talenti più ampio e qualificato. Di conseguenza, le aziende possono scegliere tra un più ampio spettro di persone esperte e altamente qualificate.

Le agenzie di reclutamento di talenti sono più in linea con gli standard del settore in termini di benefici e compensi. Le organizzazioni possono essere certe che i reclutatori non sono né sottopagati né sovrapagati, il che ha un impatto diretto e aiuta a garantire la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Aiuta a concentrarsi sulla competenza di base

Man mano che un'azienda cresce, l'attenzione si sposta dalle aree centrali a quelle periferiche come le risorse umane. Con l'esternalizzazione delle funzioni HR, le aziende possono tornare a ciò che sanno fare meglio, che è la loro competenza principale. È molto vantaggioso per le aziende esternalizzare le proprie competenze non fondamentali e concentrarsi sugli aspetti più strategici delle risorse umane come la creazione di nuovi programmi, le competenze, la gestione delle prestazioni e la gestione della forza lavoro. Con l'outsourcing, le aziende possono allocare i propri sforzi verso iniziative più strategiche.

Quali sono gli svantaggi dell'outsourcing delle risorse umane?

Sicurezza dei dati in gioco

Ogni volta che le funzioni delle risorse umane vengono esternalizzate, le informazioni sensibili sui dipendenti, i numeri di previdenza sociale e i dettagli del conto bancario sono esposti a rischi. Inoltre, può esserci la possibilità di perdita di dati, furto di dati o perdita di dati a causa di un guasto del server.

Mancanza di controllo

Le aziende che impiegano un'impresa di terze parti per affrontare i problemi delle risorse umane possono sviluppare una barriera tra il datore di lavoro e i dipendenti. Il personale delle risorse umane sa cosa rende felici i tuoi dipendenti e come funziona il tuo posto di lavoro. Di conseguenza, le organizzazioni possono perdere il contatto diretto con i propri dipendenti, causando lacune nella comunicazione e insoddisfazione dei dipendenti.

Nessun limite di costo

Uno dei maggiori svantaggi dell'esternalizzazione delle risorse umane è bilanciare i costi e la qualità delle prestazioni. Trovare un fornitore di risorse umane di qualità all'interno del tuo budget è una lotta. Le questioni di budget sono una delle questioni più difficili da affrontare negli affari internazionali. Si può assumere un fornitore di servizi di risorse umane a prezzi accessibili, ma c'è sempre il rischio di una riduzione della qualità delle prestazioni che influisce direttamente sull'azienda e potrebbe dover subire una perdita.

Mancanza di servizi personalizzati

Le agenzie delle risorse umane possono offrire soluzioni efficienti per le risorse umane, ma potrebbero non essere brave a fornire soluzioni personalizzate. Se un'azienda ha bisogno di una politica delle risorse umane specifica per l'organizzazione, le aziende esternalizzate potrebbero non farlo in modo efficiente. Di solito offrono un servizio standard per la maggior parte dei loro clienti. Per le politiche e le procedure di assunzione incentrate sull'azienda, potrebbero richiedere costi aggiuntivi.

Conclusione

Diverse aziende stanno offrendo soluzioni HR in outsourcing. Potresti voler esternalizzare l'intero dipartimento delle risorse umane o una singola funzione; scegli l'esperto delle risorse umane e l'agenzia in base alle tue esigenze, budget e compatibilità. Avendo qualcun altro a gestire tutte le pratiche burocratiche e le attività amministrative associate alle risorse umane, il tuo team delle risorse umane può concentrarsi sulle sue funzioni principali.

Domande frequenti

Esternalizzare le risorse umane è una buona idea?

L'outsourcing è considerato un esercizio efficace nella gestione dei costi e dei tempi, soprattutto per le piccole imprese.

Cosa fanno le società di outsourcing delle risorse umane?

Queste aziende offrono servizi relativi alle risorse umane ai propri clienti. Le aziende ricorrono spesso all'esternalizzazione dei propri servizi quando non possono svolgere tali funzioni internamente con competenza.

L'outsourcing delle risorse umane gestisce servizi importanti ma complessi relativi alle risorse umane come l'elaborazione delle buste paga, il reclutamento, la formazione, la gestione del piano di benefit e altro ancora.

Quali sono i migliori fornitori di servizi di outsourcing delle risorse umane per le piccole imprese?

Aziende come CoAdvantage PEO, Bambee, Zenfits, Workday e Trinet sono le più adatte per le piccole imprese.

Quali sono le principali società fornitrici di servizi HR?

Rippling, Paychex, ADP, Insperity, Engage PEO, G&A Partner e Tandem HR sono i principali fornitori di servizi HR sul mercato.