เคล็ดลับการปกป้องข้อมูลสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

สถิติระบุว่าประมาณ 4.3 ล้านคนอเมริกันทำงานจากที่บ้าน แม้ว่านี่อาจเป็นโอกาสที่ดีที่จะได้ใช้เวลาพิเศษที่บ้าน แต่การรู้ถึงความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานนอกสำนักงานแบบเดิมๆ เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ความปลอดภัยของข้อมูลที่อ่อนแออาจนำไปสู่การขโมยข้อมูลประจำตัว การสูญเสียข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า และอื่นๆ เป็นที่ยอมรับว่าคุณอาจไม่มีมาตรการปกป้องข้อมูลแบบเดียวกับการทำงานในสำนักงาน โชคดีที่คุณยังคงสามารถปกป้องข้อมูลบริษัทของคุณด้วยเคล็ดลับที่ถูกต้อง ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

1. จัดระเบียบไฟล์และจัดทำดัชนี

ระบบไฟล์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและควบคุมวิธีการดึงข้อมูล หากไม่มีระบบไฟล์ ปริมาณข้อมูลที่จัดเก็บจะมีมหาศาล ดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะบอกว่าข้อความหนึ่งจบลงที่ใดและอีกข้อความหนึ่งเริ่มต้นขึ้น ข้อมูลสามารถแยกและระบุได้ง่ายโดยการแบ่งและตั้งชื่อข้อมูลออกเป็นส่วนๆ วิธีการปกป้องข้อมูลนี้ช่วยประหยัดเวลาของธุรกิจและลดปริมาณข้อมูลที่เก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลระยะยาว สำหรับการจัดระเบียบไฟล์ ขอแนะนำให้ใช้แฟลชไดรฟ์ ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่า คุณสามารถพิจารณาวิธีที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

2. หลีกเลี่ยงการใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงาน

ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลอาจมีแนวโน้มที่จะใช้อุปกรณ์ส่วนตัวเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงานมากกว่า นี่คือเหตุผลที่บริษัทต้องให้ความรู้เกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล โดยทั่วไปบริษัทจะติดตั้งการอัปเดต เรียกใช้การสแกนไวรัส หรือบล็อกเว็บไซต์บนอุปกรณ์ที่ทำงานที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเพื่อปกป้องข้อมูล ในทางกลับกัน แล็ปท็อปและโทรศัพท์ส่วนตัวของคุณอาจไม่หรูหราขนาดนั้น ดังนั้น รักษาความระมัดระวังโดยปฏิบัติตามนโยบายความปลอดภัยทางไซเบอร์ของบริษัทของคุณ ซึ่งรวมถึงการแยกอุปกรณ์ทำงานออกจากชีวิตส่วนตัวของคุณ หากคุณต้องใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงาน โปรดติดต่อทีมรักษาความปลอดภัยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีการป้องกันให้มากที่สุด

3. ใช้ประโยชน์จากการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย

การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความปลอดภัยให้กับบัญชีออนไลน์ของคุณ ก่อนที่คุณจะเข้าสู่ระบบได้ คุณต้องระบุข้อมูลสองส่วน: รหัสผ่านและรหัสที่ส่งทาง SMS หรืออีเมล อย่างไรก็ตาม SMS และอีเมลมักไม่ได้รับการเข้ารหัส ดังนั้น ตัวเลือกที่ดีกว่าคือการใช้แอปตรวจสอบความถูกต้อง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถเปิดแอปเพื่อพิสูจน์ตัวตนของคุณได้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรหัสจำกัดเวลาที่แตกต่างกันเพื่อป้อนทุกครั้งที่คุณเข้าสู่ระบบ ดังนั้นโปรดพิจารณาสิ่งนี้

4. หลีกเลี่ยงการใช้ Wi-Fi ฟรีสาธารณะ

แม้ว่าการใช้บริการอินเทอร์เน็ตฟรีอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่ความเสี่ยงของเครือข่าย Wi-Fi สาธารณะนั้นสูงขึ้นอย่างมาก อุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายที่ไม่ปลอดภัยจะเสี่ยงต่อการถูกแฮ็กเกอร์และการท่องเว็บจากอาชญากรโดยอัตโนมัติ ดังนั้น การให้ความปลอดภัยหรือการเข้ารหัสที่แข็งแกร่งบนแล็ปท็อปของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถใช้ฮอตสปอตส่วนตัวบนโทรศัพท์หรืออุปกรณ์ที่เชื่อถือได้อื่นๆ แทนการเชื่อมต่อกับ Wi-Fi สาธารณะ คุณยังสามารถลงทุนใน Wi-Fi ส่วนตัว เราเตอร์ หรือโมเด็มได้ ดังนั้นโปรดจำไว้เสมอ

5. ใช้ VPN

VPN (เครือข่ายส่วนตัวเสมือน) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณเมื่อทำงานจากระยะไกล ทำได้โดยกำหนดเส้นทางการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยซึ่งปกปิดกิจกรรมออนไลน์ของคุณ มันสร้างการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยระหว่างอุปกรณ์ของคุณกับอินเทอร์เน็ต จึงทำให้ยากสำหรับผู้อื่นในการติดตามสิ่งที่คุณทำทางออนไลน์

6. ระวังอีเมลฟิชชิ่ง โทรศัพท์ และข้อความ

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี นักต้มตุ๋นได้ค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการหลอกล่อให้ผู้คนให้ข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลทางการเงินแก่พวกเขา ฟิชชิงเป็นการฉ้อโกงที่เกี่ยวข้องกับอีเมลหรือข้อความเพื่อหลอกล่อให้คุณให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การป้องกันที่ดีที่สุดจากการหลอกลวงนี้คือความรู้และความตระหนักในสิ่งที่ควรมองหา

ต่อไปนี้คือตัวชี้วัดบางประการของอีเมลฟิชชิ่ง: คำขู่หรือคำกระตุ้นการตัดสินใจเร่งด่วน ที่อยู่อีเมลปลอม โลโก้หรือลายเซ็นปลอม และลิงค์ที่น่าสงสัย หากคุณได้รับอีเมลที่มีธงสีแดงเหล่านี้ อย่าตอบกลับและรายงานให้เจ้าหน้าที่ทราบทันที

7. ใช้ตัวบล็อกมัลแวร์

ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสมักมีการป้องกันการท่องเว็บ โดยทั่วไปจะอยู่ในรูปแบบของส่วนขยายของเบราว์เซอร์ หากคุณเข้าชมเว็บไซต์อันตรายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือตกเป็นเหยื่อของการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง เบราว์เซอร์ของคุณจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าคำเตือนด้านความปลอดภัย ผลการค้นหาจำนวนมากตั้งค่าสถานะ ป้องกันไม่ให้คุณคลิกลิงก์ที่อาจเป็นอันตราย ดังนั้น ให้ติดตั้งและใช้งานส่วนขยายของเบราว์เซอร์ และตรวจสอบแต่ละเบราว์เซอร์ที่คุณใช้เพื่อให้แน่ใจว่าปลอดภัย

8. อย่าแจกรหัสผ่านของคุณ

ไม่อนุญาตให้สมาชิกในครอบครัวใช้อุปกรณ์ทำงานของคุณ หากคุณต้องการไปที่ห้องครัวหรือห้องน้ำ ให้ล็อกอุปกรณ์ของคุณเพื่อไม่ให้คนอื่นเห็นว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ กดแป้นโลโก้ Windows + L บนอุปกรณ์ Windows หรือ Ctrl + Command + Q บน Mac เพื่อล็อกหน้าจออย่างรวดเร็ว คุณสามารถเข้าสู่ระบบได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณกลับมา ท้ายที่สุดแล้ว ทุกอย่างควรเป็นที่ที่คุณทำค้างไว้ การสร้างรหัสผ่านที่แตกต่างกันและปลอดภัยสำหรับแต่ละบัญชีไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้น ให้พิจารณาใช้ตัวสร้างรหัสผ่านแบบสุ่มในตัวจัดการรหัสผ่าน มีผู้จัดการรหัสผ่านที่ยอดเยี่ยมหลายตัวให้บริการฟรีและสามารถใช้งานได้ทันที ในทางกลับกัน ผู้จัดการรหัสผ่านแบบชำระเงินมีคุณสมบัติมากกว่า ดังนั้นโปรดพิจารณาสิ่งเหล่านี้

9. ระวังสิ่งที่คุณแชร์ทางออนไลน์

โปรดใช้ความระมัดระวังในการแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางธุรกิจบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย ยิ่งมีข้อมูลมากเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสที่ใครบางคนจะแอบอ้างเป็นคุณ จากนั้นพวกเขาสามารถหลอกให้เพื่อนและเพื่อนร่วมงานของคุณให้ข้อมูลส่วนบุคคล ดาวน์โหลดมัลแวร์ หรือเข้าถึงทรัพย์สินที่ถูกจำกัด เมื่อแชร์หน้าจอระหว่างการประชุมออนไลน์ โปรดใช้ความระมัดระวัง หลีกเลี่ยงการเปิดหน้าต่างที่คุณไม่ต้องการแชร์

10. อัปเดตซอฟต์แวร์ของคุณเป็นประจำ

เป็นการรอบคอบที่จะตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการติดตั้งและอัปเดต ซึ่งมักจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการปกป้องข้อมูลอย่างเพียงพอ แอปพลิเคชันความปลอดภัยของคุณดีพอๆ กับการอัปเดตล่าสุดเท่านั้น เนื่องจากแฮ็กเกอร์และแรนซัมแวร์ยังคงปรับตัวเพื่อใช้ประโยชน์จากช่องโหว่ในซอฟต์แวร์เวอร์ชันก่อนๆ จึงเป็นการดีที่สุดที่จะอัปเดตสิ่งเหล่านี้เป็นประจำเพื่อปรับปรุงความปลอดภัย เพื่อปกป้องระบบของคุณ ให้เปิดใช้งานการอัปเดตอัตโนมัติ คุณจะพบว่าการติดตั้งการอัปเดตใดๆ ที่ระบบนายจ้างของคุณต้องการโดยเร็วที่สุดจะเป็นประโยชน์ ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่า

11. ใช้บริการอีเมลที่ปลอดภัย

ใช้เครื่องมือสื่อสารที่บริษัทของคุณจัดให้ เลือกแอปส่งข้อความที่ปลอดภัยหรือระบบแชร์เอกสาร หากคุณต้องการแชร์ข้อมูลภายใน พิจารณาเอกสารป้องกันด้วยรหัสผ่านและแชร์รหัสผ่านผ่านช่องทางการส่งข้อความที่ปลอดภัย หากคุณใช้อีเมลที่อาจไม่ปลอดภัย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากผู้โจมตีปลอมแปลงอีเมลและข้อความเพื่อใช้ประโยชน์จากวิกฤตโลก

12. รักษาปริมาณการใช้อินเทอร์เน็ตของคุณให้เป็นส่วนตัว

คุณสามารถหลีกเลี่ยง Shadow-IT ได้โดยการจัดหาโซลูชันที่ได้รับการควบคุมซึ่งได้รับการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับคุณสมบัติความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย คุณควรใช้เครื่องมือที่บริษัทของคุณจัดหาให้เท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเสนอการเข้าถึงระบบภายในขององค์กรที่มีการควบคุมและปลอดภัย เช่น VPN คุณสามารถควบคุมการใช้อินเทอร์เน็ตได้โดยการลงทุนในตัวกรองเนื้อหาหรือพร็อกซีเซิร์ฟเวอร์ ตัวกรองเนื้อหาช่วยให้คุณสามารถบล็อกเว็บไซต์และแอปพลิเคชันเฉพาะ ในขณะที่พร็อกซีเซิร์ฟเวอร์ช่วยให้คุณตรวจสอบการรับส่งข้อมูลทั้งหมดเข้าและออกจากเว็บ

โดยสรุป การทำงานระยะไกลสามารถก่อให้เกิดประโยชน์มหาศาลแก่นายจ้างและลูกจ้าง แต่ความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูลหรือแรนซัมแวร์นั้นมีอยู่จริง เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลที่สำคัญที่สุดของคุณ การปฏิบัติตามโปรโตคอลความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ ขั้นตอนแรกที่บริษัทควรทำในการปกป้องข้อมูลคือการพัฒนานโยบายความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ครอบคลุม ทำให้ง่ายต่อการตรวจจับและแก้ไขการละเมิดความปลอดภัย องค์กรควรจัดทำเอกสารว่าพนักงานของตนควรจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรักษาความปลอดภัยอย่างไร และพนักงานควรได้รับการสนับสนุนให้ทำเช่นเดียวกัน โชคดีที่เคล็ดลับที่กล่าวถึงข้างต้นอาจมีประโยชน์ ดังนั้นโปรดใช้ประโยชน์จากคำแนะนำเหล่านี้เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด