كيفية إدارة مكتب بشكل فعال - سر إدارة المكتب

تعني إدارة مكتب التوفيق بين مجموعة متنوعة من المهام. يحافظ مديرو المكاتب على عمل المكتب بسلاسة يومًا بعد يوم ، ومن أسبوع لآخر ، ومن شهر لآخر ، ومن سنة إلى أخرى ، وهناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها على أساس يومي أو على نطاق واسع. يمكن أن تشمل واجبات مدير المكتب كل شيء بدءًا من إعداد ميزانية المكتب ، والمخزون ، والمقاعد والتصميم ، وإدخال الموظفين الجدد ، وحفظ السجلات ، والمزيد.

للبقاء على اطلاع بجدولك المزدحم ومهامك المختلفة ، جرب هذه النصائح. قم بإدارة مكتبك بحيث لا تتم عملياته بسلاسة فحسب ، بل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

1. قم بإعداد خطوط اتصال واضحة

بصفتك مدير مكتب ، من المحتمل أن يأتي إليك زملاؤك في العمل ولديهم مجموعة متنوعة من الاحتياجات أو الأسئلة أو الطلبات. من المهم أن تقوم بإعداد خطوط اتصال واضحة حتى يمكن تلقي هذه الطلبات والتعامل معها بكفاءة.

حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومنظمًا. ترك رسائل البريد الإلكتروني تتراكم يمكن أن يؤدي إلى فوضى خطيرة ويمكن أن يؤدي إلى رسائل بريد إلكتروني مفقودة أو مهام غير مكتملة. حافظ دائمًا على بريدك الوارد منظمًا قدر الإمكان.

وضح كيف يجب أن يتعامل معك زملاؤك في العمل من خلال الطلبات أو الأسئلة. بالتأكيد ، يمكن طرح سؤال بسيط مثل "أين توجد الأقلام الإضافية" وجهًا لوجه ، ولكن يجب أن تكون الطلبات الأخرى دائمًا على الورق. هذا ينشئ سجلاً ، ويجعله لا تنسى أي شيء. قم بإعداد إرشادات حول كيفية الاتصال بك في العمل ، سواء كنت تفضل البريد الإلكتروني أو Slack أو أي شكل آخر من أشكال التواصل مع زملائك في العمل.

فيما يتعلق بموضوع الاتصال ، قد تحتاج أيضًا إلى قضاء بعض الوقت في الانغلاق على طلبات زملائك في العمل. إذا كانت لديك مهمة مهمة ، ركز عليها وتعامل مع الطلبات الجديدة لاحقًا. إذا كان لدى شخص ما طلب لا يمكنك تلبيته على الفور أو في أي وقت مضى ، فكن واضحًا بشأن دورك والمسؤوليات التي يمكنك تحملها. إذا لم تكن وظيفتك ، فلا بأس من رفض أو تفويض شخص آخر.

2. وضع الإجراءات

ضع إجراءات واضحة لجميع مهامك. إن القيام بالأشياء بالطريقة نفسها وبالطريقة الصحيحة في كل مرة سيساعد في وضع سابقة وتقليل فرص الأخطاء أو سوء الفهم.

بصفتك مدير مكتب ، من المحتمل أن تكون مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من الإجراءات. يجب تنفيذ إجراءات الطوارئ والسلامة وتعليمها لجميع الموظفين. تأكد من أن جميع زملائك في العمل يفهمون كيفية التعامل مع الإجراءات ، خاصة تلك المتعلقة بقضايا السلامة.

يجب أيضًا أن تكون هناك إجراءات محددة لطلبات المخزون ، وإعداد الموظف الجديد ، وتحديد المواعيد ، وطلبات الميزانية ، وتقديم الملفات والمزيد. يجب مشاركة جميع سياسات المكتب بوضوح مع جميع الموظفين ؛ العمل مع الموارد البشرية لضمان الإعلان عن سياسات المكتب ومشاركتها بشفافية.

في جميع مسؤولياتك ، ضع إجراءات لنفسك ولزملائك في العمل. سيساعد ذلك على سير الأمور بسلاسة ويجعل مكتبك أكثر كفاءة. يمكن أن يساعد وضع إجراءات واضحة أيضًا مدير المكتب الذي يأتي بعدك ، حيث سيكون لديهم كل ما يحتاجون إليه لإنجاز المهمة.

3. ابق منظمًا

سيكون عليك التوفيق بين مجموعة متنوعة من المهام كمدير مكتب. البقاء منظمًا سيمنعك من إسقاط الكرة ؛ التنظيم هو أحد أهم المهارات لمديري المكاتب. ستحتاج إلى أداء بعض المهام يوميًا ، وبعضها أسبوعيًا ، وبعضها شهريًا ، والبعض الآخر في جداول أخرى. قم بإنشاء تقويم بأحداث متكررة للبقاء على اطلاع بكل شيء.

تستغرق بعض المهام السنوية ، مثل التدقيق وتنفيذ سياسة الشركة وإجراءاتها ، وقتًا أطول من غيرها. عادة ما يتم القيام بذلك بشكل أقل تواترا ، ومع ذلك ، فإن مسؤوليات الصورة الكبيرة أكبر.

تشمل المهام العادية لمدير المكتب أشياء مثل الجرد والتنظيف. قم بجرد المخزون بانتظام وقم بإعداد نظام للشراء والميزنة. يجب تحديد ميزانيتك مسبقًا ؛ التزم بهذه الميزانية واحتفظ بها في الاعتبار عند العمل مع البائعين وطلب اللوازم المكتبية. مهمتك هي الحفاظ على جميع عمليات المكتب ، لذا استعن بخدمة تنظيف تجارية وميزانية لرسوم التنظيف العادية.

هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها للبقاء منظمًا.

4. النظر في برنامج إدارة المهام

عند الحديث عن الأدوات التنظيمية ، يجب أن تفكر في استخدام برنامج إدارة المهام. يمكن أن تكون التقويمات مفيدة ، ولكن الأمر يتطلب بعض التكنولوجيا الإضافية للبقاء على رأس جميع الأجزاء المتحركة في المكتب.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المهام على البقاء منظمًا ، خاصة عند التعامل مع تناوب المهام. اعتمادًا على البرنامج الذي تختاره ، يمكن للآخرين في المكتب تعيين المهام ، أو يمكنك تعيين مهام للآخرين لتفويض بعض واجباتك.

ضع في اعتبارك مديري المهام مثل Trello أو Asana ، أو ابحث عن برامج إدارة المهام الأخرى للبقاء على رأس كل شيء.

5. تحديد الأولويات

بصفتك مدير مكتب ، هناك الكثير من الأمور التي يجب عليك القيام بها. قد تظهر مسؤوليات جديدة يوميًا ، ومع المهام المختلفة كل أسبوع ، قد يكون من الصعب البقاء على رأس كل شيء.

تعلم كيفية تحديد الأولويات يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في روتينك اليومي. عندما يطلب منك زملاؤك في العمل طلبات للمساعدة أو مهام أخرى ، اعرف متى تقول لا ومتى تضيفها إلى قائمتك في وقت لاحق.

ستتطلب منك مهام معينة تجاهل كل المشتتات والبدء في العمل. المهام الأخرى سيكون لها مواعيد نهائية صعبة. ستتكرر العديد من مسؤولياتك ، ومن المهم أن تضع لنفسك جدولًا زمنيًا منتظمًا لتبقى على رأسها.

عند إنشاء جدول ، اكتشف المهام ذات الأولوية القصوى واهتم بها أولاً. استخدم الترميز اللوني أو القوائم المرتبة لترتيب مهامك وفقًا لما يجب القيام به أولاً ، سواء أكان ذلك أكثر أهمية أو حساسًا للوقت.

6. استخدم الملاحظات لإدارة مكتبك بشكل فعال

إن وظيفتك هي الحفاظ على عمل المكتب بأكبر قدر ممكن من الكفاءة حتى يتمكن زملاؤك في العمل من أداء وظائفهم. اطلب تعليقات من زملائك في العمل لتحسين نجاحك كمدير مكتب. يمكن أن تساعدك التعليقات البناءة في العثور على حلول ربما لم تفكر فيها بنفسك. من خلال إنشاء ثقافة ترحب بالتعليقات المفيدة ، يمكنك المساعدة في تحسين أدائك ومساعدة الآخرين في المكتب.

إدارة مكتب ليس بالأمر الهين ؛ يبدو أن هناك مسؤوليات لا نهاية لها ، وقد يكون من الصعب مواكبة ذلك. ابق على اطلاع بعملك ، وحدد الأولويات ، وحدد توقعات واتصالات واضحة مع زملائك في العمل لتحسين مساحة مكتبك وجعل شركتك أكثر كفاءة.