วิธีการจัดการสำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ – เคล็ดลับการจัดการสำนักงาน

การจัดการสำนักงานหมายถึงการเล่นกลงานต่างๆ ผู้จัดการสำนักงานช่วยให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่นในแต่ละวัน สัปดาห์ต่อสัปดาห์ เดือนต่อเดือน และปีต่อปี และมีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาในแต่ละวันหรือขนาดใหญ่ หน้าที่ของผู้จัดการสำนักงานสามารถรวมทุกอย่างตั้งแต่การจัดทำงบประมาณสำนักงาน สินค้าคงคลัง ที่นั่งและการออกแบบ การรับพนักงานใหม่ การเก็บบันทึก และอื่นๆ

หากต้องการติดตามตารางงานที่ยุ่งและงานต่างๆ ของคุณ ให้ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้ จัดการสำนักงานของคุณเพื่อให้การดำเนินงานไม่เพียงดำเนินไปอย่างราบรื่น แต่ยังมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. กำหนดแนวการสื่อสารที่ชัดเจน

ในฐานะผู้จัดการสำนักงาน เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะมาหาคุณด้วยความต้องการ คำถามหรือคำขอที่หลากหลาย สิ่งสำคัญคือคุณต้องตั้งค่าสายการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้สามารถรับและจัดการคำขอเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รักษากล่องจดหมายของคุณให้สะอาดและเป็นระเบียบ ปล่อยให้อีเมลกองพะเนินเทินทึกสามารถนำไปสู่ความระส่ำระสายอย่างร้ายแรงและอาจส่งผลให้อีเมลที่ไม่ได้รับหรืองานไม่เสร็จ จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณให้เป็นระเบียบมากที่สุด

ทำให้ชัดเจนว่าเพื่อนร่วมงานของคุณควรติดต่อคุณด้วยคำขอหรือคำถามอย่างไร แน่นอนว่า คำถามเล็กๆ น้อยๆ เช่น "ปากกาพิเศษอยู่ที่ไหน" สามารถถามตัวต่อตัวได้ แต่คำขออื่นๆ ควรอยู่บนกระดาษเสมอ สิ่งนี้สร้างบันทึก และทำให้คุณจะไม่ลืมอะไรเลย กำหนดแนวทางในการติดต่อคุณในที่ทำงาน ไม่ว่าคุณจะชอบอีเมล Slack หรือรูปแบบการสื่อสารอื่นกับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ในหัวข้อของการสื่อสาร คุณอาจต้องใช้เวลาในการปิดตัวเองจากคำขอของเพื่อนร่วมงาน หากคุณมีงานที่สำคัญ ให้มุ่งความสนใจไปที่นั้นและจัดการกับคำขอใหม่ในภายหลัง หากมีคนร้องขอที่คุณไม่สามารถรับได้ในทันทีหรือตลอดไป ให้ชัดเจนว่าคุณมีหน้าที่อะไรและรับผิดชอบอะไรได้บ้าง ถ้าไม่ใช่งานของคุณ ก็ไม่เป็นไรที่จะปฏิเสธหรือมอบหมายให้คนอื่นแทน

2. กำหนดขั้นตอน

กำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับงานทั้งหมดของคุณ การทำสิ่งเดียวกันและถูกวิธีทุกครั้งจะช่วยวางแบบอย่างและลดโอกาสของความผิดพลาดหรือการสื่อสารที่ผิดพลาด

ในฐานะผู้จัดการสำนักงาน คุณน่าจะรับผิดชอบขั้นตอนต่างๆ มากมาย ควรดำเนินการและสอนขั้นตอนฉุกเฉินและความปลอดภัยให้กับพนักงานทุกคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานของคุณทุกคนเข้าใจวิธีจัดการขั้นตอนต่างๆ โดยเฉพาะขั้นตอนที่เกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัย

ควรมีการกำหนดขั้นตอนสำหรับการขอสินค้าคงคลัง การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การตั้งค่าการนัดหมาย การของบประมาณ การยื่น และอื่นๆ นโยบายสำนักงานทั้งหมดควรมีการแบ่งปันอย่างชัดเจนกับพนักงานทุกคน ทำงานร่วมกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายสำนักงานมีการระบุไว้และแบ่งปันอย่างโปร่งใส

ในความรับผิดชอบทั้งหมดของคุณ ให้กำหนดขั้นตอนสำหรับตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและทำให้สำนักงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น การกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสามารถช่วยผู้จัดการสำนักงานที่มาติดตามคุณได้ เพราะพวกเขาจะมีทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

3. จัดระเบียบไว้

คุณจะต้องเล่นปาหี่ในงานต่างๆ ในฐานะผู้จัดการสำนักงาน การจัดระเบียบไว้จะทำให้คุณไม่ปล่อยบอล องค์กรเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการสำนักงาน งานบางอย่างจะต้องทำทุกวัน บางสัปดาห์ บางเดือน และบางงานตามกำหนดการ สร้างปฏิทินที่มีกิจกรรมที่เกิดซ้ำเพื่อให้อยู่เหนือทุกสิ่ง

งานประจำปีบางอย่าง เช่น การตรวจสอบและการปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนของบริษัท ต้องใช้เวลามากกว่างานอื่นๆ สิ่งเหล่านี้มักจะทำไม่บ่อยนัก แต่เป็นความรับผิดชอบในภาพรวมมากกว่า

งานประจำของผู้จัดการสำนักงานรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น สินค้าคงคลังและการทำความสะอาด จัดทำสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอและจัดทำระบบการซื้อและการจัดทำงบประมาณ คุณควรตั้งงบประมาณไว้ล่วงหน้า ยึดงบประมาณนั้นไว้และจำไว้เสมอเมื่อทำงานกับผู้ขายและสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน เป็นหน้าที่ของคุณที่จะดูแลการดำเนินงานทั้งหมดของสำนักงาน ดังนั้นจ้างบริการทำความสะอาดเชิงพาณิชย์และงบประมาณสำหรับค่าทำความสะอาดปกติ

มีเครื่องมือหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบได้

4. พิจารณาซอฟต์แวร์การจัดการงาน

เมื่อพูดถึงเครื่องมือขององค์กร คุณควรพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน ปฏิทินมีประโยชน์ แต่ต้องใช้เทคโนโลยีพิเศษบางอย่างเพื่อควบคุมทุกส่วนที่เคลื่อนไหวในสำนักงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการงานสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการกับการหมุนเวียนงาน ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก คนอื่นๆ ในสำนักงานสามารถมอบหมายงานได้ หรือคุณสามารถมอบหมายงานให้ผู้อื่นเพื่อมอบหมายหน้าที่บางอย่างของคุณ

พิจารณาตัวจัดการงาน เช่น Trello หรือ Asana หรือค้นคว้าซอฟต์แวร์การจัดการงานอื่นๆ เพื่อควบคุมทุกสิ่ง

5. จัดลำดับความสำคัญ

ในฐานะผู้จัดการสำนักงาน มีอะไรมากมายในจานของคุณ ความรับผิดชอบใหม่อาจปรากฏขึ้นทุกวัน และด้วยงานที่แตกต่างกันในแต่ละสัปดาห์ เป็นเรื่องยากที่จะอยู่เหนือทุกสิ่ง

การเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญสามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างในชีวิตประจำวันของคุณได้ เมื่อเพื่อนร่วมงานเข้าหาคุณเพื่อขอความช่วยเหลือหรืองานอื่นๆ รู้ว่าเมื่อใดควรปฏิเสธและเมื่อใดควรเพิ่มลงในรายการของคุณในภายหลัง

งานบางอย่างจะทำให้คุณละเลยสิ่งรบกวนสมาธิและเริ่มทำงาน งานอื่น ๆ จะมีกำหนดเวลาที่ยาก ความรับผิดชอบหลายๆ อย่างของคุณจะเกิดขึ้นซ้ำๆ และสำหรับสิ่งเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างตารางเวลาสำหรับตัวคุณเองเพื่อให้อยู่เหนือพวกเขา

เมื่อสร้างกำหนดการ ให้ค้นหาว่างานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณคืออะไรและมักจะทำก่อน ใช้รหัสสีหรือรายการตามลำดับเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณให้เสร็จก่อน ไม่ว่าจะเป็นงานที่สำคัญกว่าหรือคำนึงถึงเวลา

6. ใช้คำติชมเพื่อจัดการสำนักงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องดูแลให้สำนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถทำงานได้ ขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นเพื่อปรับปรุงความสำเร็จของคุณในฐานะผู้จัดการสำนักงาน คำติชมเชิงสร้างสรรค์สามารถช่วยคุณค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่คุณอาจไม่ได้พิจารณาด้วยตัวเอง ด้วยการสร้างวัฒนธรรมที่ยินดีรับฟังความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ คุณสามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณและช่วยเหลือผู้อื่นในสำนักงานได้

การจัดการสำนักงานไม่ใช่เรื่องเล็ก ดูเหมือนมีความรับผิดชอบไม่รู้จบ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะตามให้ทัน อยู่เหนืองานของคุณ จัดลำดับความสำคัญ และกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนและการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ เพื่อปรับปรุงพื้นที่สำนักงานของคุณและทำให้บริษัทของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น