Jak skutecznie zarządzać biurem – sekret zarządzania biurem

Zarządzanie biurem to żonglowanie różnymi zadaniami. Menedżerowie biura dbają o to, aby biuro działało płynnie z dnia na dzień, z tygodnia na tydzień, z miesiąca na miesiąc iz roku na rok, a istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę w trybie dziennym lub na dużą skalę. Obowiązki kierownika biura mogą obejmować wszystko, od budżetowania biura, inwentaryzacji, rozmieszczania i projektowania, przyjmowania nowych pracowników, prowadzenia dokumentacji i innych.

Aby być na bieżąco z napiętym harmonogramem i różnymi zadaniami, wypróbuj te wskazówki. Zarządzaj swoim biurem tak, aby jego operacje przebiegały nie tylko płynnie, ale także jak najefektywniej.

1. Skonfiguruj jasne linie komunikacji

Jako kierownik biura, Twoi współpracownicy prawdopodobnie przyjdą do Ciebie z różnymi potrzebami, pytaniami lub prośbami. Ważne jest, aby ustawić jasne linie komunikacji, aby te prośby mogły być odbierane i sprawnie obsługiwane.

Utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą w czystości i porządku. Pozwolenie na gromadzenie się wiadomości e-mail może prowadzić do poważnej dezorganizacji i może skutkować nieodebranymi wiadomościami lub niedokończonymi zadaniami. Zawsze utrzymuj swoją skrzynkę odbiorczą tak uporządkowaną, jak to możliwe.

Wyjaśnij, jak Twoi współpracownicy powinni zwracać się do Ciebie z prośbami lub pytaniami. Jasne, drobne pytanie, takie jak „gdzie są dodatkowe długopisy”, można zadać twarzą w twarz, ale inne prośby zawsze powinny być na papierze. To ustanawia rekord i sprawia, że ​​niczego nie zapomnisz. Skonfiguruj wytyczne dotyczące tego, jak można się z Tobą skontaktować w pracy, niezależnie od tego, czy wolisz pocztę e-mail, Slack, czy inną formę komunikacji ze współpracownikami.

Jeśli chodzi o komunikację, być może będziesz musiał poświęcić trochę czasu na zamknięcie się na prośby współpracowników. Jeśli masz ważne zadanie, skup się na nim i zajmij się nowymi prośbami później. Jeśli ktoś ma prośbę, na którą nie możesz się zająć od razu lub kiedykolwiek, wyjaśnij, jaka jest twoja rola i jakie obowiązki możesz wziąć na siebie. Jeśli to nie twoja praca, możesz odmówić lub przekazać komuś innemu.

2. Ustanów procedury

Ustal jasne procedury dla wszystkich swoich zadań. Robienie rzeczy w ten sam sposób i we właściwy sposób za każdym razem pomoże ustanowić precedens i zmniejszyć ryzyko błędów lub nieporozumień.

Jako kierownik biura prawdopodobnie będziesz odpowiedzialny za szereg procedur. Procedury awaryjne i bezpieczeństwa powinny być wdrożone i nauczane wszystkich pracowników. Upewnij się, że wszyscy Twoi współpracownicy rozumieją, w jaki sposób należy postępować z procedurami, zwłaszcza dotyczącymi kwestii bezpieczeństwa.

Powinny również zostać ustalone procedury dotyczące żądań inwentaryzacyjnych, wprowadzania nowych pracowników, ustalania spotkań, wniosków budżetowych, składania dokumentów i innych. Wszystkie zasady biura powinny być jasno udostępniane wszystkim pracownikom; współpracuj z działem HR, aby zapewnić, że zasady biura są przejrzyście określane i udostępniane.

We wszystkich swoich obowiązkach ustal procedury dla siebie i swoich współpracowników. Pomoże to sprawnie działać i zwiększy wydajność biura. Ustalenie jasnych procedur może również pomóc kierownikowi biura, który przyjdzie po ciebie, ponieważ będzie miał wszystko, czego potrzeba, aby wykonać pracę.

3. Bądź zorganizowany

Jako kierownik biura będziesz musiał żonglować różnymi zadaniami. Utrzymanie porządku zapobiegnie upuszczeniu piłki; organizacja jest jedną z najważniejszych umiejętności kierowników biur. Niektóre zadania będą musiały być wykonywane codziennie, niektóre co tydzień, niektóre co miesiąc, a niektóre według innych harmonogramów. Utwórz kalendarz z powtarzającymi się wydarzeniami, aby być na bieżąco ze wszystkim.

Niektóre roczne zadania, takie jak audyt i wdrażanie polityki i procedur firmy, zajmują więcej czasu niż inne. Zwykle jednak są one wykonywane rzadziej i są bardziej odpowiedzialne za duży obraz.

Do regularnych zadań kierownika biura należą m.in. inwentaryzacja i sprzątanie. Regularnie rób zapasy i skonfiguruj system zakupów i budżetowania. Twój budżet powinien być ustalony z góry; trzymaj się tego budżetu i miej go na uwadze podczas współpracy z dostawcami i zamawiania materiałów biurowych. Twoim zadaniem jest utrzymanie wszystkich operacji w biurze, więc wynajmij komercyjną usługę sprzątania i budżet na regularne opłaty za sprzątanie.

Istnieją różne narzędzia, których możesz użyć, aby zachować porządek.

4. Rozważ oprogramowanie do zarządzania zadaniami

Mówiąc o narzędziach organizacyjnych, warto rozważyć użycie oprogramowania do zarządzania zadaniami. Kalendarze mogą być przydatne, ale potrzeba dodatkowej technologii, aby utrzymać się na szczycie wszystkich ruchomych części biura.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami może pomóc w utrzymaniu porządku, zwłaszcza podczas obsługi rotacji zadań. W zależności od wybranego oprogramowania inne osoby w biurze mogą przypisywać zadania lub możesz przydzielić zadania innym osobom, aby delegować niektóre swoje obowiązki.

Rozważ menedżerów zadań, takich jak Trello lub Asana , lub zbadaj inne oprogramowanie do zarządzania zadaniami, aby być na bieżąco ze wszystkim.

5. Priorytety

Jako kierownik biura masz dużo na głowie. Nowe obowiązki mogą pojawiać się codziennie, a przy innych zadaniach każdego tygodnia może być trudno kontrolować wszystko.

Nauczenie się, jak ustalać priorytety, może mieć ogromny wpływ na codzienną rutynę. Kiedy współpracownicy zwracają się do Ciebie z prośbą o pomoc lub inne zadania, wiedz, kiedy odmówić, a kiedy dodać to do swojej listy na później.

Niektóre zadania będą wymagały zignorowania wszystkich rozproszeń i zabrania się do pracy. Inne zadania będą miały twarde terminy. Wiele z twoich obowiązków będzie się powtarzać i dla nich ważne jest, aby stworzyć sobie regularny harmonogram, aby być na bieżąco z nimi.

Tworząc harmonogram, zastanów się, jakie są Twoje zadania o najwyższym priorytecie i zajmij się nimi w pierwszej kolejności. Użyj kodowania kolorami lub uporządkowanych list, aby uporządkować zadania według tego, co należy zrobić najpierw, niezależnie od tego, czy jest to ważniejsze, czy po prostu czasochłonne.

6. Wykorzystaj informacje zwrotne, aby skutecznie zarządzać swoim biurem

Twoim zadaniem jest utrzymywanie biura tak wydajnie, jak to tylko możliwe, aby Twoi współpracownicy mogli wykonywać swoją pracę. Poproś o informacje zwrotne od tych współpracowników, aby poprawić swój sukces jako kierownik biura. Konstruktywna informacja zwrotna może pomóc w znalezieniu rozwiązań, których sam mogłeś nie rozważyć. Tworząc kulturę, która przyjmuje pomocne informacje zwrotne, możesz poprawić swoją wydajność i pomóc innym w biurze.

Zarządzanie biurem to nie lada wyczyn; obowiązki pozornie nieskończone, za którymi może być trudno nadążyć. Bądź na bieżąco ze swoją pracą, ustalaj priorytety i ustalaj jasne oczekiwania oraz komunikację ze współpracownikami, aby poprawić przestrzeń biurową i zwiększyć wydajność firmy.