Как эффективно управлять офисом — секрет управления офисом

Управление офисом означает жонглирование множеством задач. Офис-менеджеры обеспечивают бесперебойную работу офиса изо дня в день, неделю за неделей, месяц за месяцем и год за годом, и существует множество факторов, которые необходимо учитывать ежедневно или в больших масштабах. В обязанности офис-менеджера может входить все: от составления бюджета офиса, инвентаризации, рассадки и дизайна, адаптации новых сотрудников, ведения учета и многого другого.

Чтобы оставаться в курсе своего плотного графика и различных задач, попробуйте эти советы. Управляйте своим офисом так, чтобы его операции работали не только бесперебойно, но и максимально эффективно.

1. Установите четкие линии связи

Как офис-менеджер, ваши коллеги, вероятно, будут приходить к вам с различными потребностями, вопросами или просьбами. Важно, чтобы вы установили четкие линии связи, чтобы эти запросы можно было эффективно получать и обрабатывать.

Держите свой почтовый ящик в чистоте и порядке. Нагромождение электронных писем может привести к серьезной дезорганизации и привести к пропущенным электронным письмам или незавершенным задачам. Всегда держите свой почтовый ящик как можно более организованным.

Объясните, как ваши коллеги должны обращаться к вам с просьбами или вопросами. Конечно, незначительный вопрос вроде «где лишние ручки» можно задать лицом к лицу, но другие запросы всегда должны быть на бумаге. Это устанавливает рекорд и делает так, что вы ничего не забудете. Установите рекомендации о том, как с вами можно связаться на работе, предпочитаете ли вы электронную почту, Slack или другую форму общения с коллегами.

Что касается общения, вам также может понадобиться время, чтобы закрыться от запросов коллег. Если у вас есть важная задача, сосредоточьтесь на ней, а новые запросы займитесь позже. Если у кого-то есть просьба, которую вы не можете выполнить сразу или когда-либо, четко определите, какова ваша роль и какие обязанности вы можете взять на себя. Если это не ваша работа, можно отказаться или делегировать ее кому-то другому.

2. Установите процедуры

Установите четкие процедуры для всех ваших задач. Если каждый раз делать все одинаково и правильно, это поможет создать прецедент и снизит вероятность ошибок или недопонимания.

Как офис-менеджер, вы, вероятно, будете отвечать за различные процедуры. Следует внедрить аварийные процедуры и правила техники безопасности и обучить всех сотрудников. Убедитесь, что все ваши коллеги понимают, как должны выполняться процедуры, особенно касающиеся вопросов безопасности.

Также должны быть установлены процедуры для запросов инвентаризации, адаптации новых сотрудников, назначения встреч, запросов бюджета, подачи документов и многого другого. Все офисные политики должны быть четко доведены до сведения всех сотрудников; работать с отделом кадров, чтобы убедиться, что политики офиса прозрачно изложены и распространены.

Во всех своих обязанностях установите процедуры для себя и своих коллег. Это упростит работу и сделает ваш офис более эффективным. Установление четких процедур также может помочь офис-менеджеру, который придет после вас, поскольку у него будет все необходимое для выполнения работы.

3. Будьте организованы

Вам придется совмещать множество задач в качестве офис-менеджера. Если вы будете организованы, вы не потеряете мяч; организация является одним из наиболее важных навыков для офис-менеджеров. Некоторые задачи нужно будет выполнять ежедневно, некоторые еженедельно, некоторые ежемесячно, а некоторые по другому расписанию. Создайте календарь с повторяющимися событиями, чтобы быть в курсе всего.

Некоторые ежегодные задачи, такие как аудит и внедрение политики и процедур компании, занимают больше времени, чем другие. Однако обычно это делается реже и требует более широкой картины ответственности.

Обычные задачи офис-менеджера включают такие вещи, как инвентаризация и уборка. Регулярно проводите инвентаризацию и настройте систему закупок и составления бюджета. Ваш бюджет должен быть установлен заранее; придерживайтесь этого бюджета и помните о нем при работе с поставщиками и заказе канцелярских товаров. Ваша работа заключается в том, чтобы поддерживать все операции в офисе, поэтому наймите коммерческую службу уборки и заложите регулярную плату за уборку.

Существуют различные инструменты, которые вы можете использовать, чтобы оставаться организованным.

4. Подумайте о программном обеспечении для управления задачами

Говоря об организационных инструментах, вы должны рассмотреть возможность использования программного обеспечения для управления задачами. Календари могут быть полезны, но для того, чтобы оставаться в курсе всех движущихся частей офиса, нужны дополнительные технологии.

Программное обеспечение для управления задачами может помочь вам оставаться организованным, особенно при чередовании задач. В зависимости от выбранного вами программного обеспечения, другие в офисе могут назначать задачи, или вы можете назначать задачи другим, чтобы делегировать часть своих обязанностей.

Подумайте о менеджерах задач, таких как Trello или Asana , или изучите другое программное обеспечение для управления задачами, чтобы быть в курсе всего.

5. Расставьте приоритеты

Как офис-менеджер, у вас много дел. Новые обязанности могут появляться ежедневно, а с новыми задачами каждую неделю может быть трудно оставаться в курсе всего.

Умение расставлять приоритеты может изменить вашу повседневную жизнь к лучшему. Когда коллеги обращаются к вам с просьбами о помощи или другими задачами, знайте, когда сказать «нет», а когда добавить это в свой список на потом.

Некоторые задачи потребуют от вас игнорировать все отвлекающие факторы и приступить к работе. Другие задачи будут иметь жесткие сроки. Многие из ваших обязанностей будут повторяться, и для них важно составить для себя регулярный график, чтобы не отставать от них.

При составлении расписания выясните, какие у вас задачи с наивысшим приоритетом, и займитесь ими в первую очередь. Используйте цветовое кодирование или упорядоченные списки, чтобы расположить свои задачи в порядке того, что нужно сделать в первую очередь, будь то более важное или просто срочное.

6. Используйте обратную связь для эффективного управления своим офисом

Ваша задача — обеспечить максимально эффективную работу офиса, чтобы ваши коллеги могли выполнять свою работу. Попросите отзывы у этих коллег, чтобы улучшить свой успех в качестве офис-менеджера. Конструктивная обратная связь может помочь вам найти решения, которые вы, возможно, не рассматривали самостоятельно. Создавая культуру, приветствующую полезную обратную связь, вы можете улучшить свою работу и помочь другим в офисе.

Управление офисом — немалый подвиг; Есть, казалось бы, бесконечные обязанности, и за ними может быть трудно не отставать. Будьте в курсе своей работы, расставляйте приоритеты и устанавливайте четкие ожидания и общение с коллегами, чтобы улучшить свое офисное пространство и сделать вашу компанию более эффективной.