Bir Ofis Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetilir – Ofis Yönetiminin Sırrı

Bir ofisi yönetmek, çeşitli görevlerin üstesinden gelmek anlamına gelir. Ofis yöneticileri, ofisin günden güne, haftadan haftaya, aydan aya ve yıldan yıla sorunsuz çalışmasını sağlar ve günlük veya büyük ölçekli olarak dikkate alınması gereken birçok faktör vardır. Bir ofis yöneticisinin görevleri, ofis bütçeleme, envanter, oturma ve tasarım, yeni çalışanların işe alınması, kayıt tutma ve daha pek çok şeyi içerebilir.

Yoğun programınızın ve çeşitli görevlerin üstesinden gelmek için bu ipuçlarını deneyin. Ofisinizi, operasyonlarının yalnızca sorunsuz değil, aynı zamanda mümkün olduğunca verimli bir şekilde işlemesi için yönetin.

1. Net İletişim Hatları Kurun

Bir ofis yöneticisi olarak iş arkadaşlarınız muhtemelen size çeşitli ihtiyaçlar, sorular veya isteklerle geleceklerdir. Bu isteklerin alınabilmesi ve verimli bir şekilde ele alınabilmesi için açık iletişim hatları kurmanız önemlidir.

Gelen kutunuzu temiz ve düzenli tutun. E-postaların yığılmasına izin vermek, ciddi bir düzensizliğe yol açabilir ve e-postaların kaçırılmasına veya tamamlanmamış görevlere neden olabilir. Gelen kutunuzu her zaman mümkün olduğunca düzenli tutun.

İş arkadaşlarınızın istek veya sorularla size nasıl yaklaşması gerektiğini açıkça belirtin. Elbette, “fazladan kalemler nerede” gibi küçük bir soru yüz yüze sorulabilir, ancak diğer talepler her zaman kağıt üzerinde olmalıdır. Bu bir kayıt oluşturur ve hiçbir şeyi unutmamanızı sağlar. E-postayı, Slack'i veya iş arkadaşlarınızla başka bir iletişim biçimini tercih edip etmediğinize bakılmaksızın, işte sizinle nasıl iletişim kurulabileceğine ilişkin yönergeler oluşturun.

İletişim konusunda, iş arkadaşınızın isteklerine kendinizi kapatmak için de zaman ayırmanız gerekebilir. Önemli bir göreviniz varsa, buna odaklanın ve yeni isteklerle daha sonra ilgilenin. Birinin hemen veya hiçbir zaman katılamayacağınız bir talebi varsa, rolünüzün ne olduğu ve hangi sorumlulukları üstlenebileceğiniz konusunda net olun. Bu senin işin değilse, hayır demende veya başkasına delege etmende sorun yok.

2. Prosedürleri Oluşturun

Tüm görevleriniz için net prosedürler belirleyin. İşleri her seferinde aynı şekilde ve doğru şekilde yapmak, emsal oluşturmaya yardımcı olacak ve hata veya yanlış iletişim olasılığını azaltacaktır.

Bir ofis yöneticisi olarak, muhtemelen çeşitli prosedürlerden sorumlu olacaksınız. Acil durum ve güvenlik prosedürleri uygulanmalı ve tüm çalışanlara öğretilmelidir. Tüm iş arkadaşlarınızın prosedürlerin, özellikle güvenlik konularıyla ilgili olanların nasıl ele alınacağını anladığından emin olun.

Envanter talepleri, yeni çalışan alımı, randevu ayarı, bütçe talepleri, dosyalama ve daha fazlası için de belirlenmiş prosedürler olmalıdır. Tüm ofis politikaları tüm çalışanlarla net bir şekilde paylaşılmalıdır; Ofis politikalarının şeffaf bir şekilde belirtilmesini ve paylaşılmasını sağlamak için İK ile birlikte çalışın.

Tüm sorumluluklarınızda kendiniz ve iş arkadaşlarınız için prosedürler belirleyin. Bu, işlerin sorunsuz yürümesine ve ofisinizin daha verimli olmasına yardımcı olacaktır. Net prosedürler belirlemek, işi halletmek için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olacağından, sizden sonra gelen ofis yöneticisine de yardımcı olabilir.

3. Düzenli Kalın

Bir ofis yöneticisi olarak çeşitli görevleri yerine getirmeniz gerekecek. Düzenli kalmak, topu düşürmenizi engeller; Organizasyon, ofis yöneticileri için en önemli becerilerden biridir. Bazı görevlerin günlük, bazılarının haftalık, bazılarının aylık ve bazılarının başka programlarda yapılması gerekecektir. Her şeyden haberdar olmak için yinelenen etkinlikler içeren bir takvim oluşturun.

Şirket politika ve prosedürlerini denetlemek ve uygulamak gibi bazı yıllık görevler diğerlerinden daha fazla zaman alır. Ancak bunlar genellikle daha az sıklıkla yapılır ve daha büyük resim sorumluluklarıdır.

Bir ofis yöneticisinin düzenli görevleri arasında envanter ve temizlik gibi şeyler bulunur. Düzenli olarak envanter alın ve satın alma ve bütçeleme için bir sistem kurun. Bütçeniz önceden belirlenmeli; bu bütçeye sadık kalın ve satıcılarla çalışırken ve ofis malzemeleri sipariş ederken bunu aklınızda bulundurun. Ofisin tüm operasyonlarını sürdürmek sizin işiniz, bu nedenle ticari bir temizlik hizmeti kiralayın ve düzenli temizlik ücretleri için bütçe ayırın.

Düzenli kalmak için kullanabileceğiniz çeşitli araçlar vardır.

4. Görev Yönetim Yazılımını Düşünün

Organizasyonel araçlardan bahsetmişken, bir görev yönetimi yazılımı kullanmayı düşünmelisiniz. Takvimler faydalı olabilir, ancak bir ofisin tüm hareketli parçalarının üstünde kalmak için ekstra teknoloji gerekir.

Görev yönetimi yazılımı, özellikle görevlerin rotasyonunu gerçekleştirirken düzenli kalmanıza yardımcı olabilir. Seçtiğiniz yazılıma bağlı olarak, ofisteki diğerleri görev atayabilir veya bazı görevlerinizi devretmek için başkalarına görevler atayabilirsiniz.

Her şeyden haberdar olmak için Trello veya Asana gibi görev yöneticilerini düşünün veya diğer görev yönetimi yazılımlarını araştırın.

5. Önceliklendirin

Bir ofis yöneticisi olarak, plakanızda çok şey var. Her gün yeni sorumluluklar ortaya çıkabilir ve her hafta farklı görevlerle her şeyin üstünde kalmak zor olabilir.

Nasıl öncelik verileceğini öğrenmek, günlük rutininizde bir dünya fark yaratabilir. İş arkadaşlarınız size yardım talepleri veya diğer görevler için geldiğinde, ne zaman hayır diyeceğinizi ve ne zaman daha sonra listenize ekleyeceğinizi bilin.

Bazı görevler, tüm dikkat dağıtıcı şeyleri görmezden gelmenizi ve çalışmaya başlamanızı gerektirecektir. Diğer görevlerin zorlu son tarihleri ​​olacaktır. Sorumluluklarınızın çoğu tekrar edecek ve bunlar için kendinize düzenli bir program oluşturmanız önemlidir.

Bir program oluştururken, en yüksek öncelikli görevlerinizin ne olduğunu belirleyin ve önce bunlara yönelin. Görevlerinizi, ister daha önemli ister sadece zamana duyarlı olsun, önce yapılması gerekenlere göre sıralamak için renk kodlaması veya sıralı listeler kullanın.

6. Ofisinizi Etkili Bir Şekilde Yönetmek için Geri Bildirimi Kullanın

İş arkadaşlarınızın işlerini yapabilmeleri için ofisin mümkün olduğunca verimli çalışmasını sağlamak sizin işiniz. Bir ofis yöneticisi olarak başarınızı artırmak için bu iş arkadaşlarınızdan geri bildirim isteyin. Yapıcı geri bildirim, kendi başınıza düşünmemiş olabileceğiniz çözümleri bulmanıza yardımcı olabilir. Yararlı geri bildirimleri memnuniyetle karşılayan bir kültür oluşturarak, performansınızı iyileştirmeye ve ofisteki diğer kişilere yardımcı olabilirsiniz.

Bir ofisi yönetmek küçük bir başarı değildir; görünüşte sonsuz sorumluluklar vardır ve buna ayak uydurmak zor olabilir. Ofis alanınızı geliştirmek ve şirketinizi daha verimli hale getirmek için işinizin zirvesinde kalın, öncelik verin ve iş arkadaşlarınızla net beklentiler ve iletişimler belirleyin.