Come gestire un ufficio in modo efficace: il segreto della gestione dell'ufficio

Gestire un ufficio significa destreggiarsi tra una varietà di compiti. I responsabili dell'ufficio fanno funzionare l'ufficio senza intoppi giorno per giorno, settimana per settimana, mese per mese e anno per anno e ci sono molti fattori da considerare su base giornaliera o su larga scala. I compiti di un responsabile dell'ufficio possono includere qualsiasi cosa, dal budget dell'ufficio, all'inventario, ai posti a sedere e al design, all'inserimento di nuovi dipendenti, alla tenuta dei registri e altro ancora.

Per rimanere aggiornato sulla tua agenda fitta e sulle varie attività, prova questi suggerimenti. Gestisci il tuo ufficio in modo che le sue operazioni non solo funzionino senza intoppi, ma nel modo più efficiente possibile.

1. Impostare linee di comunicazione chiare

In qualità di responsabile dell'ufficio, i tuoi colleghi verranno probabilmente da te con una varietà di esigenze, domande o richieste. È importante impostare linee di comunicazione chiare in modo che queste richieste possano essere ricevute e gestite in modo efficiente.

Mantieni la tua casella di posta pulita e organizzata. Lasciare che le e-mail si accumulino può portare a una grave disorganizzazione e può portare a e-mail perse o attività non completate. Mantieni sempre la tua casella di posta il più organizzata possibile.

Spiega come i tuoi colleghi dovrebbero avvicinarti a te con richieste o domande. Certo, una domanda minore come "dove sono le penne in più" può essere posta faccia a faccia, ma le altre richieste dovrebbero sempre essere sulla carta. Questo stabilisce un record e lo fa in modo da non dimenticare nulla. Stabilisci delle linee guida su come essere contattato al lavoro, sia che tu preferisca e-mail, Slack o un'altra forma di comunicazione con i tuoi colleghi.

Sul tema della comunicazione, potrebbe anche essere necessario prendersi del tempo per chiudersi alle richieste dei colleghi. Se hai un compito importante, concentrati su quello e affronta le nuove richieste in un secondo momento. Se qualcuno ha una richiesta a cui non puoi rispondere subito o mai, sii chiaro in quale ruolo e quali responsabilità puoi assumerti. Se non è il tuo lavoro, va bene dire di no o delegare a qualcun altro.

2. Stabilire procedure

Stabilisci procedure chiare per tutte le tue attività. Fare le cose allo stesso modo e nel modo giusto ogni volta aiuterà a stabilire dei precedenti e a ridurre le possibilità di errori o di comunicazione errata.

In qualità di responsabile dell'ufficio, sarai probabilmente responsabile di una varietà di procedure. Le procedure di emergenza e di sicurezza dovrebbero essere implementate e insegnate a tutti i dipendenti. Assicurati che tutti i tuoi colleghi comprendano come devono essere gestite le procedure, in particolare quelle relative ai problemi di sicurezza.

Dovrebbero anche essere stabilite procedure per le richieste di inventario, l'inserimento di nuovi dipendenti, l'impostazione degli appuntamenti, le richieste di budget, l'archiviazione e altro ancora. Tutte le politiche dell'ufficio dovrebbero essere chiaramente condivise con tutti i dipendenti; collaborare con le risorse umane per garantire che le politiche dell'ufficio siano dichiarate e condivise in modo trasparente.

In tutte le tue responsabilità, stabilisci le procedure per te stesso e per i tuoi colleghi. Ciò aiuterà le cose a funzionare senza intoppi e renderà il tuo ufficio più efficiente. L'impostazione di procedure chiare può anche aiutare il responsabile dell'ufficio che viene dopo di te, poiché avrà tutto ciò di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro.

3. Rimani organizzato

Dovrai destreggiarti tra una varietà di compiti come manager d'ufficio. Rimanere organizzato ti impedirà di far cadere la palla; l'organizzazione è una delle competenze più importanti per i dirigenti d'ufficio. Alcune attività dovranno essere eseguite quotidianamente, alcune settimanalmente, altre mensilmente e altre in base ad altri orari. Crea un calendario con eventi ricorrenti per essere sempre aggiornato.

Alcune attività annuali, come l'audit e l'attuazione delle politiche e delle procedure aziendali, richiedono più tempo di altre. Questi sono generalmente eseguiti meno frequentemente, tuttavia, e sono responsabilità più grandi.

Le attività regolari di un responsabile dell'ufficio includono cose come l'inventario e la pulizia. Fai regolarmente l'inventario e imposta un sistema per l'acquisto e la definizione del budget. Il tuo budget dovrebbe essere impostato in anticipo; attenersi a quel budget e tenerlo a mente quando si lavora con i fornitori e si ordinano forniture per ufficio. È tuo compito mantenere tutte le operazioni dell'ufficio, quindi assumi un servizio di pulizia commerciale e un budget per le spese di pulizia regolari.

Ci sono vari strumenti che puoi usare per rimanere organizzato.

4. Prendi in considerazione il software di gestione delle attività

Parlando di strumenti organizzativi, dovresti considerare l'utilizzo di un software di gestione delle attività. I calendari possono essere utili, ma ci vuole una tecnologia in più per stare al passo con tutte le parti mobili di un ufficio.

Il software di gestione delle attività può aiutarti a rimanere organizzato, soprattutto quando gestisci una rotazione delle attività. A seconda del software scelto, altri in ufficio possono assegnare compiti, oppure puoi assegnare compiti ad altri per delegare alcuni dei tuoi compiti.

Prendi in considerazione gestori di attività come Trello o Asana o ricerca altri software di gestione delle attività per rimanere sempre aggiornato.

5. Dai la priorità

Come manager d'ufficio, c'è molto nel tuo piatto. Ogni giorno possono emergere nuove responsabilità e, con compiti diversi ogni settimana, può essere difficile stare al passo con tutto.

Imparare a stabilire le priorità può fare la differenza nella tua routine quotidiana. Quando i colleghi ti contattano con richieste di aiuto o altre attività, sappi quando dire di no e quando aggiungerlo alla tua lista per dopo.

Alcuni compiti ti richiederanno di ignorare tutte le distrazioni e di metterti al lavoro. Altre attività avranno scadenze difficili. Molte delle tue responsabilità saranno ricorrenti e per queste è importante creare un programma regolare per tenerti al passo.

Quando crei un programma, scopri quali sono le tue attività con la priorità più alta e occupati prima di esse. Usa la codifica a colori o gli elenchi ordinati per mettere in ordine le tue attività in base a ciò che deve essere fatto per primo, che sia più importante o semplicemente urgente.

6. Usa il feedback per gestire efficacemente il tuo ufficio

È tuo compito mantenere l'ufficio in funzione nel modo più efficiente possibile in modo che i tuoi colleghi possano svolgere il loro lavoro. Chiedi un feedback a quei colleghi per migliorare il tuo successo come manager d'ufficio. Un feedback costruttivo può aiutarti a trovare soluzioni che potresti non aver considerato da solo. Creando una cultura che accolga con favore feedback utili, puoi contribuire a migliorare le tue prestazioni e aiutare gli altri in ufficio.

Gestire un ufficio non è un'impresa da poco; ci sono apparentemente infinite responsabilità e può essere difficile tenere il passo. Rimani aggiornato sul tuo lavoro, stabilisci le priorità e stabilisci aspettative e comunicazioni chiare con i tuoi colleghi per migliorare lo spazio dell'ufficio e rendere la tua azienda più efficiente.