Cum să gestionezi eficient un birou – Secretul managementului biroului

Gestionarea unui birou înseamnă jonglarea cu o varietate de sarcini. Managerii de birou mențin biroul să funcționeze fără probleme de la zi la zi, de la săptămână la săptămână, de la lună la lună și de la an la an și există mulți factori de luat în considerare la scară largă sau zilnică. Atribuțiile unui manager de birou pot include totul, de la bugetul biroului, inventarul, locurile și designul, îmbarcarea noilor angajați, păstrarea evidențelor și multe altele.

Pentru a rămâne la curent cu programul tău încărcat și cu diversele sarcini, încearcă aceste sfaturi. Gestionați-vă biroul astfel încât operațiunile acestuia să funcționeze nu numai fără probleme, ci cât mai eficient posibil.

1. Configurați linii clare de comunicare

În calitate de manager de birou, colegii tăi probabil vor veni la tine cu o varietate de nevoi, întrebări sau solicitări. Este important să stabiliți linii clare de comunicare, astfel încât aceste solicitări să poată fi primite și gestionate eficient.

Păstrați-vă căsuța de e-mail curată și organizată. Lăsarea e-mailurilor să se adune poate duce la dezorganizare gravă și poate duce la e-mailuri ratate sau sarcini neterminate. Păstrați-vă întotdeauna căsuța de e-mail cât mai organizată posibil.

Spuneți clar cum ar trebui să vă abordeze colegii cu solicitări sau întrebări. Sigur, o întrebare minoră precum „unde sunt pixurile suplimentare” poate fi pusă față în față, dar alte solicitări ar trebui să fie întotdeauna pe hârtie. Acest lucru stabilește un record și îl face astfel încât să nu uiți nimic. Stabiliți linii directoare cu privire la modul în care puteți fi contactat la locul de muncă, indiferent dacă preferați e-mailul, Slack sau o altă formă de comunicare cu colegii.

Pe tema comunicării, este posibil să aveți nevoie și de timp pentru a vă închide la solicitările colegilor. Dacă aveți o sarcină importantă, concentrați-vă pe aceasta și rezolvați noile solicitări mai târziu. Dacă cineva are o solicitare pe care nu o puteți răspunde imediat sau vreodată, fiți clar care este rolul dvs. și ce responsabilități vă puteți asuma. Dacă nu este treaba ta, este în regulă să spui nu sau să delegi altcuiva.

2. Stabiliți Proceduri

Stabiliți proceduri clare pentru toate sarcinile dvs. A face lucrurile în același mod și în modul corect de fiecare dată va contribui la crearea precedentului și la reducerea șanselor de greșeli sau comunicare greșită.

În calitate de manager de birou, probabil că veți fi responsabil de o varietate de proceduri. Procedurile de urgență și siguranță ar trebui implementate și predate tuturor angajaților. Asigurați-vă că toți colegii dvs. înțeleg cum trebuie gestionate procedurile, în special cele privind problemele de siguranță.

De asemenea, ar trebui să existe proceduri stabilite pentru cererile de inventariere, înscrierea noilor angajați, stabilirea de întâlniri, solicitările de buget, depunerea și multe altele. Toate politicile biroului ar trebui să fie împărtășite în mod clar tuturor angajaților; colaborați cu HR pentru a vă asigura că politicile biroului sunt declarate și partajate în mod transparent.

În toate responsabilitățile tale, stabilește proceduri pentru tine și colegii tăi. Acest lucru va ajuta lucrurile să funcționeze fără probleme și vă va face biroul mai eficient. Stabilirea unor proceduri clare poate ajuta, de asemenea, managerul de birou care vine după tine, deoarece va avea tot ce le trebuie pentru a duce treaba la bun sfârșit.

3. Rămâi organizat

Va trebui să jonglați cu o varietate de sarcini ca manager de birou. Rămâneți organizat vă va împiedica să scăpați mingea; organizarea este una dintre cele mai importante abilități pentru managerii de birou. Unele sarcini vor trebui efectuate zilnic, unele săptămânal, altele lunar și altele la alte programe. Creați un calendar cu evenimente recurente pentru a rămâne la curent cu toate.

Unele sarcini anuale, cum ar fi auditarea și implementarea politicilor și procedurilor companiei, necesită mai mult timp decât altele. Acestea sunt de obicei făcute mai rar, totuși, și sunt responsabilități mai mari.

Sarcinile obișnuite ale unui manager de birou includ lucruri precum inventarul și curățarea. Faceți inventarul în mod regulat și configurați un sistem de cumpărare și bugetare. Bugetul dvs. ar trebui stabilit în avans; respectați bugetul respectiv și țineți minte atunci când lucrați cu furnizorii și comandați rechizite de birou. Este treaba ta să întreții toate operațiunile biroului, așa că angajează un serviciu de curățenie comercial și un buget pentru taxele regulate de curățenie.

Există diverse instrumente pe care le puteți folosi pentru a rămâne organizat.

4. Luați în considerare software-ul de management al sarcinilor

Vorbind de instrumente organizaționale, ar trebui să luați în considerare utilizarea unui software de management al sarcinilor. Calendarele pot fi utile, dar este nevoie de ceva tehnologie suplimentară pentru a rămâne la curent cu toate părțile mobile ale unui birou.

Software-ul de gestionare a sarcinilor vă poate ajuta să rămâneți organizat, mai ales atunci când gestionați o rotație de sarcini. În funcție de software-ul ales, alții din birou vă pot atribui sarcini sau puteți atribui sarcini altora pentru a vă delega unele dintre sarcinile dvs.

Luați în considerare managerii de activități precum Trello sau Asana sau căutați alt software de gestionare a sarcinilor pentru a rămâne la curent cu toate.

5. Prioritizează

Ca manager de birou, sunt multe în farfurie. Noi responsabilități pot apărea zilnic și, cu sarcini diferite în fiecare săptămână, poate fi dificil să rămâi la curent cu toate.

A învăța cum să prioritizezi poate face o lume de diferență în rutina ta zilnică. Când colegii de muncă vă abordează cu cereri de ajutor sau alte sarcini, știți când să spuneți nu și când să îl adăugați pe listă pentru mai târziu.

Anumite sarcini vă vor cere să ignorați toate distragerile și să vă puneți la treabă. Alte sarcini vor avea termene limită grele. Multe dintre responsabilitățile tale vor fi recurente, iar pentru acestea este important să-ți creezi un program regulat pentru a fi în frunte cu ele.

Când creați un program, aflați care sunt sarcinile dvs. de cea mai mare prioritate și îngrijiți-vă mai întâi de ele. Utilizați coduri de culori sau liste ordonate pentru a vă ordona sarcinile în funcție de ceea ce trebuie făcut mai întâi, indiferent dacă este mai important sau pur și simplu sensibil la timp.

6. Utilizați Feedback pentru a vă gestiona eficient biroul

Este datoria ta să menții biroul să funcționeze cât mai eficient posibil, astfel încât colegii tăi să-și poată face treaba. Solicitați feedback de la acești colegi pentru a vă îmbunătăți succesul ca manager de birou. Feedback-ul constructiv vă poate ajuta să găsiți soluții pe care poate nu le-ați luat în considerare singur. Prin crearea unei culturi care întâmpină feedback util, vă puteți ajuta să vă îmbunătățiți performanța și să îi ajutați pe alții din birou.

Gestionarea unui birou nu este o operație mică; există responsabilități aparent nesfârșite și poate fi greu să ții pasul. Rămâneți la curent cu activitatea dvs., stabiliți priorități și stabiliți așteptări și comunicări clare cu colegii dvs. pentru a vă îmbunătăți spațiul de birou și a face compania mai eficientă.