Comment gérer efficacement un bureau - Le secret de la gestion de bureau

Gérer un bureau signifie jongler avec une variété de tâches. Les responsables de bureau assurent le bon fonctionnement du bureau au jour le jour, de semaine en semaine, de mois en mois et d'année en année, et de nombreux facteurs doivent être pris en compte au quotidien ou à grande échelle. Les tâches d'un chef de bureau peuvent inclure tout, depuis la budgétisation du bureau, l'inventaire, les sièges et la conception, l'intégration de nouveaux employés, la tenue de registres, etc.

Pour rester au top de votre emploi du temps chargé et de vos diverses tâches, essayez ces conseils. Gérez votre bureau de manière à ce que ses opérations se déroulent non seulement sans heurts, mais aussi efficacement que possible.

1. Établissez des lignes de communication claires

En tant que chef de bureau, vos collègues viendront probablement vers vous avec une variété de besoins, de questions ou de demandes. Il est important que vous établissiez des lignes de communication claires afin que ces demandes puissent être reçues et traitées efficacement.

Gardez votre boîte de réception propre et organisée. Laisser les e-mails s'accumuler peut entraîner une grave désorganisation et entraîner des e-mails manqués ou des tâches inachevées. Gardez toujours votre boîte de réception aussi organisée que possible.

Expliquez clairement comment vos collègues doivent vous aborder avec des demandes ou des questions. Bien sûr, une question mineure comme "où sont les stylos supplémentaires" peut être posée en face à face, mais les autres demandes doivent toujours être sur papier. Cela établit un record et vous permet de ne rien oublier. Établissez des directives sur la façon dont vous pouvez être contacté au travail, que vous préfériez le courrier électronique, Slack ou une autre forme de communication avec vos collègues.

En ce qui concerne la communication, vous devrez peut-être également prendre le temps de vous fermer aux demandes de vos collègues. Si vous avez une tâche importante, concentrez-vous dessus et traitez les nouvelles demandes plus tard. Si quelqu'un a une demande à laquelle vous ne pouvez pas répondre tout de suite ou jamais, précisez clairement votre rôle et les responsabilités que vous pouvez assumer. Si ce n'est pas votre travail, vous pouvez dire non ou déléguer à quelqu'un d'autre.

2. Établir des procédures

Établissez des procédures claires pour toutes vos tâches. Faire les choses de la même manière et de la bonne manière à chaque fois aidera à créer un précédent et à réduire les risques d'erreurs ou de mauvaise communication.

En tant que chef de bureau, vous serez probablement en charge de diverses procédures. Les procédures d'urgence et de sécurité doivent être mises en œuvre et enseignées à tous les employés. Assurez-vous que tous vos collègues comprennent comment les procédures, en particulier celles concernant les questions de sécurité, doivent être traitées.

Il devrait également y avoir des procédures définies pour les demandes d'inventaire, l'intégration des nouveaux employés, la prise de rendez-vous, les demandes de budget, le classement et plus encore. Toutes les politiques du bureau doivent être clairement partagées avec tous les employés ; travailler avec les RH pour s'assurer que les politiques du bureau sont énoncées et partagées de manière transparente.

Dans toutes vos responsabilités, établissez des procédures pour vous et vos collègues. Cela facilitera le bon déroulement des choses et rendra votre bureau plus efficace. L'établissement de procédures claires peut également aider le chef de bureau qui vient après vous, car il aura tout ce dont il a besoin pour faire le travail.

3. Restez organisé

Vous devrez jongler avec une variété de tâches en tant que chef de bureau. Rester organisé vous empêchera de laisser tomber la balle ; l'organisation est l'une des compétences les plus importantes pour les gestionnaires de bureau. Certaines tâches devront être effectuées quotidiennement, certaines hebdomadairement, d'autres mensuellement et d'autres selon d'autres horaires. Créez un calendrier avec des événements récurrents pour rester au courant de tout.

Certaines tâches annuelles, comme l'audit et la mise en œuvre de la politique et des procédures de l'entreprise, prennent plus de temps que d'autres. Cependant, celles-ci sont généralement effectuées moins fréquemment et constituent des responsabilités plus globales.

Les tâches régulières d'un chef de bureau comprennent des choses comme l'inventaire et le nettoyage. Faites régulièrement l'inventaire et mettez en place un système d'achat et de budgétisation. Votre budget doit être établi à l'avance ; respectez ce budget et gardez-le à l'esprit lorsque vous travaillez avec des fournisseurs et commandez des fournitures de bureau. C'est votre travail de maintenir toutes les opérations du bureau, alors engagez un service de nettoyage commercial et budgétisez les frais de nettoyage réguliers.

Il existe différents outils que vous pouvez utiliser pour rester organisé.

4. Envisagez un logiciel de gestion des tâches

En parlant d'outils organisationnels, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel de gestion des tâches. Les calendriers peuvent être utiles, mais il faut une technologie supplémentaire pour rester au courant de toutes les pièces mobiles d'un bureau.

Un logiciel de gestion des tâches peut vous aider à rester organisé, en particulier lors de la gestion d'une rotation des tâches. Selon le logiciel de votre choix, d'autres personnes au bureau peuvent attribuer des tâches, ou vous pouvez attribuer des tâches à d'autres pour déléguer certaines de vos tâches.

Envisagez des gestionnaires de tâches comme Trello ou Asana , ou recherchez d'autres logiciels de gestion de tâches pour rester au courant de tout.

5. Prioriser

En tant que chef de bureau, vous avez beaucoup à faire. De nouvelles responsabilités peuvent apparaître quotidiennement, et avec des tâches différentes chaque semaine, il peut être difficile de rester au courant de tout.

Apprendre à établir des priorités peut faire toute la différence dans votre routine quotidienne. Lorsque des collègues vous approchent avec des demandes d'aide ou d'autres tâches, sachez quand dire non et quand l'ajouter à votre liste pour plus tard.

Certaines tâches vous obligeront à ignorer toutes les distractions et à vous mettre au travail. D'autres tâches auront des échéances strictes. Beaucoup de vos responsabilités seront récurrentes, et pour celles-ci, il est important de vous créer un emploi du temps régulier pour les maîtriser.

Lorsque vous créez un emploi du temps, déterminez quelles sont vos tâches les plus prioritaires et occupez-vous-en en premier. Utilisez des codes de couleur ou des listes ordonnées pour classer vos tâches par ordre de ce qui doit être fait en premier, qu'elles soient plus importantes ou simplement urgentes.

6. Utilisez les commentaires pour gérer efficacement votre bureau

C'est votre travail de faire fonctionner le bureau aussi efficacement que possible afin que vos collègues puissent faire leur travail. Demandez des commentaires à ces collègues pour améliorer votre réussite en tant que chef de bureau. Une rétroaction constructive peut vous aider à trouver des solutions que vous n'auriez peut-être pas envisagées par vous-même. En créant une culture qui accueille les commentaires utiles, vous pouvez contribuer à améliorer vos performances et aider les autres au bureau.

Gérer un bureau n'est pas une mince affaire; il y a des responsabilités apparemment sans fin, et il peut être difficile de suivre. Restez au top de votre travail, établissez des priorités et définissez des attentes et des communications claires avec vos collègues pour améliorer votre espace de bureau et rendre votre entreprise plus efficace.