オフィスを効果的に管理する方法–オフィス管理の秘密

公開: 2019-07-23

オフィスを管理するということは、さまざまなタスクをやりくりすることを意味します。オフィスマネージャーは、日々、週ごと、月ごと、年ごとにスムーズにオフィスを運営しており、日々または大規模に考慮すべき多くの要素があります。オフィスマネージャーの職務には、オフィスの予算編成、在庫管理、座席と設計、新入社員のオンボーディング、記録管理など、あらゆるものが含まれます。

忙しいスケジュールやさまざまなタスクを常に把握するには、これらのヒントを試してください。業務が円滑に行われるだけでなく、可能な限り効率的に行われるようにオフィスを管理します。

オフィスを効果的に管理する方法

1.明確なコミュニケーションラインを設定する

オフィスマネージャーとして、あなたの同僚はおそらくさまざまなニーズ、質問、または要求を持ってあなたのところに来るでしょう。これらの要求を効率的に受信して処理できるように、明確な通信回線を設定することが重要です。

受信トレイをすっきりと整理してください。電子メールを積み上げると、深刻な混乱につながる可能性があり、電子メールの欠落や未完了のタスクが発生する可能性があります。受信トレイは常にできるだけ整理してください。

同僚がリクエストや質問であなたにどのようにアプローチすべきかを明確にします。確かに、「余分なペンはどこにありますか」のような小さな質問を直接尋ねることができますが、他の要求は常に紙に書いておく必要があります。これにより、記録が確立され、何も忘れないようになります。メール、Slack、または同僚との別の形式のコミュニケーションを好むかどうかにかかわらず、職場での連絡方法に関するガイドラインを設定します。

コミュニケーションのトピックについては、同僚の要求に身を任せるために時間をかける必要があるかもしれません。重要なタスクがある場合は、それに焦点を合わせて、後で新しいリクエストに対処してください。誰かがあなたがすぐにまたは今までに出席することができないという要求を持っている場合、あなたの役割が何であるか、そしてあなたが引き受けることができる責任が何であるかを明確にしてください。それがあなたの仕事でない場合は、ノーと言ったり、他の誰かに委任したりしてもかまいません。

2.手順を確立する

すべてのタスクに明確な手順を設定します。毎回同じ方法で正しい方法で物事を行うことは、先例を設定し、間違いや誤解の可能性を減らすのに役立ちます。

あなたはオフィスマネージャーとして、さまざまな手続きを担当する可能性があります。緊急および安全手順を実施し、すべての従業員に教える必要があります。すべての同僚が、手順、特に安全性の問題に関する手順がどのように処理されるかを理解していることを確認してください。

また、在庫要求、新人研修、予定の設定、予算要求、ファイリングなどの手順を設定する必要があります。すべてのオフィスポリシーは、すべての従業員と明確に共有する必要があります。 HRと協力して、オフィスポリシーが透過的に記述および共有されるようにします。

あなたのすべての責任において、あなた自身とあなたの同僚のための手順を設定してください。これは物事がスムーズに実行され、オフィスをより効率的にするのに役立ちます。明確な手順を設定することは、彼らが仕事を成し遂げるために必要なすべてを持っているので、あなたの後に来るオフィスマネージャーを助けることもできます。

3.整理整頓

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あなたはオフィスマネージャーとしてさまざまなタスクをやりくりする必要があります。整理された状態を保つことで、ボールを落とさないようにできます。組織は、オフィスマネージャーにとって最も重要なスキルの1つです。一部のタスクは、毎日、毎週、毎月、その他のスケジュールで実行する必要があります。定期的なイベントを含むカレンダーを作成して、すべてを把握します。

会社の方針や手順の監査や実施など、一部の年次タスクは他のタスクよりも時間がかかります。ただし、これらは通常、それほど頻繁には行われず、全体像を把握する責任があります。

オフィスマネージャーの通常のタスクには、在庫管理や清掃などが含まれます。定期的に在庫を取り、購入と予算編成のためのシステムを設定します。予算は事前に設定する必要があります。その予算に固執し、ベンダーと協力して事務用品を注文するときはそれを覚えておいてください。オフィスのすべての運営を維持するのはあなたの仕事ですので、定期的な清掃料金のために商業清掃サービスと予算を雇ってください。

整理された状態を維持するために使用できるさまざまなツールがあります。

4.タスク管理ソフトウェアを検討する

組織的なツールと言えば、タスク管理ソフトウェアの使用を検討する必要があります。カレンダーは便利な場合がありますが、オフィスのすべての可動部分を把握するには、追加のテクノロジーが必要です。

タスク管理ソフトウェアは、特にタスクのローテーションを処理するときに、整理された状態を維持するのに役立ちます。選択したソフトウェアに応じて、オフィスの他の人がタスクを割り当てることも、他の人にタスクを割り当てて職務の一部を委任することもできます。

TrelloやAsanaなどのタスクマネージャーを検討するか、他のタスク管理ソフトウェアを調べて、すべてを把握してください。

5.優先順位を付ける

オフィスマネージャーとして、あなたの皿にはたくさんあります。新しい責任が毎日発生する可能性があり、毎週異なるタスクがあるため、すべてを把握するのが難しい場合があります。

優先順位を付ける方法を学ぶことはあなたの毎日のルーチンに違いの世界を作ることができます。同僚がヘルプやその他のタスクを要求してあなたにアプローチするときは、いつノーと言うか、いつそれをリストに追加して後で使用するかを知ってください。

特定のタスクでは、気を散らすものをすべて無視して作業を開始する必要があります。他のタスクには厳しい期限があります。あなたの責任の多くは繰り返されるでしょう、そしてこれらのためにあなた自身がそれらの上にとどまるために定期的なスケジュールを作成することは重要です。

スケジュールを作成するときは、最も優先度の高いタスクを把握し、最初にそれらのタスクを実行する傾向があります。色分けまたは順序付きリストを使用して、タスクがより重要であるか、単に時間に敏感であるかにかかわらず、最初に実行する必要があるものの順にタスクを配置します。

6.フィードバックを使用してオフィスを効果的に管理する

同僚が仕事をできるように、オフィスをできるだけ効率的に運営し続けるのはあなたの仕事です。オフィスマネージャーとしての成功を向上させるために、それらの同僚からのフィードバックを求めてください。建設的なフィードバックは、自分では考えていなかったかもしれない解決策を見つけるのに役立ちます。役立つフィードバックを歓迎する文化を作ることで、パフォーマンスを向上させ、オフィスの他の人を助けることができます。

オフィスの管理は簡単なことではありません。一見無限の責任があり、追いつくのは難しいかもしれません。あなたの仕事を常に把握し、優先順位を付け、同僚との明確な期待とコミュニケーションを設定して、オフィススペースを改善し、会社をより効率的にします。