Cómo administrar una oficina de manera efectiva: el secreto de la administración de la oficina

Administrar una oficina significa hacer malabarismos con una variedad de tareas. Los gerentes de oficina mantienen la oficina funcionando sin problemas día a día, semana a semana, mes a mes y año a año, y hay muchos factores a considerar a diario oa gran escala. Los deberes de un gerente de oficina pueden incluir todo, desde el presupuesto de la oficina, el inventario, los asientos y el diseño, la incorporación de nuevos empleados, el mantenimiento de registros y más.

Para mantenerse al tanto de su apretada agenda y varias tareas, pruebe estos consejos. Administre su oficina para que sus operaciones no solo funcionen sin problemas, sino de la manera más eficiente posible.

1. Establecer líneas claras de comunicación

Como gerente de oficina, es probable que sus compañeros de trabajo se acerquen a usted con una variedad de necesidades, preguntas o solicitudes. Es importante que establezca líneas claras de comunicación para que estas solicitudes puedan recibirse y manejarse de manera eficiente.

Mantenga su bandeja de entrada limpia y organizada. Dejar que los correos electrónicos se acumulen puede provocar una desorganización grave y puede resultar en correos electrónicos perdidos o tareas sin terminar. Mantenga siempre su bandeja de entrada lo más organizada posible.

Deje en claro cómo sus compañeros de trabajo deben acercarse a usted con solicitudes o preguntas. Claro, una pregunta menor como "¿dónde están los bolígrafos adicionales?" se puede hacer cara a cara, pero otras solicitudes siempre deben hacerse en papel. Esto establece un registro y hace que no olvides nada. Establece pautas sobre cómo pueden contactarte en el trabajo, ya sea que prefieras el correo electrónico, Slack u otra forma de comunicación con tus compañeros de trabajo.

En el tema de la comunicación, es posible que también deba tomarse un tiempo para cerrarse a las solicitudes de los compañeros de trabajo. Si tiene una tarea importante, concéntrese en eso y trate las nuevas solicitudes más tarde. Si alguien tiene una solicitud que no puede atender de inmediato o nunca, tenga claro cuál es su función y qué responsabilidades puede asumir. Si no es su trabajo, está bien decir que no o delegar en otra persona.

2. Establecer Procedimientos

Establezca procedimientos claros para todas sus tareas. Hacer las cosas de la misma manera y de la manera correcta siempre ayudará a establecer un precedente y reducir las posibilidades de errores o falta de comunicación.

Como gerente de oficina, probablemente estará a cargo de una variedad de procedimientos. Los procedimientos de emergencia y seguridad deben implementarse y enseñarse a todos los empleados. Asegúrese de que todos sus compañeros de trabajo entiendan cómo deben manejarse los procedimientos, especialmente los relacionados con cuestiones de seguridad.

También debe haber procedimientos establecidos para solicitudes de inventario, incorporación de nuevos empleados, establecimiento de citas, solicitudes de presupuesto, archivo y más. Todas las políticas de la oficina deben compartirse claramente con todos los empleados; trabajar con recursos humanos para garantizar que las políticas de la oficina se establezcan y compartan de manera transparente.

En todas sus responsabilidades, establezca procedimientos para usted y sus compañeros de trabajo. Esto ayudará a que las cosas funcionen sin problemas y hará que su oficina sea más eficiente. Establecer procedimientos claros también puede ayudar al gerente de la oficina que viene después de usted, ya que tendrá todo lo que necesita para hacer el trabajo.

3. Mantente Organizado

Tendrá que hacer malabarismos con una variedad de tareas como gerente de oficina. Mantenerse organizado evitará que se le caiga la pelota; La organización es una de las habilidades más importantes para los gerentes de oficina. Algunas tareas deberán realizarse diariamente, algunas semanalmente, algunas mensualmente y algunas en otros horarios. Cree un calendario con eventos recurrentes para estar al tanto de todo.

Algunas tareas anuales, como la auditoría y la implementación de políticas y procedimientos de la empresa, toman más tiempo que otras. Sin embargo, estos generalmente se realizan con menos frecuencia y son responsabilidades más generales.

Las tareas regulares de un gerente de oficina incluyen cosas como el inventario y la limpieza. Realice un inventario con regularidad y establezca un sistema para comprar y presupuestar. Su presupuesto debe establecerse de antemano; apéguese a ese presupuesto y téngalo en cuenta cuando trabaje con proveedores y solicite suministros de oficina. Es su trabajo mantener todas las operaciones de la oficina, así que contrate un servicio de limpieza comercial y haga un presupuesto para las tarifas regulares de limpieza.

Hay varias herramientas que puede utilizar para mantenerse organizado.

4. Considere el software de gestión de tareas

Hablando de herramientas de organización, debería considerar usar un software de gestión de tareas. Los calendarios pueden ser útiles, pero se necesita tecnología adicional para estar al tanto de todas las partes móviles de una oficina.

El software de administración de tareas puede ayudarlo a mantenerse organizado, especialmente cuando maneja una rotación de tareas. Dependiendo del software de su elección, otros en la oficina pueden asignar tareas, o usted puede asignar tareas a otros para delegar algunas de sus funciones.

Considere administradores de tareas como Trello o Asana , o busque otro software de administración de tareas para estar al tanto de todo.

5. Prioriza

Como gerente de oficina, hay mucho en su plato. Es posible que surjan nuevas responsabilidades todos los días, y con diferentes tareas cada semana, puede ser difícil estar al tanto de todo.

Aprender a priorizar puede marcar una gran diferencia en su rutina diaria. Cuando los compañeros de trabajo se le acerquen con solicitudes de ayuda u otras tareas, sepa cuándo decir que no y cuándo agregarlo a su lista para más adelante.

Ciertas tareas requerirán que ignores todas las distracciones y te pongas a trabajar. Otras tareas tendrán plazos estrictos. Muchas de sus responsabilidades serán recurrentes, y para ellas es importante crear un horario regular para estar al tanto de ellas.

Al crear un cronograma, descubra cuáles son sus tareas de mayor prioridad y atiéndalas primero. Use códigos de colores o listas ordenadas para poner sus tareas en orden de lo que debe hacerse primero, ya sea que sea más importante o simplemente urgente.

6. Use los comentarios para administrar su oficina de manera efectiva

Es su trabajo mantener la oficina funcionando de la manera más eficiente posible para que sus compañeros de trabajo puedan hacer su trabajo. Solicite comentarios de esos compañeros de trabajo para mejorar su éxito como gerente de oficina. Los comentarios constructivos pueden ayudarlo a encontrar soluciones que quizás no haya considerado por su cuenta. Al crear una cultura que agrade los comentarios útiles, puede ayudar a mejorar su desempeño y ayudar a otros en la oficina.

Administrar una oficina no es poca cosa; hay responsabilidades aparentemente interminables, y puede ser difícil mantenerse al día. Manténgase al tanto de su trabajo, establezca prioridades y establezca expectativas y comunicaciones claras con sus compañeros de trabajo para mejorar el espacio de su oficina y hacer que su empresa sea más eficiente.