사무실을 효과적으로 관리하는 방법 – 사무실 관리의 비밀

사무실 관리는 다양한 작업을 저글링하는 것을 의미합니다. 사무실 관리자는 매일, 매주, 매월, 매년 원활하게 사무실을 운영하며 매일 또는 대규모로 고려해야 할 많은 요소가 있습니다. 사무실 관리자의 임무에는 사무실 예산 책정, 인벤토리, 좌석 및 디자인, 신입 사원 온보딩, 기록 보관 등 모든 것이 포함될 수 있습니다.

바쁜 일정과 다양한 작업을 놓치지 않으려면 다음 팁을 시도해 보세요. 사무실 운영이 원활할 뿐만 아니라 최대한 효율적으로 진행되도록 사무실을 관리하십시오.

1. 명확한 커뮤니케이션 라인 설정

사무실 관리자로서 동료가 다양한 요구 사항, 질문 또는 요청을 가지고 귀하에게 올 것입니다. 이러한 요청을 효율적으로 수신하고 처리할 수 있도록 명확한 통신 회선을 설정하는 것이 중요합니다.

받은 편지함을 깨끗하고 체계적으로 유지하십시오. 이메일이 쌓이면 심각한 혼란으로 이어질 수 있으며 이메일을 놓치거나 완료되지 않은 작업이 발생할 수 있습니다. 받은 편지함을 항상 가능한 한 정리하십시오.

동료가 요청이나 질문에 대해 어떻게 접근해야 하는지 명확히 하십시오. 물론 "여분의 펜은 어디에 있습니까?"와 같은 사소한 질문은 직접 대면할 수 있지만 다른 요청은 항상 종이에 적어야 합니다. 이것은 기록을 수립하고 아무것도 잊지 않도록 합니다. 이메일, Slack 또는 동료와의 다른 커뮤니케이션 방식을 선호하는지 여부에 관계없이 직장에서 연락할 수 있는 방법에 대한 지침을 설정하세요.

의사 소통의 주제에 관해서는 동료의 요청에 자신을 닫을 시간이 필요할 수도 있습니다. 중요한 작업이 있는 경우 해당 작업에 집중하고 나중에 새로운 요청을 처리합니다. 누군가 당신이 즉시 또는 절대 참석할 수 없는 요청을 했다면, 당신의 역할이 무엇이며 당신이 맡을 수 있는 책임을 분명히 하십시오. 자신의 일이 아니라면 거절하거나 다른 사람에게 위임해도 됩니다.

2. 절차 수립

모든 작업에 대해 명확한 절차를 설정하십시오. 매번 같은 방식으로 올바른 방식으로 일을 하면 선례를 만들고 실수나 잘못된 의사소통의 가능성을 줄이는 데 도움이 됩니다.

사무실 관리자로서 다양한 절차를 담당하게 될 것입니다. 비상 및 안전 절차를 구현하고 모든 직원에게 가르쳐야 합니다. 모든 동료가 절차, 특히 안전 문제와 관련된 절차를 처리하는 방법을 이해하도록 하십시오.

또한 재고 요청, 신입 사원 온보딩, 약속 설정, 예산 요청, 파일링 등에 대한 절차를 설정해야 합니다. 모든 사무실 정책은 모든 직원과 명확하게 공유되어야 합니다. HR과 협력하여 사무실 정책이 투명하게 명시되고 공유되도록 합니다.

모든 책임에서 자신과 동료를 위한 절차를 설정하십시오. 이것은 일이 순조롭게 진행되고 사무실을 더 효율적으로 만드는 데 도움이 될 것입니다. 명확한 절차를 설정하는 것은 업무를 완료하는 데 필요한 모든 것을 갖추고 있기 때문에 당신을 뒤따르는 사무실 관리자에게도 도움이 될 수 있습니다.

3. 정리 정돈

사무실 관리자로서 다양한 작업을 저글링해야 합니다. 체계적으로 유지하면 공을 떨어뜨리는 일을 방지할 수 있습니다. 조직은 사무실 관리자에게 가장 중요한 기술 중 하나입니다. 일부 작업은 매일, 일부는 매주, 일부는 매월, 일부는 다른 일정에 따라 수행해야 합니다. 반복되는 이벤트가 포함된 캘린더를 만들어 모든 것을 파악하세요.

회사 정책 및 절차를 감사하고 구현하는 것과 같은 일부 연간 작업은 다른 작업보다 더 많은 시간이 걸립니다. 그러나 이러한 작업은 일반적으로 덜 자주 수행되며 더 큰 그림의 책임입니다.

사무실 관리자의 일반적인 작업에는 재고 및 청소와 같은 것들이 포함됩니다. 정기적으로 재고를 확보하고 구매 및 예산 책정 시스템을 구축하십시오. 예산은 미리 설정해야 합니다. 해당 예산을 준수하고 공급업체와 협력하고 사무용품을 주문할 때 이를 염두에 두십시오. 사무실의 모든 운영을 유지하는 것은 귀하의 일이므로 상업용 청소 서비스를 고용하고 정기적인 청소 비용으로 예산을 책정하십시오.

정리를 유지하는 데 사용할 수 있는 다양한 도구가 있습니다.

4. 작업 관리 소프트웨어 고려

조직 도구에 대해 말하면 작업 관리 소프트웨어 사용을 고려해야 합니다. 달력은 유용할 수 있지만 사무실의 모든 움직이는 부분을 파악하려면 몇 가지 추가 기술이 필요합니다.

작업 관리 소프트웨어는 특히 작업 순환을 처리할 때 조직을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 선택한 소프트웨어에 따라 사무실의 다른 사람이 작업을 할당하거나 다른 사람에게 작업을 할당하여 일부 업무를 위임할 수 있습니다.

Trello 또는 Asana 와 같은 작업 관리자를 고려하거나 다른 작업 관리 소프트웨어를 조사하여 모든 것을 최상으로 유지하십시오.

5. 우선순위 지정

사무실 관리자로서 당신의 접시에는 많은 것이 있습니다. 새로운 책임이 매일 나타날 수 있으며 매주 다른 작업으로 모든 것을 최상으로 유지하기 어려울 수 있습니다.

우선 순위를 지정하는 방법을 배우면 일상에 변화가 생길 수 있습니다. 동료가 도움이나 다른 작업을 요청하기 위해 접근할 때 거절할 때와 나중에 목록에 추가할 때를 알고 있습니다.

특정 작업을 수행하려면 모든 방해 요소를 무시하고 작업에 착수해야 합니다. 다른 작업에는 마감 기한이 있습니다. 귀하의 책임 중 많은 부분이 반복될 것이며, 이를 위해 정기적인 일정을 작성하여 자신이 책임을 다할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

일정을 작성할 때 가장 우선순위가 높은 작업이 무엇인지 파악하고 먼저 처리하세요. 색상 코딩 또는 정렬된 목록을 사용하여 더 중요하거나 단순히 시간에 민감한 작업이든 먼저 완료해야 하는 작업의 순서를 지정하십시오.

6. 피드백을 사용하여 사무실을 효과적으로 관리

동료들이 업무를 수행할 수 있도록 사무실을 최대한 효율적으로 운영하는 것이 귀하의 임무입니다. 사무실 관리자로서의 성공을 향상시키기 위해 동료들에게 피드백을 요청하십시오. 건설적인 피드백은 스스로 생각하지 못한 해결책을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 유용한 피드백을 환영하는 문화를 조성하여 업무 성과를 개선하고 사무실의 다른 사람들을 도울 수 있습니다.

사무실 관리는 결코 쉬운 일이 아닙니다. 끝이 없는 것처럼 보이는 책임이 있으며 이를 따라가기가 어려울 수 있습니다. 업무를 파악하고 우선 순위를 정하고 명확한 기대치를 설정하고 동료와 커뮤니케이션하여 사무실 공간을 개선하고 회사를 보다 효율적으로 만드십시오.