如何有效管理辦公室——辦公室管理秘訣

管理辦公室意味著同時處理各種任務。 辦公室經理使辦公室每天、每週、每月和每年都保持平穩運行，並且在日常或大規模的基礎上需要考慮許多因素。 辦公室經理的職責可以包括辦公室預算、庫存、座位和設計、新員工入職、記錄保存等等。

要掌握繁忙的日程安排和各種任務，請嘗試這些提示。 管理您的辦公室，使其運營不僅平穩運行，而且盡可能高效。

1. 建立清晰的溝通渠道

作為辦公室經理，您的同事可能會帶著各種各樣的需求、問題或要求來找您。 建立清晰的溝通渠道很重要，這樣才能有效地接收和處理這些請求。

保持收件箱整潔有序。 讓電子郵件堆積起來會導致嚴重的混亂，並可能導致錯過電子郵件或未完成的任務。 始終保持收件箱盡可能井井有條。

明確你的同事應該如何向你提出請求或問題。 當然，可以面對面詢問“多餘的筆在哪裡”之類的小問題，但其他要求應始終寫在紙上。 這會建立一個記錄，並使它不會忘記任何事情。 設置有關如何在工作中聯繫您的指南，無論您喜歡電子郵件、Slack 還是其他與同事交流的方式。

在溝通的話題上，你可能還需要花時間讓自己遠離同事的請求。 如果您有一項重要任務，請專注於該任務並稍​​後處理新請求。 如果有人有您無法立即或永遠無法處理的請求，請明確您的角色以及您可以承擔的責任。 如果這不是你的工作，可以拒絕或委託給其他人。

2. 建立程序

為所有任務設置明確的程序。 每次都以相同的方式和正確的方式做事將有助於樹立先例並減少錯誤或溝通不暢的機會。

作為辦公室經理，您可能會負責各種程序。 應實施緊急和安全程序並向所有員工傳授。 確保您的所有同事都了解如何處理程序，尤其是有關安全問題的程序。

還應該為庫存請求、新員工入職、任命設置、預算請求、歸檔等設置程序。 應與所有員工明確分享所有辦公室政策； 與人力資源部合作，以確保透明地說明和共享辦公室政策。

在您的所有職責中，為您自己和您的同事制定程序。 這將有助於事情順利進行，並使您的辦公室更有效率。 設置明確的程序也可以幫助你之後的辦公室經理，因為他們將擁有完成工作所需的一切。

3. 保持井井有條

作為辦公室經理，您將不得不處理各種任務。 保持井井有條會讓你不會丟球； 組織是辦公室經理最重要的技能之一。 有些任務需要每天執行，有些需要每週執行，有些需要每月執行，有些則需要按其他時間表執行。 創建一個包含重複事件的日曆，以掌握一切。

一些年度任務，例如審計和實施公司政策和程序，需要比其他任務更多的時間。 然而，這些通常不那麼頻繁地完成，並且是更大範圍的責任。

辦公室經理的常規任務包括庫存和清潔等。 定期盤點並建立購買和預算系統。 你的預算應該提前設定； 在與供應商合作和訂購辦公用品時，請遵守該預算並牢記這一點。 維護辦公室的所有運營是您的工作，因此請聘請商業清潔服務和定期清潔費用預算。

您可以使用各種工具來保持井井有條。

4.考慮任務管理軟件

說到組織工具，您應該考慮使用任務管理軟件。 日曆可能很有用，但需要一些額外的技術才能掌握辦公室的所有活動部分。

任務管理軟件可以幫助您保持井井有條，尤其是在處理任務輪換時。 根據您選擇的軟件，辦公室中的其他人可以分配任務，或者您可以將任務分配給其他人以委派您的一些職責。

考慮像Trello或Asana這樣的任務管理器，或研究其他任務管理軟件以掌握一切。

5. 優先

作為辦公室經理，您的工作量很大。 新的職責可能每天都會出現，而且每週都有不同的任務，因此很難掌控所有事情。

學習如何確定優先級可以讓您的日常生活變得與眾不同。 當同事向您尋求幫助或其他任務時，請知道何時拒絕以及何時將其添加到您的列表中以備後用。

某些任務將要求您忽略所有乾擾並開始工作。 其他任務將有嚴格的截止日期。 您的許多責任將反復出現，對於這些責任，重要的是要為自己制定一個有規律的時間表以掌握這些責任。

創建時間表時，請弄清楚您的最高優先級任務是什麼，並首先處理它們。 使用顏色編碼或有序列表將您的任務按需要首先完成的順序排列，無論它更重要還是時間敏感。

6. 使用反饋有效管理您的辦公室

您的工作是讓辦公室盡可能高效地運行，以便您的同事能夠完成他們的工作。 向這些同事尋求反饋，以提高您作為辦公室經理的成功率。 建設性的反饋可以幫助您找到您自己可能沒有考慮過的解決方案。 通過創建一種歡迎有用反饋的文化，您可以幫助提高您的績效並幫助辦公室中的其他人。

管理辦公室是一項不小的壯舉。 似乎有無窮無盡的責任，而且很難跟上。 掌握您的工作，優先考慮，並設定明確的期望並與您的同事溝通，以改善您的辦公空間並提高您的公司效率。