Como gerenciar um escritório de forma eficaz - O segredo de gerenciamento de escritório

Gerenciar um escritório significa fazer malabarismos com uma variedade de tarefas. Os gerentes de escritório mantêm o escritório funcionando sem problemas no dia a dia, semana a semana, mês a mês e ano a ano, e há muitos fatores a serem considerados diariamente ou em grande escala. Os deveres de um gerente de escritório podem incluir tudo, desde orçamento de escritório, inventário, assentos e design, integração de novos funcionários, manutenção de registros e muito mais.

Para ficar em dia com sua agenda lotada e várias tarefas, experimente estas dicas. Gerencie seu escritório para que suas operações não apenas funcionem sem problemas, mas da forma mais eficiente possível.

1. Estabeleça linhas claras de comunicação

Como gerente de escritório, seus colegas de trabalho provavelmente o procurarão com uma variedade de necessidades, perguntas ou solicitações. É importante que você estabeleça linhas de comunicação claras para que essas solicitações possam ser recebidas e tratadas com eficiência.

Mantenha sua caixa de entrada limpa e organizada. Deixar os e-mails se acumularem pode levar a uma séria desorganização e resultar em e-mails perdidos ou tarefas inacabadas. Sempre mantenha sua caixa de entrada o mais organizada possível.

Deixe claro como seus colegas de trabalho devem abordá-lo com solicitações ou perguntas. Claro, uma pergunta menor como “onde estão as canetas extras” pode ser feita cara a cara, mas outras solicitações devem estar sempre no papel. Isso estabelece um recorde e faz com que você não esqueça nada. Configure diretrizes sobre como você pode ser contatado no trabalho, se preferir e-mail, Slack ou outra forma de comunicação com seus colegas de trabalho.

No tópico da comunicação, você também pode precisar de um tempo para se fechar às solicitações dos colegas de trabalho. Se você tiver uma tarefa importante, concentre-se nela e lide com novas solicitações posteriormente. Se alguém tiver um pedido que você não pode atender imediatamente ou nunca, seja claro sobre qual é o seu papel e quais responsabilidades você pode assumir. Se não for seu trabalho, não há problema em dizer não ou delegar a outra pessoa.

2. Estabeleça Procedimentos

Defina procedimentos claros para todas as suas tarefas. Fazer as coisas da mesma maneira e da maneira certa sempre ajudará a estabelecer precedentes e reduzir as chances de erros ou falhas de comunicação.

Como gerente de escritório, você provavelmente será responsável por uma variedade de procedimentos. Procedimentos de emergência e segurança devem ser implementados e ensinados a todos os funcionários. Certifique-se de que todos os seus colegas de trabalho entendam como os procedimentos, especialmente aqueles relacionados a questões de segurança, devem ser tratados.

Também deve haver procedimentos definidos para solicitações de inventário, integração de novos funcionários, definição de compromissos, solicitações de orçamento, arquivamento e muito mais. Todas as políticas do escritório devem ser claramente compartilhadas com todos os funcionários; trabalhar com o RH para garantir que as políticas do escritório sejam declaradas e compartilhadas de forma transparente.

Em todas as suas responsabilidades, estabeleça procedimentos para você e seus colegas de trabalho. Isso ajudará as coisas a funcionarem sem problemas e tornarão seu escritório mais eficiente. Definir procedimentos claros também pode ajudar o gerente do escritório que vem depois de você, pois ele terá tudo o que precisa para realizar o trabalho.

3. Mantenha-se Organizado

Você terá que fazer malabarismos com uma variedade de tarefas como gerente de escritório. Manter-se organizado evitará que você deixe cair a bola; organização é uma das habilidades mais importantes para os gerentes de escritório. Algumas tarefas precisarão ser realizadas diariamente, algumas semanais, algumas mensais e algumas em outros horários. Crie um calendário com eventos recorrentes para ficar por dentro de tudo.

Algumas tarefas anuais, como auditoria e implementação de políticas e procedimentos da empresa, levam mais tempo do que outras. No entanto, isso geralmente é feito com menos frequência e são responsabilidades mais amplas.

As tarefas regulares de um gerente de escritório incluem coisas como inventário e limpeza. Faça o inventário regularmente e configure um sistema de compra e orçamento. Seu orçamento deve ser definido com antecedência; atenha-se a esse orçamento e tenha-o em mente ao trabalhar com fornecedores e encomendar material de escritório. É seu trabalho manter todas as operações do escritório, então contrate um serviço de limpeza comercial e faça um orçamento para as taxas de limpeza regulares.

Existem várias ferramentas que você pode usar para se manter organizado.

4. Considere o software de gerenciamento de tarefas

Falando em ferramentas organizacionais, você deve considerar o uso de um software de gerenciamento de tarefas. Os calendários podem ser úteis, mas é preciso um pouco de tecnologia extra para ficar por dentro de todas as partes móveis de um escritório.

O software de gerenciamento de tarefas pode ajudá-lo a se manter organizado, especialmente ao lidar com uma rotação de tarefas. Dependendo do software de sua escolha, outras pessoas no escritório podem atribuir tarefas ou você pode atribuir tarefas a outras pessoas para delegar algumas de suas tarefas.

Considere gerenciadores de tarefas como Trello ou Asana ou pesquise outros softwares de gerenciamento de tarefas para ficar por dentro de tudo.

5. Priorize

Como gerente de escritório, há muito em seu prato. Novas responsabilidades podem surgir diariamente e, com tarefas diferentes a cada semana, pode ser difícil ficar por dentro de tudo.

Aprender a priorizar pode fazer um mundo de diferença em sua rotina diária. Quando colegas de trabalho se aproximam de você com pedidos de ajuda ou outras tarefas, saiba quando dizer não e quando adicioná-lo à sua lista para mais tarde.

Certas tarefas exigirão que você ignore todas as distrações e comece a trabalhar. Outras tarefas terão prazos rígidos. Muitas de suas responsabilidades serão recorrentes e, para elas, é importante criar um cronograma regular para você se manter em dia com elas.

Ao criar um cronograma, descubra quais são suas tarefas de maior prioridade e cuide delas primeiro. Use codificação por cores ou listas ordenadas para colocar suas tarefas em ordem do que precisa ser feito primeiro, seja mais importante ou simplesmente urgente.

6. Use o feedback para gerenciar seu escritório com eficiência

É seu trabalho manter o escritório funcionando da maneira mais eficiente possível para que seus colegas de trabalho possam fazer seus trabalhos. Peça feedback desses colegas de trabalho para melhorar seu sucesso como gerente de escritório. O feedback construtivo pode ajudá-lo a encontrar soluções que você pode não ter considerado por conta própria. Ao criar uma cultura que recebe feedback útil, você pode ajudar a melhorar seu desempenho e ajudar outras pessoas no escritório.

Gerenciar um escritório não é pouca coisa; existem responsabilidades aparentemente infinitas, e pode ser difícil acompanhar. Fique por dentro de seu trabalho, priorize e defina expectativas e comunicações claras com seus colegas de trabalho para melhorar seu espaço de escritório e tornar sua empresa mais eficiente.